Czy pesymizm może być zaletą? Kiedyś na tak postawione pytanie odpowiedziałbym zdecydowanym „nie”. Teraz wiem, że byłaby to zła odpowiedź. Do stworzenia tego wpisu zainspirował mnie podcast Michaela Hyatta This is your life podcast. Tytuł odcinka, który jest bezpośrednią inspiracją do tego wpisu, to How to wreck your future, czyli Jak zrujnować swoją przyszłość. Michael i jego współprowadzący opowiadają w nim o ukrytych zagrożeniach pesymizmu. Słuchałem dyskusji i zauważyłem, że zaczynam myśleć: „To nie fair! Nie możecie mówić, że ktoś jest pesymistą i że to wszystko wynika z tego”. Zdecydowałem, że w ramach debaty z tym punktem widzenia napiszę post o pesymizmie. Jeżeli chcecie wiedzieć, dlaczego uważam, że może on być zaletą, zapraszam do lektury dalszej części wpisu.
Spotkanie zaraz się rozpocznie. Jak wykorzystać ten czas efektywnie? Jak sprawić, żeby czas spędzony na spotkaniu nie był czasem straconym?
Po pierwsze: mam nadzieję, że przeczytałeś/aś mój poprzedni post, o tym, co zrobić przed spotkaniem, i że udało Ci się wykonać te kilka rzeczy, aby przygotować się do niego. A po przeczytaniu tego wpisu będziesz wiedział/wiedziała co zrobić w czasie spotkania i po jego zakończeniu.
W czasie spotkania
Cel
Każde spotkanie (w idealnym świecie) ma swój cel. Zacznij spotkanie od przypomnienia tego celu. Wyjaśnij dlaczego się zbieracie i co chcecie osiągnąć jako wynik spotkania. Jeżeli jesteś uczestnikiem i cel spotkania nie został przedstawiony na początku, zapytaj o niego. Znając cel, łatwiej będzie skupić się na temacie spotkania.
Ten krok jest bardzo ważny, nawet jeżeli cel spotkania jest widoczny w treści zaproszenia. Wszyscy powinni wiedzieć po co się spotykają.
Agenda
Pokaż uczestnikom spotkania co będzie się na nim działo. Opisz, jakie tematy będą poruszane, kto będzie odpowiedzialny za każdy z tematów i jak będzie prowadzony każdy z nich (prezentacja, głosowanie, burza mózgów etc.).
Warto w agendzie zawrzeć czas na podsumowanie spotkania, pytania i jego ewaluację.
Zasady obowiązujące w czasie spotkania
Zanim przejdziesz do pierwszego punktu spotkania, warto przypomnieć podstawowe zasady obowiązujące w czasie jego trwania.
Każde spotkania może mieć inne zasady, ale kilka z nich jest na tyle ogólnych, że obowiązuje praktycznie zawsze:
Zakaz używania telefonów.
Przychodzenie na czas (jeżeli przerwa kończy się po 10 minutach, to spotkanie właśnie wtedy się zaczyna).
Nie przekrzykujemy się.
W czasie burzy mózgów nie krytykujemy się nawzajem, wszystkie pomysły są dozwolone.
Notatki
Po każdym spotkaniu do wszystkich uczestników spotkania powinny być rozesłane notatki. Im bardziej szczegółowe, tym lepiej. Ty jako organizator masz wystarczająco dużo pracy, dlatego warto poprosić kogoś o sporządzanie notatek. Poproś, aby notatki uwzględniały podjęte decyzje, wątpliwości oraz zdefiniowane akcje. Po spotkaniu roześlij notatki do wszystkich uczestników.
Nawiązanie do poprzedniego spotkania
Jeżeli spotkanie jest kolejnym z serii na dany temat, warto przypomnieć co zostało poruszone na poprzednim spotkaniu, jakie decyzje podjęto i co się wydarzyło od poprzedniego spotkania. Zapytaj, czy uczestnicy tak samo pamiętają ustalenia z poprzedniego spotkania, i czy zgadzają się z Twoim podsumowaniem.
Akcje
Zwykle w czasie spotkania zgadzacie się co trzeba zrobić po jego zakończeniu. Definiujecie, jakie akcje trzeba wykonać. Koniecznie trzeba je spisać.
W Making Waves zwykle zapisujemy je jako trójki:
Kto – jedna wyznaczona osoba odpowiedzialna za wykonanie jednej akcji.
Co – krótki opis tego co trzeba zrobić.
Kiedy – zdefiniowana data do kiedy ta akcja ma być wykonana.
Osoba wyznaczona do wykonania akcji powinna się na to zgodzić. Powinna to być też osoba obecna na spotkaniu!
Ewaluacja spotkania
Ta część spotkania jest bardzo często pomijana, a jest bardzo istotna. Warto zebrać opinie uczestników na temat spotkania. Dzięki temu, organizując następne, będziesz wiedział/wiedziała co zrobić inaczej, aby spotkanie było jeszcze bardziej efektywne.
W agendzie spotkania zaplanuj na tę część około 5 minut, zwykle na samym końcu spotkania.
Użyj dowolnej metody zbierania tych informacji, może to być zbieranie karteczek, na których uczestnicy napiszą swoją opinie, możesz też otwarcie poprosić, żeby Ci powiedzieli co było dobrze zorganizowane, a co można zrobić lepiej.
Po spotkaniu
Roześlij notatki
Zbierz wszystkie notatki sporządzone w czasie spotkania, uporządkuj i wyślij do wszystkich zainteresowanych. Możesz to zrobić emailem, jako stronę w Waszym Wiki lub w jakikolwiek inny sposób praktykowany w Waszej firmie.
Przetwórz zdefiniowane akcje
Roześlij zdefiniowane akcje. Tak jak w przypadku notatek, użyj metody preferowanej w Waszej firmie. My (w Making Waves) używamy do tego systemu JIRA. Dla każdej akcji powinieneś zdefiniować datę, do kiedy ma być wykonana akcja, oraz osobę za nią odpowiedzialną.
Ewaluacja
Wybierz jedną rzecz zgłoszoną w czasie ewaluacji i postaraj się ją poprawić w czasie następnego spotkania.
Opisałem większość związanych ze spotkaniami praktyk, które staram się stosować na co dzień. Co Ty robisz, aby wykorzystać czas na spotkaniach w jak najbardziej efektywny sposób?
Chciałbym się podzielić z Wami kilkoma prostymi sposobami jak zorganizować efektywne spotkanie. Nie spodziewajcie się rewolucyjnych rozwiązań, raczej zebrania w jednym miejscu kilku dobrych praktyk, które ja staram się stosować jak najczęściej.
Ten wpis po raz pierwszy opublikowany został przeze mnie na blogu Making Waves.
Opis sposobów podzieliłem na trzy części, wymieniając co robię przed, w trakcie i po spotkaniu. Każda z porad ilustrowana jest moim odręcznym rysunkiem. Powstały one w trakcie prezentacji tego tematu na jednym ze spotkań w Making Waves. Osoba, która rozpoznała najwięcej rysunków wygrała nagrodę.
Zacznijmy od początku, czyli od tego, co się dzieje przed spotkaniem ☺
Pisząc „przed spotkaniem”, mam na myśli wszystko, co dzieje się od czasu, kiedy pomyślicie „powinniśmy się spotkać”, do czasu, kiedy ludzie są zaproszeni na spotkanie.
Czy spotkanie jest w ogóle potrzebne?
Pierwszą rzeczą, jaką robię, kiedy przychodzi mi na myśl, że warto się spotkać, jest podjęcie decyzji, czy spotkanie jest w ogóle potrzebne. Zadaję sobie kilka pytań:
Czy mogę zamiast tego wysłać emaila?
Czy muszę się spotykać z tymi ludźmi i zajmować ich czas?
Czy mogę te decyzje podjąć sam?
Co się stanie, jeżeli spotkanie się nie odbędzie?
Zadając sobie te pytania, chcę się upewnić, że nie marnuje swojego i czyjegoś czasu.
Jaki będzie rezultat spotkania?
Jestem już pewny, że spotkanie powinno się odbyć. Teraz nadszedł czas, aby dobrze zdefiniować oczekiwany rezultat spotkania. W tym momencie próbuję wypisać kilka punktów, których potem użyję, aby zweryfikować, czy spotkanie było udane.
Kogo powinienem zaprosić?
Jeżeli już wiem co chcę osiągnąć na spotkaniu, przechodzę do następnego kroku – zapraszam uczestników.
Z doświadczenia wiem, że zapraszanie zbyt wielu osób mija się z celem i raczej nie służy temu, żeby spotkanie było efektywne. Staram się zaprosić tylko takie osoby, które mogą mieć coś do powiedzenia w temacie spotkania. Pozostałych mogę po prostu powiadomić o wynikach spotkania emailem.
Zwykle na tym etapie robię małe ćwiczenie – obliczam koszt spotkania. Mnożę ilość ludzi na spotkaniu przez średnią stawkę godzinową, którą zapłaciłby nam klient za ich pracę. W wyniku otrzymuje „cenę” spotkania i mogę zweryfikować, czy spotkanie „opłaca się”.
Czas
W poprzednim punkcie wspomniałem o koszcie spotkania. Miej to na uwadze, kiedy ustalasz jego długość. Domyślny czas trwania spotkania w Outlooku to 30 minut. Ale przecież spotkania mogą trwać 15, 40 lub 25 minut. To pole jest edytowalne! (Naprawdę, sprawdziłem! Czasami ustalam spotkanie na 29 minut, sprawdzając, czy uczestnicy to zauważą ;))
Zaproszenie
Znasz już:
Oczekiwany rezultat spotkania
Listę uczestników
Jak długo będzie trwało spotkanie
Najwyższy czas zaprosić uczestników. Poinformuj ich o tym, co już wiesz o spotkaniu! Uwzględnij w zaproszeniu cel spotkania i oczekiwany rezultat. W moich zespołach staram się wprowadzić zasadę, że jeżeli zaproszenie na spotkanie jest puste, to każdy ma prawo je odrzucić.
Agenda
Kiedy przygotowujesz się do spotkania, tworzysz jego agendę. Jeżeli jest już ona gotowa, poinformuj o tym uczestników spotkania!
Posiadając te informacje, będą mogli się do niego przygotować, bo będą wiedzieli co zostanie omówione na spotkaniu. Jest to także dobra okazja, aby ich zapytać, czy to, co planujesz na spotkanie jest wystarczające. Może jest coś, co pominąłeś/pominęłaś i inni o tym przypomną?
Notatki
Jeżeli spotkanie jest kolejnym w danym temacie, przypomnij uczestnikom o tym, co działo się na poprzednich spotkaniach. Roześlij notatki z tamtych spotkań. Dzięki temu dajesz szansę wszystkim uczestnikom lepiej się przygotować.
Prawdopodobnie jest o wiele więcej rzeczy, które można i powinno się zrobić przed spotkaniem. Powyższe zasady staram się stosować na co dzień. Wydaje mi się, że pomagają one organizować bardziej efektywne spotkania. Jest to warte podjętego wysiłku.
Porady co zrobić w trakcie spotkania i po nim – wkrótce!
Jednym z moich obowiązków w pracy jest rekrutowanie pracowników do mojego zespołu. Przeprowadziłem dziesiątki, o ile już nie setki rozmów kwalifikacyjnych, zatrudniając kilkadziesiąt osób i informując pozostałe o tym, że nie zostały zatrudnione. Jak do tej pory tylko 5 z osób, których nie zatrudniłem zapytało mnie o przyczynę odrzucenia ich kandydatury.
Proces rekrutacji w firmie, w której pracuję jest kilkuetapowy. Zaangażowany w niego jest zarówno kierownik zespołu, jak i inni programiści, którzy sprawdzają merytoryczne przygotowanie kandydatów. Jednak na końcu za wynik rekrutacji odpowiedzialny jest kierownik i to on decyduje o tym, czy kogoś zatrudnimy czy nie.
W firmie, w której pracuję staramy się informować o wynikach rekrutacji tak szybko, jak tylko jest to możliwe, zwykle nie później niż w ciągu dwóch tygodni od ostatniego spotkania. Zazwyczaj koleżanka z działu HR dzwoni do takiej osoby i przez telefon informuje o wyniku rekrutacji. Bardzo rzadko zdarza się, że kandydat, którego z jakiegoś powodu nie zatrudniliśmy zadaje bardzo ważne pytanie: Dlaczego nie zostałem zatrudniony/zatrudniona? Co mogę zrobić, aby zwiększyć swoje szanse następnym razem?
Bardzo szanuję ludzi, którzy mają odwagę zadać te pytania! Wymaga to dużej odwagi i otwarcia na potencjalnie trudną do przyjęcia informację zwrotną na temat tego jak ta osoba zaprezentowała się w czasie rekrutacji. Ale jeżeli masz odwagę zadać takie pytania, to pokazujesz, że Ci zależy i że chcesz poprawić te obszary, w których słabiej wypadłeś/wypadłaś. W tym momencie już mam ochotę zaprosić Cię jeszcze raz na rozmowę i sprawdzić co zrobisz z informacją zwrotną, którą Ci dałem.
Za każdym razem, gdy ktoś pyta mnie o to, co może poprawić, staram się odpowiedzieć w szczegółowy sposób. Niezależnie od tego, czy powodem był słaby angielski, niewystarczające umiejętności programistyczne, zbyt małe doświadczenie – staram się być uczciwy.
Nie widzę zagrożenia w zadawaniu tych pytań, rezultat może być tylko pozytywny. Zdobywasz nowe doświadczenia, dowiadujesz się jak przygotować się na następne spotkanie, wyróżniasz się z tłumu kandydatów, których nie zatrudniliśmy i zwiększasz swoje szanse zatrudnienia w przyszłości!
Nie bój się – po prostu pytaj. A jak nie dostaniesz odpowiedzi? Hmm, to także jest wartościowa informacja na temat firmy, w której chciałeś pracować, czyż nie? ;)
Uwielbiam rozmawiać z ludźmi. Ludzie są interesujący, rozmowa zwykle jest przyjemna, no i zawsze można się czegoś nowego dowiedzieć – o rozmówcy, o świecie, a nawet o sobie. Jeżeli znam mojego rozmówcę, rozpoczęcie rozmowy jest proste. Ale już nawiązanie kontaktu z nieznajomymi jest dla mnie trudne. Ostatnio często uczestniczę w spotkaniach projektowych, wychodzę z uczestnikami projektu do restauracji i ogólnie mam wiele spotkań z nieznanymi mi ludźmi. Aby pomóc sobie w rozpoczęciu rozmowy przygotowałem sobie listę potencjalnych tematów, od których można taką rozmowę rozpocząć.
Weźcie proszę pod uwagę, że to, co opisuję poniżej nie jest scenariuszem rozmowy. Zwykle po tym, jak nawiążę kontakt z rozmówcą, rozmowa sama płynie, pojawiają się nowe, interesujące tematy i nie potrzeba już żadnej „ściągi” o czym rozmawiać. Nie opisuję sposobów na rozpoczęcie “small talków”, ale daję Wam kilka pomysłów, jak rozpocząć ciekawą rozmowę. I to wszystko na podstawie własnych doświadczeń.
Poniżej znajdziecie kilka wskazówek, w jaki sposób można przygotować się do spotkania z nowymi ludźmi.
Zrób rozpoznanie przed spotkaniem. Jeżeli idę na kolację z klientem albo z partnerem z projektu, zwykle czytam o miejscu, do którego się udajemy. Staram się dowiedzieć jakiego rodzaju potrawy są podawane w restauracji, w której mamy się spotkać i znajduję coś, co można polecić. Czytam o firmie klienta/partnera oraz o ich ostatnich projektach. Wiem z jakiego kraju/miasta pochodzi mój gość. Każdym z tych tematów można rozpocząć rozmowę przy stole. Wiedząc co jest warte polecenia w restauracji, możecie o tym opowiedzieć. W naturalny sposób można zapytać, jak udał się ostatni projekt. Wiedząc skąd jest Twój rozmówca możesz zapytać co poleca zobaczyć, kiedy wybierzesz się w odwiedziny do jego kraju/miasta.
Opowiedz o tym, co ostatnio się dowiedziałeś/dowiedziałaś. Wszelkie ciekawostki, interesujące fakty, nowinki są dobrym sposobem na zainteresowanie rozmówcy. Jestem pewny, że dużo czytacie, oglądacie filmy, słuchacie podcasty oraz serfujecie po Internecie. Robiąc to, dowiadujecie się wielu rzeczy. Użyjcie ich! Przeczytaliście artykuł o ujemnych odsetkach w jednym z banków w Niemczech? Opowiedzcie o tym! To temat, który dotyka każdego i raczej każdy będzie tym zainteresowany. Wszyscy trzymamy pieniądze w bankach. (Opowiedziałem o tym naszym gościom ostatnio i w ten sposób rozpoczęła się 30 minutowa dyskusja o systemach bankowych). A takich tematów jest nieskończenie wiele.
Wspomnij o swoich ostatnich projektach i aktywnościach. Pracujesz nad czymś ciekawym? Byłeś członkiem dużego projektu? Przygotowujesz się do maratonu? Planujesz miesięczną podróż? Uczysz się tańczyć? Podziel się tym ze swoimi gośćmi. To także są tematy, które zwykle wywołują dyskusję, są początkiem rozmowy. Obserwuj co zainteresowało Twojego rozmówcę i kontynuuj te tematy, które są dla wszystkich ciekawe.
Wiedz co się dzieje w Twojej branży. Zwykle spotykamy się z ludźmi ze swojej branży, firmy, z którą współpracujemy, klientem. Porozmawiaj z nimi o tym, co nowego dzieje się w Waszym obszarze zainteresowania. Jakie są nowe trendy? Które technologie są na fali? Czy wykorzystują te nowości w swojej pracy?
Dowiedz się czegoś o zawodzie rozmówcy. Jeżeli spotykasz kogoś po raz pierwszy, możesz zapytać o to, czym się zajmuje. Co robi? Na czym polega jego/jej praca? Co jest interesującego w tym, co robi? Co jest najtrudniejsze? Większość ludzi lubi opowiadać o takich rzeczach.
Pogoda/lokalizacja/podróż/język. Jeżeli naprawdę nie wiesz jak rozpocząć rozmowę, po prostu zacznij od pogody (o tym jak niezwykle ciepło/zimno jest jak na tę porę roku), zapytaj jak Twój gość dostał się do miejsca gdzie się spotykacie. Jeżeli spotykasz się z obcokrajowcem, zapytaj o jego/jej język. Przy okazji możesz nauczyć się nowych słówek ;)
Oczywiście zdarzają się trudni rozmówcy, którzy na każde pytanie odpowiedzą krótkim „tak”, „nie” lub „nie wiem”. Mimo wszystko próbowałbym jednego z wyżej opisanych tematów. Większość z nas ma jakiś temat, który go interesuje. Prędzej lub później powinno nam sie udać na niego trafić. A jeżeli nie, no cóż – poćwiczymy sobie przynajmniej sztukę rozpoczynania rozmowy :)
To tylko kilka pomysłów, które możesz wykorzystać, aby rozpocząć rozmowę. Pamiętaj, to tylko pomysły, jak sprawić, że zaczniecie rozmawiać. Z własnego doświadczenia wiem, że zwykle każdy z tych tematów rozwija się w bardzo różnych kierunkach. Ale przecież o to chodzi. Po prostu zacząć rozmowę i potem już tylko cieszyć się nią. Najtrudniej jest zacząć, a wszystko co potem jest już łatwiejsze.
A co Wy robicie, kiedy spotykacie nowych ludzi? Jak rozpoczynacie rozmowę? Może jesteś osobą, która po prostu potrafi rozmawiać z każdym o wszystkim? A może oczekujesz aż ktoś inny rozpocznie rozmowę? Jestem bardzo ciekaw Waszych spostrzeżeń i doświadczeń. Będę bardzo wdzięczny za wszelkie komentarze :)
Zdjęcieod JakeandLindsay Sherbert na licencjiCC BY
Co tydzień wysyłam list, w którym zapraszam
do rozmowy i zadania sobie ważnych pytań.
INTENCJONALNY NEWSLETTER
Co tydzień wysyłam list, w którym zapraszam do rozmowy i zadania sobie ważnych pytań.
Jeszcze jeden krok – potwierdź zapis!
Bardzo się cieszę, że będę mógł się z Tobą dzielić przemyśleniami.
Koniecznie kliknij potwierdzenie zapisu, które znajdziesz w swojej skrzynce mailowej (sprawdź też folder spam).
Zaraz po tym przekieruję Cię na stronę z prezentami – „Twoje pierwsze kroki po poznaniu talentów" oraz kartami talentowymi.
