Monthly Archives: Paź 2014

Produktywność

Na pewno to zapamiętam!

Masz świetny pomysł, przypomniałeś/przypomniałaś sobie o czymś, co masz zrobić, wymyśliłeś/wymyśliłaś co robić w weekend. Myślisz sobie „muszę to zapamiętać”. Trzydzieści sekund później zapominasz o co chodziło. Po kilku godzinach pojawia się w Twojej głowie myśl „miałem/miałam świetny pomysł, ale nie pamiętam co to było”, „miałem/miałam coś zrobić, ale nie pamiętam co”… Zdarza się Wam coś podobnego? Macie czasami uczucie, że coś wymyśliliście, ale nie możecie sobie przypomnieć co? Mnie się to zdarzało bardzo często… Niemal za każdym razem, kiedy pomyślałem „na pewno to zapamiętam”, zapominałem co to było.

Czy jest jakiś sposób pozwalający poradzić sobie z tym problemem? Dzisiaj opiszę co ja zrobiłem, aby pozbyć się tego uczucia raz na zawsze. (Spoilery – wciąż od czasu do czasu zapominam, ale dużo rzadziej niż kiedyś :) )

Zacznę od oczywistej rady – zapisuj wszystko, o czym chcesz pamiętać. Brzmi prosto i zapewne większość z Was wzruszy teraz ramionami i powie „próbowałem, ale nie wyszło”. Jest kilka powodów dla których może to być trudne i się nie udać:

  • Tak naprawdę nie zapisujesz wszystkiego – wydaje się nam, że robimy notatki ze wszystkich pomysłów, ale założę się, że jest wiele rzeczy, których jednak nie zapisujesz. Mamy tendencję do zapisywania pomysłów powiązanych z naszymi większymi zobowiązaniami, typu: napisz raport, wyślij fakturę, zapłać rachunek. Ale jest też wiele rzeczy, które z jakiegoś powodu pomijamy: zadzwoń jutro do Tomka , posprzątaj biurko, pomysł na prezent dla partnera, genialny plan na wieczór. Z jakiegoś powodu wydaje się nam, że akurat te rzeczy zapamiętamy.
  • Zapisujemy nasze zobowiązania w zbyt wielu miejscach – często zapisujemy na małych karteczkach, które potem gubimy. Tworzymy wiele różnych list: w pracy, w domu, w telefonie. Teoretycznie zapisujemy to co chcemy zapamiętać, ale potem nie możemy znaleźć naszych zapisków.
  • Zapisujemy zbyt mało szczegółów – często zapisujemy coś, co potem niewiele nam mówi.  Czytasz później swoje zapiski i zastanawiasz się co miałeś/miałaś na myśli. Zdarzało mi się to bardzo często.
  • Nie masz możliwości zapisać tego co akurat przyszło Ci do głowy – to trudny orzech do zgryzienia. Jedziesz samochodem, biegniesz, jesteś na siłowni, w miejscu typu sala koncertowa – trudno jest wtedy zapisać cokolwiek, bo albo nie ma takiej fizycznej możliwości (nigdy nie zapisuję niczego prowadząc samochód) albo nie jest to społecznie akceptowane (zapisywanie na telefonie na sali koncertowej).
  • Jesteś w środku jakiejś aktywności – piszesz dokument, jesteś w środku pomodoro, nie chcesz odrywać się od tego, co akurat robisz.

Zapewne mógłbym wymienić jeszcze wiele innych powodów dlaczego nie udaje się nam zapisywać naszych myśli i pomysłów. Do wymienionych powyżej mogę się odnieść, bo sam się z nimi spotkałem i próbowałem sobie z nimi poradzić. Jak? Poniżej kilka wskazówek:

  • Wybierz jedno miejsce do zapisywania wszystkich swoich pomysłów i rzeczy do zapamiętania – niech to będzie aplikacja w telefonie, kartka na lodówce, notatnik. Musi to być jedno miejsce, o którym myślisz zawsze, kiedy chcesz coś zapisać. Jeżeli jest to aplikacja w telefonie, niech to będzie jedna wybrana aplikacja. Jeżeli używasz notatnika, zapisuj zawsze na jednej, przeznaczonej do tego stronie. Staraj się zawsze mieć tę listę przy sobie. Powinna być dostępna w zasięgu ręki.
  • Monitoruj słowa kluczowe, które przychodzą Ci do głowy, kiedy chcesz coś zapamiętać – za każdym razem, jak pomyślę „Dominik, musisz zapamiętać”, to wiem, że powinienem natychmiast sięgnąć po notatnik i zapisać to, co właśnie pomyślałem, że powinienem zapamiętać. Włącza mi się w głowie alarm – uwaga, chcesz coś zapamiętać, ale jak tego nie zapiszesz, to zapomnisz. Spróbuj znaleźć podobne zdanie u siebie. Może uda Ci się odkryć schemat, którego zawsze używasz.
  • Zapisz to, co chcesz zapamiętać wraz z dodatkowymi informacjami – użyj słów kluczowych, czegoś co pozwoli Ci przypomnieć sobie co miałeś/miałaś na myśli. Na przykład zamiast pisać „zadzwoń do Tomka”  zapisz „zadzwoń do Tomka, ubezpieczenie, ostatnia rozmowa”. Będzie wiadomo, że masz do niego zadzwonić i zapytać o ubezpieczenie, o którym ostatnio rozmawialiście.
  • Kiedy nie masz możliwości zapisania myśli, stwórz dla niej wyzwalacz, który pozwoli Ci sobie o niej przypomnieć – opiszę na przykładzie o co chodzi. Załóżmy, że jestem w trakcie treningu biegowego. Nie mam pod ręką nic do pisania, korzystanie z telefonu jest utrudnione. Nagle przychodzi mi do głowy pomysł na nowy wpis na bloga o tym kiedy zadanie jest skończone. Wiem, że po treningu nie będę już tego pamiętał. Znajduję wtedy w otoczeniu coś co pozwoli mi sobie o tym przypomnieć. Powiedzmy, że akurat mijam mężczyznę spacerującego z żółtym psem na czerwonej smyczy. Myślę sobie wtedy: „żółty pies i czerwona smycz, blog o kończeniu zadań”. Jest ogromne prawdopodobieństwo, że następnym razem, kiedy zobaczę żółtego psa albo czerwoną smycz, przypomnę sobie o wpisie na bloga. Możliwe, że będę wtedy miał gdzie ten pomysł zapisać. Uwierzcie mi – to naprawdę działa :)

Powyższe pomysły pozwoliły mi ograniczyć ilość zapomnianych rzeczy. Dużo mniej też się frustruję, próbując sobie przypomnieć co chciałem zrobić. Wszystko mam zapisane i teraz pozostaje mi tylko przetwarzać te rzeczy, jedną po drugiej. Mam nadzieję, że Wam też trochę to pomoże w skutecznym realizowaniu swoich pomysłów (bo będziecie pamiętali te pomysły), ale też w uwolnieniu głowy z dodatkowego wątku pod tytułem „co ja chciałem zrobić?!”. Powodzenia :)

Zdjęcie od Flood G. na licencji CC BY

Czytaj dalej
Produktywność

Notowanie w starym stylu

Nieustannie szukam najlepszego sposobu notowania. Bardzo często uczestniczę w spotkaniach i jednym ze sposobów wykorzystania tego czasu lepiej jest robienie wartościowych notatek, do których można potem wrócić. Próbowałem wielu sposobów. Na każde spotkanie brałem laptopa i notowałem bezpośrednio w OneNote. Próbowałem używać iPada i stylusa. Oczywiście miałem też kilka podejść do odręcznego notowania, używając tradycyjnego notatnika i długopisu. Za każdym razem napotykałem jednak na różne przeszkody. Dzisiaj opiszę dlaczego zwykle nie udawało mi się robić dobrych notatek oraz to, co robię teraz, aby moje notatki były użyteczne.

Długo próbowałem notować bezpośrednio na laptopie. Miałem go ze sobą na wszystkich spotkaniach. Zwykłem otwierać go na początku spotkania i po prostu notować. Miało to wiele zalet:

  • moje notatki były czytelne (mam bardzo niewyraźnie pismo);
  • notatki były od razu w formie cyfrowej i dostępne na wszystkich urządzeniach (używałem do tego OneNote);
  • byłem w stanie przeszukiwać notatki (bardzo pomocne);
  • bardzo łatwe było wysłanie notatek zaraz po spotkaniu;
  • miałem dostępne sprawdzanie pisowni;
  • mogłem notować szybko i jednocześnie byłem w stanie przeczytać później to, co zapisałem.

Możecie zapytać „Dlaczego w takim razie napisałeś, że już tak nie robisz notatek?”. I macie rację.  Tak jak wspomniałem było wiele zalet tego podejścia, ale niestety były też wady. A wśród nich dwie najważniejsze, które dla mnie przekreślają ten sposób notowania. Zacznę od mniejszej z nich: jeżeli spotkanie było nudne miałem tendencję do czytania e-maili, przeglądania Internetu itd. Bardzo łatwo było się rozproszyć. Większa wada to fakt, że notowanie na laptopie przeszkadzało innym uczestnikom spotkania. Sam dźwięk uderzanych klawiszy jest rozpraszający. Używanie laptopa także. Byłem postrzegany jako osoba, która nie zwraca uwagi na to, co mówią inni lub po prostu robi coś innego. Z tego powodu przestałem brać ze sobą laptopa na spotkania. Wady przeważyły zalety tego sposobu notowania.

Przez krótką chwilę próbowałem notować używając iPada i stylusa. Niestety to także okazało się nieskuteczne. Dobrze było mieć notatki od razu w formie elektronicznej. Także funkcja cofania zmian była bardzo użyteczna. Największą zaletą było to, że mogłem notować bezpośrednio na zdjęciach, które chwilę wcześniej zrobiłem. Niestety wiele problemów sprawiał mi stylus. Próbowałem kilka różnych modeli, ale żaden nie był tak dokładny jak zwykły długopis. Moje notatki były jeszcze mniej wyraźne niż te pisane ręcznie na papierze. Przestałem więc tak notować.

Po tych próbach wróciłem do tradycyjnego notatnika i długopisu. Ale tym razem zmieniłem kilka rzeczy.

Zacznę od opisania dlaczego ręczne notowanie sprawiało mi problemy w przeszłości. A było tych problemów kilka:

  • Tak jak napisałem już wcześniej mam bardzo brzydkie i niewyraźne pismo. Czasami sam z siebie się śmieję, że moje notatki są bezpieczne, bo od razu są zaszyfrowane. Tak skutecznie, że nawet ja nie umiem ich odczytać…
  • Robiłem zdjęcia każdej notatce i wysyłałem je do OneNote. To był uciążliwy proces.
  • Często zapominałem mojego notatnika na spotkania, notowałem wtedy na małych kartkach, które potem gubiłem.
  • Ciężko było przeszukiwać ręczne notatki.

Wszystko to owocowało mało użytecznymi notatkami i podejmowaniem kolejnych prób alternatywnych sposobów notowania. Ale zawsze po wypróbowaniu czegoś innego zwykle wracałem do ręcznego notowania. Dlaczego? Z kilku powodów:

  • Jestem wzrokowcem. Ręczne notatki pozwalają notować w bardziej wizualny sposób. Dodanie rysunku, odnośnika, symbolu jest łatwe i czasami jest też zabawne.
  • Ręczne notowanie jest powszechnie akceptowane i nikt nie ma z tym problemu. Wszyscy to robią.
  • Za każdym razem uczyłem się czegoś nowego, aby moje notatki były jak najlepsze.

Ostatni punkt jest najważniejszy. Stworzyłem swój osobisty sposób notowania i staram się go stosować za każdym razem. Kilka rzeczy, o których staram się pamiętać notując:

  • Używam „większej czcionki”. Po prostu piszę większymi literami. Nawet z moim odręcznym pismem jestem w stanie odczytać większość moich notatek.
  • Po każdym spotkaniu dodaję sobie do mojej listy zadań nowe – przeprocesowanie notatek z tego spotkania. Spędzam chwilę przechodząc po moich notatkach i wykonuję dwie czynności:
    • dodaję rzeczy, które są zadaniami do listy rzeczy do zrobienia,
    • robię kopie (zdjęcie) istotnych notatek.
  • Noszę ze sobą notatnik wszędzie (prawie).
  • Używam symboli, dzięki którym:
    • mogę szybko przeskanować notatki, odnajdując najważniejsze informacje,
    • łatwo wyciągnąć z notatek zadania, rzeczy do wysłania mailem itd.

Jakich symboli używam? Tylko czterech:

  • Ważne – oznaczam tym symbolem to, co jest istotne do sprawdzenia po spotkaniu.
  • Osoba – dzięki temu wiem, że dana część notatek jest powiązana z konkretną osobą (dodaję imię do symbolu).
  • Koperta – informacje oznaczone kopertą powinny być wysłane mailem.
  • Checkbox – są to zadania do wykonania.

Stosuję te pięć zasad za każdym razem, jak robię notatki. Zajęło mi trochę czasu zanim się do tego przyzwyczaiłem, ale było warto. Mam wrażenie, że dzięki temu notatki, które mam po spotkaniach są dużo lepsze i pomagają mi wykonywać moje zadania. Mogę je przeglądać, wracać do nich, procesować. Dzięki nim spotkania, w których uczestniczę są dla mnie bardziej pożyteczne.

Czy Ty masz jakiś własny pomysł na notowanie? Co robisz, aby Twoje notatki były dla Ciebie bardziej użyteczne?

Czytaj dalej