Ten artykuł pierwotnie miał opisywać sposoby na zakończenie dnia pracy, kiedy pracujemy zdalnie. Wiele osób, z którymi współpracuję, narzeka na to, że kiedy pracują z domu, granica między pracą a życiem prywatnym się zaciera. W trakcie pisania uzmysłowiłem sobie, że mieszanie się pracy i życia prywatnego jest wyzwaniem także wtedy, gdy pracujemy z biura (lub dowolnego innego miejsca). Można sobie z tym poradzić, wprowadzając kilka prostych nawyków.
Co sprawia, że gdy pracujemy z domu, granice się zacierają?
Zacznijmy od scenariusza, gdy pracujemy z domu. Sam to dobrze przećwiczyłem przez ostatnie lata. Największą różnicą pomiędzy pracą z domu i z biura jest brak wyraźnego fizycznego rozgraniczenia przestrzeni do pracy i do życia – nie dajemy naszemu mózgowi jasnej wskazówki „jesteś w pracy” i „jesteś w domu”.
Wskazówką dla mózgu może być zamknięcie laptopa na biurku w pracy i niewzięcie go ze sobą, odniesienie kubka do kuchni firmowej, odbicie karty przy wyjściu z biura, droga powrotna do domu. Kiedy tej wskazówki nie ma, dużo trudniej jest nam się przestawić pomiędzy tymi dwoma trybami, a taka zmiana dobrze nam służy! Kiedy jestem w trybie „dom”, to dużo łatwiej jest mi się skupić na tym, co kojarzy mi się z domem, i dużo łatwiej jest mi nie odebrać maila o 19 lub nie odpowiedzieć na telefon po 20.
Efekt Zeigarnik, czyli dlaczego biorę pracę do domu
O efekcie Zeigarnik pisałem już nieraz (np. tutaj i tutaj). W skrócie: lepiej pamiętamy te rzeczy, projekty i aktywności, których jeszcze nie skończyliśmy, a jednocześnie uważamy za rozpoczęte. Dlatego jeżeli w pracy mamy coś „rozgrzebanego”, to po pierwsze trudno jest się oderwać, zanim skończymy, a nawet jak to zrobimy, to myślami wciąż jesteśmy przy tym zadaniu. Warto nauczyć się określać, w jakim momencie zadania jesteśmy, co zostało do zrobienia i od czego zaczniemy, gdy następnym razem będziemy nad tym pracować. Zwykle to pomaga nie myśleć o pracy, gdy zmieniamy tryb na domowy. Pomaga, bo w ten sposób kończymy pewien etap, a kolejny jest jeszcze niezaplanowany.
Jak oddzielić pracę od życia prywatnego, pracując z domu?
Sposobów na oddzielenie pracy od życia prywatnego jest wiele i łatwo znaleźć całe ich listy. W tym artykule dzielę się trzema głównymi sposobami, które działają w moim przypadku, czyli: fizycznym oddzieleniem miejsca pracy, rytuałem zamknięcia dnia i mierzeniem czasu z ustaleniem jasnych limitów.
Fizyczne oddzielenie miejsca pracy
Brzmi jak banał, ale działa – łatwiej jest wyjść z pracy, nawet kiedy pracujemy z domu, gdy pewne miejsca i rzeczy kojarzą nam się z pracą, a inne nie. Tak, miejsca i rzeczy. Pracuję w jednej z dwóch lokalizacji w domu (powody związane z ilością światła dziennego). Z pracą kojarzy mi się biurko, na którym mam monitor, klawiaturę i myszkę, oraz stół przy oknie, przez które wpada dużo światła po południu. W tych miejscach pracuję, spotykam się z klientami, piszę rzeczy związane z pracą. Jednocześnie rzeczy prywatne, ale takie, które robię na komputerze, robię zwykle gdzie indziej lub nawet na innym urządzeniu (tablet). Mój mózg czuje, czy środowisko zewnętrzne i narzędzia są „pracowe” czy „prywatne”. Kiedy używam komputera na kanapie czy na pufie na balkonie, to w większości przypadków jest to kontekst niepracowy – łatwiej mi wtedy nie myśleć o pracy. Kiedy siadam przy biurku, to całym sobą jestem gotowy do pracy, bo z tym mi się kojarzy biurko. Znam osoby, które nie mając gabinetu w domu, na czas pracy ustawiają parawan lub innego rodzaju kurtynę. Po skończonej pracy składają tę fizyczną barierę i w ten sposób „wychodzą” z pracy. Nie ma parawanu – nie pracujemy.
Jak Ty możesz oddzielić swoją przestrzeń pracową od niepracowej?
Rytuał zamknięcia dnia
Na mojej liście zadań jest takie, które nazywa się „zakończ pracę” i zawiera listę rzeczy do zrobienia, pomagających mi zakończyć dzień pracy. Lista jest krótka i zawiera takie elementy jak:
- uporządkuj notatki,
- zaktualizuj CRM,
- podsumuj finanse.
To trzy proste punkty, których zrobienie jest dla mnie sygnałem, że skończyłem pracę. Ich wykonanie zajmuje mi maksymalnie 15 minut, choć zwykle jest to bliżej kilku minut. Po ich zrobieniu jest mi dużo trudniej siąść do pracy (także dlatego, że znów musiałbym ją zakończyć) – jestem już w innym trybie.
Kończąc pracę, porządkuję też biurko, tak aby rano następnego dnia móc zacząć pracę w dobry dla siebie sposób.
Te dwie proste aktywności są dla mnie sygnałem, że teraz jest czas na prywatną przestrzeń. Z moich rozmów ze znajomymi wynika, że podobny rytuał zamknięcia dnia pracowego działa też w ich przypadku.
Mierzenie czasu i ustawienie limitów
Ile godzin tygodniowo pracujesz? Proste pytanie, na które wiele osób nie umie odpowiedzieć. Po pierwsze nie mierzymy tego, a po drugie nie nazywamy, co jest, a co nie jest pracą. Przez to praca rozlewa się nam na czas prywatny, rodzinny czy czas odpoczynku.
Jest na to banalnie proste rozwiązanie – mierzenie czasu pracy. Rozumiem, że wielu osobom kojarzy się to z wypełnianiem raportu godzin dla pracodawcy (timesheet), ale tutaj chodzi o informacje przydatne nam! Jest wiele aplikacji, które w tym pomagają – ja teraz korzystam z Toggl, kiedyś używałem Timeneye, ciekawym narzędziem jest też RescueTime. Niezależnie od tego, które narzędzie wybierzemy, dostaniemy raport dzienny i tygodniowy.
Wtedy czarno na białym zobaczymy, ile godzin pracowaliśmy. Często już samo zobaczenie liczby większej, niż się spodziewaliśmy, pomaga zmienić zachowania.
Na podstawie raportów zacząłem ustawiać sobie granice dzienne i tygodniowe – dzięki temu łatwiej jest mi się przełączyć z jednego trybu w drugi. Obserwuję statystki na bieżąco (aplikacja Toggl w wersji na komputer), kiedy widzę, że zbliżam się do limitu, a wciąż mam zaplanowanych dużo zadań do zrobienia, to przekładam je na przyszłość (lub usuwam, co zaskakująco często jest możliwe).
Ludzie ludziom
Powyżej opisałem w zasadzie proste praktyki, które można łatwo wdrożyć. Kiedy drugi raz czytałem to, co napisałem, przyszedł mi do głowy jeszcze jeden sposób, który pomaga zmienić tryb praca–dom. Ludzie. Kiedy umówimy się z innymi osobami na daną godzinę, to najpewniej zamkniemy komputer i zjawimy się na tym spotkaniu. I wcale to nie musi być spotkanie „na mieście”. Można umówić się z partnerem, dziećmi, przyjaciółmi i wpisać to do wspólnego kalendarza lub zapisać gdzieś w widocznym miejscu. Zaskakująco skuteczny sposób wyjścia z pracy. Przecież działa też, gdy pracujemy z biura.
Podsumowanie
Od kilku lat pracuję z domu i wiem, że łatwo jest zatrzeć granicę między tymi dwoma światami, gdy współdzielą przestrzeń, nie tylko fizyczną, ale też tę mentalną. Pracujemy nie tylko we współdzielonej przestrzeni, ale na współdzielonych między pracą a życiem prywatnym urządzeniach typu komputer, telefon oraz aplikacjach. Te kilka opisanych przeze mnie nawyków pozwoliło mi na częstsze wychodzenie z pracy. Mam nadzieję, że i dla Was będą pomocne w świadomej zmianie trybu.
