Budzę się rano, patrzę na listę zadań na dzień i opadają mi ręce. Nawet nie zagłębiając się w treść zadań czuję się przytłoczony. Też tak masz czasem? Jeżeli tak, to zapraszam Cię do posłuchania odcinka podcastu – dzielę się kilkoma sposobami jakich używam w takich sytuacjach. Może pomogą i Tobie. Zapraszam też do rozmowy i dyskusji – bo może Ty masz swoje sposoby, które pomogą innym?
Podcast: Play in new window | Download | Embed
Linki
Intencjonalny newsletter
Co tydzień wysyłam list, w którym zapraszam do rozmowy i zadania sobie ważnych pytań.
Streszczenie
Przytłoczenie zadaniami
Ostatnio obudziłem się rano. Otworzyłem swojego todoista i zobaczyłem, że na dany dzień mam ponad 30 zadań. Poczułem przytłoczenie, zniechęcenie, frustrację. Wiem, że to było za dużo. W idealnym świecie planuję max 10 zadań.
Zabrałem się, więc za dugnad – to dzień, w którym Norwedzy ogarniają swoje otoczenie. Robi się to w pracy, w szkole, w sąsiedztwie, w domu – to taki czyn społeczny, wspólna aktywność.
Jakie mam zadania?
Codziennie mam zadanie związane z moim najważniejszym projektem – teraz jest to intencjonalnie.pl.
Dodaję też zadania, które mogą się wiązać ze sprawdzeniem czegoś, co robię w powtarzalny sposób, by zoptymalizować moje działania. Czasami orientuję się, że takich powtarzalnych zadań mam dziennie dziesięć. Trochę to jest powiązane z logistyką domową np. co parę dni odpalają mi się zadania związane z danymi roślinami w domu. Gdy znów synchronizuje się ich kilka to powoduje to przytłoczenie zadaniami.
Sprawdzam takie zadania i czasami je łączę ze sobą albo tworzę filtr, że takie krótkie zadania jak podlanie kwiatków nie pojawiają się w całej tej liście. Takie proste działania sprawiają, że dążę do tego ideału dziesięciu zadań dziennie. Jest to suma wszystkich zadań.
Ile masz zadań w ciągu dnia?
W czasie warsztatów, które prowadzę o produktywności jednym z pierwszych pytań, które zadaje jest to, gdzie masz swoje zadania. Gdzie masz je zapisane? Najprawdopodobniej masz jakieś jedno lub dwa miejsce. Ale jak zacznę dopytywać to okazuję się, że jest ich więcej np. mogą to być notatki głosowe, coś w mailach, scriny w albumach, może zapiski na tablicy magnetycznej.
Aby przekonać się, ile faktycznie ma się zadań można wykorzystać metodę Mind Sweep z GTD. Polega ona na przeczesywaniu w umyślę wolnych, otwartych wątków.
Produktywność w oparciu o czas
Skąd się u mnie wzięło dziesięć zadań, jako idealna liczba na dany dzień? Wynika to z tego, że mam podejście do produktywności w oparciu o czas, a nie w oparciu o liczby zadań (ten termin znam od Carla Pulleina).
Gdy patrzę na zadania to nie układam ich po kolei, tylko otwieram kalendarz i patrzę ile rzeczy już tam mam. W ten sposób widzę, ile mam czasu na te zadania. To już tworzy początkową strukturę. Zastanawiam się, w jakim momencie, będę pracował. W kalendarzu tworzę sobie bloki czasu na pewne typy zadań np. tworzenie, administracja, maile. W ten sposób widzę, czy mam czas i energię na te rzeczy. To jest dla mnie bardzo ważny moment, bo rano już decyduję, czym faktycznie się zajmę. Nie mam sytuacji wieczorem, że czegoś nie zrobiłem, bo nie miałem czasu, tylko już rano wiem, co się wydarzy.
Podejmowanie decyzji
W książce „Cztery tysiące tygodni” są dwa koncepty, które mnie do tego zachęcają – mamy skończony czas na tym świecie, za każdą rzecz, którą robimy płacimy swoim życiem, więc wiem, że chcę wybierać mądrze.
Po drugie podejmowanie decyzji, czym się zajmiemy, a czym nie to jest kluczowa umiejętność. Dla mnie bardzo ważne było nauczenie się, że moja lista może pomieścić wiele rzeczy, ale na koniec dnia tak naprawdę wielu z tych rzeczy nie zrobię, bo inaczej czułbym przytłoczenie zadaniami.
Poznaj również
Poznaj społeczność ludzi, którzy chcą żyć w zgodzie ze sobą. Skorzystaj ze wsparcia w świadomym, mądrym i produktywnym działaniu. Bierz udział w wyzwaniach, live’ach i minikursach. Dziel się swoimi przemyśleniami i inspiruj innymi osobami.
