Produktywność

Ile zrobiłeś dzisiaj pomidorów?

I

Usłyszeliście kiedyś takie pytanie? Ja tak! Chodzi oczywiście o technikę “pomodoro”.

Pomodoro” to popularna technika zarządzania czasem. Nazwa pochodzi od urządzenia odmierzającego czas w kuchni. Autor tej techniki miał takie urządzenie w kształcie pomidora, stąd nazwa “pomodoro”.

Informacje o technice “pomodoro” można bez problemu znaleźć w Internecie, jest wiele stron, które ją opisują. Ja tutaj przypomnę tylko podstawowe założenia. Opiszę za to jak ja wykorzystuję tę technikę w mojej codziennej pracy.

Zdjęcie z  http://en.wikipedia.org/wiki/File:Il_pomodoro.jpg
Zdjęcie z  http://en.wikipedia.org/wiki/File:Il_pomodoro.jpg

 

 

Zasady są bardzo proste. Potrzebujemy listę zadań i urządzenie, które może odmierzyć 25 minut (tyle wynosi jedno pomodoro). Ustawiamy na zegarku, w telefonie, gdziekolwiek 25 minut i zaczynamy pracę nad jednym wybranym zadaniem z listy. W tym czasie pracujemy tylko nad tą jedną rzeczą, nie przerywamy pracy ignorując wszelkie sygnały, które nas rozpraszają. Po 25 minutach robimy sobie 5 minutową przerwę. Jeżeli zadanie zostało ukończone, w następnym pomodoro robimy kolejne, jeżeli nie, to kontynuujemy pracę. Po 4 pomodoro robimy sobie dłuższą przerwę.

W praktyce nie zawsze udaje się uniknąć rozproszenia, czasami trzeba oderwać się od bieżącego zadania. Wtedy warto zapisać, co nas rozproszyło i przy następnych pomodoro zaplanować jak tego uniknąć.

Dlaczego to działa? Oczywiście twórca tej techniki podaje całą teorię. Dla mnie, w uproszczeniu, ta technika jest skuteczna, bo po pierwsze wymaga ode mnie tylko 25 minut skupienia. 25 minut to nie jest długo, jest to czas “do ogarnięcia”. Drugi powód to zauważalny postęp w wykonaniu zadania, w widoczny sposób przybliżamy się do jego zakończenia. Nawet jeżeli zadanie wymaga więcej niż jedno pomodoro, dostrzec można, że część jest już zrobiona. A to motywuje (przynajmniej mnie) do kontynuowania pracy nad tym zadaniem w kolejnych pomodoro.

Tyle teorii. Jak ja wykorzystuję tę technikę na co dzień?

Każdego dnia mam wiele spotkań, zaplanowanych rozmów telefonicznych itp., które są rozrzucone po całym dniu. Między spotkaniami zwykle mam przerwy. Czasami jest to 30 minut, czasami godzina, a kiedy indziej więcej czasu. Ten czas nie zawsze udawało mi się efektywnie wykorzystać. Miałem wrażenie, że nie ma sensu za nic się zabierać, bo przecież mam tylko 30 minut. Kończyło się to sprawdzeniem kilku maili, porozmawianiem z kimś itd. W pewnym momencie zauważyłem, że przy 3-4 i więcej takich 30-minutowych okresach dziennie tak naprawdę tracę czasami 2-3 godziny efektywnej pracy. Przestawienie spotkań, tak aby następowały po sobie było niemożliwe, nie było to zależne tylko ode mnie.  Stwierdziłem, że spróbuje przez te 30 minut skupić się na jednej wybranej rzeczy i może uda się w ten sposób coś konkretnego i namacalnego zrobić. I uniknąć poczucia przeciekania czasu przez palce. Do tego celu doskonale sprawdza się technika pomodoro. Włączam sobie zegarek (korzystam z dwóch prostych serwisów:Moosti orazTomato Timer) i wyświetlam go na monitorze podłączonym do laptopa. Postępuję zgodnie z założeniami pomodoro.

Efekty są świetne! W czasie moich 30-minutowych “przerw” między spotkaniami skupiając się przez 25 minut na jednym i tylko jednym zadaniu  zauważyłem, że jestem w stanie coś konkretnego zrobić. Jeżeli mam więcej niż 30 minut staram się w wtedy wykonać więcej pomodoro, pamiętając o przerwach. Rezultaty były tak zadawalające, że zacząłem stosować tę technikę prawie cały czas, pracując z wszystkimi zadaniami.

Jest jeszcze jeden dodatkowy efekt pomodoro, a dokładniej wyświetlania zegarka na dużym ekranie. Moi współpracownicy zauważyli odliczany czas. Na początku pytali co odmierzam. Wyjaśniłem im, że chodzi o pomodoro i że w ten sposób staram się skupić nad jednym zadaniem. Okazało się, że bez mojego proszenia zaczęli to respektować. Widząc włączone odliczanie czasu starają mi się nie przeszkadzać! Czekają aż skończy się odliczanie, do przerwy i dopiero wtedy do mnie podchodzą z pytaniami :)

U mnie ta technika sprawdza się znakomicie. To jak ją wykorzystuję teraz jest efektem kilkutygodniowych eksperymentów i próbowania różnych podejść. Obecnie pracuję w ten sposób, jeżeli tylko mam więcej niż 30 minut czasu.

Mam nadzieję, że trochę Was zainspirowałem do wypróbowania jej u Was, a przynajmniej do poczytania o niej.

Powodzenia!

Zdjęcie z kolekcji (c)The Ewan Flickr Creative Commons na licencji CC2.0

S jak system

S

S jak system

Słuchając ostatnio radia usłyszałem wywiad z Florence Welch z Florence and the Machine. Mówiła o tym, że nagranie trzeciej płyty jest najtrudniejsze, bo po pierwszej, gdzie szuka się własnego stylu i drugiej, gdzie ten styl już widać, trzecia powinna być już czymś nowym, nie wtórnym. Ciekawe czy to odnosi się także do trzeciego wpisu na blogu :)

Dzisiaj napiszę Wam ogólnie o moim systemie produktywności. Jego szczegóły będę opisywał w kolejnych postach, a ten będzie swego rodzaju spisem treści.

Zacznę z wysokiego C. Centrum mojego systemu produktywności to:

  • zdefiniowane wartości, którymi kieruję się w życiu;
  • główne zasady życiowe, które wynikają wprost z najważniejszych dla mnie wartości;
  • priorytety – moje priorytety w różnych kontekstach. Są to opisy tego, jak chcę pracować z wybranymi grupami odbiorców, jak chcę aby mnie zapamiętali;
  • cele długoplanowe, które wynikają z powyższych.

Kolejna składowa mojej produktywności to systemy zarządzania nią i wspierania jej:

  • system wspierający – Nozbe (aplikacja, która w najwygodniejszy dla mnie sposób wdraża zasady GTD Davida Allena);
  • Goalscape – aplikacja pozwalająca mi zapisywać cele i śledzić ich realizację. Tam też zapisałem perspektywy i priorytety;
  • OneNote – z tej aplikacji korzystam do zapisywania, przechowywania notatek i zarządzania nimi.

Ostatnia, ale równie ważna część to zwyczaje i techniki, które wprowadzam i wykorzystuję, aby realizować moje cele:

  • codzienne sesje planowania zadań na dany dzień;
  • przegląd tygodnia;
  • zarządzanie kalendarzem;
  • pomodoro technique;
  • techniki wizualizacyjne;
  • ustalony plan dnia;
  • zasady dotyczące spotkań;
  • inne.

Jak napisałem, jest to ogólny zarys mojego systemu produktywności. Cały czas nad nim pracuję, testuję nowe podejścia i narzędzia.

Jego obecny kształt to efekt około 3 lat pracy. Największy wpływ na jego obecną formę miały warsztaty z Marcinem Kwiecińskim. W ramach swojego autorskiego programu “Ogarnij Chaos“, w przeciągu kilku tygodni pomógł mi zrozumieć podstawy wpływające na to co robię, uzupełnić braki w zrozumieniu pojęć związanych z produktywnością i wypracować spójny system zarządzania tym, co i jak robię. Ja tylko teraz ten system dostosowuję do siebie. Dużo czytam, oglądam i słucham – to wpływa na wprowadzane przeze mnie zmiany, jak technika opisana w poprzednim poście o sprawdzaniu e-maili po 2 godzinach od rozpoczęcia pracy.

Opisy poszczególnych elementów mojego systemu będę umieszczał w kolejnych wpisach. Jeżeli któryś z nich interesuje Was najbardziej dajcie mi proszę o tym znać w komentarzach, skupię się na nim jako pierwszym.

 

P.S.

Link do Nozbe jest linkiem afiliacyjnym – jeżeli założysz konto w Nozbe za jego pomocą ja otrzymam zniżkę na abonament w Nozbe. Będzie mi bardzo miło z dwóch powodów – zaczniesz używać bardzo dobrego oprogramowania a ja będę miał trochę tańszą usługę.

 

Zacznij dzień od wyłączenia programu pocztowego

Z

Technik zwiększających produktywność jest mnóstwo. Czytając książki, magazyny (np. Productivity Magazine), oglądając prezentacje, śledząc blogi jesteśmy zasypywani nowymi pomysłami i sposobami zwiększenia własnej efektywności.

Nie ukrywam, że często ulegam pokusie sprawdzenia nowo poznanej techniki i wypróbowania jej w praktyce. Niektóre pomysły sprawdzają się i stają się częścią mojego systemu produktywności (opiszę go za jakiś czas). Wiele z tych praktyk u mnie jednak nie działa, chociaż u innych mogą się sprawdzać.

Dzisiaj chciałem opisać ostatnio wdrożony przeze mnie pomysł – sprawdzanie e-maili dopiero po 2-3 godzinach od rozpoczęcia pracy.

Moja praca to mieszanka rzeczy koncepcyjnych i operacyjnych. Pisząc “rzeczy koncepcyjne” mam na myśli między innymi definiowanie nowych usług, optymalizację sposobu pracy zespołu, tworzenie raportów, analiz. Operacyjne to wszystkie te, które dotyczą codziennej pracy mojego zespołu – przydzielanie zadań, komunikacja, spotkania.

Na co dzień otrzymuję dużo e-maili – średnio kilkadziesiąt dziennie (kto dzisiaj nie otrzymuje dużo e-maili…)

Do tej pory sprawdzanie skrzynki pocztowej to była druga rzecz, jaką robiłem po przyjściu do pracy, zaraz po zaplanowaniu dnia. W biurze pojawiam się około 7, czyli pierwsze e-maile przetwarzałem już o 7.30. Przetwarzałem, czyli robiłem to co zaleca David Allen w swojej metodologii GTD (Delete, Defer, Delegate, Do – o tym będzie w osobnym wpisie). Często element “Do” wiązał się z odpisaniem na maila. Zastanawiacie się pewnie – ok, na razie pisze oczywiste rzeczy a poza tym, co złego jest w odpisaniu na wiadomość?

Otóż, ludzie mają tak, że jak dostaną odpowiedź, to z nią coś robią, na przykład odpowiadają na nią. Zwykle kończyło się to tym, że kiedy z rana odpowiedziałem na e-maile, to za jakiś czas otrzymywałem nowe z odpowiedzią, którą też trzeba było “obsłużyć”. W rezultacie 2 pierwsze godziny pracy spędzałem na komunikacji, pisząc e-maile, przetwarzając je.

Postanowiłem to zmienić. Od jakiegoś czasu mam zasadę, że na e-maile odpowiadam dopiero po dwóch godzinach pracy. Co robię w tym czasie? Zadania, które zdefiniowałem sobie wcześniej jako najważniejsze na ten dzień. To było niesamowite odkrycie dla mnie – jak wiele mogę zrobić zanim zacznę zajmować się bieżącymi sprawami. A na maile spokojnie odpowiadam po 9. Jeżeli sprawa z e-maila jest pilna to dowiem się o niej w inny sposób. Ale zwykle jest tak, że jak odpowiadam na korespondencję po pewnym czasie to jest to wystarczające.
Temu, jak wybieram najważniejsza zadania na cały dzień i jak pracuję przez te dwie pierwsze godziny poświęcę niedługo kolejny post.

 

Zdjęcie z kolekcji (c)Lauren Hammond Flickr Creative Commons na licencji CC2.0

Recent Posts

Categories

INTENCJONALNY NEWSLETTER
Co tydzień wysyłam list, w którym zapraszam do rozmowy i zadania sobie ważnych pytań.
Administratorem danych zawartych w korespondencji e-mail jest Dominik Juszczyk prowadzący działalność gospodarczą pod nazwą Dominik Juszczyk Near-Perfect Performance. Wysyłając wiadomość, przekazujesz mi adres e-mail. Szczegóły dotyczące przetwarzania danych są dostępne w polityce prywatności osadzonej na tej stronie internetowej.
INTENCJONALNY NEWSLETTER
Co tydzień wysyłam list, w którym zapraszam do rozmowy i zadania sobie ważnych pytań.
Administratorem danych zawartych w korespondencji e-mail jest Dominik Juszczyk prowadzący działalność gospodarczą pod nazwą Dominik Juszczyk Near-Perfect Performance. Wysyłając wiadomość, przekazujesz mi adres e-mail. Szczegóły dotyczące przetwarzania danych są dostępne w polityce prywatności osadzonej na tej stronie internetowej.
Jeszcze jeden krok – potwierdź zapis!
Bardzo się cieszę, że będę mógł się z Tobą dzielić przemyśleniami. Koniecznie kliknij potwierdzenie zapisu, które znajdziesz w swojej skrzynce mailowej (sprawdź też folder spam). Zaraz po tym przekieruję Cię na stronę z prezentami – „Twoje pierwsze kroki po poznaniu talentów" oraz kartami talentowymi.
Jeszcze jeden krok – potwierdź zapis!
Dziękuję!