Część zadań, którymi się zajmujemy, to zadania powtarzalne, wykonywane co jakiś czas w podobny sposób. Może to być zestaw stałych kroków do wykonania na początku projektu, procedura wdrażania systemu na produkcję, obejmująca kilka kroków, czy może po prostu tworzenie wpisu na blog. Tego typu zadania można za każdym razem obsługiwać ręcznie, można też je sobie zautomatyzować. Dzisiaj pokażę Wam, jak w moim przypadku wygląda praca z powtarzalnymi zadaniami. Zrobię to na przykładzie zadań związanych z przygotowywaniem wpisów na blog.
Powtarzalne zadania, które są projektami
Na początku usystematyzujemy sobie dwa pojęcia – zadanie i projekt. Oczywiście zrobimy to w kontekście produktywności, inspirując się podejściem GTD Davida Allena.
Zadanie to taki typ aktywności, która może być wykonana za jednym podejściem. Taką aktywność trudno byłoby podzielić na mniejsze pod-zadania lub nie miałoby to już praktycznego sensu.
Projekt to takie przedsięwzięcie, którego ukończenie wymaga wykonania kilku lub więcej zadań. Projekt to zadania wykonywane w określonej kolejności.
Przykłady
- Odpowiedz na e-mail, w którym ktoś pyta, czy będziesz na spotkaniu – ten typ aktywności to zadanie, możesz wykonać je za jednym podejściem
- Zorganizuj spotkanie zespołu – to jest projekt. Nie jesteśmy w stanie zrobić tego od razu.
- Zidentyfikuj kilka możliwych lokalizacji na spotkanie zespołu – to może być jedno z pierwszych zadań w projekcie. Teoretycznie można je wykonać w czasie jednego podejścia.
Dzisiaj chcę Wam pokazać, jak można sobie pomóc z powtarzalnymi projektami.
Przygotowywanie wpisu – projekt czy zadanie?
Pierwsze pytanie do Was: czy stworzenie wpisu na blog to projekt czy zadanie? Oczywiście, biorąc pod uwagę powyżej opisaną różnicę między projektem a zadaniem.
Według mnie stworzenie wpisu to zdecydowanie projekt. Aby to zrobić, trzeba przygotować kilka rzeczy. Pisząc post, wykonuję poniższe czynności:
- wybieram temat wpisu
- określam datę publikacji, aby móc zaplanować pracę
- tworzę dokument w edytorze
- piszę pierwszy szkic
- robię pierwsze czytanie szkicu
- wysyłam do edytora
- tworzę szkic w WordPress
- szukam lub rysuję grafiki
- planuję publikację
- publikuję
- aktualizację statusy w edytorze i systemie zarządzania wpisami
- planuję publikację w Social Media
- dodaję projekt na następny wpis
Jak widzicie, przygotowanie wpisu to dla mnie seria kilkunastu zadań. Jestem pewien, że każdy, kto pisze blog, może podać swoją listę zadań do wykonania, ale zawsze będzie to więcej niż jeden krok.
Praca nad nowym wpisem
Powyżej pokazałem Wam, że każdy wpis to dla mnie osobny projekt. Zawsze wykonuję te same kroki, przygotowując nowy post. Kiedy się zorientowałem, że tworzenie tekstów na blog to powtarzalny proces, postanowiłem to dla siebie opisać. Postanowiłem tak z dwóch powodów:
- po pierwsze, aby pamiętać wszystkie kroki, które powinienem wykonać za każdym razem, pisząc post;
- po drugie, aby każdy wpis był takiej samej jakości (mam nadzieję, że wysokiej :)).
Zacząłem od tego, że wypisałem sobie powyższe kroki. Następnie dla każdego z tych kroków zastanowiłem się, co to znaczy, że jest on wykonany. O ile krok „wysłać do edytora” jest samodefiniujący, o tyle na przykład krok „stworzyć szkic w WordPress” nie jest tak jednoznaczny. Dla mnie oznacza on stworzenie szkicu, ustawienie dla niego odpowiedniej kategorii, wypełnienie danych dla SEO, ustawienie tagów itd. I to mam opisane w DoD (definition of done, czyli definicji zakończenia) w OneNote.
Mając tak wyszczególnione i opisane kroki, planowanie oraz tworzenie nowych wpisów jest łatwiejsze. A że pracuję nad dwoma wpisami w tygodniu, do tej listy zaglądam często.
Wykorzystanie narzędzi
Na początku lista rzeczy do zrobienia dla każdego wpisu była listą w OneNote. Rodzajem „checklisty”. Oczywiście można było to zrobić lepiej i tak też uczyniłem. Do zarządzania wpisami (planowania, sprawdzania statusu) używam mojego narzędzia do zarządzania zadaniami. Pierwotnie był to Todoist, a teraz migruję do programu Nozbe. W obydwóch programach ich twórcy dodali możliwość zapisywania projektów jako szablony. I właśnie ten mechanizm wykorzystałem do stworzenia modelowego projektu dla każdego wpisu.
Robi się to nieco inaczej w każdym z tych programów. Pokażę Wam to na przykładzie Nozbe, gdzie jest to rozwiązane dużo lepiej.
W interfejsie jest dostępny obszar do zarządzania szablonami. Znajdziecie tam listę już stworzonych szablonów. Tam też możecie stworzyć swój szablon. Tak jak na zrzutach ekranu poniżej.
W rezultacie macie gotowy szablon, na podstawie którego możecie stworzyć swój projekt.
Teraz za każdym razem, gdy zabieram się do tworzenia nowego wpisu, wystarczy, że stworzę nowy projekt z szablonu i wszystkie zadania związane z pisaniem posta są tam już dodane.
Nozbe udostępnia galerię szablonów, które możecie pobrać. Warto zajrzeć i poszukać czegoś dla siebie.
Podsumowanie
Przy powtarzalnych projektach posiadanie stałej listy kroków, potrzebnych do wykonania takich projektów, jest bardzo pomocne i oszczędza czas. Ja mam zdefiniowane takie listy dla kilku projektów i korzystam z nich praktycznie na co dzień. A jeśli do tego doda się jeszcze narzędzie, które pomaga zarządzać listami (np. za pomocą szablonów), to wtedy praca z powtarzalnymi zadaniami, a przynajmniej ich planowanie, naprawdę idzie błyskawicznie.
Pytanie: dla jakiego swojego projektu możesz przygotować szablon?
