Monthly Archives: Lip 2014

Komunikacja

Serio? Mówiłeś o tym na spotkaniu?

Skończyliście spotkanie. Rozmawialiście w jego trakcie o różnych tematach, ustaliliście następne kroki, przekazaliście pozostałym uczestnikom swoje uwagi. Jesteście z siebie zadowoleni. Wyobrażam sobie wasze zdumienie, gdy po pewnym czasie okazuje się, że uczestnicy spotkania pamiętają z niego zupełnie coś innego niż Wy.

Brzmi znajomo? Byliście w takiej sytuacji? Ja wielokrotnie.

Od pewnego czasu próbuję inaczej prowadzić spotkania, tak aby upewnić się, że wszyscy jego uczestnicy wychodzą z niego z podobnymi wnioskami. Trochę eksperymentuję i próbuję różnych podejść. Nie zawsze jest to możliwe, nie zawsze się udaje, ale dotychczasowe rezultaty są obiecujące.

Kilka pomysłów, które proponuję Wam do wypróbowania:

  • Przedstawienie celu spotkania – można poprosić uczestników o opowiedzenie jaki mają cel do osiągnięcia w czasie spotkania. Warto zrobić to na samym początku. Jest to bardzo przydatna informacja dla prowadzącego. W trakcie spotkania może on odwoływać się do celów uczestników, podkreślając odpowiednie informacje. Na samym końcu spotkania można poprosić, aby uczestnicy krótko podsumowali, czy udało im się osiągnąć cel. Odnosząc się do celów na bieżąco weryfikujemy, czy tak samo rozumiemy to o czym mówimy w trakcie spotkania. Prosząc o podsumowanie na końcu sprawdzamy, czy wszystko tak samo zrozumieliśmy.
  • Podsumowanie spotkania przez każdego uczestnika – przed skończeniem spotkania, jako przedostatni jego punkt (przed ewaluacją), proszę o podsumowanie własnymi słowami przebiegu spotkania oraz ustaleń poczynionych w jego trakcie. To doskonała okazja do wyjaśnienia wszystkich niejasności i nieporozumień. Często w trakcie takiego podsumowania uwidacznia się różne zrozumienie niektórych ustaleń. Można je od razu sprostować.
  • Wysyłanie pisemnego podsumowania – w trakcie spotkania staram się robić notatki. W notatkach znajdują się ważniejsze tematy, ustalenia, dalsze kroki. Jeżeli ja nie mam możliwości ich robić, proszę o to wybranego uczestnika spotkania. Po zakończeniu rozsyłam notatki wszystkim, którzy byli obecni. Staram się w nich jasno określić dalsze kroki i to, kto jest za nie odpowiedzialny. Jeżeli jest tam podsumowanie dyskusji też jasno staram się określić osobę, która o tym wspomniała. To sprawia, że osoba wymieniona w notatkach, jeżeli się z czymś nie zgadza, powiadomi Was o tym.
  • Zapisywanie ustaleń na arkuszach z  flip charta – przygotowując się do spotkania na ścianie wieszam arkusze z flip charta. Wykorzystuję je w trakcie spotkania do zapisywania przebiegu dyskusji, następnych kroków, spraw do wyjaśnienia, ustaleń oraz wniosków. W trakcie zapisywania każdy ma możliwość wyjaśnić lub uściślić to, co jest widoczne na ścianie. Po spotkaniu robię zdjęcia arkuszom i wysyłam wszystkim, którzy byli obecni. To także jest okazja do sprawdzenia, czy dobrze się zrozumieliście.

To tylko kilka inspiracji. Na niektórych spotkaniach wykorzystuję kilka z nich, na innych tylko wybrane. Zależy to od tego z kim mam spotkanie i jakie tematy są poruszane w trakcie jego trwania.

Zachęcam Was do spróbowania. Jeżeli macie własne pomysły bardzo chętnie o nich przeczytam. Dodajcie je proszę w komentarzach. Chętnie o nich z Wami podyskutuję.

 

Zdjęcie z kolekcji (c)Steven Shorrock Flickr Creative Commons na licencji CC2.0

 

Czytaj dalej
Produktywność

Ile zrobiłeś dzisiaj pomidorów?

Usłyszeliście kiedyś takie pytanie? Ja tak! Chodzi oczywiście o technikę “pomodoro”.

Pomodoro” to popularna technika zarządzania czasem. Nazwa pochodzi od urządzenia odmierzającego czas w kuchni. Autor tej techniki miał takie urządzenie w kształcie pomidora, stąd nazwa “pomodoro”.

Informacje o technice “pomodoro” można bez problemu znaleźć w Internecie, jest wiele stron, które ją opisują. Ja tutaj przypomnę tylko podstawowe założenia. Opiszę za to jak ja wykorzystuję tę technikę w mojej codziennej pracy.

Zdjęcie z  http://en.wikipedia.org/wiki/File:Il_pomodoro.jpg

Zdjęcie z  http://en.wikipedia.org/wiki/File:Il_pomodoro.jpg

 

 

Zasady są bardzo proste. Potrzebujemy listę zadań i urządzenie, które może odmierzyć 25 minut (tyle wynosi jedno pomodoro). Ustawiamy na zegarku, w telefonie, gdziekolwiek 25 minut i zaczynamy pracę nad jednym wybranym zadaniem z listy. W tym czasie pracujemy tylko nad tą jedną rzeczą, nie przerywamy pracy ignorując wszelkie sygnały, które nas rozpraszają. Po 25 minutach robimy sobie 5 minutową przerwę. Jeżeli zadanie zostało ukończone, w następnym pomodoro robimy kolejne, jeżeli nie, to kontynuujemy pracę. Po 4 pomodoro robimy sobie dłuższą przerwę.

W praktyce nie zawsze udaje się uniknąć rozproszenia, czasami trzeba oderwać się od bieżącego zadania. Wtedy warto zapisać, co nas rozproszyło i przy następnych pomodoro zaplanować jak tego uniknąć.

Dlaczego to działa? Oczywiście twórca tej techniki podaje całą teorię. Dla mnie, w uproszczeniu, ta technika jest skuteczna, bo po pierwsze wymaga ode mnie tylko 25 minut skupienia. 25 minut to nie jest długo, jest to czas “do ogarnięcia”. Drugi powód to zauważalny postęp w wykonaniu zadania, w widoczny sposób przybliżamy się do jego zakończenia. Nawet jeżeli zadanie wymaga więcej niż jedno pomodoro, dostrzec można, że część jest już zrobiona. A to motywuje (przynajmniej mnie) do kontynuowania pracy nad tym zadaniem w kolejnych pomodoro.

Tyle teorii. Jak ja wykorzystuję tę technikę na co dzień?

Każdego dnia mam wiele spotkań, zaplanowanych rozmów telefonicznych itp., które są rozrzucone po całym dniu. Między spotkaniami zwykle mam przerwy. Czasami jest to 30 minut, czasami godzina, a kiedy indziej więcej czasu. Ten czas nie zawsze udawało mi się efektywnie wykorzystać. Miałem wrażenie, że nie ma sensu za nic się zabierać, bo przecież mam tylko 30 minut. Kończyło się to sprawdzeniem kilku maili, porozmawianiem z kimś itd. W pewnym momencie zauważyłem, że przy 3-4 i więcej takich 30-minutowych okresach dziennie tak naprawdę tracę czasami 2-3 godziny efektywnej pracy. Przestawienie spotkań, tak aby następowały po sobie było niemożliwe, nie było to zależne tylko ode mnie.  Stwierdziłem, że spróbuje przez te 30 minut skupić się na jednej wybranej rzeczy i może uda się w ten sposób coś konkretnego i namacalnego zrobić. I uniknąć poczucia przeciekania czasu przez palce. Do tego celu doskonale sprawdza się technika pomodoro. Włączam sobie zegarek (korzystam z dwóch prostych serwisów:Moosti orazTomato Timer) i wyświetlam go na monitorze podłączonym do laptopa. Postępuję zgodnie z założeniami pomodoro.

Efekty są świetne! W czasie moich 30-minutowych “przerw” między spotkaniami skupiając się przez 25 minut na jednym i tylko jednym zadaniu  zauważyłem, że jestem w stanie coś konkretnego zrobić. Jeżeli mam więcej niż 30 minut staram się w wtedy wykonać więcej pomodoro, pamiętając o przerwach. Rezultaty były tak zadawalające, że zacząłem stosować tę technikę prawie cały czas, pracując z wszystkimi zadaniami.

Jest jeszcze jeden dodatkowy efekt pomodoro, a dokładniej wyświetlania zegarka na dużym ekranie. Moi współpracownicy zauważyli odliczany czas. Na początku pytali co odmierzam. Wyjaśniłem im, że chodzi o pomodoro i że w ten sposób staram się skupić nad jednym zadaniem. Okazało się, że bez mojego proszenia zaczęli to respektować. Widząc włączone odliczanie czasu starają mi się nie przeszkadzać! Czekają aż skończy się odliczanie, do przerwy i dopiero wtedy do mnie podchodzą z pytaniami :)

U mnie ta technika sprawdza się znakomicie. To jak ją wykorzystuję teraz jest efektem kilkutygodniowych eksperymentów i próbowania różnych podejść. Obecnie pracuję w ten sposób, jeżeli tylko mam więcej niż 30 minut czasu.

Mam nadzieję, że trochę Was zainspirowałem do wypróbowania jej u Was, a przynajmniej do poczytania o niej.

Powodzenia!

Zdjęcie z kolekcji (c)The Ewan Flickr Creative Commons na licencji CC2.0

Czytaj dalej