Skończyliście spotkanie. Rozmawialiście w jego trakcie o różnych tematach, ustaliliście następne kroki, przekazaliście pozostałym uczestnikom swoje uwagi. Jesteście z siebie zadowoleni. Wyobrażam sobie wasze zdumienie, gdy po pewnym czasie okazuje się, że uczestnicy spotkania pamiętają z niego zupełnie coś innego niż Wy.
Brzmi znajomo? Byliście w takiej sytuacji? Ja wielokrotnie.
Od pewnego czasu próbuję inaczej prowadzić spotkania, tak aby upewnić się, że wszyscy jego uczestnicy wychodzą z niego z podobnymi wnioskami. Trochę eksperymentuję i próbuję różnych podejść. Nie zawsze jest to możliwe, nie zawsze się udaje, ale dotychczasowe rezultaty są obiecujące.
Kilka pomysłów, które proponuję Wam do wypróbowania:
- Przedstawienie celu spotkania – można poprosić uczestników o opowiedzenie jaki mają cel do osiągnięcia w czasie spotkania. Warto zrobić to na samym początku. Jest to bardzo przydatna informacja dla prowadzącego. W trakcie spotkania może on odwoływać się do celów uczestników, podkreślając odpowiednie informacje. Na samym końcu spotkania można poprosić, aby uczestnicy krótko podsumowali, czy udało im się osiągnąć cel. Odnosząc się do celów na bieżąco weryfikujemy, czy tak samo rozumiemy to o czym mówimy w trakcie spotkania. Prosząc o podsumowanie na końcu sprawdzamy, czy wszystko tak samo zrozumieliśmy.
- Podsumowanie spotkania przez każdego uczestnika – przed skończeniem spotkania, jako przedostatni jego punkt (przed ewaluacją), proszę o podsumowanie własnymi słowami przebiegu spotkania oraz ustaleń poczynionych w jego trakcie. To doskonała okazja do wyjaśnienia wszystkich niejasności i nieporozumień. Często w trakcie takiego podsumowania uwidacznia się różne zrozumienie niektórych ustaleń. Można je od razu sprostować.
- Wysyłanie pisemnego podsumowania – w trakcie spotkania staram się robić notatki. W notatkach znajdują się ważniejsze tematy, ustalenia, dalsze kroki. Jeżeli ja nie mam możliwości ich robić, proszę o to wybranego uczestnika spotkania. Po zakończeniu rozsyłam notatki wszystkim, którzy byli obecni. Staram się w nich jasno określić dalsze kroki i to, kto jest za nie odpowiedzialny. Jeżeli jest tam podsumowanie dyskusji też jasno staram się określić osobę, która o tym wspomniała. To sprawia, że osoba wymieniona w notatkach, jeżeli się z czymś nie zgadza, powiadomi Was o tym.
- Zapisywanie ustaleń na arkuszach z flip charta – przygotowując się do spotkania na ścianie wieszam arkusze z flip charta. Wykorzystuję je w trakcie spotkania do zapisywania przebiegu dyskusji, następnych kroków, spraw do wyjaśnienia, ustaleń oraz wniosków. W trakcie zapisywania każdy ma możliwość wyjaśnić lub uściślić to, co jest widoczne na ścianie. Po spotkaniu robię zdjęcia arkuszom i wysyłam wszystkim, którzy byli obecni. To także jest okazja do sprawdzenia, czy dobrze się zrozumieliście.
To tylko kilka inspiracji. Na niektórych spotkaniach wykorzystuję kilka z nich, na innych tylko wybrane. Zależy to od tego z kim mam spotkanie i jakie tematy są poruszane w trakcie jego trwania.
Zachęcam Was do spróbowania. Jeżeli macie własne pomysły bardzo chętnie o nich przeczytam. Dodajcie je proszę w komentarzach. Chętnie o nich z Wami podyskutuję.
Zdjęcie z kolekcji (c)Steven Shorrock Flickr Creative Commons na licencji CC2.0
