Spotkanie zaraz się rozpocznie. Jak wykorzystać ten czas efektywnie? Jak sprawić, żeby czas spędzony na spotkaniu nie był czasem straconym?
Po pierwsze: mam nadzieję, że przeczytałeś/aś mój poprzedni post, o tym, co zrobić przed spotkaniem, i że udało Ci się wykonać te kilka rzeczy, aby przygotować się do niego. A po przeczytaniu tego wpisu będziesz wiedział/wiedziała co zrobić w czasie spotkania i po jego zakończeniu.
W czasie spotkania
Cel
Każde spotkanie (w idealnym świecie) ma swój cel. Zacznij spotkanie od przypomnienia tego celu. Wyjaśnij dlaczego się zbieracie i co chcecie osiągnąć jako wynik spotkania. Jeżeli jesteś uczestnikiem i cel spotkania nie został przedstawiony na początku, zapytaj o niego. Znając cel, łatwiej będzie skupić się na temacie spotkania.
Ten krok jest bardzo ważny, nawet jeżeli cel spotkania jest widoczny w treści zaproszenia. Wszyscy powinni wiedzieć po co się spotykają.
Agenda
Pokaż uczestnikom spotkania co będzie się na nim działo. Opisz, jakie tematy będą poruszane, kto będzie odpowiedzialny za każdy z tematów i jak będzie prowadzony każdy z nich (prezentacja, głosowanie, burza mózgów etc.).
Warto w agendzie zawrzeć czas na podsumowanie spotkania, pytania i jego ewaluację.
Zasady obowiązujące w czasie spotkania
Zanim przejdziesz do pierwszego punktu spotkania, warto przypomnieć podstawowe zasady obowiązujące w czasie jego trwania.
Każde spotkania może mieć inne zasady, ale kilka z nich jest na tyle ogólnych, że obowiązuje praktycznie zawsze:
- Zakaz używania telefonów.
- Przychodzenie na czas (jeżeli przerwa kończy się po 10 minutach, to spotkanie właśnie wtedy się zaczyna).
- Nie przekrzykujemy się.
- W czasie burzy mózgów nie krytykujemy się nawzajem, wszystkie pomysły są dozwolone.
Notatki
Po każdym spotkaniu do wszystkich uczestników spotkania powinny być rozesłane notatki. Im bardziej szczegółowe, tym lepiej. Ty jako organizator masz wystarczająco dużo pracy, dlatego warto poprosić kogoś o sporządzanie notatek. Poproś, aby notatki uwzględniały podjęte decyzje, wątpliwości oraz zdefiniowane akcje. Po spotkaniu roześlij notatki do wszystkich uczestników.
Nawiązanie do poprzedniego spotkania
Jeżeli spotkanie jest kolejnym z serii na dany temat, warto przypomnieć co zostało poruszone na poprzednim spotkaniu, jakie decyzje podjęto i co się wydarzyło od poprzedniego spotkania. Zapytaj, czy uczestnicy tak samo pamiętają ustalenia z poprzedniego spotkania, i czy zgadzają się z Twoim podsumowaniem.
Akcje
Zwykle w czasie spotkania zgadzacie się co trzeba zrobić po jego zakończeniu. Definiujecie, jakie akcje trzeba wykonać. Koniecznie trzeba je spisać.
W Making Waves zwykle zapisujemy je jako trójki:
- Kto – jedna wyznaczona osoba odpowiedzialna za wykonanie jednej akcji.
- Co – krótki opis tego co trzeba zrobić.
- Kiedy – zdefiniowana data do kiedy ta akcja ma być wykonana.
Osoba wyznaczona do wykonania akcji powinna się na to zgodzić. Powinna to być też osoba obecna na spotkaniu!
Ewaluacja spotkania
Ta część spotkania jest bardzo często pomijana, a jest bardzo istotna. Warto zebrać opinie uczestników na temat spotkania. Dzięki temu, organizując następne, będziesz wiedział/wiedziała co zrobić inaczej, aby spotkanie było jeszcze bardziej efektywne.
W agendzie spotkania zaplanuj na tę część około 5 minut, zwykle na samym końcu spotkania.
Użyj dowolnej metody zbierania tych informacji, może to być zbieranie karteczek, na których uczestnicy napiszą swoją opinie, możesz też otwarcie poprosić, żeby Ci powiedzieli co było dobrze zorganizowane, a co można zrobić lepiej.
Po spotkaniu
Roześlij notatki
Zbierz wszystkie notatki sporządzone w czasie spotkania, uporządkuj i wyślij do wszystkich zainteresowanych. Możesz to zrobić emailem, jako stronę w Waszym Wiki lub w jakikolwiek inny sposób praktykowany w Waszej firmie.
Przetwórz zdefiniowane akcje
Roześlij zdefiniowane akcje. Tak jak w przypadku notatek, użyj metody preferowanej w Waszej firmie. My (w Making Waves) używamy do tego systemu JIRA. Dla każdej akcji powinieneś zdefiniować datę, do kiedy ma być wykonana akcja, oraz osobę za nią odpowiedzialną.
Ewaluacja
Wybierz jedną rzecz zgłoszoną w czasie ewaluacji i postaraj się ją poprawić w czasie następnego spotkania.
Opisałem większość związanych ze spotkaniami praktyk, które staram się stosować na co dzień. Co Ty robisz, aby wykorzystać czas na spotkaniach w jak najbardziej efektywny sposób?
