Spotkania 1:1

Jest wiele czynników wpływających na to, jak ludzie odbierają współpracę z nami. Według mnie jedną z najważniejszych rzeczy jest odpowiedzialność za zobowiązania, które się podejmuje. W swojej pracy często spotykam się z ludźmi na indywidualnych spotkaniach, z moimi przełożonymi, współpracownikami i podwładnymi. Z każdego z tych spotkań robię notatki, które są dla mnie kluczowym narzędziem do śledzenia, do czego się zobowiązałem. We wpisie pokazuję, jak wyglądają takie spotkania, jak radzę sobie z zapisywaniem treści tych spotkań, i jak wygląda zarządzanie notatkami z tych spotkań. Chętnie też przeczytam, jak Wy sobie z tym radzicie!

Spotkania 1:1 z moimi współpracownikami są dla mnie bardzo ważnym narzędziem, które pozwala mi wykonywać skutecznie moją pracę. Wiem, że spotkania ogólnie postrzegane są jako zło i wiele osób wolałoby ich uniknąć. Niemniej dobrze zaplanowane i przeprowadzone spotkania mogą być skuteczne i pożyteczne. (Tutaj możecie o tym więcej poczytać). Ja mam w zwyczaju spotykać się z ludźmi, z którymi pracuję, co najmniej raz na dwa tygodnie, ale nie na dłużej niż 15 minut.

Jak wygląda agenda spotkania 1:1?

Schemat takich spotkań jest zwykle taki sam. Kilka stałych elementów to:

przejrzenie notatek z poprzedniego spotkania,
omówienie statusu rzeczy, o których rozmawialiśmy na poprzednim spotkaniu,
rozmowa o bieżących projektach:
- osiągnięcia i dobrze zrobione rzeczy w projekcie,
- potencjalne problemy i sprawy do załatwienia,
wszelkie pozostałe tematy.

Jak widzicie, plan spotkania nie jest skomplikowany i zawiera tylko kilka stałych elementów. Ponieważ czas jest ograniczony do 15 minut, spotkanie jest zwykle bardzo zwięzłe i na temat. Niemniej w większości przypadków poruszane są tematy, które wymagają pracy już po spotkaniu. I właśnie to jest obszar, który wymaga sporządzania notatek i zarządzania nimi.

Przykładowe sprawy do ogarnięcia po spotkaniu

Jest wiele potencjalnych tematów, które wymagają, aby zająć się nimi po spotkaniu. Wszystko oczywiście zależy od tego, z kim i o czym rozmawiamy. Kilka często powtarzających się kategorii to:

wyjaśnienie wątpliwości i potencjalnych nieporozumień w projekcie (z kierownikiem projektu, liderem w zespole itd.),
sprawdzenie formalnych spraw – urlopy, budżet, spotkania itd.,
zaplanowanie szkoleń i ogólnie rozwoju,
aktualizacja informacji w różnych systemach,
zrobienie notatek po spotkaniu.

Dlaczego warto mieć notatki ze spotkań?

Powyższe tematy przewijają się bardzo często. Każdy z nich zajmuje nie zerowy czas. I przy kilku osobach, z którymi się spotykam, zdecydowanie wymagają zapisania. Nawet przy jednej osobie zapisywałbym tego typu sprawy. Nie ufam na tyle swojej pamięci. Niestety nauczyłem się tego na własnych błędach. W przeszłości zdarzało mi się myśleć, że zapamiętam, co mam zrobić i co obiecałem. Wiem, że to nie działa. Nawet teraz czasami zdarza mi się zapomnieć o tym, że zapominam, co było na spotkaniu. Ale ciężko pracuję, aby wyrobić sobie zwyczaj zapisywania notatek zaraz po spotkaniu. Wciąż nie jest to ugruntowany zwyczaj.

Notatki ze spotkania

W tej chwili pracuję bezpośrednio z kilkunastoma osobami. Dążę do tego, aby z każdą z tych osób mieć spotkanie przynajmniej raz na dwa tygodnie.

Co notuję?

Na spotkaniu omawiamy rzeczy, które opisałem powyżej. I właśnie to znajduje się w moich notatkach.

co trzeba jeszcze zrobić w kontekście poprzednich ustaleń,
jakie są problemy w projektach i jak mogę pomóc (sprawdzić, porozmawiać),
wszystkie inne rzeczy, pojawiające się w czasie rozmowy, do których będę chciał kiedyś wrócić (szkolenia, informacje warte zapamiętania, bo były dla kogoś ważne i warto o nie zapytać następnym razem, aby upewnić się, że udało się je pozytywnie rozwiązać itd.).

Każdą notatkę rozpoczynam datą. Zawsze w formacie yyyy-mm-dd, aby przy większej liczbie notatek i osób łatwo było je skanować i sortować.

Gdzie przechowuję?

Notatki przechowuję w OneNote, który jest moim domyślnym programem do przechowywania wszystkich notatek. OneNote pozwala na organizację notatek za pomocą notatników, dla których można definiować sekcje, w których można tworzyć strony. Jeżeli jest taka potrzeba, to dla stron można także tworzyć podstrony.

Notatki ze spotkań w moim OneNote

W moim OneNote notatki ze spotkań są zorganizowane w poniższy sposób:

Dla notatek „pracowych” mam notatnik, który nazywa się „MW”.
W notatniku „MW” mam kilka sekcji, wśród nich sekcję „Ludzie”.
W sekcji „Ludzie” tworzę pojedyncze strony, po jednej dla każdej osoby, z którą się spotykam.
Każda strona ma w tytule imię i nazwisko osoby, dla której została stworzona.
Po każdym spotkaniu na górze strony (najnowsze notatki są na samej górze) tworzę wpis składający się z daty spotkania oraz notatek ze spotkania.

Wygląda to mniej więcej tak:

Kiedy przeglądam notatki ze spotkań 1:1

Pierwszy raz notatki przeglądam zaraz po spotkaniu (jeżeli tylko jest to możliwe) lub w ten sam dzień, kiedy odbyło się spotkanie. Sprawdzam wtedy, czy wszystko zapisałem, uzupełniam notatki, czasami dodaję zdjęcia innych notatek (jeżeli np. coś rysowaliśmy w czasie spotkania). Wtedy też wypisuję wszystkie zadania, które są do wykonania po spotkaniu i dodaję je do Todoist (moje narzędzie do zarządzania zadaniami).

Drugi raz notatki przeglądam w dzień kolejnego spotkania. Pozwala mi to przyjść na spotkanie przygotowanym. Przypominam sobie wtedy, o czym rozmawialiśmy ostatnio, jakie zadania były do wykonania (aby móc opowiedzieć o postępach).

Następne kroki

Czasami pokazuję je ludziom w czasie spotkania, aby wspólnie przypomnieć sobie, o czym ostatnio rozmawialiśmy.

Zastanawiam się teraz nad tym, aby takie notatki ze spotkań udostępniać osobom, z którymi się spotykam. Dzięki temu te osoby zaraz po spotkaniu wiedziałyby, czy to, co ja zrozumiałem i zapamiętałem ze spotkania, jest tym samym, co one pamiętają. Mogłyby też je przeglądać przed następnym spotkaniem. Nie robię tego jeszcze, bo wymagałoby to zmiany miejsca i sposobu zapisywania notatek. OneNote nie ma niestety możliwości udostępniania pojedynczych stron, tylko całych notatników.

Podsumowanie

Opisałem Wam to, jak zarządzam notatkami po spotkaniach 1:1. Ciekawy jestem, czy osoby, z którymi się spotykam, potwierdziłyby, że to działa i ma sens ;)
A co do dzielenia się notatkami ze spotkań – macie może pomysł, gdzie i jak je udostępniać, aby było to praktyczne i łatwe? Będę bardzo wdzięczny za wszelkie sugestie :)