Niezależnie od tego, czy planujemy czas w pracy, czy poza nią, możemy obserwować jedno z dwóch zjawisk. Pierwsze z nich polega na tym, że niezależnie od tego, ile czasu zaplanujemy na zadanie lub spotkanie (a może zwłaszcza spotkanie), to zużyjemy cały zaplanowany czas. Drugie zjawisko to notoryczne niedoszacowanie czasu, którego potrzebujemy na to, aby ukończyć zadanie, nad którym pracujemy. Jak często mówicie: “będzie za 5 minut”, “po południu będzie gotowe”, “myślę, że wyrobię się z tym w godzinę”, “na spotkaniu omówimy te wszystkie 10 punktów”, a potem okazuje się, że zajęło Wam to 10 minut, zadanie było gotowe następnego dnia, nie spędziliście nad zadaniem godziny ale dwie, a na spotkaniu omówiliście tylko pierwsze 4 punkty? Z pozoru są to dwa bardzo różne problemy. Ale tylko z pozoru. Można z nimi sobie radzić, używając takich samych narzędzi.
Jest takie prawo…
Sytuacje opisane we wstępie widzę bardzo często w swoim życiu. W pracy, ale też poza nią. I wcześniej jakoś nie odnosiłem ich do siebie. Aż do czasu, kiedy natrafiłem na krótki artykuł, który zestawiał je razem. I przeczytanie o tych kilku prawach sprawiło, że postanowiłem stworzyć ten wpis. Dwa prawa, które najbardziej zwróciły moją uwagę, to prawo Parkinsona oraz prawo Hofstadtera.
Prawo Parkinsona:
Praca rozszerza się tak, aby wypełnić czas dostępny na jej ukończenie (work expands as to fill the time available for its completion).
Prawo Hofstadtera:
Wszystko zajmuje więcej czasu, niż oczekujesz, nawet wtedy, kiedy weźmiesz pod uwagę działanie prawa Hofstadtera (It always takes longer than you expect, even when you take into account Hofstadter’s Law).
Te dwa prawa opisują sytuacje przytoczone we wstępie. Możecie zapewne podać wiele przykładów działania tych praw.
- Czas potrzebny na analizę problemu może okazać się dłuższy, niż początkowo sądziliście, i jednocześnie, jeżeli macie na to godzinę, to spędzicie nad tym godzinę.
- W czasie spotkań często zdarza się, że nie cała agenda jest “przerobiona”, i równocześnie, jeśli spotkanie jest zaplanowane na godzinę, a temat został wyczerpany wcześniej, to mało kto kończy spotkanie w danym momencie. Raczej zastanawia się głębiej nad tematem i otwiera nowe wątki.
- Jeżeli macie napisać jakiś dokument, to zwykle oszacujecie, ile czasu na to potrzebujecie. Po skończeniu pisania stwierdzicie, że poświęciliście temu zadaniu więcej czasu.
Jak walczyć z działaniem tych praw?
Można się pogodzić z tym, że świat tak działa, i nic z tym nie robić. I pewnie jeżeli Wam to nie przeszkadza, to nie ma sensu nic z tym robić. Ja jednak uważam, że działanie tych praw i poddawanie się im sprawia, iż jesteśmy mniej efektywni. Stąd pytanie: jak z nimi walczyć? Jak zwykle, opisuję kilka pomysłów.
Zdefiniujcie końcowy rezultat
Definiowanie końcowego rezultatu zadania lub projektu jest zawsze dobrym pomysłem. Jest też pożądane w przypadku szacowania czasu pracy nad zadaniem.
Bardzo zachęcam Was do zapisania oczekiwanego przez Was efektu końcowego. Coś, co jest zapisane, jest łatwiej przeglądać i od czasu do czasu sprawdzać. Mając opisany efekt końcowy, z jednej strony macie większe szanse oszacować potrzebny czas z lepszym przybliżeniem, a z drugiej – macie narzędzie do sprawdzenia, czy już ten efekt osiągnęliście i możecie przerwać pracę nad tym zadaniem.
Dzielcie na mniejsze kawałki
Im większe zadanie czy projekt, tym większa potrzeba podzielenia go na mniejsze kawałki. Wiele razy pisałem o następnym kroku. To jest ten sam pomysł. Jeżeli z oszacowań wyszło Wam, że coś zajmie więcej niż jedną lub dwie godziny, to już jest dobry powód, aby podzielić zadanie/projekt na podzadania.
Uzyskujecie dzięki temu dwa efekty:
- dla mniejszych zadań łatwiej oszacować czas,
- łatwiej także sprawdzić, czy dane podzadanie jest zrobione.
Szacujcie czas, ale traktujcie to jako wskazówkę
Dwight Eisenhower powiedział kiedyś:
Przygotowując się do bitwy, zawsze orientowałem się, że plany są bezużyteczne, ale planowanie jest nieodzowne.
Tak samo jest z szacowaniem czasu. Szacowanie jest nieodzowne. Ale wiara, że szacunki są dokładne, jest zgubna. Warto wiedzieć, co nas czeka, ale mieć też świadomość, że szacując, nie mamy całej potrzebnej wiedzy. Dlatego warto szacować, potem dzielić na mniejsze kawałki, zrobić część zadania i znów oszacować. Warto sprawdzić, czy trendy są pozytywne, czy zbliżamy się do wybranego celu (dlatego tak ważna jest wizja końca).
Sprawdzajcie często, czy już osiągnęliście oczekiwany efekt
Mając wizję końca, warto często sprawdzać, czy ta wizja została już osiągnięta. Można to robić po zrobieniu każdego podzadania lub mniejszego projektu.
Dlaczego warto to robić? Tak jak w poprzednich punktach – aby sprawdzić, czy idziecie w dobrym kierunku. Ale też, czy nie jest przypadkiem tak, że zrobiliście odpowiednio dużą część zadania i efekt jest już wystarczający.
Znacie może zasadę Pareta? Mówi ona, że:
20% badanych obiektów związanych jest z 80% pewnych zasobów.
Co to znaczy w naszym przypadku? Ano, że może, poświęcając 20% naszych zasobów (czas, zaangażowanie itd.), osiągnęliśmy 80% naszego rezultatu. Może nie ma potrzeby już więcej inwestować w zadanie? Tak naprawdę to nie musi być dokładnie 20/80. Proporcje mogą być inne, ale ogólna zasada obowiązuje. Większą część rezultatu osiągamy na początku, a potem zostaje już końcowe dopracowanie. Może nie zawsze trzeba dopracowywać aż tak dokładnie?
Dzięki częstemu sprawdzaniu, jak daleko od naszego celu jesteśmy, mamy szansę zauważyć ten moment, kiedy już nie warto inwestować czasu lub innych zasobów.
Podsumowanie
Kilka opisanych przeze mnie sposobów na ograniczenie wpływu tych praw ma proporcjonalnie większe znaczenie, im dłuższe lub bardziej złożone zadanie jest przed Wami. Zachęcam Was przynajmniej do obserwacji czasu, który spędzacie nad zadaniami. Czy spędzacie nad czymś czas tylko dlatego, że tyle czasu przeznaczyliście na to? Nawet kiedy zadanie zostało już ukończone i efekt osiągnięty? Jak często szacujecie potrzebny czas na zrobienie czegoś, a potem zajmuje Wam to więcej czasu? Jeżeli znajdziecie kilka takich przypadków, to może warto spróbować jednej z powyżej opisanych metod? Powodzenia!
