Od czasu do czasu dostaję od Was pytania, co robić, kiedy pracy jest za dużo. Na tyle dużo, że nie wiadomo za co się zabrać. Często wynika to z tego, że za dużo na siebie bierzecie. Ale równie często zdarza się, że to wynik nieobecności w pracy. Bo byliście na zwolnieniu lekarskim, szkoleniu, urlopie itd. Opiszę Wam moją procedurę “awaryjną”. Mam nadzieję, że będziecie mogli coś z tego dla siebie wyciągnąć, a następnie zmodyfikować tak, aby dla Was działało. Zapraszam!
Kiedy pracy jest za dużo?
Zacznę od cytatu z jednego z e-maili, które otrzymałem. Zachowałem pisownię oryginalną, nieco tylko cenzurując treść ;)
Jak wyjść z ciemnej d…, kiedy roboty masz tyle że nie wiesz za co się zabrać 2) Mam 2 dni szkolenia i wiem, że jak wrócę to ilość pracy która spłynie na mnie przez te 2 dni przytłoczy mnie na kolejne parę. Jak z tego uciec?
Wydaje mi się, że głównym wyznacznikiem tego, że pracy jest za dużo, jest poczucie, że nie wiadomo od czego zacząć. Towarzyszy temu wrażenie, że za cokolwiek się zabierzecie, to i tak nie będzie widać postępu. Od tego poczucia jest już bardzo niedaleko do prokrastynacji (nie wiem za co się zabrać, i tak się nie wyrobię, to zajmę się czymś przyjemniejszym), a nawet do ucieczki (wspomnianej w cytacie). Brzmi znajomo? Dla mnie tak. Kiedyś dosyć często czułem się przytłoczony pracą. Nawet teraz, rzadko, ale wciąż, takie coś mi się zdarza.
Tryb awaryjny – jak sobie radzić z nadmiarem pracy
Kiedy czuję, że mam nadmiar pracy i że w tym tonę, wtedy wdrażam mój tryb awaryjny.
Nie wiem, czy pamiętacie starsze wersje Windows. Kiedy w systemie coś się psuło i nie udawało się go uruchomić, to wtedy zawsze istniała możliwość uruchomienia Windowsa w trybie awaryjnym. Uruchamiały się wtedy tylko najważniejsze funkcje, można było sprawdzić, co się psuje, odzyskać pliki itd. Nie wyglądał dobrze, była mała rozdzielczość, żadnych ozdobników. Ale najważniejsze rzeczy dało się robić.
I dokładnie na tej samej zasadzie działa mój tryb awaryjny. Pozwala odzyskać kontrolę nad systemem, znaleźć najważniejsze rzeczy, sprawdzić, co się zepsuło, i pozwolić uruchomić system od nowa, w normalnym trybie.
Mój tryb awaryjny składa się z kilku kroków (“procedur”).
Zbierz informację, co tak naprawdę jest do zrobienia i gdzie się pali
Podstawowe zadanie to zorientować się, co tak naprawdę jest do zrobienia. Wiem, że w takich momentach wydaje się, że całe stosy i że jest to nie do ogarnięcia. W tym kroku chodzi tylko o uzyskanie informacji, co jest do zrobienia. Nic więcej nie trzeba z tym robić. Warto w jednym miejscu to wypisać:
- 500 e-maili do przeczytania
- stos papierów na biurku
- projekt do oddania za dwa dni
- spotkanie do przygotowania na jutro
- rozmowa z kandydatem w czwartek
- itd.
W ten sposób będziecie wiedzieli, co tak naprawdę macie do ogarnięcia.
Dowiedz się, czym są te rzeczy
Macie już listę rzeczy do zrobienia. Teraz warto się dowiedzieć, co jest czym i jak jest pilne. Dla każdej rzeczy zadaję sobie pytania i w zależności od odpowiedzi przyporządkowuję im kategorie zgodnie z macierzą Eisenhowera, czyli pilne i ważne, niepilne i ważne, niepilne i nieważne, pilne i nieważne.
Te pytania to:
- Co się stanie, jeżeli w ogóle tego nie zrobię? Jeżeli odpowiedź brzmi: “nic” lub “niewiele”, to usuwam takie zadania i sprawy. Zaskakująco wiele spraw wpada w tę kategorię (np. sporo e-maili wysłanych do całych grup albo takich, w których jestem na CC).
- Co się stanie, jeżeli zrobię to za tydzień? Gdy odpowiecie na to pytanie, mówiąc sobie: “nic” lub “niewiele”, to od razu możecie odłożyć te zadania na następny tydzień. Wtedy prawdopodobnie poradzicie sobie już z najpilniejszymi rzeczami do zrobienia i będziecie mogli zrobić te odłożone zadania i sprawy. Ważne, aby świadomie zaplanować czas na ich zrobienie. Tyle że w przyszłości.
- Czy to zadanie blokuje kogoś innego przed zrobieniem jego zadań? Jeżeli tak, to też warto takie zadanie wybrać jako ważne i do zrobienia w pierwszej kolejności.
W wyniku tego prostego ćwiczenia powinniście dostać dwie listy zadań. Takie, które możecie zrobić w późniejszym terminie, oraz takie, nad którymi chcecie pracować już teraz, bo uznaliście je za ważne i pilne.
Zrób ważne i pilne zadania
Dużo łatwiej jest zapanować nad krótszą listą zadań. Sprawdźcie, czy możecie któreś z zadań i spraw zgrupować razem. Na przykład odpowiedzi na e-maile i wiadomości zrobić razem; aktualizacje statusów w narzędziu XYZ razem itd. Dzięki temu unikniecie też kosztu przełączania się.
Jeżeli widzicie, że na wynik któregoś z zadań ktoś czeka, napiszcie tej osobie, że przetwarzacie teraz pilne zadania, że zadanie tej osoby jest na liście i że wkrótce dostanie odpowiedź. Dzięki temu unikniecie stresu związanego z przypominaniem o tych zadaniach.
A następnie zabierzcie się za wykonywanie Waszych wybranych zadań, korzystając z Waszych metod pozwalających się skupić. Ja pewnie umówiłbym sobie spotkanie sam z sobą i pracował z wykorzystaniem techniki pomodoro.
Zrób zadania ważne i niepilne
Następne kroki są już jasne. Jak zrobiliście pilne i ważne zadania, możecie zabrać się za zadania niepilne i ważne. Są to te zadania, które odłożyliście na później, kiedy odpowiadaliście na pytanie: “Co się stanie, jeżeli zrobię to za tydzień?”. Równolegle z tymi zadaniami możecie przetwarzać zadania, które macie już w ramach normalnego trybu pracy.
Zakończenie trybu awaryjnego
Po zrobieniu zadań ważnych, tych pilnych i niepilnych, możecie przejść do Waszego zwykłego trybu pracy. Tryb awaryjny spełnił swoje zadanie. Odzyskaliście kontrolę nad czasem i poradziliście sobie ze spiętrzonymi zadaniami.
Co jeżeli jestem ciągle w trybie awaryjnym?
Czasami zdarza się, że ciągle jesteście w trybie ogarniania zbyt wielkiej liczby zadań. I wciąż czujecie, że nie dajecie rady zrobić wszystkiego. Wydaje mi się, że wtedy jest to już inny problem i chwilowe wprowadzenie trybu awaryjnego nie pomoże. Jesteście wtedy wciąż przepracowani. Bardzo polecam Wam artykuł Marcina Kwiecińskiego, który podpowiada, jak wyjść z takiego trybu przepracowania.
Podsumowanie
Opisałem Wam mój tryb awaryjny, który pomaga mi w sytuacjach takich jak ta z cytowanego e-maila. Wierzę, że jeżeli jesteście w takim okresie, kiedy chwilowo macie zbyt wiele do zrobienia (bo szkolenie, konferencja, urlop, zwolnienie lekarskie), taki tryb awaryjny może Wam pomóc wyjść na prostą. Spróbujcie opracować swoje własne podejście do takich sytuacji. Powodzenia!
