Miałem ostatnio ciekawą dyskusję z jednym z moich klientów. Chodziło o to, jak daleko w przyszłość planować. Doszliśmy do wniosku, że często dokładne planowanie na długi czas do przodu jest stresujące. Im dłuższe plany, tym większa obawa, że się nie uda ich zrealizować. Ten strach czasami paraliżuje i powstrzymuje przed działaniem. Jak sobie z tym poradzić?
Czym jest planowanie?
Zadałem sobie pytanie, jak ja rozumiem planowanie. Wyszła mi z tego poniższa “definicja”:
Planowanie to układanie listy zadań do wykonania w celu zrealizowania jakiegoś zamierzenia. Zadania te powinny być wykonane w odpowiedniej sekwencji. Między tymi zadaniami występują zależności. Mogą do nich być przypisane różne osoby i zasoby. Plany tworzymy, mając wiedzę o obecnym stanie rzeczy, i robimy założenia co do przyszłości.
Z założenia aby planować, potrzebujemy mieć więc cel, do którego dążymy, oraz świadomość, że planujemy bez pełnej wiedzy na temat przyszłych wydarzeń. Ta niewiedza może powodować strach i stres. Jest czynnikiem, który wprowadza niepewność.
Planowanie bez stresu
OK, może nie bez stresu, ale z mniejszym stresem. Od dłuższego czasu jestem ogromnym zwolennikiem planowania 12-tygodniowego. Sprawdza się ono dzięki wielu czynnikom. Jednym z nich jest to, że dokładne plany tworzymy na krótki okres do przodu (12 tygodni), a nie na pół roku, rok czy nawet dłużej. Nie jesteśmy w stanie przewidzieć, co wydarzy się za 6 miesięcy czy za rok. Ale kilka miesięcy do przodu możemy planować z dużym prawdopodobieństwem.
Jak więc poradzić sobie z tą niepewnością co do dłuższych planów i jednocześnie dążyć do długoterminowych celów?
Mam na to trzy sposoby. A właściwie jeden sposób, na który składają się trzy czynniki:
- kamienie milowe (milestones),
- retrospektywy,
- wewnętrzna zgoda na zmianę planów.
Kamienie milowe
Zdarzało mi się w przeszłości planować dokładnie wszystkie kroki projektów, też tych długofalowych. I teraz już wiem, z doświadczenia wyniesionego z pracy nad tymi projektami, że takie dokładne planowanie w przód nie jest najbardziej efektywne. Jest tyle czynników, których nie znam na początku, że prawie na pewno moje plany ulegną zmianie. Na wstępie projektu podejmuję tyle założeń, że na pewno co najmniej kilka z nich będzie nieprawdziwych.
Co więc w zamian? Nie planować w ogóle? Nie rozpoczynać projektów? Oczywiście, że nie o to chodzi.
Zamiast tworzyć dokładne plany na cały projekt warto planować jego kamienie milowe (inicjatywy, zmiany, wizje itd.) i dokładnie określać tylko drogę, która ma nas doprowadzić do pierwszego (max dwóch pierwszych) kamienia milowego.
Czyli np. planując przebiegnięcie maratonu, a nie biegając w ogóle, nie powinniście planować wszystkich treningów na następne dwa lata. Dużo efektywniej będzie założyć, jakie większe wydarzenia powinny nastąpić po drodze, i planować tylko pierwszy etap. W bieganiu od zera do maratonu jest kilka takich kamieni milowych:
- jestem w stanie przebiec 30 minut truchtem,
- mogę przebiec 10 km,
- mam wystarczająco wytrzymałości, aby biec 2 godziny,
- mogę biegać około 40 km tygodniowo.
Zanim zaczniecie tworzyć wizję, jak będziecie trenować do biegania po 10 km, najpierw warto zaplanować przebiegnięcie 30 minut truchtem. Zanim to zrobicie, nie wiecie jeszcze, jak długo Wam to zajmie, kiedy Wam się najlepiej biega, czy od razu będziecie w stanie biegać szybko czy raczej powoli. A wszystko to ma wpływ na wybieranie planu biegania na 10 km!
Takie kamienie milowe można wyznaczyć także w innych obszarach: budowa domu, nauka programowania, uczenie się języka itd. Zawsze warto planować kamienie milowe i to, jak dojdziecie do pierwszego z nich. Dzięki temu planowanie nie jest tak straszne, plany do ogarnięcia, a ryzyko porażki dużo mniejsze.
Retrospektywy
Ci z Was, którzy pracują w IT i mają coś wspólnego ze zwinnym zarządzaniem projektami (Scrum, Kanban, Agile, Lean – to słowa kluczowe :)), zapewne są zaznajomieni z retrospektywami.
Jest to jedno z kluczowych spotkań zespołu, który pracuje w tzw. sprintach, czyli z góry określonych okresach. W tych okresach członkowie zespołu wykonują część pracy nad projektem, dostarczając określoną funkcjonalność (wartość). Po tym okresie spotykają się, by rozmawiać o tym, co poszło dobrze, a co można było zrobić lepiej (w uproszczeniu). Dzięki temu mogą wykorzystać najlepsze praktyki z poprzedniego okresu w następnym. I mogą też unikać błędów popełnionych wcześniej. Cały czas uczą się, jak pracować lepiej, i dzięki temu wciąż zwiększają swoją wydajność oraz jakość.
Z tego samego pomysłu możemy także skorzystać, pracując nad naszym projektem. Osiągnąwszy kolejny kamień milowy, możemy zastanowić się, co kontynuować, a czego unikać, pracując nad następnym. Może planowaliśmy przedtem za dużo na poszczególne dni i nie dawaliśmy rady aż tyle pracować? Może najlepiej sprawdzało się pracowanie rano? Może najlepiej wychodziło nam planowanie na tydzień do przodu, a nie na dwa?
Warto robić retrospektywy!
Wewnętrzne pozwolenie na zmiany
To chyba najtrudniejszy z elementów pomagających pracować nad długimi projektami. Ale bardzo potrzebny. Pracując nad projektem, warto co jakiś czas zastanowić się, czy nadal chcemy nad nim pracować. Można zadać sobie pytania:
- Czy ten projekt jest wciąż dla mnie istotny?
- Czy wszystkie początkowe założenia wciąż są prawdziwe?
- Czy nadal chcę osiągnąć to, co zamierzałem na początku?
- Czy ma tutaj zastosowanie reguła Pareto (80/20) – czy warto pracować nad ostatnimi 20 procentami?
Może się okazać, że już tyle uległo zmianie w okolicznościach ważnych dla projektu, iż trzeba zmienić pierwotne plany. Bo dążenie do nich może już nic nam nie da, a może widzimy szansę gdzie indziej?
Aby móc to zrobić dobrze i w zgodzie ze sobą, warto mieć odpowiednio zaplanowany projekt. Na przykład za pomocą narzędzi, które opisywałem jakiś czas temu.
Wiedząc, dlaczego w ogóle rozpoczęliśmy pracę nad projektem, łatwiej jest nam podjąć decyzje o zmianach, odstąpieniu od projektu, odsunięciu go w czasie lub pełnym zaangażowaniu, aby skończyć go w takim stanie, jak chcieliśmy na początku.
Talenty a planowanie
Ten temat tutaj tylko zasygnalizuję, bo jest bardzo obszerny i zasługuje na osobny wpis.
Zastanówcie się, jak Wasze talenty wpływają na Wasz sposób planowania.
Talent Osiąganie może pomagać Wam robić szczegółowe plany na długo w przód. To samo talenty Dyscyplina i Bezstronność, które niejako mają “wbudowane” potrzeby tworzenia struktury i jej przestrzegania.
Po drugiej stronie będą osoby z talentami takimi jak Elastyczność, Organizator czy Strateg. Te talenty sprzyjają lepszemu obsługiwaniu zmienności oraz dają łatwość modyfikacji planów.
Które z Waszych talentów Wam pomagają planować? W jaki sposób? Warto się nad tym zastanowić.
Podsumowanie
Cokolwiek napisałbym w podsumowaniu i tak nie będzie to tak zgrabne i w punkt jak to, w jaki sposób ujął problem zmienności planów Dwight Eisenhower w swojej słynnej wypowiedzi:
In preparing for battle I have always found that plans are useless, but planning is indispensable.
Przygotowując się do bitwy, zawsze uważałem, że plany są bezużyteczne, ale proces planowania jest niezbędny.
Powodzenia w analizowaniu tego, jak podchodzicie do planowania oraz skutecznego osiągania Waszych celów!
