Trudno mi policzyć, w ilu książkach czytałem o tym, jak ważne jest ustalenie, jaki jest następny krok. Mówi o tym David Allen w „Getting Things Done”. Wspominają o tym podręczniki prowadzenia projektów. Sam o tym pisałem wiele razy. I pomimo tego wciąż o tym czasami zapominam. W tym wpisie pokazuję, jak korzystam z następnych kroków w Nozbe, które tam nazywają się „priorytetami”. Mam nadzieję, że Wy na tym skorzystacie, a ja przy okazji sobie to lepiej utrwalę.
Następny krok – teoria
„Następny krok” to nic innego jak konkretna akcja do wykonania, aby przybliżyć się do zakończenia projektu, zadania lub inicjatywy. Pisałem o tym już jakiś czas temu np. tutaj.
Dlaczego zdefiniowanie następnego kroku jest tak pomocne? Jak mamy przed sobą duże zadanie, które wymaga wielogodzinnej pracy, jest nam bardzo trudno się za nie zabrać. Wiemy, że i tak nie damy rady go zrobić „na jednym posiedzeniu”. A z takiego myślenia już tylko jeden krok do odłożenia pracy nad tym zadaniem w nieokreśloną przyszłość, czyli klasyczna prokrastynacja.
Przykłady:
- Projekt „Przygotować kurs online” – tak określone zadanie jest ogromne i nie wiadomo tak naprawdę, ile czasu nam zajmie ani od czego zacząć. Ale jak zdefiniujemy dla tego projektu następny krok jako „Scharakteryzuj idealnego klienta wg opisu na stronie XYZ” (co warto wykonać, przygotowując taki kurs), to od razu wiemy, co mamy zrobić, kiedy zaczynamy pracować nad tym projektem.
- Zadanie „Przygotować wyjazd do Lizbony” zawiera w sobie wiele podzadań. I tak naprawdę nie wiadomo, od czego zacząć. Ale już zapisanie sobie następnej akcji jako „Sprawdź temperaturę wody w Lizbonie w sierpniu i wrześniu” od razu pozwala nam za to się zabrać.
Oczywiście, po zrobieniu następnej akcji dobrze od razu zapisać następny krok, który warto wykonać, pracując nad danym projektem.
Jak to działa w Nozbe
Warto mieć dobrze działający system do pracy z takimi zadaniami. Niektórzy robią to na papierze. Inni używają aplikacji do zarządzania projektami (np. Trello). Ja wybrałem aplikację Nozbe, która jest dla mnie centrum zarządzania moim systemem produktywności.
O Nozbe pisałem już nie raz, ostatnio przy okazji „przerzucania” się na tę aplikację z innego systemu do zarządzania zadaniam. Wtedy jeszcze polegałem bardziej na kalendarzu, ale głównie dlatego, że nie znałem możliwości Nozbe obsługi priorytetów.
Najpierw krótkie wprowadzenie.
Tak naprawdę to w Nozbe działamy z trzema różnymi typami wpisów.
- Zadania w „skrzynce spraw przychodzących” – to wszystkie zadania, pomysły, zapiski, które zbieram w ciągu dnia. Jak przyjdzie mi do głowy cokolwiek, o czym pomyślę, że warto to zrobić, to ta rzecz zostaje zapisana na tej liście. Jak dostanę maila, którego chcę przetworzyć później, jak ktoś opowie mi o książce, którą warto przeczytać, jak przypominam sobie, że chcę do kogoś zadzwonić – to wszystko ląduje właśnie w tym miejscu.
- Projekty – najczęściej zadania, które zapisujemy w „skrzynce spraw przychodzących” nie są prostymi zadaniami, czyli takimi, które można wykonać przy jednym podejściu. Zwykle składają się z kilku kroków. Jeżeli nie rozbijemy ich na mniejsze zadania, to będzie nam bardzo ciężko się za nie zabrać. Takie zadania „awansują” na projekty, czyli coś, co pozwoli nam w jednym miejscu wypisać wszystkie kroki potrzebne do skończenia tego dużego zadania.
- Następne kroki – każdy projekt składa się z takich następnych akcji. Następna akcja to bardzo konkretny krok, który można wykonać, aby przybliżyć się do zakończenia projektu. Można ją wykonać przy jednym podejściu.
I to wszystko. Są jeszcze kategorie i etykiety, ale one służą łatwiejszemu znajdywaniu zadań i projektów.
Priorytet w Nozbe
W Nozbe zadanie staje się priorytetowym w dwóch przypadkach:
- kiedy zaznaczymy przy nim gwiazdkę,
- kiedy ma ustawioną datę wykonania i ta data wskazuje na obecny dzień – wtedy zadanie automatycznie „dostaje gwiazdkę”.
Zadania „z gwiazdką” można znaleźć klikając na… gwiazdkę z lewej strony w menu.
Jak pracuję z priorytetami – flow
Skoro już wiecie, jak działają priorytety w Nozbe, to nadszedł czas, aby opowiedzieć Wam, w jaki sposób korzystam z priorytetów.
Tak jak pisałem wcześniej, na liście zadań „priorytetowych” będą dwa typy zadań – takie, które świadomie zaznaczyłem jako zadania „z gwiazdką”, oraz te, które mają datę wykonania ustawioną na obecny dzień (one dostają gwiazdkę automatycznie).
Otwierając Nozbe, od razu wiem, nad jakimi zadaniami mam pracować. Otwieram listę zadań priorytetowych. Zaczynam pracować nad tymi, które są do wykonania na dzisiaj. Jak skończę te, które były do zrobienia w obecnym dniu, zaczynam pracować nad kolejnymi zadaniami „z gwiazdką”, ale już bez daty.
Dzięki temu na dany dzień planuję tylko te zadania, o których wiem, że mają być wykonane w danym dniu. A reszta zadań, które chcę wykonać w najbliższym czasie, ma po prostu ustawioną gwiazdkę. Zacznę nad nimi pracować zaraz po zakończeniu zadań „z dzisiaj”. Proste? Tak!
Podsumowanie
Kiedyś dużo bardziej polegałem na kalendarzu i zadaniach przypisanych do dnia. Niestety, często przesuwałem je na kolejne dni, bo zdarzały się inne zobowiązania, których nie planowałem. Przy pracy z priorytetami jest to dużo prostsze i jest dużo mniej takiego przesuwania. Warto się z nimi zaprzyjaźnić.
