Każda rzecz, którą mamy “zapisaną” w głowie, sprawia, że jesteśmy bardziej zestresowani. Dosłownie. David Allen w swojej książce “Getting Things Done” pisał o tym już kilkanaście lat temu. Wtedy polegał na intuicji. W międzyczasie przeprowadzono badania, które jednoznacznie pokazały powiązanie ilości pamiętanych tylko “w głowie” zadań z poziomem kortyzolu, czyli hormonu stresu. Im więcej staramy się zapamiętać, tym wyższy jest jego poziom i tym bardziej zestresowani jesteśmy. Dotyczy to zadań, ale także spotkań. I o tych drugich jest ten wpis.
Czy prowadzisz swój prywatny kalendarz?
Prowadząc warsztaty, często pytam, czy ich uczestnicy prowadzą swoje prywatne kalendarze. W ogromnej większości nie. Pracując w firmach, mamy kalendarze służbowe i na co dzień z nich korzystamy. Jednak bardzo niewiele osób używa kalendarza w swoim prywatnym życiu. Nie wiem, z czego to wynika… Ze złych skojarzeń z pracą? Z braku pomysłu do czego kalendarz mógłby się przydać na co dzień?
Do czego może przydać się Wam prywatny kalendarz?
Widzę co najmniej kilka obszarów, w których prywatny kalendarz może być bardzo pomocny.
Time-blocking – blokowanie czasu na najważniejsze zadania
Pisałem o tym jakiś czas temu – warto wiedzieć, kiedy będziecie pracować nad Waszymi najważniejszymi zadaniami. Kalendarz jest wręcz stworzony do używania go w tym obszarze. W kalendarzu możecie utworzyć spotkanie tylko dla Was na pracę nad Waszymi priorytetowymi zadaniami. W nazwie spotkania nie musi być nazwy konkretnego zadania, tę możecie wziąć z Nozbe, Todoist czy jakiejkolwiek innej aplikacji, której używacie do zarządzania zadaniami. Dzięki temu będziecie mieli przypomnienie, że czas na pracę nad tym, co ważne. No i będziecie wiedzieli, aby w tym czasie nie planować nic innego. A jak przeczytacie dalej, także inni, Wasi bliscy, będą wiedzieli, że jesteście zajęci.
Przypomnienie o urodzinach, rocznicach, imieninach i innych ważnych wydarzeniach
Banalny przykład, ale nawet tak banalny przypadek użycia kalendarza jest często pomijany. Zamiast obciążać naszą pamięć wydarzeniami, można zapisać to w kalendarzu. Można tam też przecież ustawić przypomnienia, które pojawiają się z odpowiednim wyprzedzeniem, aby mieć czas na przygotowanie wydarzenia, kupienie prezentów itd. Zresztą w takim wydarzeniu w kalendarzu można także zapisywać pomysły na prezenty.
Przypomnienie o świętach
Mnie nieustannie zaskakuje, że w dany dzień wypada jakieś święto. A jest to dla mnie istotna informacja, bo warto w takie dni nie umawiać spotkań z klientami. ;) Jest też dużo bardziej prozaiczny powód pamiętania o świętach – zamknięte sklepy. Jak sobie przypomnę o święcie, to zrobię zakupy wcześniej. Tutaj możecie znaleźć przykładowy kalendarz ze świętami w Polsce, który możecie ściągnąć do Waszego kalendarza.
Jeżeli współpracujecie z ludźmi z innych krajów lub macie znajomych czy rodzinę, którzy mieszkają zagranicą, to informacje o świętach w tamtych krajach też będą dla Was bardzo przydatne.
Zależności prywatno-służbowe
Pewnie nie dla wszystkich jest to istotny przypadek użycia, ale czasami zdarza się, że jest to bardzo ważne. Ja w mojej pracy często podróżuję. Bardzo często jest to związane z noclegiem poza domem. Planując taki wyjazd, chcę wiedzieć, czy nie wpływa on na moje życie prywatne. Jeżeli w dany dzień mam zaplanowaną wizytę u lekarza, na którą czekałem od dłuższego czasu, to nie chcę w tym samym czasie jechać na delegację. Mając to zapisane w kalendarzu prywatnym, mogę sprawdzić, zanim zgodzę się na jakiś wyjazd. To samo działa w drugą stronę. Jeżeli umawiam się za znajomymi, to chcę wiedzieć, czy w dany dzień jestem w domu czy nie. Kalendarze mi w tym pomagają.
Przepływ informacji w związku i w rodzinie
I w końcu dotarliśmy do najważniejszego, tytułowego powodu, aby mieć prywatny kalendarz: organizacji życia domowego z partnerami i rodziną. Z tych wszystkich powodów, które wymieniłem, ten jest dla mnie chyba najważniejszy. Dzięki prywatnemu kalendarzowi, który współdzielimy w związku, mamy uproszczoną komunikację i zarządzanie wydarzeniami w rodzinie. Wiadomo, kto kiedy ma wizytę u dentysty, kiedy spotykamy się ze znajomymi, kiedy które z nas jest w delegacji, kiedy idziemy na siłownię, no i kiedy mamy umówioną randkę. ;)
Dobrze prowadzony i współdzielony kalendarz bardzo, ale to bardzo ułatwia planowanie i umawianie się na jakieś wydarzenia.
Jak prowadzić wspólny kalendarz?
Ten opis to oczywiście tylko przykład rozwiązania. Zapewne jest ich dużo więcej. Ja osobiście używam do tego Google Calendar. Prowadzimy wspólny kalendarz i cały zestaw wygląda tak:
- mój kalendarz na Google Calendar
- kalendarz Kasi na Google Calendar
- kalendarz K&D (Kasia i Dominik) stworzony przeze mnie i udostępniany Kasi; ten kalendarz jest stworzony w ramach mojego Google Calendar
Jak popatrzycie na cały miesiąc, to wygląda to tak:
Niebieskie terminy to wpisy w moim prywatnym kalendarzu. Czerwone to nasze wspólne wydarzenia. Dzięki temu w dowolnym momencie obydwoje możemy zobaczyć, czy jest coś, co planujemy wspólnie, lub coś, co wpływa na nasze wspólne plany. Zwykle są tam wydarzenia typu:
- wspólne wyjścia
- wizyty u lekarza
- odwiedziny
- treningi
- przypomnienia o czymś w kontekście mieszkania
- wizyta u weterynarza
- mechanik (wiadomo, że wtedy nie będzie dostępnego samochodu)
Prowadzenie takiego kalendarza jest też możliwe w innych kalendarzach, nie tylko Google Calendar. Z tego, co wiem, taką możliwość daje też np. Outlook (usługa Microsoft) czy iCloud (w ekosystemie OSX/iOS).
Wszystkie kalendarze w jednym miejscu
Na koniec zostawiłem jeszcze jeden aspekt wspólnego prowadzenia kalendarza. Chodzi o podgląd wszystkich kalendarzy na raz. Aby w pełni skorzystać z dobrodziejstwa posiadania wielu połączonych kalendarzy, warto mieć sposób, żeby widzieć je wszystkie na raz. Na poniższym obrazku możecie zobaczyć widok wszystkich moich kalendarzy na jeden z tygodni. Widzicie na nim cztery kalendarze:
- mój prywatny kalendarz
- nasz współdzielony kalendarz
- mój służbowy kalendarz (praca na etacie)
- kalendarz z mojej firmy (NPP)
- kalendarz ze spotkaniami w kontekście mojej firmy (NPP spotkania)

Ten widok pochodzi z aplikacji Fantastical 2. Używam jej na Macu, iPad i iPhone. W tej chwili korzysta mi się z niej najwygodniej. Ale jest wiele aplikacji, które potrafią wyświetlać dane z kilku aplikacji na raz:
- natywna aplikacja kalendarza na Android i iOS,
- aplikacja kalendarza w Windows 10
- aplikacja kalendarza w macOS
- WeekCall (Android i iOS)
Przetestowałem je wszystkie i każda z nich świetnie sobie z tym radzi.
Podsumowanie
Prowadzenie wspólnych kalendarzy bardzo ułatwia codzienne życie. Oprócz tego, że lepiej zarządzamy sobą w czasie, to przede wszystkim zmniejszamy poziom stresu związany z ilością danych, które mamy pamiętać. Dodatkowo unikamy nieporozumień przy planowaniu.
Kiedy założysz współdzielony kalendarz? :)
