Jaka odpowiedź na pytanie z tytułu nasuwa Wam się jako pierwsza? Ile zadań naraz możecie robić? Oczywiście każdy może odpowiedzieć „To zależy” i zapewne będzie to najlepsza odpowiedź na to pytanie. Im dłużej prowadzę warsztaty z osobistej produktywności, tym bardziej widzę potrzebę edukacji w tym zakresie. Uczestnicy warsztatów bardzo często mówią o tym, jak wiele rzeczy mogą robić naraz. A przecież nasz mózg nie jest do tego przystosowany. A może jest? Przecież możemy jechać samochodem i słuchać radia lub książki. Czym więc jest multitasking? A może powinniśmy mówić więcej o multifocus (skupienie na wielu rzeczach)?
Jak nasz mózg obsługuje multitasking i czym jest multifocus?
Zróbcie sobie, proszę, mały test. Obejrzyjcie to nagranie, jednocześnie licząc, ile razy będzie w nim widoczne zdjęcie prowadzącego oraz ile razy powie on słowo „magic”.
Wydaje się proste, a jednak jest trudne. Mieliśmy tutaj przykład próby skupienia się na dwóch rzeczach jednocześnie – liczeniu tego, co widzimy i słyszymy. Jest to bardzo trudne.
Dlatego częściej będziemy mówić, że jednoczesne skupienie się na kilku rzeczach jest niemożliwe (multifocus), niż o multitaskingu (wielozadaniowości). Bo tak naprawdę mamy sporo przykładów tego, że robimy kilka rzeczy naraz.
Na przykład:
- jazda samochodem i słuchanie podcastów,
- sprzątanie domu i słuchanie muzyki,
- oglądanie telewizji i rozmowa.
Jak wynika z powyższego wyliczenia, robimy naraz więcej niż jedną rzecz, kiedy nie wymagają one pełnego skupienia lub gdy zadanie jest obsługiwane przez bardziej prymitywną część naszego mózgu, jest już automatyczne.
Ale nawet kiedy robimy kilka rzeczy naraz i wydaje nam się, że robimy je efektywnie, to według badań, wykonując te same zadania sekwencyjnie, zrobilibyśmy je szybciej i lepiej.
Dlaczego tak jest?
Okazuje się, że nasz mózg bardzo szybko przełącza się między zadaniami. Jak na rysunku poniżej.
Czyli nie wykonuje zadań równolegle, tylko dzieli je na mikroczęści i bardzo szybko się między nimi przełącza. Jest w tym świetny, ale nie idealny. Zawsze jest czas przełączenia, pobrania kontekstu itd. (Oczywiście opisuję to w uproszczeniu).
Jeżeli jest czas przełączenia i tych przełączeń jest bardzo dużo, to niestety sumaryczny czas będzie dłuższy, niż gdybyśmy robili te zadania sekwencyjnie. Jakość też będzie niższa.
Odpowiadając na pytanie „Ile zadań możesz robić naraz?”, tak naprawdę, niskopoziomowo – tylko jedno!
Jak pomóc sobie unikać multifocusu i wielozadaniowości?
Skoro już wiemy, że nie jesteśmy najlepsi w wielozadaniowości i w skupianiu się na wielu rzeczach naraz, warto sobie jakoś pomagać unikać takich sytuacji. Oto kilka moich sposobów wybranych i wypracowanych na podstawie książek i innych materiałów.
Medytacja, czyli sztuka szybkiego skupiania
Co pozwala skutecznie robić zadanie? Umiejętność skupienia się na nim. Niereagowanie na zewnętrzne wydarzenia lub umiejętność zarządzania nim. Zdolność do szybkiego wchodzenia w stan pracy głębokiej (tutaj bardzo chcę polecić książkę Praca głęboka Cala Newporta, o której też nagrałem odcinek podcastu).
Najbardziej pomaga mi w tym medytacja. Dzięki temu, czego nauczyłem się w czasie medytacji, dużo szybciej zauważam momenty, kiedy moja uwaga gdzieś ucieka, oraz szybciej umiem wrócić do głównego zadania. Więcej o medytacji możecie posłuchać w mojej rozmowie z Przemkiem Wardejnem, która w całości jest poświęcona medytacji.
Jeżeli nie chcecie medytować, to możecie też ćwiczyć sztukę szybkiego skupiania, ucząc się zapamiętywać np. kolejność kart w talii. Tego też próbowałem i działa bardzo dobrze. Jeżeli umiesz się skupić na zapamiętaniu kilkudziesięciu kart, to łatwiej też skupisz się na zadaniu.
Jasne określanie kolejności zadań
Mówiąc o skupieniu się na zadaniu, trochę a priori zakładamy, że wiemy, na czym to zadanie polega. Często jest to fałszywe założenie. I to we wszystkich obszarach, nie tylko zawodowych. Bardzo często zdarza się, że pracujemy nad czymś większym, nad projektem. Pracując nad projektem, nie definiujemy sobie, jaką jego część wykonujemy. A wtedy trudno jest się skupić.
Pomyślcie o zadaniu „Zorganizować wakacje”. Mając godzinę, trudno nawet zdecydować, za co się zabrać. O ileż łatwiej byłoby się skupić na tym zadaniu, gdyby zapisać je jako serię kroków. Na przykład:
- ustalić budżet,
- wybrać lokalizację (państwo, region),
- znaleźć hotel,
- kupić bilety,
- itd.
Mając godzinę, od razu możemy zdecydować, nad którym zadaniem pracujemy, a jak je skończymy, to łatwo będzie zdecydować, co dalej.
Mnie ten sposób pracy bardzo pomaga skupić się na konkretnej rzeczy do zrobienia.
Technika pomodoro i jej wariacje
Oczywiście jeśli potrafimy się skupiać i mamy dobrze zdefiniowany proces dzielenia projektów i dużych zadań na mniejsze, jest nam prościej pracować nad wybranymi zadaniami. Niemniej można sobie pomóc jeszcze bardziej.
A Ci z nas, którzy nie mają jeszcze takich umiejętności skupiania się, tym bardziej mogą skorzystać z technologii i ze sprawdzonych metod.
Najbardziej znaną jest metoda pracy z wykorzystaniem techniki pomodoro.
Jeżeli nie wiecie, co to jest technika pomodoro, to zapraszam do artykułu na ten temat. A tutaj przypomnę jej zasady w skrócie.
Zasady są bardzo proste:
- ustawiamy zegar na 25 minut,
- wybieramy jedno zadanie do pracy w tym czasie,
- usuwamy wszystkie rzeczy, które mogą nam przeszkadzać w czasie pracy nad tym zadaniem (powiadomienia, informujemy innych, że jesteśmy teraz skupieni itd.),
- zapisujemy wszystkie rzeczy, które nam przeszkodzą w ciągu tych 25 minut, aby można je było wyeliminować w przyszłości,
- pracujemy w skupieniu,
- po 25 minutach robimy sobie przerwę na 5 minut,
- powtarzamy.
Jak widać, w tej metodzie bardzo skupiamy się na tym, aby pracować tylko nad jedną rzeczą, eliminując wszystkie potencjalne rozpraszacze.
W nagłówku napisałem o wariacjach tej metody. Chodzi o to, że różne osoby różnie ustawiają sobie ten czas pracy w skupieniu. Od 15 minut do nawet 2–3 godzin. Wszystko zależy od Was. Najważniejsze, aby wiedzieć, nad czym chcecie pracować, oraz aby wyeliminować to, co Wam przeszkadza.
Dbanie o zdrowie i zdrowy styl życia
Na koniec zostawiłem rzecz może nie tak oczywistą, ale niezwykle pomocną w efektywnym skupianiu się na jednym zadaniu – zdrowie i samopoczucie.
Im lepiej się czujemy, im zdrowsi jesteśmy, im bardziej wypoczęci, tym większą mamy zdolność skupiania się. Kilka rzeczy, o które ja dbam, to:
- Sen – wyspany ja to efektywny ja – o śnie pisałem ostatnio tutaj.
- Nawadnianie się – kiedy jesteśmy odwodnieni, to żadna kawa nie pomoże nam w skupieniu. Szklanka wody co kilkadziesiąt minut działa cuda.
- Jedzenie, które nam służy – nie będę tu pisał o diecie, bo się na tym nie znam. Jednak każdy z nas wie, po jakim jedzeniu czuje się dobrze i jest gotowy do pracy, a po jakim nie. Obserwujmy się i wyciągajmy wnioski!
- Aktywność fizyczna – kiedy rano pobiegam, to mogę przenosić góry. U mnie tak to właśnie działa. Nie musicie biegać rano, ale warto być aktywnym fizycznie. Nie bez kozery mamy przysłowie „W zdrowym ciele, zdrowy duch”. ;)
Podsumowanie
Praca w skupieniu nad jednym zadaniem daje niesamowite korzyści. Wystarczy spróbować pracować tak przez jakiś czas, ale tak naprawdę, w pełnym skupieniu, a będziecie zdumieni efektami. Odkąd wiem, jak efektywny mogę być, pracując w ten sposób, szukam możliwości do takiej właśnie pracy.
Co możesz zrobić już teraz, aby w pełnym skupieniu pracować nad jednym zadaniem naraz?
