Zaplanuj każdą minutę swojego dnia

Kiedy czytam książki, zawsze szukam czegoś praktycznego, co mógłbym wykorzystać w swoim działaniu, a przynajmniej przetestować. Tak też było z książką „Praca głęboka” Cala Newporta. Znajdziecie w niej wiele praktycznych pomysłów, jak skupić się na tym, co robicie. Przez lata testowałem różne pomysły (np. z ćwiczeniem pamięci). Teraz przyszedł czas na przetestowanie techniki, którą Cal Newport nazywa „Zaplanuj każdą minutę swojego dnia”. Przez długi czas podchodziłem do niej jak do jeża – planowanie każdej minuty dnia wydawało mi się przesadą. Spróbowałem jednak i technika ta okazała się niesamowicie skuteczna!

Na czym polega planowanie każdej minuty dnia?

Cal Newport w swojej książce stawia tezę, że przez większość dnia działamy w trybie autopilota. Robimy rzeczy nawykowo, z przyzwyczajenia – takie, które są najłatwiej dostępne. Często są to rzeczy, które nam nie służą – oglądanie TV, seriali, przeglądanie mediów społecznościowych itd. Aby temu zapobiec, Cal sugeruje, by zaplanować swój dzień i dzięki temu uniknąć przypadkowego spędzania czasu. Nazwał tę metodę „Zaplanuj każdą minutę dnia” i tak naprawdę w tej nazwie jest zawarta cała technika. Sugeruje, aby zacząć dzień od zaplanowania, co się będzie robiło w jego trakcie.

W praktyce polega to na tym, że patrząc na kalendarz i rzeczy do zrobienia, rozpisujemy w planie dnia poszczególne czynności:

spotkania,
pracę,
przerwy,
jedzenie,
rozrywkę,
czas z rodziną,
sport
i wszystkie inne ważne dla nas rzeczy.

Powstaje plan dnia. Obok niego rysujemy dwie kolumny „Zaktualizowany” i „Zrealizowany”. W ciągu dnia, kiedy realizujemy plan, może wydarzyć się coś, co go zaburzy. To jest OK! Kiedy coś się w naszym planie zmieni, w pierwszej wolnej chwili zaznaczamy to w kolumnie „Zaktualizowany”. Chodzi o to, aby cały czas być nastawionym na aktywne myślenie o tym, jak chcemy spędzić czas. Jak coś zostało zrealizowane, zapisujecie to w kolumnie „Zrealizowane”.

Zauważcie, że nie chodzi o to, żeby zaplanować cały dzień na pracę. Celem jest aktywne myślenie, na co chcemy przeznaczyć swój czas.

Jak ja do tego podchodzę?

Jeżeli chodzi o produktywność, zanim wdrożę nową technikę lub narzędzie na stałe do swojego działania, testuję je przez kilka tygodni lub nawet miesięcy. Chcę sprawdzić, jakie są jego zalety i wady, aby podejmować decyzję na podstawie danych, a nie intuicji. Nie inaczej było w przypadku tej techniki. Przez kilka tygodni sprawdzałem, jaki wpływ na moją produktywność będzie miało planowanie każdej minuty dnia – oczywiście pamiętając o tym, jak rozumiem produktywność, która dla mnie oznacza sztukę robienia właściwych rzeczy we właściwym czasie i we właściwy sposób. Już patrząc na definicję, można odnieść wrażenie, że planowanie każdego dnia może bardzo pomagać realizować takie właśnie podejście do produktywności.

Jak realizuję to podejście do planowania?

Rano, po wykonaniu moich rytuałów siadam przy biurku, biorę wydrukowany planer i zaczynam go wypełniać. Dobrze mi się pracuje z kartką papieru i ołówkiem. Testowałem robienie tego w wersji elektronicznej, jednak fizyczna postać tego planu w moim przypadku działa najlepiej. Używam najprostszej postaci planera – jeżeli chcecie, możecie go pobrać tutaj.

Zaczynam od tego, że otwieram kalendarz i w planie dnia zaznaczam umówione spotkania oraz bloki czasu przeznaczonego na jakąś czynność, bezpośrednio wpisane w kalendarzu (np. czasami planuję, że odcinek podcastu solo nagram w środę o 14:00).

Kiedy zaznaczę spotkania, patrzę na swoją listę zadań na dany dzień. Zaczynam od tego oznaczonego „highlight of the day”, które zwykle jest zadaniem zajmującym między 45 a 90 minut. Zaznaczam je w planie. Potem wypełniam plan kolejnymi zadaniami, pamiętając o przerwach na jedzenie, spacer z psem, odpoczynek, rozmowy i zajęcia z bliskimi itd. W ten sposób zapełniam swój plan dnia.

Zwykle planuję dzień od godziny 7 (kiedy jestem już po moich rytuałach) do 18 (zwykle wtedy mam już za sobą wszystkie ważne zadania tego dnia). Jedynym wyjątkiem są dni, kiedy wieczorem prowadzę webinar lub kursowe spotkanie live. Ale to nie zdarza się często, zwykle maksymalnie raz w tygodniu.

Przez kilka tygodni mierzyłem, ile czasu zajmuje mi takie planowanie – jest to około 5 minut, dzięki temu, że dzień wcześniej mam przygotowaną listę zadań (z przeglądu tygodnia) i rytuały zamknięcia poprzedniego dnia.

Plan a życie

Nie ma dnia, w którym zrealizowałbym plan w pełni. I nie ma w tym nic złego. Kilka razy na tym blogu przytaczałem już słowa Dwighta Eisenhowera, które bardzo tutaj pasują:

Przygotowując się do bitwy, zawsze orientowałem się, że plany są bezużyteczne, ale planowanie jest nieodzowne.

Planowanie dnia pozwala mi świadomie wybierać, na czym chcę się skupić, i reagować elastycznie, gdy coś się zmienia. Dzięki planom wiem, jaki jest skutek tych zmian.

Jeśli w ciągu dnia wydarzy się coś, co wpływa na moje plany, wtedy zgodnie z założeniami tej techniki w kolumnie „Zaktualizowany” wpisuję nową wersję planu i ją realizuję. Przyczyn zmian może być wiele – niespodziewane wydarzenie w projekcie, rzeczy związane ze zdrowiem, zmęczenie, niespodziewany telefon od klienta i wiele innych.

Zauważyłem, że przeważnie realizuję zadania zaplanowane do 12–13, a zmiany często dotyczą popołudnia. Wyciągam z tego wnioski i uwzględniam je w swoich planach na kolejne dni.

Moje wnioski

Po kilku tygodniach testowania zauważyłem kilka powtarzalnych sytuacji, przeanalizowałem je i wyciągnąłem kilka wniosków.

Czas do południa zwykle jest przewidywalny – dlatego planuję na wtedy to, co najważniejsze w ciągu dnia, czyli pracę z zadaniem oznaczonym „Highlight of the day”, zadania związane z projektami z 12-tygodniowego roku oraz inne kluczowe projekty. Po południu planuję spotkania i pracę, która jest mniej pilna.
Zauważyłem, że na początku planowałem zbyt mało przerw. Teraz planuję czas na spacer z psem, przygotowanie jedzenia oraz drzemki (zdarzają się dwie w ciągu dnia ;) ).
Ograniczyłem liczbę zadań na dzień. Kiedyś planowałem nawet 35–40 zadań dziennie (bardzo różnego „kalibru”). Kiedy zacząłem planować każdą minutę dnia, od razu zauważyłem, że wykonywanie tylu zadań nie jest możliwe! Mam odgórny limit, który sam na siebie nałożyłem – wynosi on 20 zadań. Jeżeli rano w Todoist (używam tej aplikacji do zarządzania zadaniami) jest więcej niż 20 zadań, zaczynam od ich usuwania, aby było ich mniej niż 20.
Jest mi się łatwiej skupić na pracy i mniej używam mediów społecznościowych w dzień. Myślę, że ma to związek z jasnym rozpisaniem, co kiedy się dzieje.

Widzę pozytywny wpływ takiego planowania na moją produktywność. Na początku bałem się, że to będzie obciążające – wydawało się takim sztywnym planowaniem, które może frustrować, gdy plany się zmieniają. Okazało się jednak, że jest zupełnie odwrotnie – odkąd planuję także czas na odpoczynek, relaks i inne obszary, takie planowanie jest dla mnie bardzo pomocne. Mocniej skupiam się nad wybranym obszarem, szybciej kończę zadania i jednocześnie więcej odpoczywam, bo w lepszy, zaplanowany sposób.

Jak możecie zacząć?

Ciekawi mnie, czy przekonałem Was, że warto tak działać. Jeżeli tak i chcielibyście spróbować, to zachęcam zacząć od małego kroku. Wybierzcie taki moment dnia, w którym macie najwięcej kontroli, i zacznijcie planować od niego. Początkowo może to być nawet jedna godzina, rano lub po południu, jeżeli w ciągu dnia jesteście w pracy i tam nie macie możliwości ułożenia takiego harmonogramu. Spędźcie tę jedną godzinę nad wybranym przez siebie obszarem. Jeżeli w Waszym przypadku takie działanie się sprawdzi, to możecie je rozszerzać na większą część dnia.

Podsumowanie

Po kilku tygodniach testowania wdrożyłem to podejście na stałe do swojego działania. W tym czasie dokończyłem projekt, nad którym pracowałem, rozpocząłem kolejne, zamknąłem kilka otwartych wątków, zwiększyłem czas, który spędzam na tworzeniu. Widzę pozytywne aspekty takiego myślenia o dniu. Jednocześnie weekendy, poranki i wieczory w tygodniu zostawiam sobie bez planów. Niech to będzie podsumowaniem i rekomendacją.