Moje poczucie bezpieczeństwa dzięki współpracy z zaufaną księgową

Jak często zdarza się Wam czytać treści nowych ustaw i rozporządzeń dotyczących podatków? Przyznam się, że mi rzadko, choć zdarzało się to na początku prowadzenia firmy. A przecież przepisy stanowione przez te ustawy i rozporządzenia dotyczą mnie, mojej działalności i jestem odpowiedzialny za ich stosowanie. Dlatego dla mnie tak ważna jest dobra współpraca z osobą, która zajmuje się moją księgowością. Współpracuję z Anią, która jest księgową w serwisie inFakt.

Dzięki Ani czuję się bezpiecznie, bo wiem, że przestrzegam wszystkich przepisów i dopełniam moich obowiązków jako właściciel firmy. Jak wygląda moja współpraca z księgową? O tym poniżej.

Artykuł został napisany we współpracy z inFaktem, który prowadzi moją księgowość. Z ich usług korzystam już od ponad trzech lat.

Artykuły, które ukazały się w tej serii:

Poczucie bezpieczeństwa

Czasami, niby żartem, mówię, że tak naprawdę to, za co płacę księgowej, to poczucie bezpieczeństwa. Jasne, że to, czym księgowe i księgowi się zajmują, to zarządzanie dokumentacją finansową firmy, sprawdzanie i upewnianie się, że dopełniam wszystkich obowiązków przedsiębiorcy, komunikacja z urzędem skarbowym, obliczanie podatków i opłat, przypominanie o nadchodzących terminach płatności i wysyłania dokumentów. Ale to wszystko składa się na to, że jestem spokojny, że ten obszar działalności prowadzę zgodnie z przepisami. Z przepisami, które nieustannie się zmieniają, które podlegają interpretacji i których nie jestem w stanie śledzić. Dlatego zaufanie w tej współpracy to podstawa.

Wybór księgowej

Firmę prowadzę od września 2015 roku. Na początku moją księgowość prowadziła firma, z której usług byłem zadowolony, ale w której nigdy nie poznałem swojej księgowej – widziałem tylko maile od niej. W pewnym momencie, kiedy zacząłem prowadzić też sprzedaż przez Internet i chciałem mieć pełną obsługę tej działalności wraz z resztą księgowości (automatycznie wystawiane faktury sprzedażowe ze sklepu w jednym systemie, w którym wystawiam faktury ręcznie za warsztaty – o tym w jednym z następnych wpisów), szukałem systemu księgowego, w którym miałbym te rzeczy zapewnione. Tak trafiłem do inFaktu. Tam na samym początku zostałem poproszony o wybór księgowej lub księgowego. Na stronie inFaktu jest lista osób, z którymi można współpracować. Można też podpytać znajomych, którzy współpracują z inFaktem, o opinię i na tej podstawie wybrać swojego księgowego. Ja właśnie tak zrobiłem i w ten sposób trafiłem pod skrzydła Anny Ungeheuer. I nie mogłem trafić lepiej!

Chciałbym tu jednak podkreślić jedną rzecz – dotyczy to współpracy z księgowymi, ale też każdą inną osobą, czy to prywatnie, czy w ramach firmy – warto dobierać osoby do współpracy, patrząc też na zgodność sposobu działania. Nawet jeżeli ktoś jest najlepszym specjalistą, ale źle nam się z nim pracuje, to nie warto się męczyć. Naprawdę można znaleźć osoby, które mają wiedzę i odpowiadają nam stylem bycia, pracy, komunikacji itd. U mnie to działa też w drugą stronę – otwarcie mówię o tym moim klientom, z którymi pracuję. Mówię im, że jeżeli czują, że coś im przeszkadza w pracy ze mną, to są odpowiedzialni wobec siebie samych za to, żeby o tym powiedzieć i zakończyć współpracę. Pracując z obszarami wymagającymi dużego zaufania (a taka jest moja praca), trudno otworzyć się przed kimś, z kim nie czujemy się komfortowo.

To samo dotyczy księgowych – przecież dajemy im pełen dostęp do informacji finansowych, warto więc, aby był to ktoś, z kim nam się dobrze pracuje.

Relacja z księgową

Bardzo mi się spodobało to, że już w pierwszych dniach Ania umówiła się ze mną na rozmowę, na której przedstawiliśmy się sobie, trochę porozmawialiśmy o tym, jaka jest natura tego, co robię, i omówiliśmy zasady współpracy. Ja w swoich talentach w top 5 mam indywidualizację i empatię, a w top 10 bliskość i bardzo potrzebuję znać osoby, z którymi pracuję. Swoją drogą Ania też zna swoje talenty i czasami o nich rozmawiamy, a na pewno ich świadomość bardzo pomaga nam współpracować. Zresztą Ania wystąpiła w jednym z odcinków podcastu, razem z Moniką Sławińską-Pietrak, gdzie opowiedziały o swoich talentach w pracy księgowej. Współpracuję z Anią od stycznia 2018 roku i regularnie rozmawiamy o tym, jak nam się współpracuje, co bardzo pomaga omawiać sprawy księgowe i finansowe.

Moja współpraca z księgową

Mogłoby się wydawać, że współpraca z księgowymi ogranicza się tylko do wysyłania dokumentów kosztowych i otrzymywania podsumowań księgowych z informacją, jakie są opłaty za ZUS i podatki do zapłacenia. Tak, jest to bardzo ważna część tej współpracy, ale na pewno niejedyna i nawet nie wiem, czy najważniejsza.

W ramach swojej działalności robię różne rzeczy – prowadzę warsztaty, indywidualne konsultacje, dłuższe współprace, sprzedaż przez Internet (e-booki, kursy, dostępy do społeczności). Warsztaty też różnią się między sobą – niektóre są dla instytucji edukacyjnych, inne dla klientów spoza Polski, a w przypadku jeszcze innych w cenę wliczone są opłaty za pomoc w wykupieniu kodów. Za każdym razem, kiedy zdarza się nowy przypadek, taki, z którym wcześniej się nie spotkałem, mogę zadzwonić do Ani i zapytać ją o to, jak to prawidłowo zrobić – zgodnie z przepisami, a jednocześnie najłatwiej dla mnie i dla klienta. Kiedy myślę o nowej usłudze, tak jak np. o uruchomionym ostatnio serwisie Intencjonalnie.pl, to księgowa jest jedną z pierwszych osób, z którymi o tym rozmawiam, sprawdzając, czy wybrany przeze mnie model jest możliwy do zrealizowania zgodnie z przepisami.

Często zdarza się też, że pojawiają się nowe przepisy lub wymagania wobec przedsiębiorców. Ten obszar działania też jest dla mnie łatwiejszy, bo z wyprzedzeniem jestem o tym informowany przez Anię – dostaję informację, co się zmienia, jakie są tego konsekwencje dla mojej działalności oraz jakie mam możliwości. Na podstawie tych informacji zwykle jestem w stanie łatwo zdecydować, co zrobić. A kiedy mam wątpliwości, to po prostu dzwonię do księgowej i je wyjaśniam.

Możliwość konsultacji i sprawdzenia, to, że mogę to robić z osobą, z którą się znam i z którą mam relację, okazała się kluczowa. Dopóki tego nie sprawdziłem, to nie wiedziałem, jak istotne to jest. Tak jak pisałem powyżej, do inFaktu przeniosłem się w momencie, gdy potrzebowałem zintegrować platformę sprzedażową z resztą księgowości i chciałem mieć wszystko w jednym miejscu. Ta część super działa. Ale najbardziej zyskałem na świetnej relacji z księgową, z Anią, która sprawia, że dużo bezpieczniej czuję się ze swoją działalnością.

Podsumowanie

Wybór osób, z którymi się współpracuje, prowadząc firmę, jest dla mnie bardzo ważny. Dobranie osoby, która zajmuje się księgowością, jest wręcz kluczowe. Bardzo się cieszę, że dzięki rekomendacji znajomych i opiniom na stronie księgowych w inFakcie wybrałem współpracę z Anią. Dzięki nawiązanej relacji ta współpraca sprawia, że ze spokojem myślę o sprawach księgowych. Jeżeli prowadzicie firmę, to z całego serca życzę Wam dobrych relacji z księgowymi.