Upraszczanie w obszarze finansów – automatyzacja i procesy

Kiedyś, gdy słyszałem słowo „proces”, miałem ochotę uciekać – kojarzyło mi się z czymś nudnym i żmudnym. Moje podejście bardzo zmieniło się przez lata. Teraz doceniam dobrze zaprojektowany proces, a jeżeli jeszcze do tego uda się go zautomatyzować, to jestem zachwycony. O tym będzie dzisiejszy wpis – o procesie, który automatyzuję, oraz o innych procesach, które opisuję, żeby jak najszybciej je wykonywać, przy jak najmniejszym zaangażowaniu mojej uwagi, a w przyszłości w ogóle je delegować.

Artykuł napisany we współpracy z inFaktem, który prowadzi moją księgowość. Z ich usług korzystam od 2018 roku.

Artykuły, które ukazały się w tej serii:

• Co robię, aby być spokojnym o finanse firmowe?
• Co robię, aby być spokojnym o finanse firmowe – nawyki tygodniowe i miesięczne
• Moje poczucie bezpieczeństwa dzięki współpracy z zaufaną księgową

Automatyzacja

W pierwszym artykule z tej serii pisałem, że wybrałem inFakt z kilku powodów. Jednym z nich była chęć zintegrowania mojego sklepu z systemem do wystawiania faktur. Ale miałem też dodatkowy warunek – żeby ten system był połączony z moją księgowością. Chciałem, żeby faktury wystawione przy sprzedaży rzeczy ze sklepu oraz te, które ręcznie wystawiam za moje usługi, automatycznie były widoczne w jednym miejscu. Dzięki temu mam przegląd przychodów w jednym systemie, co po pierwsze daje mi na bieżąco informacje o sytuacji finansowej, a po drugie likwiduje potrzebę ręcznego eksportowania i importowania dokumentów między systemami.

Korzystając z pulpitu finansowego, widzę, jak wyglądają moje finanse. 

Jak taka integracja wygląda w praktyce? W aplikacji inFaktu generuję klucz API, który potem dodaję w ustawieniach sklepu. W przypadku mojego sklepu (sklep oparty na Easy Digital Downloads) był już dostępny plugin (WP inFakt), który taką integrację zapewniał. W konfiguracji tego pluginu wystarczyło podać klucz API, ustawić stawkę podatku VAT (domyślną dla całego sklepu, oraz dedykowaną dla tych produktów, które mają inną stawkę VAT) i wszystko zaczęło działać.

W zależności od ruchu w sklepie i na stronie z kursami (tam taka integracja też jest włączona) szacuję, że miesięcznie oszczędzam na tej automatyzacji od 1 do 5 godzin.

Możecie zapytać, czy warto robić taką automatyzację, żeby oszczędzić kilka godzin. Bez wahania odpowiem – tak! Po pierwsze automatyzacja pomaga uniknąć błędów. Jak robię coś ręcznie, zawsze jest ryzyko, że coś źle skopiuję, przeniosę itd. Przy zautomatyzowaniu procesu unikam tych błędów. Ale chyba nawet ważniejsze jest to, że nie wykonuję czynności, które są żmudne i powtarzalne.

Procedury

Powyżej opisałem automatyzację. Tam, gdzie to jest możliwe, albo może inaczej – przygotowane, wykorzystuję ją. Tam, gdzie taka automatyzacja nie jest możliwa, przygotowuję procedury, które mają mi pomóc:

• wykonać dane złożone zadanie optymalnie – bez zastanawiania się nad następnym krokiem,
• wykonać je powtarzalnie,
• dać możliwość przyjrzenia się temu, jak to robię, i optymalizować,
• przygotować je do delegacji innym – kiedy już będzie na to dobry moment. 

Wśród moich dominujących talentów są organizator i dyscyplina. W opisach tych dwóch talentów znajdziecie wspomnienia procedur i stałych sposobów działania. Co ciekawe, dla każdego z nich są opisane inne potrzeby wpływające na tworzenie procedur. Dla organizatora (u mnie na drugim miejscu w profilu) procedury pomagają optymalizować działanie i sprawić, że można się zająć innymi wątkami. Dla dyscypliny jako motywacja jest wspomniana przewidywalność i porządek. Te dwa podejścia bardzo się u mnie uzupełniają.

Jak tworzę procedury

Czy tworzenie procedury jest trudne? Nie jest. Czy wymaga rutynowego podejścia – w moim przypadku tak. Kiedy chcę stworzyć procedurę dla nowego procesu, to zaczynam od stworzenia pustego dokumentu. Kiedy rozpoczynam pracę z obszarem, który chcę „oprocedurować”, to spisuję krok po kroku, co robię. Powstaje zapis czynności. Kiedy skończę daną czynność, to zapisuję procedurę. Gdy wykonuję tę czynność następnym razem, wyciągam procedurę i realizuję krok po kroku to, co jest w niej zapisane, tak jakbym nigdy wcześniej tego nie robił. Zwykle wtedy zauważam nieścisłości w tym, co zapisałem za pierwszym razem. Uzupełniam je. Powtarzam ten proces 3–4 razy. Zwykle to wystarczy, żeby procedura była dobrze opisana. Jest gotowa do stosowania – to zwalnia mnie z potrzeby skupiania się tak bardzo w czasie jej wykonywania. I jest pierwszym krokiem do oddelegowania tej czynności komuś lub zautomatyzowania jej, jeżeli pojawi się taka możliwość techniczna. 

Przykłady procedur

Dla kilku obszarów z finansami mam takie procedury. Pokażę Wam kilka z nich.

Koniec miesiąca – sklep

Cel procedury:

• pobranie listy transakcji i przesłanie do aplikacji inFakt – dokument sprzedaży dla księgowej

Kroki procedury:

1. Zalogować się do sklepu pod adresem sklep.dominikjuszczyk.pl/.
2. Otworzyć stronę z raportami pod adresem yyy.
3. Ustawić daty eksportu na poprzedni miesiąc.
4. Ustawić typ transakcji na zakończone.
5. Pobrać raport.
6. Otworzyć go w Excelu, ustawiając typ dokumentu jako csv, kodowanie UTF-8.
7. Zapisać dokument w formacie xlsx.
8. Wysłać do aplikacji inFaktu.

Jak widać, procedura nie jest długa, ale szczegółowa. Zdarzało się np., że zapomniałem ustawić kodowanie i wtedy w raporcie pojawiały się „szlaczki”. Taka procedura jest już przetestowana, bo wykonałem ją kilka razy. Jeżeli będę chciał, to mogę łatwo przekazać ją komuś do wykonania. Dołączam do niej zrzuty ekranu, żeby dodatkowo się upewnić, że wszystko wykonuję zgodnie z nią.

Koniec miesiąca – godziny pracy współpracowników

Cel procedury:

• zebranie informacji od współpracowników o wykonanych zadaniach i czasie spędzonym nad ich wykonaniem, wysłanie do księgowej w celu wystawienia rachunków i opłacenia usług

Krok procedury:

1. Pierwszego dnia miesiąca wysłać prośbę o raporty.
2. Dla osób, których wynagrodzenie jest zależne od liczby sprzedanych rzeczy, wygenerować raport sprzedaży i przesłać go do tych osób.
3. Na podstawie przesłanych raportów od współpracowników i wygenerowanych raportów sprzedaży wysłać informacje do księgowej.
4. Po otrzymaniu od księgowej rachunków rozesłać je do współpracowników.
5. Zalogować się do banku i korzystając z zachowanych odbiorców wykonać przelewy, podmieniając kwoty i tytuły przelewu.
6. Wysłać potwierdzenie przelewów do księgowej. 
7. Wysłać potwierdzenie przelewów do współpracowników.

Tutaj też procedura nie jest długa, ale jej szczegółowość pomaga mi nie zapomnieć o kolejnych krokach. Mam ją rozpisaną w Todoist (z datą początku miesiąca). 

Wystawienie faktury 

Cel procedury:

• przesłanie poprawnie wypełnionej faktury do partnera biznesowego

Kroki procedury:

1. Zweryfikować w umowie kwotę, która ma się pojawić na fakturze (umowa, e-mail). Sprawdzić termin płatności.
2. Jeżeli to pierwsza faktura w ramach nowej współpracy – potwierdzić dane do jej wystawienia.
3. Otworzyć aplikację inFaktu.
4. Jeżeli to pierwsza faktura w ramach współpracy, to wybrać „Nowa faktura” i dodać klienta na podstawie NIP-u (automatyczny import danych).
5. Jeżeli to powracający klient, to wyszukać w aplikacji inFaktu ostatnią fakturę dla tego klienta i utworzyć nową, korzystając z funkcji „Wystaw podobną”.
6. Wypełnić dane faktury – usługi, produkty itd. zgodnie z danymi z pkt 1. Ustawić GTU na 12.
7. Ustawić datę sprzedaży i termin zapłaty za fakturę. 
8. Wysłać fakturę mailem, korzystając z opcji „Wyślij fakturę e-mailem”.

Akurat tę procedurę sprawdzałem ostatnio bardzo uważnie, bo możliwe, że ten obszar niedługo będę delegował. W inFakcie można od pewnego czasu dodawać współpracowników i dawać im pewne prawa, np. do wystawiania faktur.

Podsumowanie

W przeszłości bardzo często polegałem na pamięci i nie spisywałem procedur ani nie sprawdzałem, co mogę automatyzować. Ale kiedy policzyłem, ile czasu w miesiącu spędzam nad tymi powtarzalnymi zadaniami, to okazało się, że nie jest to kilkanaście minut, tylko więcej. Nawet jeżeli nie deleguję tych obszarów od razu, to spisanie kroków pozwoliło mi zauważyć, gdzie mogę coś zrobić prościej lub szybciej. Zadziałała tu zasada, że to, co spisane, jest bardziej namacalne niż to, co w głowie. Dzięki temu zauważyłem też, jak często korzystam z infakt.pl – praktycznie w każdej procedurze związanej z finansami używam ich aplikacji.

Zobaczyłem również, że dużą część procedur mogę przekazać innym osobom. Zresztą jest to teraz dostępne w aplikacji inFaktu dzięki rolom, które mogę przypisywać moim współpracownikom, dając im dostęp tylko do części informacji. 

Dlatego uważam, że warto spisywać procedury. Warto szukać możliwości automatyzacji. Nawet jeżeli wydaje się nam, że te czynności nie zajmują dużo czasu. Kiedy jednak to wszystko się zsumuje, to okazuje się, że oszczędności są zauważalne.