Narzędzia i aplikacje – wsparcie w codziennej pracy. Przegląd

Zanim kupię narzędzia i aplikacje, niezależnie od ceny zostawiam sobie trochę czasu na zastanowienie się i przede wszystkim opadnięcie emocji. Nie chcę podejmować decyzji pod ich wpływem, ponieważ kiedyś kupowałem rzeczy bardzo impulsywnie.

Dlaczego dzielę się listą narzędzi, z których korzystam? Po pierwsze, wiele osób mnie o to pyta, a informacje zebrane w jednym miejscu łatwiej jest wysłać. Po drugie, chcę dokładnie opisać, czego używam na co dzień – może dzięki temu zyskamy okazję, by porozmawiać w komentarzach i wzajemnie pomóc sobie zoptymalizować pracę.

Na koniec wstępu jeszcze małe wyznanie: trochę jestem gadżeciarzem. Lubię dobrze zaprojektowane oraz użyteczne narzędzia i aplikacje. Lubię je testować i sprawdzać, jak pasują do mojego flow pracy. Dużo rzadziej niż kiedyś zmieniam to, czego używam, ale wciąż zdarza mi się coś kupić, bo albo sprawi mi to radość, albo poprawi skuteczność o kilka procent.

Nawyki ważniejsze niż narzędzia i aplikacje

Będę powtarzał to do znudzenia: narzędzia są wtórne do nawyków. Nawyki są ważniejsze od narzędzi. Dużo istotniejsze jest to, co robimy regularnie i jakie rutyny budujemy. Przy dobrych nawykach narzędzia i aplikacje mogą zrobić dużą różnicę. Ale tylko wtedy, gdy zaczniemy od dobrych nawyków.

Co z tego, że mam świetny sprzęt do nagrywania audio do podcastów, jeżeli regularnie nie siadam, nie zapisuję pomysłów, nie nagrywam kolejnych odcinków? Ale jeżeli mam zbudowany nawyk pracy nad podcastem, to dobry sprzęt audio może mnie przenieść na wyższy poziom. Sprzęt sam w sobie nic nie może zrobić.

Jak zorganizowałem swoją listę narzędzi i aplikacji?

Listę podzieliłem na kilka kategorii zawierających narzędzia i aplikacje – tak żeby łatwiej się przeglądało. Będę ją na bieżąco rozwijał i aktualizował, jeżeli coś się będzie zmieniać.

Sprzęt

W tej kategorii wypisałem fizyczne rzeczy, których używam regularnie. Nie dodawałem tutaj tego, co mam, ale czego nie używam. Nie ma takich rzeczy dużo – zwykle szybko je sprzedaję lub oddaję innym osobom.

Lubię dobrze zaprojektowany, niezawodny i dobrze ze sobą współpracujący sprzęt. Patrzę też na jakość i przewidywaną długość działania. Na przykład telefon wymieniam średnio co 3–4 lata.

Komputer

Jeżeli chodzi o komputery, tablety i telefony, bardzo ważny jest dla mnie ekosystem. Chcę mieć ogromną łatwość przenoszenia rzeczy, które robię, z urządzenia na urządzenie. Dlatego mam sprzęt Apple, w którego przypadku to po prostu działa (np. przesyłanie plików z AirDrop czy kopiowanie i wklejanie tekstu i obrazów).

• Mac mini M1 z 16 GB RAM-u
  • Mój podstawowy komputer, którego używam w swoim domowym biurze, podłączony do monitora (opisanego poniżej). Niewielki komputer, który świetnie radzi sobie z codziennymi zadaniami, ale kiedy potrzebuję zmontować wideo, to też bez problemu mogę to zrobić.
  • Zbyt uciążliwe było dla mnie przełączanie się między komputerami – w całości przełączyłem się na MacBooka Pro.
• MacBook Pro
  • Był MacBook Air
    • Korzystam z niego głównie na warsztatach stacjonarnych i na dłuższych wyjazdach, gdy coś nie jest możliwe do zrobienia na iPadzie (np. praca w pliku Excela z makrami). Model sprzed kilku lat.
  • Praca na wyjazdach (iPad niestety w wielu miejscach nie wystarcza), praca z większymi dokumentami. Czasami edycja video i zdjęć. Na dłuższych wyjazdach zastępuje Maca mini

• iPad Pro 11 cali
  • Mój komputer przenośny. Kiedy jestem poza domem lub w podróży nie służbowej, w 95% sytuacji korzystam z iPada. Na co dzień służy mi przede wszystkim do notowania i rozrywki. Poprzedniego używałem przez 4 lata.
• iPhone 12 Pro
• Apple Watch (chyba 5)
  • Dużo na nim… notuję, korzystając z aplikacji Drafts. Dobrze na mnie działa śledzenie aktywności – chcę codziennie domykać kółka ;)
• Garmin Epix 2
  • Byłem bardzo zadowolony z Apple Watch, ale dużo więcej teraz mam aktywności i chciałem mieć zegarek sportowy, którego bateria trzyma więcej niż jeden dzień. Brakuje mi głosowych komend i odblokowania komputera zamiast zegarka. Reszta jest dla mnie niemal niezauważalna po zmianie.

• Monitor ultra wide Dell U3818DW (3840 × 1600)
  • Mogę obok siebie otworzyć trzy dokumenty lub aplikacje (np. edytor tekstu, notatki i przeglądarkę) i wygodnie pracować.
• Klawiatura Logitech MX Keys for Mac
  • Mogę się przełączać między trzema urządzeniami. Czasami to robię, żeby pisać w iPhonie, korzystając z klawiatury.
• Myszka Logitech MX 3 – obsługuje niektóre gesty z Mac OS
• Gładzik Touchpad
• CalDigit – hub na stałe podpięty do Maca mini

Audio i wideo – przydatne narzędzia i aplikacje

Wypisane poniżej rzeczy służą mi do nagrywania podcastów i wideo do kursów, a także prowadzenia webinarów i warsztatów online. Są tutaj też sprzęty, które pomagają mi się relaksować i odpoczywać.

• Aparat: Olympus OM-D E-M5 Mark II z obiektywem 12–40 mm f/2.8 Pro
  • Ten aparat przejął rolę “kamerki” – podłączony jest do komputera.
• Aparat Canon R z zestawem obiektywów

• Rejestrator: Zoom H6 – mogę do niego podłączyć (z dodatkową głowicą) do sześciu mikrofonów, z czego korzystam przy nagrywaniu Męskich spotkań
• Mikrofony: sześć razy Sennheiser E835 – sześć, bo w czasie Męskich spotkań chcę nagrywać każdą osobę na oddzielnej ścieżce
• Głośnik: Sonos Play 5 – trochę przypadkiem do mnie trafił i jest bardzo miłym elementem przestrzeni, a ponieważ obsługuje AirPlay, mogę na nim odtwarzać muzykę z dowolnego urządzenia, które mam w domu
• Słuchawki: Sony MDR 7506 – do słuchania muzyki, nagrywania i streamingów
• Lampa do webinarów i pracy online: lampa pierścienowa DexXer SY-3161 LED 65W 44CM
• Dwie lampki Elgato Key Air – do webinarów i pracy online – równomierne oświetlenie plus przydatne przy nagrywaniu innych materiałów.
• Interfejs audio EVO 4 – pozwala mi wygodnie korzystać z mikrofonu, którego używam do nagrywania podcastu i spotkań online

Biuro

• Biurko podnoszone elektrycznie – zwykły model z dwoma przyciskami; przynajmniej dwa razy w ciągu dnia pracuję przez chwilę na stojąco
• Krzesło – ergonomiczne, w końcu spędzam na nim sporo czasu
• Kilka zewnętrznych dysków SSD
• Stary NAS Synology – do robienia kopii zapasowych (dwa dyski 2 TB w RAID 1)

Aplikacje

Ta kategoria jest chyba najtrudniejsza do opisania i najczęściej się zmienia. Aplikacje podzieliłem na cztery grupy: w przeglądarce, na komputerze, mobilne (telefon i tablet) oraz wspólne, czyli używane na wszystkich urządzeniach (to główny powód, dlaczego mam urządzenia w jednym ekosystemie).

Wspólne

• Spark – aplikacja do obsługi poczty, której używam na komputerze, na tablecie i w telefonie; na komputerze pozwala mi korzystać ze skrótów takich jak w Gmailu (kiedy pracuję z mailami, praktycznie nie dotykam myszki)
• Drafts – służy mi do szybkich notatek: pisanych i głosowych (po najnowszej aktualizacji systemu na iPadzie testuję notatki systemowe)
• Todoist – moja podstawowa lista zadań (nawet jeśli mam zadania gdzie indziej, np. w Asanie lub Teamwork, to danego dnia i tak wszystkie lądują w Todoist)
• Apple Notes – notatki szyfrowane przechowuję w notatkach systemowych
• Day One – miejsce, gdzie prowadzę dziennik
• Spotify – wiadomo :)
• Netflix – wiadomo :)
• Toggl – zapisywanie czasu pracy na potrzeby rozliczeń z klientami
• iThoughts – tworzenie map myśli
• Obsidian – podstawowe narzędzie do zapisywania notatek, procesu myślowego, znajdowania nowych połączeń
  • przejął część rzeczy, które robiłem w Drafts – szybkie notatki robię teraz tutaj.
• Ulysses – tu piszę teksty, które są gdziekolwiek publikowane; to świetne narzędzie pozwala mi pisać na dowolnym z moich urządzeń i swobodnie się między nimi przenosić
• Be Focused Pro – korzystam w czasie sesji Pomodoro
  • korzystam z timera w zegarku,
• Freedom – wyłącza dostęp do stron, które mnie rozpraszają, na wybrany przeze mnie czas
• Google Drive – główna chmura, w której przechowuję pliki firmowe i prywatne
• YNAB – w You Need a Budget zarządzam prywatnym budżetem
• Coursera – miejsce, z którego najczęściej korzystam, robiąc kursy online
• Shortform – serwis z ciekawie zrobionymi podsumowaniami i recenzjami książek
• Feedly – bardzo lubię ten sposób zbierania treści z serwisów, które mnie interesują (ktoś jeszcze korzysta z RSS-ów?)
• Pocket – tu przechowuję listę artykułów, które chcę przeczytać
• Slack – do komunikacji z dwoma klientami
• Zoom – moje główne narzędzie do spotkań online
• Google Docs – wykorzystuję zwłaszcza dokumenty i arkusze
• Adobe Lightroom – edycja zdjęć

Przeglądarka

• Canva – przygotowanie prostych grafik (np. do cyklu #sześć)
• Facebook – wiadomo :) FB używam w 95% do prowadzenia grupy „Z pasją o mocnych stronach”
• Teamwork – narzędzie do zarządzania projektami, w którym współpracujemy w ramach zespołu NPP
  • Notion – przeniosłem się do tej aplikacji, bo daje nam większą elastyczność.
• inFakt – aplikacja i narzędzie do obsługi księgowości, automatycznego wystawiania faktur w sklepie i dla kursów

Narzędzia i aplikacje mobilne

• GoodNotes – moje główne narzędzie do ręcznego notowania, używane na iPadzie
• PDF Expert – praca z PDF-ami: wypełnianie ich, tłumaczenie, czytanie z zaznaczeniami itd.
• Instagram – wiadomo
• Readwise – kiedy czytam książki papierowe, za pomocą tej aplikacji zaznaczam przeczytane fragmenty, które potem mogę synchronizować z Obsidianem
• I am – aplikacja, która w ciągu dnia pokazuje mi moje afirmacje
• Overcast – tutaj słucham podcastów; w aplikacji bardzo wygodnie jest dzielić się fragmentami i zapisywać je do notatek
• Audible – moje ulubione miejsce do czytania książek, mam abonament, który obejmuje dwie książki miesięcznie
• AccuWeather – sprawdzanie pogody (telefon i zegarek)
• Lightroom – powoli wracam do zabawy fotografią
• Google Maps – wiadomo
• Mapa Turystyczna – planowanie wycieczek, ale również miejsc do biegania (wymiennie z Mapy.cz)
• HappyCow – kiedy jestem w nowy mieście, pomaga mi znaleźć knajpy z wegańskim (ale też wegeteriańskim) jedzeniem

Desktop

• Keynote – 90% prezentacji robię w Keynote, zdarza mi się także w Google Slides
• Office 365 – Word i Excel

Hosting

Kiedy prowadzi się działalność online, wiele rzeczy dzieje się na serwerach i hostingach. U mnie jest to kilka usług, oprócz samego hostingu, gdzie postawione są moje strony.

• ActiveCampaign – lista mailingowa, a właściwie listy, bo jest ich kilka
• Circle.so + Memberful EasyCart– te dwa systemy obsługują intencjonalnie.pl; Circle.so bardzo ciekawie się rozwija
• WordPress (kilka stron i podcasty) – wiadomo
• Google Workplace – obsługa poczty, chmury współdzielonej
• Analytics – wiadomo

Czytanie – narzędzia i aplikacje

Kilka narzędzi i aplikacji, które pomagają w czytaniu i przetwarzaniu książek, opisałem już wcześniej (Obsidian, Readwise). Ale tak bezpośrednio do czytania używam poniższych dwóch rzeczy.

• Kindle Paperwhite 3 – korzystam od paru lat, działa niezawodnie
• Aplikacja Kindle na telefonie i tablecie – tak naprawdę więcej książek czytam, korzystając z aplikacji Kindle na tablecie; notowanie na pełnej klawiaturze jest dużo łatwiejsze, a dzięki temu zapisuję więcej myśli związanych z moimi lekturami

Analogowe

Wciąż używam na co dzień kilku tradycyjnych narzędzi. Sprawia mi to dużą radość, jednak jest mniej (dla mnie!) użyteczne niż korzystanie z wyżej opisanych narzędzi i aplikacji.

• Pióro Kaweco AL Sport – pióro, dzięki któremu trochę częściej piszę na papierze
• długopis Leuchtturm1917
• Kilka ulubionych notatników – ważna jest dla mnie jakość papieru, zwykle używam wzoru w kropki
• Brushpeny – lubię czasami zakreślić część tekstu, korzystam wtedy właśnie z brushpenów

Narzędzia i aplikacje – podsumowanie

Ciekaw jestem, jak postrzegasz moją listę. Sam jestem zaskoczony, ile rzeczy tutaj umieściłem, a pewnie o niektórych zapomniałem. Jeżeli nie widzisz na liście jakiegoś elementu, a wydaje Ci się, że może być potrzebny do pracy, to napisz w komentarzu – dam znać, czego używam (jeżeli używam) w tym obszarze.

Tak jak wspomniałem we wstępie, co jakiś czas będę aktualizował ten artykuł.

A jakie jest 5 podstawowych narzędzi i aplikacji, których Ty używasz na co dzień?