Dużo rzeczy zapisuję. Prowadzę dziennik, notuję mikroszczęścia i dobre komentarze, które otrzymuję. Wszystko to pomaga mi dostrzegać różne powtarzalne wzorce i wyciągać namacalne wnioski. Ostatnio dodałem dwa kolejne obszary, w których zapisuję, co się dzieje. Jeden z nich jest związany z codzienną praktyką, a drugi uwzględnia podejmowanie decyzji.
Zapis rozpraszaczy w czasie Pomodoro
Pierwszy z nowych spisów (które często nazywam logami – przyzwyczajenie z czasów, kiedy byłem programistą) dotyczy pracy z techniką Pomodoro. Nie będę opisywał jej dokładnie, bo zrobiłem to w podlinkowanym artykule. Opiszę natomiast aktywność związaną z tym sposobem pracy w skupieniu, o której często się zapomina.
W ramach pracy z techniką Pomodoro wybiera się jeden obszar skupienia, wyłącza się wszystko, co może przeszkodzić, i – w klasycznym podejściu – pracuje się nad wybranym zagadnieniem przez 25 minut.
W opisie techniki Pomodoro jest sugestia, aby w trakcie pracy w skupieniu mieć obok siebie czystą kartkę i długopis. Po co? Aby zapisywać wszelkie rzeczy, które nas jednak rozproszą. Ta kartka to nasz spis rozproszeń.
Dlaczego warto spisywać rozpraszacze? Z bardzo prostego powodu: żeby wyeliminować rzeczy, które nam przeszkadzają, a których nie przewidzieliśmy. Bo możemy zadbać o to, co według nas nam przeszkodzi, ale potem okazuje się, że nie o wszystkim pamiętaliśmy. U mnie już kilka dni takiego zapisywania pomogło ograniczyć rozproszenia o około 80%.
Na przykład okazywało się, że jakaś strona miała jednak pozwolenie na przesyłanie powiadomień – które od razu wyłączałem. Czasami część informacji miałem zachowaną w wiadomościach w mediach społecznościowych – więc przy okazji zaglądałem, co się tam dzieje. Teraz przed rozpoczęciem zadania wypisuję, co będzie mi potrzebne, tak aby nie sięgać do rozpraszających źródeł w trakcie pracy.
Ciekawy jestem Waszych eksperymentów z powyższym sposobem działania. Jestem niemal pewien, że zauważycie dzięki temu kilka obszarów do optymalizacji i szansę na pracę w większym skupieniu.
Podejmowanie decyzji – rejestr
Drugi log to rejestr decyzji. Jeszcze na etacie pracowałem między innymi jako kierownik projektów. Im większy był projekt, tym większa była potrzeba, aby podejmowane decyzje wpisać w rejestr. Przede wszystkim – aby pamiętać, dlaczego robimy coś tak, jak robimy, ale też po to, żeby potem móc się uczyć z własnych zapisków.
Ostatnio trafiłem na artykuł, który przedstawiał podobne podejście stosowane przez Petera Druckera, ale w obszarach pracy indywidualnej, a nawet w obszarach prywatnych.
Ze zdziwieniem stwierdziłem, że to przecież banalnie prosty pomysł, a ja go nie wdrażam. Podobne reakcje zdarzały się zresztą częściej – opisałem podejmowanie decyzji wraz z ich rejestrem w newsletterze i odezwało się do mnie wiele osób, które pracują z projektami i też nie pomyślały, żeby stosować coś, czego używają w pracy, do życia prywatnego.
Dlaczego warto to robić? Bo podejmowanie decyzji często odbywa się w kontekście danej chwili, aktualnych emocji i założeń. Jeżeli po pewnym czasie możemy ocenić konkretną decyzję, sprawdzając rezultaty i patrząc na elementy, które się do niej przyczyniły, to trenujemy się w podejmowaniu lepszych decyzji. Uczymy się od siebie samych i własnych doświadczeń!
Jak może wyglądać rejestr decyzji?
Wystarczy prosty arkusz, np. w Google Docs, z kilkoma kluczowymi polami. Stworzyłem taki plik dla siebie. Dla każdej decyzji są tam następujące kolumny:
- Decyzja
- Założenia
- Oczekiwany rezultat
- Data podjęcia decyzji
- Data sprawdzenia (+ 9 miesięcy)
- Wnioski.
Szablon możecie znaleźć tutaj (jeśli uważacie, że Wam się przyda, możecie go skopiować i używać).
Ustawiłem też w aplikacji Todoist (której używam do zarządzania zadaniami) cykliczne zadanie: sprawdzić, czy w logu z decyzjami nie pojawił się już jakiś alert, czyli potrzeba sprawdzenia decyzji. W zadaniu podlinkowany jest mój arkusz, więc nie muszę szukać pliku – jest on dostępny od razu, pod jednym klikiem.
Oczywiście nie zapisuję tam wszystkich swoich decyzji – to byłoby nadmiarowe i pewnie nawet obciążające. Otwieram plik tylko w przypadku decyzji, które są dla mnie ważniejsze lub mają potencjalnie istotniejsze skutki.
Żeby dać Wam perspektywę, jak wiele decyzji znajduje się w arkuszu, napiszę, że zacząłem prowadzić rejestr 5 tygodni temu i na razie zanotowałem trzy decyzje.
Dla każdej decyzji ustawiam datę sprawdzenia na za 9 miesięcy. Dlaczego właśnie tyle? Taką sugestię znalazłem we wspomnianym wcześniej artykule o podejściu Petera Druckera. Pewnie za kilka miesięcy zweryfikuję, czy to dobry dystans od momentu podjęcia decyzji, aby wyciągnąć z niej wnioski i czegoś się nauczyć.
Podsumowanie
Przedstawiłem Wam dwa rejestry, które prowadzę. Tak naprawdę jest ich więcej, przykładowo w obszarze budżetu osobistego i zawodowego – przecież to też rodzaj zapisu informacji i danych. Co jakiś czas sprawdzam, czy poszczególne rejestry nadal coś mi dają. Jeżeli tak, to kontynuuję dany rejestr. Jeżeli nie, to z niego rezygnuję.
A jakie rejestry Wy prowadzicie?
