#219 Jak może wyglądać przegląd tygodnia?

Kiedy prowadzę warsztaty z produktywności i efektywności osobistej i zespołowej, wspominam o kluczowych aktywnościach (nawykach), które pomagają w taki efektywny sposób działać. Zwykle wymieniam trzy kluczowe nawyki – jednym z nich jest REGULARNY przegląd tygodnia. Może on mieć różną formę, ale wydarza się co tydzień i zawiera element refleksji nad poprzednim tygodniem oraz przygotowanie do następnego. Ja sam już nieraz dzieliłem się swoim przeglądem tygodnia. Tym razem poprosiłem moich gości – Kasię John-Figarską oraz Marcina Kruszewskiego – o opowiedzenie jak wyglądają ich przeglądy tygodnia. Dużo się od nich nauczyłem i wiem, że także Wy też wiele wyciągnięcie z tego odcinka podcastu!

Gość i gościni

Kasia John-Figarska – jest w ciągłym procesie optymalizacji i łączenia wielu ról. Te rolę to m.in. mama, żona, przyjaciółka, project managerka, pasjonatka technologii, joginka, miłośniczka jedzenia i książek.

Marcin Kruszewski – prowadzi zespoły sprzedaży B2B. W życiu prywatnym interesuje się samorozwojem, sztuką i literaturą.

Linki

#124 Przegląd tygodnia – jeden z trzech najważniejszych nawyków w systemie produktywności

Intencjonalny newsletter

Co tydzień wysyłam list, w którym zapraszam do rozmowy i zadania sobie ważnych pytań.

Streszczenie

Dzisiaj możecie posłuchać dwóch rozmów z osobami, które prowadzą rozbudowany przegląd tygodnia. Chciałbym o tym opowiedzieć poprzez doświadczenia Kasi i Marcina, żebyście zobaczyli, że warto poświęcić czas na cotygodniowy przegląd. Nie trzeba ich sposobów kopiować jeden do jednego. Popatrzcie na to, jak oni działają jako na portfolio możliwości i wybierzcie to, co Wam będzie służyć.

Kiedy prowadzę warsztaty/szklenia/webinary wokół efektywność zawsze mówię o trzech kluczowych praktykach związanych z produktywnością (rozumianą jako narzędzie do tego, żeby robić to, co jest dla nas najważniejsze). Jednym z tych nawyków jest robienie regularnego przeglądu tygodnia. To zobaczenie, co działo się w danym tygodniu, co zostało zrobione dobrze, a co nie, wyciągnięcie z tego wniosków, zaplanowanie następnego tygodnia itd. Sam prowadzę taki przegląd pewnie od 2010 r. Co jakiś czas zmieniam jego formę i elementy.

Przegląd tygodnia Marcina

Jak wygląda Twój przegląd tygodnia?

Marcin: Przegląd tygodnia mam podzielony na dwie części. Jeden jest prywatny, drugi służbowo-biznesowy.

Przegląd biznesowy

Przegląd biznesowy jest dużo mniejszy i mniej ustrukturyzowany, ponieważ każdego dnia robię podsumowanie swojej pracy. Pracuję na notatkach i skrzynce mailowej. W skrzynce mailowej mam podział na trzy kawałki – rzecz bieżące, które wykonuje od raz, ważne zadania, ale na później oraz archiwum. Wszystkie maile, które wysyłam do innych osób wysyłam również na UDW do siebie. Sporo moich tematów długo się ciągnie, muszę sprawdzać, czy dane rzeczy się zakończyły – dzięki temu jest mi łatwiej. Tak długo jak one nie są zamknięte to są w mojej skrzynce mailowej. Rzeczy, które zostawiam na później przeglądam raz w tygodniu i przekierowuję je na zadania, zamyka lub aktualizuję.

Przegląd prywatny

Wykonuję go raz w tygodniu, najczęściej w sobotę. To jest kilka rzeczy, które mam zapisane:

Finanse – sprawdzam paragony, rejestruję wszystkie swoje płatności.
Notatki – moje myśli, zadania. Są one elektroniczne i fizyczne. Wolę robić notatki ręczne, ale jeśli nie mam takiej możliwości to przez komunikator wysyłam do siebie wiadomość.
Zdjęcia – tutaj też pojawiają się zdjęcia służbowe (scriny) i wtedy wrzucam je sobie jako zadanie służbowe. Prywatne zdjęcia bardzo lubię oglądać. To jest taki miły czas, który mogę poświęcić na to, żeby zobaczyć, co się działo przez cały tydzień.
Maile – maila prywatnego nie sprawdzam na bieżąco, więc w trakcie przeglądu np. usuwam spam.
Zadania na kolejny tydzień.

Te powyższe rzeczy są dosyć stałe. Od kilku lat się już nie zmieniają. Kolejne punkty, o których powiem, są w fazie testów. Coś mi wpada, gdzieś coś czytam, wydaje mi się fajne, jeśli wytrzyma próbę czasu to zostaje ze mną na dłużej.

Cele roczne – sprawdzam, czy trzymam się moich założeń.
Robię zapis tego, czego się nauczyłem – widzę, że jak tego nie monitoruję, to konsumuję tę wiedzę, ale jej nie wdrażam. Próbuję sobie, więc to weryfikować. Patrzę tutaj szeroko na naukę, to nie tylko twarda wiedza, albo samorozwój, ale też kwestie relacyjne.

W tym przeglądzie tygodnia są takie rzeczy, które mnie interesują i chcę je sprawdzić, więc dorzucam je na 3-4 tygodnie i patrzę, co się dzieje. Czasami je modyfikuję, czasami stwierdzam, że to strata czasu i je wyrzucam.

Przegląd tygodnia – potrzebny czas

To, co powiem będzie zawierało ocenę i moją interpretacje, ale często dostaję to pytanie, gdy ktoś słyszy o rozbudowanym przeglądzie tygodnia. Czy to Ci zajmuję kilka godzin? Kiedy to robisz?

Marcin: Biznesowa część jest updatowana codziennie, natomiast w piątek południu poświęcam około godziny na takie całościowe zamknięcie zadań.

Przegląd prywatny łączy mi się czasami z zadaniami. Jeżeli mam np. w scrinach jakąś interesującą książkę, którą chcę kupić to od razu to robię. Standardowo przegląd tygodnia zajmuję mi godzinę, jak od razu wykonuję zadania to może to być też trzy godziny. To zależy też od tego, ile mam czasu i ile rzeczy się pojawiło do wykonania od razu.

Kryteria wyboru punktów do przeglądu tygodnia

Po czym poznajesz, że coś warto włączyć na stałe do twojego przeglądu tygodnia?

Marcin: Nie mam jasnych kryteriów. To bardziej jest poczucie tego, że coś daje mi zmianę np. z tygodnia na tydzień zauważam, że pojawia się coś ważnego dla mnie. Wtedy to jest OK. A jeśli widzę, że to jest działanie dla działania to to wyrzucam.

Najważniejsza rzecz w przeglądzie tygodnia

Gdyby się okazało, że masz przestrzeń tylko na jedną rzecz z przeglądu tygodnia. Co by to było?

Marcin: Jeśli chodzi o przyjemność z tego, to zdjęcia. Jeśli, chodzi o to, co jest najważniejsze to notatki.

Jak zacząć przegląd tygodnia?

Gdybyś miał komuś doradzić, jak zacząć przegląd tygodnia, komuś, kto nigdy tego nie robił, co byś powiedział?

Marcin: Pamiętam dokładnie, jak to ułożyłem w proces – to był 2019 lub 2020 rok. Przesłuchałem Twój odcinek podcastu na temat przeglądu tygodnia. Proponowałby, więc zacząć od niego. Popatrzyłby też na te najważniejsze elementy. U mnie to chyba to wpisywanie płatności. Wiem, co to mi daje – jakie korzyści z tego czerpie, jeśli zamykam to w takim tygodniowym okresie. Jednak myślę, że ten przegląd tygodnia to nie czynność jest dla każdego. Myślę, że to jest dla osób, które lubią poczucie kontroli, mają taką potrzebę porządku. Dla mnie to okresowość, stała część tygodnia, daje pewna ramę i możliwość zastanowienia się strukturalnie nad pewnymi rzeczami. Dzięki temu nie muszę też zastanawiać się nad tym na co dzień. Jestem z tym OK, wiem, że w pewnym momencie to zrobię.

Dzięki za to stwierdzenie, że to nie jest dla wszystkich. Są czasami osoby, które myślą, że to jest OK, ale nie jest to spójne z ich charakterem, sposobem pracy, czy stylem życia. Czasami mówię, że to nie musi być takie duże. Wystarczy się zastanowić, co w danym tygodniu się wydarzyło i co chciałaby by się, żeby wydarzyło się w kolejnym. To też jest forma przeglądu tygodnia.

Przegląd tygodnia Kasi

Przegląd tygodnia – forma

Kasia: Mój przegląd tygodnia jest takim moim rytuałem. Nie jestem w stanie sobie przypomnieć, kiedy go zaczęłam. Chyba jakieś 5-7 lat temu. Kiedyś poczułam taką potrzebę i zaczęłam go robić. Obecnie mam na niego zagospodarowany niedzielny poranek. Poświęcam na to 1,5 godzin. Przechodzę przez kilka punktów. Ramowo, mój przegląd tygodnia, składa się z 3 części.

Zamknięcie tygodnia – przeglądam kalendarz, listę zadań z danego tygodnia (co zrobiłam, a czego nie).
Planowanie kolejnego tygodnia – przede wszystkim przeglądam kalendarz 2-3 tygodnie w przód, żeby wyłowić sobie większe wydarzenia. W kalendarzu mam spotkania, wydarzenia, wyjazd itd. Po to go sprawdzam, żeby zobaczyć, czy nie muszę się przygotować do jakiegoś wydarzenia np. zarezerwować hotel, zamówić bilety. Wtedy daję sobie konkretne zadania. Druga rzecz to przegląd priorytetowych projektów na dany miesiąc. Ponieważ mam dużo zainteresowań to wybieram sobie 3-4 projekty, na których chcę się skupić. Wtedy w trakcie przeglądu tygodnia, na samą górę moich zadań wrzucam sobie te dotyczące wybranych projektów. Później przeglądam sobie swoje listy z systemu zarządzania zadaniami. Mam je uporządkowane w zależności od kontekstów. Patrzę na te obszary i uzupełniam sobie listę zadań na dany tydzień również o te rzeczy. Dla mnie było ważne, żeby ostatecznie wychodzić z jedną priorytetyzowaną listą.
Czyszczenie inboxów. To są maile, notatnik, w którym zapisuję notatki, gdy nie mam urządzenia elektronicznego przy sobie, to też lista zadań, która synchronizuje mi się między urządzeniami.

Przegląd tygodnia – potrzebny czas

1,5 godziny to jest z jednej strony dużo i mało. Czy zawsze się mieścisz w tym czasie? Czy nie jest Ci go szkoda?

Kasia: Generalnie nie zawsze się wyrabiam, ale nie specjalnie się tym przejmuję. To czasami zależy od okresu, albo od zadań, które powstały w danym tygodniu. Czy mi nie szkodzą czas? Nie. Dla mnie to inwestycja. To jest dobre wejście w tydzień. Mogę go zacząć od działania, a nie zastanawiania się , czy w tym momencie mogę, czy nie mogę się czymś zająć. Co jest ważniejsze, czy nie jestem zmęczona itd. Zrzucam z siebie wszystkie swoje przemyślenia i mogę sobie spokojnie pracować.

Dlaczego robisz przegląd tygodnia?

Bardzo się cieszę, że mówisz, że to inwestycja, bo dokładnie tak samo do tego podchodzę. Mówisz, że nie pamiętasz, kiedy zaczęłaś robić przegląd tygodnia, ale czy pamiętasz, dlaczego to zaczęła?

Kasia: Myślę, że to był wynik uświadomienia sobie, jak wiele rzeczy mnie interesuję i jak bardzo przeszkadza mi przełączanie się między różnymi rzeczami wraz z wątpliwością, czy na pewno dobrze inwestuję ten swój czas. Czułam, że potrzebuję to jakoś uporządkować i skupić się na wybranych obszarach. Nawet jeżeli wiele rzeczy robię to w danym momencie nie mogę zrobić wszystkiego, dlatego wybieram sobie obszary skupienia w krótszych okresach np. na dany miesiąc. Mój system zarządzania zadaniami ma też taką cechę, że porządkując zadania tworzę mini-projekty. Tych zadań nie usuwam. Zostawiam je sobie, żeby później monitorować pewne rzecz. Przeglądam to np. na zamknięcie roku. Wiem wtedy ile planowała, a ile faktycznie robię. Daję mi to też motywację.

To co mówisz, jest często nazywane the „done list”. Ty mówisz o tym, że robisz, to raz w roku, a niektóre osoby robią to raz w miesiącu, żeby wiedzieć, ile wykorzystują swojej energii.

Kasia: Tak, pamięć jest czasami zawodna. Wydaje nam się, że nad czymś pracowaliśmy, a jak mamy dane to możemy siebie to zweryfikować.

Kryteria wyboru punktów do przeglądu tygodnia

W temacie przeglądu tygodnia zawsze mnie interesowało, jak to się dzieje, że robisz to, co robisz. Jak dodawałaś poszczególne elementy przeglądu tygodnia do swojej listy? Co jest taką najnowszą rzeczą (nawet jeśli dodałaś to już jakiś czas temu)?

Kasia: W perspektywie ostatniego roku dodałam tagowanie zadań według kontekstów np. focus time (wiem, że na nie potrzebuję więcej skupienia niż 20 minut, gdzieś pomiędzy innymi rzeczami), zadania na mieście, w podróży (sporo czasu spędzam w samochodzie). Mam chyba około 8 takich kontekstów. Wybieram zadania w zależności od swojej sytuacji w danym dniu. Widzę, że to pomaga mi też zoptymalizować mój czas. Tagowaniem zajmuję się wtedy, gdy ustalam swoją listę zadań na dany tydzień.

Taka dygresja. Miałem dzisiaj spotkanie z firmą, w której będziemy wprowadzać deep work w organizację. Zastanawialiśmy się, jakie metryki ustalić, żeby sprawdzać właśnie ten focus time. Ustaliśmy, że w przypadku etatowców naszym celem jest, żeby 25% ich czasu to był w skupieniu. Daje to nam 10 godzin tygodniowo. Można to zaznaczać w różnych aplikacjach do zarządzania zadaniami i mierzenia czasu. W kontekście przeglądu tygodnia i przeglądania zadań można to również zrobić – sprawdzić, ile zadań jest w tym pełnym skupieniu.

Kasia: Ja jestem skowronkiem, więc większość takich zadań ustalam z rana.

Co więcej, ustawienie takiego focus time w aplikacji może powodować, że nikt nie może nas zaprosić na spotkania, ani nic zlecić w tym samym czasie.

Najważniejsza rzecz w przeglądzie tygodnia

Dobra, z całego przeglądu tygodnia, gdybyś mogła zostawić tylko jedną rzecz, to co to by było? Co Ci daje największą wartość?

Kasia: Zostawiłabym zbudowanie swojej listy zadań tygodniowych – uporządkowanych w jednym miejscu, żeby nie skakać po systemach.

Jak zacząć robić przegląd tygodnia?

Gdyby ktoś do Ciebie przyszedł i zapytał, jak zacząć wdrażanie przeglądu tygodnia to jaki byłby pierwszy krok?

Kasia: Jestem zwolenniczką podejść top down – zaczynania od rzeczy większych np. wizji i wartości, a dopiero później schodzenia na dół. Tu chodzi o zatrzymanie bezrefleksyjnego działania i spisywania z głowy zadania. Ich zawsze będzie więcej niż czasu, który mamy by je wykonać. Dlatego radą ode mnie byłoby by zastanowić się, jakie obszary w życiu są najważniejsze i dopiero wokół tego zbudować sobie projekty, działania, zadania, które będą w tym cyklu tygodniowym przeglądane.

Mówiłaś o przeglądzie tygodnia prywatnym, który robisz w niedziele rano. Czy tam też jest ten przegląd zawodowy?

Kasia: Chociaż pracuję na etacie to nie oddzielam tak zupełnie przeglądu zawodowego od prywatnego. Mogłabym, ale nie sprawdza się to u mnie. Niektóre rzeczy się przeplatają np. kwestie rozwojowe. Mam takie rzeczy, które są rozdzielone – to dotyczy tych rzeczy zawodowych, które podsumowuję w piątek w pracy.

A tak od razu wiedziałaś, że będzie Ci ta niedziela pasowała na przegląd?

Kasia: Próbowałam. Różnie mi to wychodziło. Niedziela najbardziej mi pasuję. Jak mówiłam, jestem skowronkiem, więc rano jestem najbardziej efektywna. To jest też koniec tygodnia, więc łatwo mi do tego podejść.

Bardzo Ci dziękuję, Kasiu, za to, co powiedziałaś. Zależało mi, żeby ten temat przybliżyć osobą początkującym. Mało mówiliśmy o narzędziach, ale ja wierzę, że narzędzia są wtórne do nawyków.

Poznaj również

Intencjonalnie.pl

Poznaj społeczność ludzi, którzy chcą żyć w zgodzie ze sobą. Skorzystaj ze wsparcia w świadomym, mądrym i produktywnym działaniu. Bierz udział w wyzwaniach, live’ach i minikursach. Dziel się swoimi przemyśleniami i inspiruj innymi osobami.