Może znasz tę historię ze swojego doświadczenia: firma wprowadza nowy system, nowy proces albo nowe podejście do współpracy. Wszyscy przechodzą szkolenie, dostają wsparcie, wspólnie uczą się danego sposobu działania. W pewnym momencie każdy w organizacji wie, co robić. Ludzie odpowiedzialni za to ogłaszają sukces. A później nagle coś zaczyna się psuć. Przychodzą nowe osoby i wszyscy zakładają, że „same się nauczą”. Potem kolejne i kolejne. Po pewnym czasie w firmie jest więcej osób, które nie przechodziły szkoleń, niż osób, które w nich uczestniczyły. To samo dzieje się z wiedzą liderów i liderek. Jak można temu zaradzić?
Próbny alarm przeciwpożarowy
Z ręką na sercu – ile razy w życiu brałeś/brałaś udział w próbnym alarmie przeciwpożarowym?
Pamiętam swoje zdziwienie, kiedy podczas jednego z pierwszych wyjazdów do biura w Oslo (pracowałem wtedy w polskim oddziale norweskiej firmy) nagle wszyscy wstali i zaczęli wychodzić. Miałem 26 lat i pierwszy raz w życiu uczestniczyłem w takiej próbie. Każdy wiedział, co ma robić, podążał za znakami i wyznaczonymi osobami. Potem jeszcze kilkanaście razy trafiałem na próbne alarmy.
Dla mnie próbny alarm przeciwpożarowy jest świetnym przykładem i symbolem dbania o to, aby ważna wiedza nie erodowała. Nie ma innej drogi, niż regularnie powtarzać czynności, których oczekujemy od ludzi w danej sytuacji.
Gdzie przydałyby się nam próbne alarmy przeciwpożarowe?
Nie raz zadawałem sobie pytanie, gdzie przydałyby się „próbne alarmy przeciwpożarowe”, w ramach których ćwiczone byłyby działania określone jako ważne w organizacji. I od razu przychodziło mi do głowy kilka pomysłów.
Scrum i OKR-y
Wiele firm korzysta z podejścia inspirowanego Scrumem i definiuje cele zgodnie z OKR-ami. Często na początku cała firma uczestniczy w warsztatach, ludzie uczą się definiować objectives i key results, uczą się uczestniczyć w spotkaniach typu przegląd sprintu, demo, retrospektywy. I na początku wszystko jest jasne. Po kilku miesiącach zaczynamy zapominać o szczegółach, lecimy na automacie. W międzyczasie dołącza do firmy kilka osób, które nigdy nie miały szkolenia z OKR-ów. Uczą się w locie, trochę na zasadzie głuchego telefonu. Wiedza się rozmywa.
Onboarding
Ktoś kiedyś ustawił onboarding w firmie, zaprojektował poszczególne etapy, szkolenia i spotkania. Pytanie: kiedy ostatnio ktoś to sprawdzał? Bo może w międzyczasie doszły nowe działy, zaczęto korzystać z nowych narzędzi. Warto od czasu do czasu przejść onboarding od nowa albo wybraną nową osobę poprosić o pokazanie obszarów, które nie zgadzają się z opisem.
Próbne odzyskanie danych z backupu
To chyba nawet dotyczy każdego i każdej z nas! W firmach często jest robiony automatyczny backup. Ale już nie we wszystkich firmach istnieje praktyka próbnego odzyskiwania danych z backupu. Skąd wiadomo, czy to jest możliwe? A jeśli jest możliwe – czy umiemy to zrobić szybko? To samo dotyczy Twoich prywatnych kopii bezpieczeństwa! Kiedy ostatnio próbowałaś/próbowałeś odzyskać dane ze swojej kopii?
Rozmowy 1:1
Liderzy i liderki w firmie mają szkolenia z różnych rozmów, na przykład 1:1 (ale też rozwojowych, feedbackowych, o celach, o wynikach). Uczą się, jak to się robi w danej organizacji. Ale jak często odświeża się tę wiedzę? Kiedy nowy lider albo nowa liderka przejdą podobne szkolenie? A może mają nauczyć się przez osmozę?
Rozmowy o wynagrodzeniach
Ciekawym przykładem są tu rozmowy o wynagrodzeniach – o podwyżkach, obniżkach i ogólnie negocjacje wokół wynagrodzeń. Przez kilkanaście lat bycia liderem szkolenie na ten temat miałem… raz! To dobry przykład czegoś, co nie dzieje się regularnie, a co warto zrobić bardzo dobrze, bo może nie być drugiej szansy.
Tutaj mała dygresja: zachęcam firmy, aby wypracowały proces proaktywnego przeglądu wynagrodzeń. Nie tylko w czasie corocznego procesu podwyżek, zwykle na początku roku, ale częściej. Mało co wywołuje tak pozytywny efekt jak sytuacja, kiedy przychodzimy do pracownika lub pracowniczki i mówimy: „Wykonujesz świetną pracę, robisz więcej niż wymagane od twojej roli, chciałbym to docenić zwiększeniem twojego wynagrodzenia” (oczywiście to skrócony komunikat i warto, by decyzja o podwyżce uwzględniała wiele innych czynników).
Inne?
To tylko parę przykładów obszarów do regularnego ćwiczenia i przypominania. Chętnie usłyszę od Ciebie, gdzie jeszcze widzisz potrzebę „próbnych alarmów”, gdzie je robisz lub robi się w Twojej firmie.
Za co wynagradzamy liderów i liderki?
To pytanie pewnie mogłoby być (i będzie!) tytułem odrębnego artykułu. Tutaj pojawia się w kontekście erozji wiedzy i systemu. Za co wynagradzamy liderów i liderki? Często – głównie za rezultaty krótkoterminowe. Oceniamy efekty obecnego projektu, wyniki ostatniej ankiety zaangażowania, retencję krótkoterminową, ustalanie celów na najbliższy okres.
Tymczasem wszystko, o czym pisałem wcześniej, przyniesie efekt w przyszłości i może być oceniane dopiero z perspektywy czasu liczonego raczej w półroczach lub nawet latach.
Elementy wymienione przeze mnie wymagają cykliczności i powtarzalności. Gdybym zapytał liderów i liderki w Twojej organizacji, to czy wspomnieliby o nich jako o rzeczach, za które otrzymują docenienie? A jeżeli sama/sam pełnisz funkcję liderską – czy czujesz, że to ważny obszar oceny Twojej pracy?
Podsumowanie
Większość systemów i wiedzy po pewnym czasie eroduje. Pamiętamy to, co często powtarzamy, a i tak jest to zwykle tylko wycinek całości. Warto przynajmniej proaktywnie pokazać sobie, w jakich obszarach przydałaby się nam regularna powtórka. Potem możemy intencjonalnie podjąć decyzję, dla których obszarów warto zaprojektować odpowiednik alarmu przeciwpożarowego.
Trzy pomysły na konkretną akcję
- Jeżeli jesteś liderem/liderką, zadaj sobie pytanie: za co jestem wynagradzany/wynagradzana?
- Wypisz 2–3 obszary, o których wiesz, że coś dzieje się w nich albo bardzo rzadko, albo nieregularnie.
- Dla jednego z wypisanych obszarów przeprowadź „próbny alarm przeciwpożarowy” i zobacz, co wymaga regularnego ćwiczenia.
