Kalendarz jako źródło prawdy

Najważniejsze informacje:

• Twój kalendarz powinien być źródłem prawdy. 
• Zaufany kalendarz pomaga zarządzać obciążeniem, planować dzień i 12-tygodniowy rok.
• Regularna analiza historycznych danych z kalendarza pozwala zweryfikować Twoje prawdziwe priorytety.

Na tablicy w gabinecie mam napisane „Nie mów mi o priorytetach, pokaż mi swój kalendarz”. To brutalne zdanie przypisywane jest Peterowi Druckerowi. Brutalne, bo stawia do pionu i odziera ze złudzeń. Dlatego bardzo dbam o dwie rzeczy związane z kalendarzem: żeby był aktualny i pokazywał mi rzeczywisty obraz moich nadchodzących dni, oraz regularnie analizuję dane historyczne, żeby wyciągać z niego wnioski.

Nawet przed chwilą zestawiłem dane z trzech źródeł – kalendarza, Todoist (zadania) i mojego timesheeta (zapis tego, nad czym realnie w danym momencie pracowałem) – żeby sprawdzić, czemu tak naprawdę daję priorytet. Analiza potwierdziła moje założenia i aspiracje. Ale nie zawsze tak było…

Zaufanie do kalendarza

Żeby taki system działał, potrzebujesz ufać swojemu kalendarzowi. Ufasz mu? Odpowiedz sobie szczerze na to pytanie: jeżeli wrzucisz do kalendarza wydarzenie na przyszły tydzień na 10:00 rano, to jakie jest prawdopodobieństwo, że ono się wydarzy? Jeżeli oceniasz to prawdopodobieństwo na więcej niż 90%, Twój system działa naprawdę nieźle. Jeżeli poniżej, to kalendarz nie jest dla Ciebie źródłem prawdy. Co wtedy jest?

KALENDARZ PRYWATNIE I ZAWODOWO

Rozwieję od razu wątpliwość – czy to ma zastosowanie do życia prywatnego? W większości przypadków tak. Pewnie, że są sytuacje, w których nie jesteśmy w stanie zaplanować dnia i przewidzieć, co się będzie działo. Ale to raczej wyjątki niż reguła. Najczęściej jednak możemy dniu nadać jakąś strukturę. I nie mówię tutaj o kalendarzu wypełnionym w 100%. To wcale nie jest świadectwo dobrego zarządzania sobą i energią w czasie. Kalendarz wypełniony na 100% niemal prosi się o to, żeby się wysypać przy nawet najdrobniejszej zmianie.

Zaufany kalendarz jako podstawa organizacji

Kalendarz, któremu ufasz, może być podstawą Twojej dobrej organizacji na kilka sposobów.

ZARZĄDZANIE OBCIĄŻENIEM

Przychodzi nowy projekt, propozycja wystąpienia – sprawdzasz kalendarz i od razu widzisz, w jaki sposób to wpłynie na Twoje obciążenie. Jeżeli kalendarz nie jest wypełniony w pełni, to możesz świadomie podjąć decyzję, czy wziąć na siebie nowe zadanie.

Jeżeli jest w pełni wypełniony, to wiesz, że masz dwie opcje – odpuścić coś, co już masz zaplanowane, żeby zrobić miejsce na nowe (potencjalnie ciekawsze), albo zrezygnować z tego nowego projektu.

PLANOWANIE DNIA

Nie znam skuteczniejszego sposobu planowania dnia, jak zderzenie listy zadań na dzień z kalendarzem na ten sam dzień.

Bierzesz listę zadań i rozkładasz je w dostępne w ciągu dnia sloty – między umówionymi już wydarzeniami i spotkaniami. Bardzo szybko zauważysz, że niektóre zadania nie mieszczą się, bo wykorzystano już wszystkie dostępne sloty. To jest ten moment priorytetyzacji, odpuszczania i dbania o swoją energię. Przecież nie rozdwoisz się i nie zrobisz kilku tematów naraz (mówię tutaj o zadaniach, które potrzebujesz i chcesz zrobić sam/sama – nie mówię o obowiązkach, które można delegować ludziom lub AI).

PLANOWANIE 12-TYGODNIOWEGO ROKU

W ramach podejścia zgodnego z 12-tygodniowym rokiem jedną z pierwszych czynności przed wybraniem celów i planowaniem akcji na każdy tydzień jest sprawdzenie, co już dzieje się w tych tygodniach. Jeżeli tam jest wyjazd na wakacje, przeprowadzka, duża impreza rodzinna, audyt firmowy i tym podobne wydarzenia, to od razu wiadomo, że część tych 12 tygodni nie jest dostępna. Pozwala to planować w zgodzie z rzeczywistością.

Co o Tobie mówi Twój kalendarz?

Poprzednia sekcja była o patrzeniu do przodu – jak dobrze prowadzony kalendarz pomaga organizować się i dbać o energię.

Ale zaufany i aktualizowany kalendarz jest świetnym narzędziem do analizy Twoich prawdziwych priorytetów. Regularnie sprawdzam kalendarz (teraz za pomocą AI oraz, tak jak pisałem we wstępie, krzyżowego zestawiania danych z timesheetem i Todoistem) i zadaję sobie pytanie: „Co historyczne dane mówią o moich priorytetach?”.

W przeszłości, kiedy zaczynałem robić to regularnie, często się frustrowałem – bo dane pokazywały mi inną prawdę, niż to, co chciałbym zobaczyć. Było w nich za mało sprzedaży, dostarczania, a za dużo optymalizacji, administracji i ciągłego tworzenia. Tworzenie jest dobre, ale nie, kiedy nie towarzyszy mu sprzedaż.

Analiza danych pokazała mi to dobitnie. Wyciągnąłem wnioski, zmieniam realnie priorytety. Bardzo dbam, żeby regularnie zaglądać do tych danych.

Często zadawane pytania (FAQ)

Dlaczego kalendarz wypełniony w 100% to błąd?

To wcale nie jest świadectwo dobrego zarządzania czasem i energią. Taki kalendarz jest sztywny i niemal prosi się o to, żeby się wysypać przy nawet najdrobniejszej zmianie czy opóźnieniu. Zawsze warto zostawiać bufory.

Jak zacząć analizować swój kalendarz?

Zacznij od regularnego zestawiania danych z kalendarza z listą zadań (np. Todoist) i rzeczywistym czasem pracy (np. timesheet). Dzięki temu sprawdzisz, czy to, na co faktycznie poświęcasz czas, pokrywa się z Twoimi prawdziwymi priorytetami.

Podsumowanie

Tym krótkim wpisem chciałem zachęcić Cię do przyjrzenia się Twojemu kalendarzowi i zadbania o jego aktualność. Wierzę, że to proste narzędzie może być kamieniem węgielnym skutecznego systemu działania, który zwiększy Twoją efektywność. Niech Twój kalendarz mówi Ci prawdę!

Trzy pierwsze akcje

1. Odpowiedz na pytanie: jeżeli wrzucisz do kalendarza wydarzenie na przyszły tydzień na 10:00 rano, to jakie jest prawdopodobieństwo, że ono się wydarzy?
2. Sprawdź, co o Tobie mówią historyczne dane w kalendarzu.
3. Jeżeli używasz narzędzi do zarządzania zadaniami, to zestaw dane z tego narzędzia z kalendarzem – zobacz, co z nich wynika.
4. (wiem, że miało być trzy, ale to ważne!) Użyj kalendarza do oceny, ile zadań jesteś w stanie zrobić danego dnia.

Intencjonalny newsletter

Co tydzień wysyłam list, w którym zapraszam do rozmowy i zadania sobie ważnych pytań.