„Etat” typowo oznacza 8 godzin pracy. To daje nam 480 minut. Najnowszy raport „Microsoft Work Trend Index”, który powstaje na podstawie zbierania zanonimizowanych danych użycia narzędzi Microsoft 365 (Word, Excel, Outlook, Teams), pokazuje, że przeciętnie te 480 minut jest przerywane 270 razy dziennie! Jak pracować w takich warunkach?
TL;DR
- Przeciętny etat (480 minut) jest przerywany nawet 270 razy dziennie przez e-maile i powiadomienia z komunikatorów.
- Niemal co dwie minuty dostajemy jakąś wiadomość, co drastycznie utrudnia pracę w skupieniu („focus work”).
- Zespoły radzą sobie z tym chaosem, definiując SLA komunikacji, uzgadniając, co to znaczy „pilne”, oraz komunikując się w ramach konkretnych projektów.
Dane z raportu
Całość znajdziesz w raporcie Microsoft Work Trend Index.
Oto główne wnioski i dane z raportu w pigułce:
| Kategoria | Statystyka | Wniosek |
|---|---|---|
| Przeciążenie e-mailami | 117 e-maili dziennie | Większość jest jedynie przeglądana („skimming”) w czasie krótszym niż 60 sekund. |
| Wiadomości na komunikatorach | 153 wiadomości na Teams dziennie | Tworzy to presję ciągłego bycia online i natychmiastowego odpisywania. |
| Łączna liczba przeszkadzaczy | 270 przerw dziennie | Średni czas pracy to ok. 480 minut, co oznacza przerwy niemal co 2 minuty. |
| Praca w weekendy | Przewaga Word/Excel nad Teams | Pracownicy znajdują czas na nieprzerwaną pracę w skupieniu dopiero w dni wolne. |
| Poczucie chaosu | 50% ankietowanych | Pracownicy wprost określają swoją pracę jako „chaotyczną i sfragmentowaną”. |
| Spotkania ad hoc | 60% wszystkich spotkań | Nieplanowane, zwoływane na bieżąco rozmowy drastycznie zaburzają harmonogram dnia. |
Kiedy pracować w takich warunkach?
Lubię określenia kreowane przez Cala Newporta. Ma talent do nazywania różnych konceptów i zachowań. Biuro i pracę, w której otrzymuje się tyle komunikatów, nazywa „hyperactive hive mind”. W oficjalnych tłumaczeniach jego książki zostało to przetłumaczone jako „nawykowa pogoń za rojem”. Ja wolę „szał pracy w roju”!
W takich warunkach jest się produktywną osobą, jeżeli sprawnie przetwarza się przychodzące komunikaty i nie pozostawia się żadnej wiadomości bez odpowiedzi. Ale jak pracować, kiedy średnio dostaje się wiadomość co minutę i czterdzieści siedem sekund? Nie da się. Nie da się pracować efektywnie. No chyba że Twoim zadaniem jest szybko odpowiadać na wiadomości. To wtedy się da.
Jak sobie z tym radzić?
Z przeciążeniem komunikacyjnym najlepiej radzić sobie poprzez wdrażanie mechanizmów ochronnych, takich jak SLA komunikacyjne, jasna definicja zadań pilnych oraz przeniesienie komunikacji na poziom projektów. W mojej pracy z zespołami wdrażaliśmy te mechanizmy, by ograniczać chaos wynikający z presji odpowiedzi. Żadna z tych rzeczy nie jest skomplikowana, choć każda budzi na początku opór.
SLA KOMUNIKACYJNE
Service Level Agreement – ustalone zasady odpowiedzi na komunikację. Jak szybko oczekujesz odpowiedzi na wiadomość na Teams/Slacku? Po jakim czasie chcesz mieć odpowiedź na maila? Czy Ty masz takie same oczekiwania?
Z jakimi sprawami piszemy, kiedy dzwonimy, a kiedy przychodzimy fizycznie do biurka?
Wystarczy zrobić takie proste ćwiczenie w zespole, żeby ograniczyć nieco frustrację z nadmierną komunikacją. Zrobione w zespole? Zaproponuj to samo klientowi albo innym zespołom, z którymi współpracujesz.
CO TO ZNACZY „PILNE”?
Jeżeli uzgodniliście, że w pilnych sprawach dzwonicie do siebie (telefon albo wideo na Teams/Slacku), to co definiujecie jako pilne?
To proste pytanie wcale nie jest łatwe. Zadaj je w zespole i zobaczysz, że dostaniesz różne odpowiedzi. Ale bez zadania go będziecie mieć do siebie różne oczekiwania. A od tego to już prosta droga do frustracji.
ODPOWIEDŹ NA PYTANIE „ZA CO PŁACI MI FIRMA?”
Czasami otwieram warsztaty pytaniem: „Za co płaci Ci firma?”. Ciekawie jest widzieć konsternację wielu osób – okazuje się, że nie mają tej odpowiedzi pod ręką. Efekt? Optymalizują to, co wydaje im się, że jest najważniejsze. Rozwiązanie? Usiądź z liderem/liderką i powiedz: „Według mnie firma płaci mi za X, za co według Ciebie firma mi płaci?”. Jeżeli odpowiedzi są tożsame, to super. Następny krok to optymalizować to, co robisz, pod ten oczekiwany efekt. Nie są tożsame? Macie do wykonania pracę.
Jesteś liderem/liderką? Twoim zadaniem jest zadać to pytanie Twoim przełożonym.
KOMUNIKACJA PRZEZ PROJEKT
Ostatnia prosta rzecz (ale niestety przez przyzwyczajenia niełatwa) do wprowadzenia to przeniesienie komunikacji do projektów. Każda wiadomość wewnętrzna jest w kontekście jakiegoś projektu. Jeżeli komunikacja jest tylko w jego kontekście, to zmniejsza to liczbę przesyłanych wiadomości. Zewnętrzna komunikacja zostaje na mailu.
Podsumowanie
O każdym z tych punktów mógłbym napisać dużo więcej, zaprojektować ćwiczenie i warsztaty, żeby je wprowadzić. Oczywiście, jeżeli jesteś tym zainteresowany, to daj mi znać, chętnie to dla Ciebie zrobię. Ale nawet teraz, bez szczegółów, możesz już niektóre z nich zrobić sam/sama. Zobaczysz, że efekty Cię zaskoczą. Efekty, czyli więcej przestrzeni na pracę w skupieniu, bo będzie mniej głośno w Twoim roju.
Trzy pomysły na akcje
- Zrób z zespołem ćwiczenie z SLA – jakie są obecne oczekiwania.
- Uzgodnijcie standard dla jednego kanału komunikacji – np. dla komunikatorów.
- Zadaj swojemu przełożonemu pytanie: „Za co płaci mi firma?”.
—
FAQ: Zarządzanie komunikacją w zespole
Jak często przeciętny pracownik jest odrywany od pracy? Według danych Microsoft, przeciętny pracownik doświadcza około 270 przerw dziennie (e-maile i wiadomości z komunikatorów) podczas standardowego, 480-minutowego dnia pracy, co daje średnio jedną przerwę na niecałe dwie minuty.
Co to jest SLA komunikacyjne? SLA (Service Level Agreement) w kontekście komunikacji to wspólnie ustalone wewnątrz zespołu zasady i maksymalne czasy odpowiedzi na wiadomości w różnych kanałach (np. e-mail, Teams, Slack, telefon).
Jak skutecznie zmniejszyć liczbę wiadomości w zespole?Dobrym rozwiązaniem jest przeniesienie wewnętrznej komunikacji na poziom konkretnych projektów, zdefiniowanie, co dokładnie oznacza słowo „pilne”, oraz regularne weryfikowanie priorytetów z przełożonym.
