Wielozadaniowość, znana bardziej pod nazwą „multitasking”, jest czymś, co prawie wszyscy robimy. Dla pewnych czynności jest to możliwe i efektywne: myjemy naczynia i słuchamy muzyki czy jedziemy samochodem i rozmawiamy ze współpasażerami. Kiedy wykonujemy czynności, które są kontrolowane przez różne obszary mózgu, praktycznie wszyscy możemy być wielozadaniowi. Zwłaszcza gdy jedna z tych czynności jest dla nas niemal automatyczna, bo powtarzana wcześniej wielokrotnie. Zupełnie inaczej jest z „multifocusem”, czyli możliwością skupienia się na wielu rzeczach naraz. Spróbujcie jednocześnie pomnożyć w głowie dwie duże liczby i zapamiętać to, co słyszycie z rozmowy osób, które są obok Was. To praktycznie niewykonalne, a na pewno bardzo obciążające energetycznie. A jednak tak często próbujemy skupiać się na wielu rzeczach równocześnie…
Multifocus
W trakcie warsztatów robiłem z grupą proste ćwiczenie. Prosiłem uczestników o wzięcie dużego arkusza papieru i 3 mazaków, każdego w innym kolorze. Dzieliliśmy arkusz na 3 części. Pierwsze zadanie było proste – w poszczególnych częściach trzeba było napisać odpowiednio:
- 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
- I II III IV V VI VII VIII IX X
- A B C D E F G H I J
Przy czym po każdym znaku należało zmieniać część arkusza, w której się pisze, oraz kolor mazaka. Czyli uczestnicy mieli pisać w takiej kolejności: 1 I A 2 II B 3 III C itd. Mierzyliśmy czas wykonania. Drugie zadanie było bardzo podobne, ale teraz najpierw pisaliśmy liczby arabskie, potem – rzymskie, a potem – litery, bez ciągłego zmieniania części arkusza. Ponownie mierzyliśmy czas.
Później oczywiście porównywaliśmy, ile trwała pierwsza, a ile – druga część ćwiczenia. Wyniki były dla uczestników szokujące: pierwsze zadanie, w którym za każdym razem zmieniali część arkusza, zajmowało im 2 lub nawet 3 razy więcej czasu. A rezultat był przecież podobny!
Jeżeli myślicie, że Wam poszłoby szybciej, to warto zrobić teraz przerwę w czytaniu i sprawdzić samemu. Kiedy trzeba się przełączać między ciągami znaków, przypomnienie sobie, jaka litera jest po F, zajmuje trochę czasu.
Co to ćwiczenie ilustrowało? Kilka rzeczy. Przede wszystkim: efektywniej jest skupić się na jednej sprawie, dokończyć ją, a potem skoncentrować się na drugiej, dokończyć ją itd. Kiedy próbujemy robić kilka rzeczy naraz, szkodzi to jakości. Jesteśmy też bardziej zmęczeni, gdy ciągle przełączamy się między zadaniami, które wymagają skupienia.
A przecież tak często próbujemy to robić!
Jeden rdzeń naszego CPU
Kiedy próbujemy się skupić na kilku rzeczach naraz, nasz mózg (w uproszczeniu) nie przetwarza wszystkiego jednocześnie, jak robią to procesory w komputerach, które mają kilka rdzeni i możliwość równoległego wykonywania obliczeń. Nie, nasz mózg szybko przełącza się między wątkami, co oczywiście nie jest procesem bezstratnym – zwłaszcza w kontekście czasu i energii, ale też jakości.
Jesteśmy jednowątkowi i warto to przyznać przed samym sobą, aby zacząć działać w taki sposób, który pozwoli nam tę jednowątkowość wykorzystywać, zamiast udawać, że jest inaczej.
Badanie nad przełączaniem się
W wielu artykułach i dyskusjach przywołuje się badanie na temat przerywanej pracy i wniosek, że po przerwaniu zadania potrzebujemy średnio 23 minut, by w pełni skupienia do niego powrócić.
Warto przeczytać cały artykuł poświęcony badaniu – jest tam więcej ciekawych wniosków.
Moje sposoby na maksymalne wykorzystanie jednowątkowości
Od lat pracuję nad tym, aby nauczyć się bronić przed próbami skupiania się na wielu rzeczach naraz. Ostatnio zdałem sobie sprawę, że lepiej u mnie działa inna narracja: chcę pracować nad optymalizacją pracy w skupieniu. Język, którego używamy, ma znaczenie. Łatwiej mi się skupić na wykorzystaniu czegoś, co mam, niż na obronie przed rozproszeniami.
Zebrałem w jednym miejscu kilka pomysłów na to, jak wykorzystać fakt, że umiem się mocno skupić na pojedynczej rzeczy. Nie uwzględniam tutaj medytacji ani pracy nad uważnością – to są dla mnie metaumiejętności, które tak naprawdę pozwalają mi robić to, co opisuję poniżej.
Jasno wybrane priorytety na dany dzień
Zanim zacznę się na czymś skupiać, chcę wiedzieć, że mam to coś dobrze wybrane. W przeciwnym razie nie umiem się wystarczająco skoncentrować na zadaniu – chcę być przekonany, że intencjonalnie wybrałem to, czemu poświęcam swój czas i swoją uwagę.
Stosuję wiele różnych metod ustalania priorytetów, ale najlepsze efekty mam wtedy, gdy korzystam z aspiracji, powiązanych z nimi celów i taktyk z 12-tygodniowego planu. Planuję dzień poprzedniego wieczora i patrzę, które zadania pomogą mi posunąć do przodu wymienione wyżej rzeczy.
A jak Wy ustalacie priorytety dnia?
Timeblock
Pamiętam, że w okresie pracy na etacie moim wybawieniem było blokowanie czasu. Zaczynałem od blokowania w kalendarzu 30 minut dziennie na swoją pracę. Po pewnym czasie miałem zablokowany kalendarz od 7.00 (kiedy zaczynałem pracę) do 11.00. Dzięki temu pierwszą część dnia poświęcałem na pracę w skupieniu, przygotowanie się do projektów, opracowanie danych, raportów itd. Po południu miałem czas i przestrzeń na spotkania. Oczywiście nie zawsze i nie wszędzie da się tak zablokować kalendarz. Ale warto odpowiedzieć sobie na pytanie, kiedy w ciągu dnia będziecie pracować nad zadaniami, które wymagają skupienia.
Teraz, gdy pracuję sam, mam dwa typy pracy (w uproszczeniu):
- zadania z góry zaplanowane w kalendarzu – warsztaty, konsultacje, nagrywanie podcastów
- praca twórcza, koncepcyjna i administracyjna – planowana nie w kalendarzu, ale na liście ToDo i w aplikacji do zarządzania projektami.
Przy pracy drugiego typu – pracy własnej w skupieniu – korzystam z metody timeblocking (blokowanie czasu). Planując dzień (poprzedniego wieczora lub rano), rozpisuję dostępny czas pracy na bloki czasowe i zapisuję, co w którym bloku będę robił. Dzięki temu unikam sytuacji, kiedy marnuję czas lub zastanawiam się, czym to by się teraz zająć. Dążę do sytuacji, w której mam jasno określone, co w danym czasie chcę robić.
Zainspirował mnie do tego podejścia Cal Newport w książce „Praca głęboka”.
Dwa następne zadania na kartce
Blokowanie czasu i jasno wybrane priorytetowe zadania na każdy dzień bardzo pomagają skupić się na pracy. Zauważyłem, że jeszcze skuteczniej pomaga mi w skupieniu inna prosta rzecz – zapisanie w notatniku, który mam przed sobą, dwóch następnych zadań.
Na co dzień używam narzędzi i aplikacji elektronicznych – tam planuję, zapisuję, priorytetyzuję. Jednak z jakiegoś powodu zapisanie na papierze dwóch następnych zadań, nad którymi będę pracował w kolejnym bloku czasowym, wzmacnia efekt skupienia i zwiększa prawdopodobieństwo, że te zadania wykonam. A przecież o to mi chodzi – żeby w jak najlepszy sposób i w jak najkrótszym czasie zrobić coś, co z jakiegoś powodu wybrałem jako istotne.
Kiedy wykonam dwa zadania, które mam zapisane na kartce, sprawdzam aplikację z zadaniami i zapisuję w notatniku dwa kolejne. I tak dopóki nie skończą mi się zadania albo bloki czasowe przeznaczone na pracę w danym dniu.
Zmiana pozycji
Następną prostą rzeczą, która pomaga mi w skupianiu się na jednej sprawie, jest zmiana pozycji. Korzystam z podnoszonego biurka i co 45 minut (Pomodoro – o czym za chwilę) albo wstaję, albo siadam.
Prosta zmiana pozycji wysyła do mojego mózgu informację, że zaczyna się nowy blok czasowy i że pora się skupić. Dodatkowo jest to zdrowe dla ciała.
Z książki „Atomowe nawyki” Jamesa Cleara wyniosłem ważną naukę: środowisko wzmacnia lub osłabia to, co chcemy robić. Mam na to świetny przykład z biurkiem. Kiedyś pracowałem przy biurku podnoszonym na korbkę. Niby nic – kilkanaście, może kilkadziesiąt ruchów ręką i biurko zmieniało pozycję. Jednak okazało się, że korzystam z korbki tylko kilka razy w tygodniu. Teraz, kiedy mam biurko podnoszone elektrycznie i mogę podnieść lub opuścić blat jednym guzikiem, robię to kilka razy dziennie.
Pomodoro + Freedom
Aby wzmocnić swoje skupienie, używam też duetu aplikacji, które odliczają mi czas Pomodoro (o czym pisałem tutaj już kilka lat temu) oraz wyłączają w tym czasie możliwość przeglądania rozpraszających mnie stron.
Obecnie korzystam z dwóch aplikacji:
- Be Focused – to aplikacja tylko dla Maców i iOS, ale w Windowsie można używać np. Toggl Track (również do zapisywania czasu pracy)
- Freedom – do blokowania stron i aplikacji, które przeszkadzają w skupieniu (link afiliacyjny).
W klasycznym podejściu czas pracy w Pomodoro to 25 minut, ale warto dostosować parametry do tego, co u Was działa. U mnie jest to teraz 45 minut pracy i 7 minut przerwy.
Kiedy zaczynam pracę nad wybranym zadaniem, uruchamiam obydwie aplikacje na 45 minut. Widzę, ile jeszcze mam czasu pracy w skupieniu, a gdyby przyszło mi do głowy odwiedzić stronę, która mnie rozproszy – Freedom pokaże mi informację, że ta strona jest teraz niedostępna i że to mój czas skupienia. Działa to u mnie bardzo skutecznie.
Urządzenia poza zasięgiem ręki i wzroku
Kolejna taktyka, którą wypracowałem sobie przez lata i która pomaga mi w skupieniu, to odkładanie telefonu i tabletu (jeżeli nie korzystam z nich do pracy) poza zasięg wzroku i ręki. Zadziwiające jest dla mnie, jak ta prosta czynność zwiększa prawdopodobieństwo, że przez 45 minut będę pracował i nie będę sięgał po telefon. Jednak jestem leniwy, więc jeśli miałbym wstać i iść do innego pokoju, żeby coś sprawdzić w telefonie – zwyczajnie mi się nie chce. A że aplikacja Freedom zablokowała mi dostęp do rozpraszających stron, po prostu wzdycham i wracam do pracy. Niezwykle skuteczne!
Timer dla social mediów
Jeszcze jedna prosta sztuczka, która pomaga mi efektywniej skupiać się na czymś, co wybrałem jako najważniejsze, to ustawienie stopera, kiedy zaczynam przeglądać social media. Chodzi tu o to, żeby nie ugrzęznąć w nieskończonym scrollowaniu i szybciej wrócić do pracy w skupieniu.
Wyrobiłem sobie nawyk włączania stopera w zegarku tuż przed otwarciem aplikacji lub strony, której przeglądanie wiąże się z ryzykiem wsiąknięcia. Ustawiam czas np. na 10 minut i dopiero wtedy otwieram aplikację/stronę. Po zadanym czasie, kiedy zegarek zaczyna wibrować, mam namacalne przypomnienie, że już czas skończyć przeglądanie i wrócić do pracy. Proste, a bardzo skuteczne.
Podsumowanie
Opisałem Wam kilka sposobów na to, żeby wydłużyć czas pracy w skupieniu i uwzględnić fakt, że jesteśmy jednowątkowi. Dodawałem i testowałem te elementy przez kilka lat, więc jeżeli macie zamiar wprowadzić coś z mojej listy do swojej praktyki, gorąco zachęcam, aby robić to pojedynczo. Próba robienia wszystkiego naraz będzie jak próba budowania kilku nawyków równocześnie – bardzo trudna i często niewykonalna.
Jestem ciekawy, co Wam pomaga skupić się na wybranych zadaniach. Podzielcie się, proszę, swoimi sposobami.
