Trzy MITy dziennie to mój cel. I nie, nie mam na myśli czytania mitologii greckiej. MIT to Most Important Task, czyli Najważniejsze Zadanie. MITy to mój sposób na zrobienie najważniejszych w danym dniu rzeczy, nawet jeżeli mam na to niewiele czasu. Dlaczego MITy, dlaczego trzy? Zapraszam do lektury tego wpisu.
Każdy z Was ma listę zadań i projektów. I na pewno jest na niej dużo więcej rzeczy niż jesteście w stanie zrobić w ciągu jednego dnia. Niezależnie od tego jakiej metodologii używacie do zapisywania i śledzenia Waszych zobowiązań, w którymś momencie stajecie przed wyborem – za co teraz się zabrać, jakie zdanie wykonać następne, co dzisiaj powinnam/powinienem zrobić.
Jestem w takiej samej sytuacji. Mój system zarządzania zadaniami, o którym jeszcze nie raz będę pisał, pozwala mi mieć kontrolę nad wszystkim rzeczami, jakie mam do zrobienia. Mimo wszystko w pewnym momencie muszę wybrać czym powinienem teraz się zająć.
Moim sposobem na ten dylemat jest wybranie trzech najważniejszych zadań na każdy dzień (MIT). Rano, tuż po przejrzeniu i przetworzeniu zdań z listy TODO, przeglądam listę zadań do wykonania w tym tygodniu (ta lista powstaje w czasie cotygodniowego przeglądu zobowiązań – o tym też powstanie wpis :)). Lista na każdy tydzień ma maksymalnie 15-20 elementów, tak więc wybór zadań na dany dzień jest już wstępnie ograniczony. Z tej listy wybieram MITy, szukając zadań, które:
- muszą być wykonane danego dnia – staram się unikać takich sytuacji i wykonywać zadania wcześniej;
- chcę je zrobić, żeby jakiś projekt posunąć do przodu – dzięki temu mam poczucie, że jest postęp w wykonaniu projektu;
- ktoś czeka na moją część zadania i nie chcę blokować tej osoby w jej pracy.
- chcę je zrobić, bo mi się podobają i ich wykonanie sprawi mi przyjemność (np. napisanie kolejnego wpisu na bloga);
- są częścią przygotowań do jakiegoś większego zobowiązania (np. szkic prezentacji na przyszły tydzień);
- są szybkie i wiem, że w dniu, w którym jestem bardzo zajęty mogę je zrealizować (np. zadzwonić w sprawie szkolenia do firmy XYZ, mogę to zrobić w przerwie między spotkaniami).
Z mojego doświadczenia wynika, że wybranie maksymalnie trzech najważniejszych zadań na każdy dzień sprawdza się najlepiej. Wiem, że tyle zadań jestem w stanie zrobić. Jeżeli wybrałbym więcej istniałoby duże ryzyko, że nie wszystkie udałoby mi się wykonać, co skutkowałoby odkładaniem ich na następny dzień i piętrzeniem się zadań.
Oczywiście, że często kusi mnie, aby odznaczyć jako te najważniejsze więcej niż trzy zadania. Staram się wtedy przypomnieć sobie zasadę, która mówi, że jeżeli wszystko jest najważniejsze, to tak naprawdę nic takie nie jest – wszystko ma ten sam priorytet. A w rzeczywistości jest przecież zupełnie inaczej.
Podsumowując, każdego ranka, przed rozpoczęciem pracy mam gotową listę zadań, którymi chcę się zająć w pierwszej kolejności. Wygląda to tak jak na obrazku poniżej.
Kiedy pracuję nad tymi zadaniami? Teoretycznie są to zadania do wykonania w ciągu całego dnia. Ale ja staram się je zrobić jak najwcześniej. Zaczynam od nich dzień. Jakiś czas temu pisałem o tym jak wygląda mój poranek. Do 9, kiedy staram się pracować nad zadaniami, skupiam się na MITach. Korzystam wtedy z techniki Pomodoro, o której także możecie poczytać we wcześniejszym wpisie. Bardzo często już rano moje MITy są wykonane i spokojnie mogę zająć się pozostałymi zobowiązaniami.
Jeżeli na koniec dnia widzę, że moje MITy zostały zrobione, to czuję, że mój dzień był produktywny i że zrobiłem to, co było najważniejsze. A to jest dobre uczucie :)
Jak Wy wybieracie zadania, nad którymi będziecie pracować dzisiaj? Skąd wiecie na czym się teraz skupić i jak zweryfikujecie, czy zrobiliście to, co było najważniejsze?
Zdjęcie z Embracing Health na licencji CC2.0
Artykuły powiązane o moim systemie prodktywności
Ten wpis jest częścią serii wpisów o moim systemie produktywności – sprawdzonym sposobie na bycie produktywnym i sprawne zarządzanie czasem i zadaniami.
Ukończone części są zaznaczone jako aktywne linki do tych wpisów.
- Właściwy sposób
- Zapisuj wszystko
- Jedna lista
- Przetwarzanie zadań
- Projekty
- Następna akcja
- Efekt końcowy
- Cotygodniowy przegląd systemu
- Właściwy czas
- MIT czyli najważniejsze zadania
- Zarządzanie kalendarzem
- Wybieranie zadań ważnych ale nie pilnych
- Właściwe rzeczy
- Jedna rzecz
- SMART
- Mierzenie postępu nie tylko wyników
- Inne zwyczaje
- Cudowny poranek
- Liczenie kalorii
