Przyznajcie się, w ilu miejscach macie zapisane rzeczy do zrobienia? Prawdopodobnie każdy z Was zapisuje zadania w jednym lub wielu miejscach. I bardzo dobrze. Jeżeli przeczytaliście wpis o zapisywaniu wszystkiego, wiecie, że jestem zwolennikiem spisywania rzeczy do zrobienia, pomysłów, spraw. Ale tak samo jak zachęcam do zapisywania wszystkiego, polecam, aby finalnie wszystko znalazło się na jednej centralnej liście rzeczy do zrobienia.
Zadania przychodzą ze wszystkich stron
Jeżeli się dobrze zastanowicie, to zapewne z łatwością wypiszecie co najmniej kilka źródeł, z których spływają do Was zadania. Źródłem zadań mogą być e-maile (może nawet kilka skrzynek mailowych), wiadomości tekstowe, rozmowy telefoniczne, Skype (lub inny komunikator), notatki ze spotkania, spotkanie z kimś na korytarzu, wasze notatki na karteczkach samoprzylepnych i pewnie wiele innych. Wszystkie te źródła generują Wam zadania. Nie wyobrażam sobie zarządzania tymi zadaniami, jeżeli są zapisane tylko w miejscach, w których do Was przyszły.
Dlaczego warto mieć jedną listę
Posiadanie jednej listy jest bardzo ważną częścią systemu produktywności. Dlaczego? Poniżej kilka powodów:
- Przegląd wszystkich zadań. Mając zadania spisane na jednej liście, macie pełen obraz sytuacji. Wiecie ile zadań tak naprawdę na Was czeka.
- Ustalanie priorytetów. Mając przed oczami całą listę zdań, możecie ustalić priorytet zadań. Dzięki temu będziecie mogli zaglądać tylko w jedno miejsce, szukając zadania, które jest najważniejsze do zrobienia.
- Optymalizacja zadań. Dzięki pełnemu przeglądowi zadań możecie łatwiej wychwycić zadania, które są podobnego typu lub odwrotnie, są ze sobą sprzeczne. Daje Wam to też możliwośc przeskanowania Waszych zadań w poszukiwaniu duplikatów. Często się zdarza, że na różnych listach znajdują się podobne zadania (lub nawet takie same). Kiedy są na jednej liście dużo łatwiej je odnaleźć i albo scalić albo usunąć te zduplikowane. Dzięki temu zmniejsza się ogólna liczba zadań.
- Zarządzanie Waszym czasem. Przeglądając listę zadań z różnych źródeł, kiedy są już na jednej liście, możecie wychwycić zadania, które są ze sobą powiązane. Powiązane pod względem typu, kontekstu (dom, telefon, praca). Macie wtedy szansę pogrupować zadania, pracować nad nimi sekwencyjnie i przez to optymalniej.
Gdzie przechowywać wspólną listę zadań?
Jest wiele narzędzi, z których możecie skorzystać, włączając w to nawet kartkę papieru i długopis. Możecie korzystać z zadań wbudowanych w Outlooka czy Google Inbox, notatki w Waszym telefonie czy z jednej z setek aplikacji dostępnych w Internecie. Ja osobiście używam aplikacji Todoist (jest dostępna po polsku). Z czystym sercem mogę Wam ją polecić. Kiedyś używałem aplikacji Nozbe, która też dobrze spełniała swoje zadanie. Możecie wybrać jakąkolwiek inną aplikację, która pozwala spisywać zadania i nimi zarządzać. Tak długo, jak ta aplikacja będzie Wam służyć jako centralne miejsce na wasze wszystkie zadania, nie ma znaczenia czego użyjecie. Zależy to od Waszych preferencji.
Następny krok
Pierwszym krokiem do posiadania jednej listy jest spisanie wszystkich źródeł Waszych zadań. Zróbcie dla siebie to ćwiczenie i na kartce papieru wypiszcie, jakimi kanałami przychodzą do Was zadania i gdzie te zadania są przechowywane. Przypuszczam, że będziecie zdziwieni, jak wiele jest to miejsc. Następny krok to wybranie narzędzia do przechowywania jednej centralnej listy. Ale najpierw potrzebujecie wiedzieć, gdzie Wasze zadania są teraz.
Artykuły powiązane o moim systemie produktywności
Ten wpis jest częścią serii wpisów o moim systemie produktywności – sprawdzonym sposobie na bycie produktywnym i sprawne zarządzanie czasem i zadaniami.
Ukończone części są zaznaczone jako aktywne linki do tych wpisów.
- Właściwy sposób
- Zapisuj wszystko
- Jedna lista
- Przetwarzanie zadań
- Projekty
- Następna akcja
- Efekt końcowy
- Cotygodniowy przegląd systemu
- Właściwy czas
- MIT czyli najważniejsze zadania
- Zarządzanie kalendarzem
- Wybieranie zadań ważnych ale nie pilnych
- Właściwe rzeczy
- Jedna rzecz
- SMART
- Mierzenie postępu nie tylko wyników
- Inne zwyczaje
- Cudowny poranek
- Liczenie kalorii
