Jak planujesz? Skąd wiesz co będziesz robić w tym tygodniu? A może wcale tego nie potrzebujesz wiedzieć i wybierasz zadania na bieżąco? Jeżeli tak, to na jakiej podstawie? Czy wiesz co będzie Twoim celem w następnym roku? Nie ma dobrych i złych odpowiedzi na te pytania – różne osoby, mają różne potrzeby i do tych potrzeb, oraz sposobów działania, myślenia i odczuwania dopasowują rutyny, narzędzia i techniki planowania. Różnimy się i to wpływa na to jak planujemy i działamy.
Talenty mogą być bardzo pomocnym narzędziem w zrozumieniu jak planować w zgodzie sobie ze sobą i na swój sposób. Do nowego odcinka podcastu zaprosiłem cztery osoby, każdą z innym zestawem talentów i trochę innym podejściem do planowania. Rozmawiając z nimi zdałem sobie sprawę, że kiedy poznamy siebie, to planowanie może stać się dużo łatwiejsze i dostępne. Zapraszam Was do posłuchania czterech rozmów. Zobaczycie, że tak jak i ja, dużo się z nich nauczycie!
Kiedy ostatnio udało się Wam zrobić coś idealnie przy pierwszym podejściu? Dawno? Nigdy? Mi osobiście nigdy się to nie udało. Jestem wyznawcą zupełnie innego podejścia. W tytule użyłem 4 kroków cyklu Deminga. Ale możecie znać to podejście także jako “Build, Measure, Learn” z “The Lean Startup”. Dziś opisuję moje zastosowanie tych podejść.
Jak często w kwietniu myślisz już o tym, że zbliża się koniec roku i trzeba zakończyć realizację postawionych przed sobą celów? Rzadko? Nigdy? Przecież to jeszcze 8 miesięcy…Tyle się może wydarzyć. Masz jeszcze czas. Nie musisz się śpieszyć. Nie jesteście odosobnieni w takim myśleniu o swoich celach. Większość ludzi tak robi. Co więcej większość firm też tak postępuje. Stąd w listopadzie zaczyna się robić nerwowo, bo wtedy czujemy już presję końca roku. Przez wiele lat pracowałem w ten sposób. Skutkiem było to, że niewiele moich planów, które stawiałem przed sobą na dany rok, było realizowanych. Zwykle udawało mi się zrobić tylko część z nich. W ciągu roku cały czas myślałem, że jeszcze jest dużo czasu i zajmowałem się innymi rzeczami, które wydawały mi się w danym momencie ważne. Wszystko zmieniło się, kiedy zacząłem pracować w oparciu o plany 12-tygodniowe. Na czym polega planowanie na 12 tygodni? Zapraszam do lektury :)
Jest dużo poradników jak zaplanować produktywny dzień. Znam wiele z nich. Niestety wciąż zdarza mi się o nich zapominać i nie uwzględniać ich w czasie planowania dnia. Ten wpis jest po to, aby mi przypomnieć o tych kilku zasadach, których powinienem przestrzegać codziennie. Mam nadzieję, że i Wy z tego skorzystacie.
Są dni, kiedy mój kalendarz wygląda tak jak na obrazku poniżej – spotkania przez cały dzień, żadnych przerw między nimi.
Kiedy widzę taki plan w kalendarzu, to wiem, że znów nie zastosowałem zasad dobrego planowania. Możecie zapytać co jest nie tak z dniem zaplanowanym w ten sposób, przecież nawet jest czas na lunch… Niestety, kilka istotnych rzeczy nie zostało uwzględnionych:
Nie mam czasu na skorzystanie z toalety, zrobienie sobie kawy czy zjedzenie jakiejś przekąski. Oczywiście zakładając, że chcę być na spotkaniach na czas.
Jeżeli spotkania są w różnych pokojach spotkań, nie mam szans zdążyć przejść z pokoju do pokoju.
Nie mam kiedy przejrzeć emaili, oddzwonić i zrobić rzeczy, które zwykle robi się codziennie.
Nie zaplanowałem żadnych przerw na odpoczynek i złapanie oddechu.
Założę się, że wiele osób ma czasami tak zaplanowane dni. Ja zauważyłem niepokojąco wiele podobnie wyglądających dni w kalendarzu. Jako przypomnienie dla mnie samego, ale także dla Was, poniżej wypisałem kila zasad, które powinny być brane pod uwagę przy układania planu dnia:
1. Pamiętaj o wcześniejszych zobowiązania i pracy, którą masz wcześniej zaplanowaną – mam tu na myśli odpowiadanie na emaile, pisanie raportów, przygotowanie materiałów itd. Jeżeli wiesz, że powinieneś to wszystko zrobić danego dnia, dodaj w swoim kalendarzu czas na zrobienie tych rzeczy. Zwłaszcza jeżeli często jesteś zapraszany/zapraszana na spotkania. Nazwij to zdarzenie „praca”, „zbieranie materiałów”, „komunikacja” itd. W ten sposób zapewnisz sobie czas na wykonanie tych czynności.
2. Zaplanuj czas na przygotowanie się do spotkań – jest wiele rzeczy, które trzeba zrobić przed spotkaniem. Przygotowanie się nie zabiera zerowej ilości czasu. Warto to uwzględnić w harmonogramie dnia.
3. Uwzględnij czas na przejrzenie notatek ze spotkania – jeżeli notujesz w czasie spotkania (a nie wyobrażam sobie, że tego nie robisz ;)), potrzebujesz potem czasu na przetworzenie notatek:
przejrzenie w poszukiwaniu zadań do wykonania;
zrobienie cyfrowej kopii notatek, jeżeli notujesz ręcznie;
jeżeli przechowujesz notatki w OneNote lub Evernote, potrzebny będzie czas na zapisanie ich w odpowiednim miejscu, otagowanie ich, dodanie dat i innych potrzebnych informacji.
4. Zaplanuj czas na lunch i inne przerwy – jeżeli masz w pracy przerwę na lunch, dodaj takie zdarzenie do kalendarza. W ten sposób na pewno będziesz miał tę przerwę, nikt wtedy nie zaprosi Cię na inne spotkanie.
5. Dodaj zdarzenia na podróż, pracę z domu itd. – jeżeli wiesz, że nie będzie Cię w biurze, poinformuj o tym innych. Trudno będzie Ci dotrzeć na spotkanie, które ktoś organizuje w biurze, a Ciebie tam nie ma. Jeżeli współpracownicy o tym będą wiedzieć, zorganizują spotkanie w innym terminie.
6. Zostaw dwie pierwsze godziny nie zaplanowane – wykorzystaj pierwsze dwie godziny pracy na zrobienie MITów izaplanowanie dnia. Nie planuj wtedy żadnych spotkań.
Jeżeli pamiętam o tych zasadach, mój dzień zwykle jest dużo spokojniejszy i bardziej produktywny. Bardzo łatwo jest jednak o takich zasadach zapomnieć. Jeśli planowalibyśmy nasze dni w ten sposób, wychodzilibyśmy z biura mniej zmęczeni z poczuciem, że zrobiliśmy więcej.
Czy te zasady mają szanse sprawdzić się u Was? Macie swoje sposoby na zaplanowanie dnia?
