Produktywność

Planowanie na 12 tygodni zamiast 12 miesięcy – niech każdy tydzień się liczy

Jak często w kwietniu myślisz już o tym, że zbliża się koniec roku i trzeba zakończyć realizację postawionych przed sobą celów? Rzadko? Nigdy? Przecież to jeszcze 8 miesięcy…Tyle się może wydarzyć. Masz jeszcze czas. Nie musisz się śpieszyć. Nie jesteście odosobnieni w takim myśleniu o swoich celach. Większość ludzi tak robi. Co więcej większość firm też tak postępuje. Stąd w listopadzie zaczyna się robić nerwowo, bo wtedy czujemy już presję końca roku. Przez wiele lat pracowałem w ten sposób. Skutkiem było to, że niewiele moich planów, które stawiałem przed sobą na dany rok, było realizowanych. Zwykle udawało mi się zrobić tylko część z nich. W ciągu roku cały czas myślałem, że jeszcze jest dużo czasu i zajmowałem się innymi rzeczami, które wydawały mi się w danym momencie ważne. Wszystko zmieniło się, kiedy zacząłem pracować w oparciu o plany 12-tygodniowe. Na czym polega planowanie na 12 tygodni? Zapraszam do lektury :)

Na czym polega planowanie na 12 tygodni

Pomysł na planowanie 12 tygodni zaczerpnąłem z książki The 12 week i lekko go zmodyfikowałem na moje potrzeby.
Założenia tego podejścia są banalnie proste – zamiast planować i realizować cele roczne planujemy i realizujemy cele dla okresów 12-tygodniowych. Wciąż planujemy, co chcemy osiągnąć w ciągu całego roku, ale w danym momencie skupiamy się tylko na tym, co możemy zrobić w ciągu najbliższych 12 tygodni. W ten sposób koncentrujemy się na tym, aby przybliżyć się do realizacji planów rocznych (o całym podejściu możecie przeczytać tutaj – Powiąż swoje następne zadanie z Twoją wizją życia)

Jednym z kluczowych pomysłów takiego planowania jest posiadanie metryk typu „cel” i „realizacja” (opisanych tutaj po angielsku). W skrócie chodzi o to, żeby dążąc do celu, na każdym etapie jego realizacji, móc sprawdzić, czy:

  • osiągnąłem już cel (metryka typu „cel” – log w języku angielskim)
  • do tej pory wykonałem to, co zaplanowałem zrobić, aby osiągnąć cel (metryka typu „realizacja” – lead w języku angielskim)

Mając cel 12-tygodniowy i taktyki (cele) tygodniowe, możemy na bieżąco śledzić obydwie metryki. Dzięki temu cały czas widzimy, czy zbliżamy się do realizacji celu i jakie jest prawdopodobieństwo jego osiągnięcia.

Można to pokazać na bardzo prostym przykładzie. Załóżmy, że naszym celem 12-tygodniowym jest schudnięcie o 5 kg. „Schudnięcie o 5kg” jest typową metryką typu „cel”. W łatwy sposób możemy sprawdzić, czy już go osiągnęliśmy – wchodzimy na wagę i widzimy jej wskazania. Ale ta metryka nie mówi nam nic na temat tego, czy zbliżamy się do naszego celu w wystarczający sposób i czy uda nam się go osiągnąć na koniec 12 tygodni. Brakuje nam metryki typu „realizacja”. Aby mieć taką metrykę, musimy wypracować sobie plan realizacji tego celu. Taki plan może wyglądać np. tak:

  • W każdym tygodniu będę robił 3 treningi biegowe. Każdy z nich będzie trwał przynajmniej 30 minut.
  • Codziennie będę zapisywał liczbę zjedzonych kalorii i dbał, aby było to mniej niż 1700 kcal.

Mając taktyki, w każdym tygodniu sprawdzamy, czy udało nam się je zrealizować. Jeżeli przez np. 3 tygodnie z rzędu nie udało nam się iść na 3 treningi i tylko w połowie dni udało nam się monitorować kalorie, to od razu mamy informację zwrotną, że będzie nam trudno zrealizować nasz główny cel. Wtedy trzeba albo zmodyfikować taktyki (jeżeli wciąż chcemy osiągnąć nasz cel) lub zmienić cel na bardziej realny.

Jeżeli realizujemy więcej niż 85% naszych taktyk tygodniowo, to mamy duże szanse osiągnąć nasze cele.

Dodatkowym efektem planowania na 12 tygodni jest to, że strata każdego tygodnia (nierealizowania naszych taktyk) jest widoczna, przez co bardziej skupiamy się na zadaniach na dany tydzień. W planowaniu rocznym, jeżeli nie zrobimy nic w kontekście naszego celu przez miesiąc, to wciąż możemy sobie powiedzieć „jest jeszcze dużo czasu, nadrobimy w następnych miesiącach”…

Jak ja planuję 12 tygodni

Znacie już podstawowe założenia planowania na 12 tygodni. Teraz opiszę, jak ja korzystam z tego podejścia.

Moje podstawowe założenia planowania na 12 tygodni to:

  • Patrząc na moje cele roczne, definiuję sobie cele na najbliższe 12 tygodni – ich realizacja przybliży mnie do osiągnięcia celów rocznych.
  • Realizację każdego z celów rozbijam na cele (taktyki) tygodniowe – opisuję, co mogę zrobić w każdym tygodniu, aby zrealizować cel 12-tygodniowy:
    • dla części taktyk określam konkretny tydzień, kiedy coś zrobię, dla innych wpisuję, że będę to robił co tydzień, a dla jeszcze innych wpisuję wręcz, że będę robił to codziennie.
  • Sprawdzam daty, kiedy zaczyna się i kończy 12 tygodni, i znając je, sprawdzam, czy są w tym okresie tygodnie, gdy będę miał mniej czasu na realizację moich celów (np. wyjazd służbowy) – uwzględniam to w moich planach.

Planowanie w praktyce

Do planowania używam:

  • Goalscape – tam mam zapisaną wizję życia, plan 3- do 5-letni, cele roczne i daty 12-tygodniowych okresów (aby z góry wiedzieć, kiedy się zaczynają i kończą)
  • OneNote – dla każdych 12 tygodni mam stronę ze wszystkimi taktykami oraz podstrony dla każdego z tygodni.

Plan na 12 tygodni

Tak wygląda struktura stron w notatniku dla 12 tygodni

Strony dla poszczególnych tygodni - struktura w notatniku

Przykładowy widok taktyk na 12 tygodni dla kilku kontekstów, których używam (planuję cele dla różnych istotnych dla mnie kontekstów – np. związek, praca, zdrowie, dzieci, finanse itd.).

Przykładowy plan dla jednego z obszarów - Zdrowie fizyczne



Przykładowy plan dla jednego z obszarów - Moja firma

Przykładowy plan dla jednego z obszarów - Mój rozwój

Na obrazkach możecie zobaczyć 3 z 7 obszarów (kontekstów) zaplanowane na następne 12 tygodni. (Zostawiłem oryginalną pisownię, podkreślenia – tak to wygląda, jak pracuję z tym na co dzień :))

Plan na dany tydzień

Mając tak opracowany plan na następne 12 tygodni, zaplanowanie konkretnego tygodnia jest banalne. W każdą niedzielę (jeżeli mi się nie uda zrobić tego w niedzielę, to w poniedziałek rano) siadam i wypisuję z tego planu to, co powinienem zrobić w danym tygodniu. Wiedząc, że np. teraz jest drugi tydzień z moich 12 tygodni, wybieram z powyższego opisu taktyk wszystkie te, które powinny się wydarzyć w tym tygodniu:

  • Opisane „Tydzień 2”
  • Codziennie
  • W każdym tygodniu

Dla pokazanych powyżej obszarów mój plan na cały tydzień wygląda tak:

Plan na konkretny tydzień - obszar Moje Zdrowie

Plan na konkretny tydzień - obszar Moja firma

Plan na konkretny tydzień - obszar Mój rozwój

Podsumowanie tygodnia

Tak jak pokazywałem w opisie tego podejścia, mając taktyki, możemy sprawdzić metrykę „realizacja”, która mówi nam, jak bardzo przybliżamy się do realizacji naszego celu. Robię to w bardzo prosty sposób:

  • Przechodzę po wszystkich taktykach, które miałem zrobić w danym tygodniu, i zaznaczam te, które udało mi się zrealizować.
  • Liczę, ile było wszystkich taktyk w danym tygodniu.
  • Liczę te, które zrealizowałem.
  • Liczę, ile to było procent i zapisuję to w tytule notatki.

Jeżeli wyszło mi, że zrobiłem powyżej 85%, to znaczy, że bardzo przybliżyłem się do realizacji moich celów 12-tygodniowych. Jeżeli wynik jest poniżej 85% (co się czasami zdarza, jest wiele nieprzewidzianych zdarzeń, na które nie mam wpływu), to widzę, że coś muszę zmienić w nadchodzących tygodniach, aby osiągnąć to, co zaplanowałem. Dzięki temu wskaźnikowi mam tę świadomość od razu.

Blokowanie czasu

Jednym z kluczowych elementów tego sposobu pracy jest blokowanie czasu na wykonywanie tych zadań. Ja staram się robić je jako pierwsze z rana albo w z góry zdefiniowanym na nie czasie (zapisanym w kalendarzu jako „12 tygodni”). Dzięki temu od rana mam już poczucie, że zrobiłem coś (wystarczająco), aby przybliżyć się do realizacji planu na tydzień, a przez to planu na 12 tygodni, co w rezultacie prowadzi to realizacji planu rocznego itd. :)

Zachęcam Was do blokowania czasu na tego typu zadania. Zacznijcie od jednej godziny rano. I w tym czasie skupcie się tylko na realizacji najważniejszych dla Was zadań. Już po kilku dniach zobaczycie rezultaty takiego podejścia.

Podsumowanie

Od kiedy zacząłem pracować w opisany powyżej sposób skuteczność realizowania moich celów zwiększyła się kilkukrotnie. I nie ma w tym ani trochę przesady. Każdy tydzień teraz się liczy. Wiem dokładnie, co w danym tygodniu mam zrobić. Wiem, co dzięki temu osiągam. Mam poczucie, że przybliżam się do celów rocznych (które przeglądam tylko raz na 12 tygodni, planując następny 12-tygodniowy okres). Jestem zachwycony tym podejściem i mam zamiar tak dalej pracować.

Zdaję sobie sprawę, że nie opisałem wszystkich aspektów tego sposobu pracy. Nie jest możliwe przedstawienie tego w jednym wpisie, ten i tak wyszedł trochę za długi. Ale możecie się spodziewać co najmniej dwóch dodatkowych wpisów powiązanych z tym tematem:

  • Jak wykorzystuję Todoist w mojej codziennej pracy, także w kontekście zarządzania zadaniami z 12-tygodniowego planu
  • Planowanie zadań na dni tygodnia, dzieląc je ze względu na typ zadania (Tworzenie, Strategia, Szukanie itd.).

Pytanie

Co sądzicie o moim podejściu do planowania? Kto z Was pracuje w podobny sposób? Podzielcie się proszę waszymi wrażeniami, jestem niezwykle ich ciekaw. A ponieważ wciąż dążę do ulepszenia sposobu, w jaki pracuję, to mam nadzieję, że podpowiecie mi co można by jeszcze dopracować w tym podejściu :)

You may also like
Zorganizuj efektywne spotkanie lub w ogóle się nie spotykaj – część pierwsza: przed spotkaniem
3 razy P
3 razy P – 3 kroki, które pozwolą Wam zweryfikować, czy warto realizować Wasze pomysły
Emocjonalny cykl zmiany
Jak poradzić sobie ze zmianą – emocjonalny cykl zmiany