Nie da się zrobić wszystkich zadań na raz. Po prostu jest to fizycznie niemożliwe. Zmusza nas to do wyboru zadań, a właściwie zadania, którym powinniśmy zająć się jako następnym. Jak można sobie ułatwić ten proces i zorganizować zadania na liście zadań? Jest kilka sposobów. O niektórych już pisałem (Następny krok i MITy). O pozostałych piszę dzisiaj. Zapraszam do lektury.
Jak możesz zorganizować zadania na liście zadań?
Próbowałem już kilku różnych sposobów organizacji zadań. Każdy z nich ma swoje plusy i minusy (jak wszystko ;) ). Generalnie chodzi o to, żeby znaleźć jakiś wspólny mianownik dla zadań i na tej podstawie je pokategoryzować. Warto, żeby te kategorie były łatwe do nazwania, coś nam mówiły, i żeby wiadomo było, kiedy jestem, w której kategorii.
Kilka moich propozycji możecie znaleźć poniżej.
Energia
Jedną z propozycji jest podział zadań ze względu na to, ile energii i jakiego nastawienia wymagają, aby je zrobić. Są zadania, które powinny być robione, kiedy jestem wypoczęty i pełen energii (np. tworzenie wpisów, rozmowa z pracownikami, przygotowanie oferty dla klienta itp.). Mam grupę zadań, które mogę robić przy dużym zmęczeniu, np. porządkowanie zeskanowanych dokumentów, przegląd kalendarza, uporządkowanie biurka. Inne zadania plasują się gdzieś po środku np. przegląd tygodnia, napisanie podsumowania spotkania itd.
Wiedząc, że w zależności od energii mogę robić różne zadania, ustawiam im taki właśnie kontekst (w zależności od narzędzia, którego używacie do zarządzania zadaniami, będzie się on nazywał właśnie kontekst, etykieta, tag etc.).
Eksperymentowałem z trzema kontekstami:
- Pełen energii
- Zmęczony
- OK energia
Następnie, zaczynając nad czymś pracę, pytałem sam siebie, jaki jest mój poziom energii. Jeżeli byłem zmęczony, otwierałem listę zadań z kontekstem “Zmęczony” i robiłem te zadania.
Lokalizacja
Kolejnym sposobem kategoryzowania zadań jest użycie lokalizacji jako kontekstu. W zależności od tego, gdzie zadania ma być zrobione, oznaczam je jednym z poniższych kontekstów:
- Praca – zadania, które są związane z pracą i powinny być zrobione, kiedy pracuję, zwykle w biurze
- Dom – zadania do zrobienia w domu
- W kolejce – zadania, które mogę zrobić, czekając na coś
- Komunikacja – zadania, które mogę robić, będąc w tramwaju, samolocie, pociągu itd.
- W drodze – zadania, które mogę przetwarzać, idąc gdzieś
Co daje nam takie kategoryzowanie zadań? Po pierwsze, będąc na przykład w pracy, możemy pokazać tylko zadania, które są do zrobienia w pracy. Dzięki temu widzimy mniej zadań na raz. A to wpływa na łatwość zarządzania nimi i wybierania tych, którymi powinienem zająć się jako następnymi.
Dodatkowym atutem jest to, że np. w domu widzę tylko zadania domowe i nawet przypadkiem nie patrzę na inne zadania.
Dzięki takiemu użyciu kontekstu jest mi też łatwiej wybrać, co robić, kiedy np. jestem w tramwaju. Zanim bym wybrał zadania z całej listy pewnie byłbym już na miejscu, a tak mam już przygotowaną listę zadań i mogę od razu zacząć działać.
Typ zadania
Czasami przydatne jest pokategoryzowanie zadań ze względu na ich typ. Zadanie może być związane z tworzeniem czegoś nowego (pisanie oferty, wpisu). Część zadań polega na wyszukiwaniu informacji. Jeszcze inne można ogólnie nazwać zadaniami strategicznymi, kiedy zastanawiam się jak postąpić dalej, tworzę plany itd. Jeszcze inne polegają na komunikacji.
Mając taki podział zadań, można zorganizować sobie dzień lub tydzień wg typu zadań. Na przykład poniedziałek poświęcić na tworzenie nowych treści. Wtedy rano w poniedziałek mogę po prostu wybrać z listy tylko te zadania, które oznaczyłem jako “Tworzenie”. Kolejnym przykładem może być poświęcenie czasu po lunchu na komunikację. I znów, jeżeli wcześniej oznaczyłem zadania jako “Komunikacja”, łatwo mi takie zadania znaleźć na liście.
Oto niektóre etykiety, których używam lub używałem, dzieląc zadania ze względu na typ:
- Tworzenie
- Strategia
- Wyszukiwanie (Research)
- Komunikacja
- Administracja
Priorytet
Na koniec zostawiłem najbardziej klasyczny podział zadań – ze względu na priorytet. Zadania oczywiście możemy podzielić na takie, które są najpilniejsze, pilne i najmniej pilne. I tutaj uwaga – staram się mieć jak najmniej zadań bardzo pilnych i pilnych. Cały mój system przetwarzania zadań jest nastawiony na to, aby tak zarządzać zadaniami i pracą, by zajmować się sprawami, kiedy wciąż nie są pilne. Oczywiście czasami zdarza się, że trafiają do mnie też zadania z kategorii pilne. Wtedy i taki podział się przydaje. W Todoist (narzędzie, którego używam do zarządzania zadaniami) mam zdefiniowane cztery priorytety.
Kiedy nadaję kontekst
Moje zadania przetwarzam przy pomocy systemu zbliżonego do tego opisanego w GTD. W momencie przetwarzania mojej skrzynki z zadaniami przychodzącymi nadaję im odpowiednie konteksty. Dzięki temu każde zadanie ma nadany taki kontekst.
Jeżeli chcesz dowiedzieć się, jak dokładnie wygląda mój system produktywności, zapisz się na mój newsletter (poniżej tego wpisu). Wkrótce też pojawią się artykuły opisujące poszczególne jego elementy.
Podsumowanie
Często jest tak, że używam etykiet z kilku kategorii. Na przykład mam zadania oznaczone jednocześnie jako “Praca” i “Tworzenie”. Dzięki temu jest mi bardzo łatwo przefiltrować zadania, które są z kategorii “Tworzenie”, a którymi powinienem zająć się w pracy. Bardzo dbam o to, aby nie rozbudowywać listy kontekstów i nie dodawać ich zbyt wielu. Przy zbyt wielu kontekstach do wyboru system nie działa dobrze.
Jestem bardzo ciekawy Twojej opinii na ten temat. Jakich kontekstów Ty używasz? Zapraszam do komentowania :)
