Przegląd tygodnia – klucz do produktywności

Właśnie skończyłem robić przegląd tygodnia. Robiąc go, po raz kolejny uświadomiłem sobie, jak ważny jest to element mojego systemu produktywności. Wystarczy jeden tydzień, kiedy go nie zrobię i od razu jest to widoczne w poziomie mojej skuteczności. Uzmysłowiłem sobie też, że jeszcze nie pisałem Ci, jak taki przegląd u mnie wygląda. Co niniejszym nadrabiam :) Zapraszam!

Mój przegląd tygodnia a GTD

Chciałbym zacząć od wyjaśnienia, że to, co robię w czasie przeglądu tygodnia, nie jest dokładnie tym, co zaleca GTD. Jeżeli chcesz zobaczyć, jak wygląda przegląd tygodnia zalecany przez Davida Allena to możesz to zrobić, sprawdzając ten link.

Dlaczego warto robić przegląd tygodnia?

Przegląd tygodnia służy mi przede wszystkim do tego, aby upewnić się, że pracuję nad zadaniami, które są ważne, ale jeszcze nie są pilne. Słyszeliście o Macierzy Eisenhowera? Będzie o tym wkrótce na blogu :) W skrócie chodzi o to, że zadania można podzielić na cztery kategorie:

Pilne i ważne
Pilne i nie ważne
Nie pilne i nie ważne
Nie pilne i ważne

Najlepiej jest pracować nad zadaniami ważnymi, kiedy jeszcze nie są pilne. I do tego właśnie służy mi przegląd tygodnia. Wtedy mam pewność, że dostrzegam zadania ważne, kiedy nie są jeszcze pilne. Mogę je wówczas spriorytetyzować i wybrać jako najważniejsze na następny tydzień. A przy okazji robię kilka innych rzeczy, które sprawiają, że mam porządek w zadaniach.

Na ostatnim warsztacie, kiedy pokazywałem mojego Todoista (mój system do zarządzania zadaniami), ktoś zauważył, że mam około 600 zadań. Dzięki przeglądowi tygodnia nie gubię się w nich. I tak naprawdę dotykam ich wszystkich tylko raz w tygodniu. W ciągu tygodnia pracuję tylko z tymi wybranymi zadaniami.

Najważniejsza zasada przeglądu tygodnia

Robiąc przegląd tygodnia, pamiętam o mojej najważniejszej zasadzie. Pomaga ona utrzymywać moje zadania i to, co robię, w ryzach. Zasada ta brzmi:

Jeżeli coś jest na liście zadań to NIE znaczy, że musi to być zrobione.

Często sobie o tym przypominam. Zadanie wcale nie musi być zrobione! Jest wiele powodów, dla których znalazło się na liście zadań. Te powody wcale nie muszą być aktualne ani ważne. W czasie przeglądu tygodnia biorę to pod uwagę i jeżeli tylko mogę to usuwam zadania.

Przegląd tygodnia – krok po kroku

Powiedziałem Ci już, dlaczego tak ważny jest dla mnie przegląd tygodnia. Teraz opowiem, jak taki przegląd u mnie wygląda. Składa się dosłownie z kilku kroków.

Wyczyść Inbox – zaczynam przegląd tygodnia od wyczyszczenia skrzynki z przychodzącymi zadaniami. Każde zadanie jest opatrzone wybraną etykietą i jest przyporządkowane wybranemu projektowi. Dzięki temu wiem, że przeglądając zadania zajmuję się nimi wszystkimi. Czasami częścią tego kroku jest także posprzątanie biurka. Zwłaszcza kiedy zgromadziło się tam dużo papierów. Łatwiej robić taki przegląd, kiedy na biurku są tylko laptop, monitory i myszka ;)
Przejście po wszystkich zadaniach
- Usuń to, co może i powinno być usunięte – każde zadanie sprawdzam pod kątem tego, czy nadal jest aktualne. Czy wciąż chcę je zrobić? Dlaczego? Jeżeli nie umiem sobie odpowiedzieć na to pytanie, to wtedy albo je całkowicie usuwam, albo przenoszę do projektu “Someday maybe”, w którym są zadania do zrobienia kiedyś. Wciąż wydają się ważne, ale na pewno nie teraz. Natomiast, jeżeli zadanie nie wydaje mi się ważne, to je usuwam.
- Sprawdź, czy zadanie ma zdefiniowany “Następny krok” – przyznaję się bez bicia, ten krok wciąż jest moją piętą achillesową… Ale pracuję nad tym. O co chodzi w tym kroku? Bardzo dbam o to, aby zadania w Todoist były akcjami, które mogę zrobić w ciągu maksymalnie 2-3 godzin, za jednym posiedzeniem. Jeżeli zadanie, które dodaję nie spełnia tych założeń, dodaję je jako projekt (projekt w znaczeniu Todoist albo zadanie z podzadaniami, w zależności od wielkości projektu i długości jego trwania. Jeżeli to krótki projekt, to zwykle jest to zadanie z podzadaniami). Kiedy zadanie, które nie jest możliwe do zrobienia w jednym kroku, nie ma zdefiniowanego następnego kroku, jest mi się za nie dużo trudniej zabrać. Szanse, że będę je prokrastynował są naprawdę duże. Więcej napisałem na ten temat w tym artykule..
- Przegląd projektów – przy okazji przechodzenia po zadaniach sprawdzam, czy projekty mają dobre nazwy (czy mówią mi, o co w projekcie chodzi), czy mają zdefiniowane następne kroki (jak powyżej), czy wciąż są aktualne (czy może można je zarchiwizować).
- Wybranie najważniejszych zadań na następny tydzień – w czasie przeglądu projektów mogę wybrać te, którymi powinienem zająć się w następnym tygodniu. Zgodnie z tym, co napisałem na samym początku – chcę robić te zadania i projekty, które są ważne, ale jeszcze nie pilne. Teraz mam szansę wybrać te, które powinienem zrobić w nadchodzącym tygodniu, zanim staną się pilne. Wybieram około 15 zadań, które oznaczam kategorią “Priorytet 1” (w Todoist jest to bardzo proste: albo robię to myszką z menu, albo dodaję do nazwy zadania “!p1”, co dla Todoist oznacza “Priorytet 1”).
Sprawdź, jakiego typu zadania zajmowały najwięcej czasu w poprzednim tygodniu – ten krok stosuję raczej w celu sprawdzenia, czy moja produktywność jest na dobrym poziomie, i zobaczenia, czy skupiałem się równomiernie na najważniejszych dla mnie obszarach. Korzystam w tym kroku z funkcjonalności Todoist, który pozwala mi w prostu sposób sprawdzić, ile zadań robiłem dziennie i z jakiego projektu pochodziły (nadaję projektom różne kolory, dzięki temu wiem, nad którymi projektami się skupiałem). Wygląda to tak jak na obrazku poniżej:
Przejrzenie zadań, które przekazałem innym – kiedy deleguję zadania do innych osób, dodaję je do specjalnie do tego utworzonego projektu. Mam zamiar zmienić to podejście i nadawać im etykietę “Delegeted”. Tak czy owak, mam łatwy dostęp do zadań, które komuś przekazałem. Bardzo wierzę w to, że ostateczną odpowiedzialność za zadanie ma zawsze osoba, która je deleguje. Stąd w tym momencie sprawdzam, czy znam status tych zadań, czy dostałem już ich wynik. Jeżeli nie, to przypominam się osobom, którym przekazałem zadania.
Przejrzenie “Someday maybe” – ostatnim krokiem przeglądu tygodnia jest przejście przez zadania typu “Someday maybe”, czyli zadania, w odniesieniu do których wcześniej uznałem, że kiedyś powinienem je wykonać, ale nie miały określonego czasu, na kiedy powinny być gotowe. Teraz przeglądam je, decydując, czy któreś z nich nie powinno być przywrócone do zrobienia teraz albo usunięte.

W praktyce są to wszystkie kroki, które wykonuję w czasie przeglądu tygodnia w Todoist. Robię jeszcze jedną rzecz, ale już poza Todoist. Sprawdzam mój kalendarz na nadchodzące tygodnie. Weryfikuję, czy jest aktualny i czy nie robi się przeładowany. Kiedy widzę, że jest już trochę za dużo spotkań, pozostały wolny czas rezerwuję na spotkania sam ze sobą, aby nikt w tym czasie nie mógł już mnie zaprosić i abym miał czas na robienie moich zadań.

Kiedy robić przegląd tygodnia

Przegląd tygodnia, jak sama nazwa wskazuje, powinien być robiony co tydzień :) Ja robię to w każdy piątek, zwykle jako jedną z pierwszych rzeczy rano.

Bardzo ważne jest, aby to robić co tydzień. Wtedy jest szansa, że nie zajmie to dużo czasu. Trochę jak sprzątanie domu. Jak się sprząta regularnie, to nie trzeba na to poświęcać dużo czasu. Jak się zaniedba sprzątanie, to potem trzeba poświęcić dużo wysiłku, aby doprowadzić dom do porządnego stanu. Dokładnie tak samo jest z Twoją listą zadań ;)

Narzędzia

Jakich narzędzi używać? Najlepiej tego, czego używasz na co dzień do zarządzania zadaniami. Ja robiąc przegląd zadań, przechodzę po listach projektów. Znam osoby, które przechodzą po typie zadań, etykietach itd. Zobacz, jakie możliwości daje Twoje narzędzie, i wybierz najwygodniejszy dla siebie sposób.

Jak to robią inni?

Kiedy wpiszesz w Google “przegląd tygodnia” lub “weekly review” dostaniesz mnóstwo wyników z opisami jak robią to inni ludzie. Chciałbym Ci polecić kilka opisów, które mogą być dla Ciebie pomocne:

How to do a weekly review in Todoist
How I learned to suck less at GTD
GTD – krok czwarty: Przegląd – Żaneta linkuje w nim także do innych artykułów na ten temat

Podsumowanie

Zastanawiałem się ,co napisać w podsumowaniu. Wyszło mi, że najbardziej chcę przekazać radę :Rób przegląd tygodnia! To pomoże Ci w byciu bardziej prodyktywnym/ą. Jestem pewien, że przeglądy tygodnia pomagają mi osiągać więcej. I jestem pewien, że pomogą także Tobie.

Pytanie: jak Ty robisz przegląd tygodnia?