4 zasady, które pozwolą Wam pracować w skupieniu

“Deep Work” to najważniejsza książka, jaką przeczytałem w tym roku, przynajmniej do tej pory. Ilość inspiracji do przemyśleń i przede wszystkim praktycznych informacji przerosła moje wszelkie oczekiwania. Po przeczytaniu tej książki wprowadziłem, i wciąż wprowadzam, kilka zmian w moim życiu i podejściu do pracy. W tym wpisie pokazuję Wam główne koncepty zawarte w “Deep Work”, tak abyście i Wy mogli z niej skorzystać. I niezależnie od tego, czy przeczytanie ten wpis, czy nie, zachęcam Was do sięgnięcia po książkę “Deep Work”. Gwarantuję Wam, że warto! Warto też przeczytać ten wpis do końca. :)

Główna myśl zawarta w książce “Deep Work”

Autor całą książkę opiera na pewnym założeniu: mówi on, że “deep work”, czyli praca w maksymalnym skupieniu, będzie (jest?) supermocą potrzebną w XXI wieku. Mówi także o tym, że trzy grupy będą miały przewagę nad innymi. Te trzy grupy to:

ci, którzy umieją dobrze i kreatywnie pracować z maszynami i urządzeniami,
są najlepsi w tym, co robią (w swoim obszarze),
mają dostęp do kapitału.

Tego ostatniego punktu (o dostępie do kapitału) autor nie omawia szerzej, mówi natomiast o tym, że dwie pierwsze grupy będą musiały mieć umiejętność pracy w maksymalnym skupieniu. W obydwóch przypadkach wg autora będzie potrzebna umiejętność szybkiego uczenia się. Cytując go:

To learn is an act of deep work

Co można przetłumaczyć na:

Uczenie się jest czynnością wymagającą skupienia.

I tutaj dochodzimy do kluczowego stwierdzenia: aby trwać w nowej ekonomii (w domyśle: mieć się dobrze), będą potrzebne dwie kluczowe umiejętności:

zdolność do szybkiego opanowywania skomplikowanych rzeczy,
zdolność do dostarczania na światowym poziomie, w znaczeniu jakości i szybkości.

Dlaczego praca w skupieniu jest tak ważna

Praca w maksymalnym skupieniu jest ważna, bo pomaga być dobrym w tych dwóch obszarach, budować te dwie umiejętności. Cal Newport (autor książki) podaje wzór na pracę wysokiej jakości. I wzór ten jest ściśle powiązany z umiejętnością skupienia się.

Ten wzór to:

High – Quality Work Produced = (Time Spent) x (Intensity of Focus)

Praca Wysokiej Jakości = (Spędzony Czas) x (Intensywności Skupienia)

Praca w maksymalnym skupieniu zapewnia nam po prostu najlepsze rezultaty. A jest to jeszcze ważniejsze w dzisiejszym świecie, w którym na każdym kroku jesteśmy narażeni na rozpraszające nas sytuacje. Powiadomienia z komunikatorów, programów pocztowych, wiadomości, dzwonek telefonu, muzyka z głośnika sąsiada, dźwięk telewizora, radia i wiele, wiele innych. Jeżeli będziecie umieli sobie poradzić z tymi wszystkimi „przeszkadzaczami”, to będziecie umieli pracować w maksymalnym skupieniu.

4 zasady, aby pracować w skupieniu

Cal Newport w swojej książce przedstawia 4 zasady pomagające pracować w taki sposób.

Poniżej pokrótce je opisuję, ale jeżeli tylko możesz, to zachęcam do przeczytania książki, gdzie są one dokładnie scharakteryzowane.

Zasada 1 – skup się na pracy

Pierwsza zasada mówi o organizowaniu swojej pracy w ten sposób, aby pomagać swojemu skupieniu. I poruszonych jest w przypadku tej zasady kilka tematów.

Wybierz swoją filozofię pracy

Autor opisuje różne filozofie pracy sprzyjające skupieniu. Mają one wpływ na to, kiedy ta praca jest wykonywana. Te filozofie to:

„Monastyczna” – cały Wasz czas poświęcony jest pracy. Jeżeli macie jakieś zadanie do wykonania, to poświęcacie na to cały tydzień, miesiąc, rok – tyle, ile jest potrzebne, aby wykonać tę pracę.
„Bimodalna” – w trybie normalnej pracy, co jakiś czas, przeznaczacie cały jeden dzień na pracę w skupieniu nad wybranym projektem. Ten jeden dzień (lub kilka dni) może przypadać co tydzień, miesiąc itd. Chodzi o to, żeby na taką pracę w skupieniu przeznaczyć cały dzień i nie rozpraszać się innymi obowiązkami.
„Rytmiczna” – w każdy dzień przeznaczacie na pracę w skupieniu określony czas (godzinę, dwie). Ważne jest, aby to robić codziennie i w tym samym czasie.
„Dziennikarska” – pracujecie nad wybranym projektem w każdym dostępnym czasie: podczas przerwy na lunch, czekając na spotkanie, wychodząc na chwilę ze spotkania i zapisując kilka stron.

Stwórz rytuały

Planując pracę, wymyślcie i egzekwujcie swoje rytuały:

gdzie i przez jaki czas będziecie pracować?
jak będziecie pracować, kiedy już zaczniecie?
jak będziecie wspierać swoją pracę?

Pracuj tak, jakbyś prowadził biznes

W temacie skupienia się na pracy, opisując ten pomysł, autor wspomina o 4 obszarach, które warto wprowadzić do swojej pracy, a które są inspirowane prowadzeniem własnej firmy.

skupcie się na tym, co najważniejsze i najistotniejsze, na tym, co przynosi największy dochód;
wybierzcie główne metryki, mierzcie je i używajcie ich do podejmowania decyzji;
prezentujcie wizualnie swoje wyniki;
zobowiążcie się do osiągnięcia wyników i miejcie kogoś, kto będzie Was z tego rozliczał.

Be lazy – bądźcie leniwi

Tak, to nie pomyłka, autor postuluje, aby być leniwym. A pisząc to, ma na myśli, że:

czas odpoczynku wspiera zastanowienie się nad celami;
odpoczynek pomaga naładować baterie – energia jest niezbędna do pracy w maksymalnym skupieniu;
praca, która zastępuje czas odpoczynku, zwykle nie jest aż tak istotna i potrzebna.

W skrócie chodzi o to, aby zapewnić sobie wystarczająco dużo czasu na odpoczynek. Praca w maksymalnym skupieniu wymaga energii. Łatwiej o nią, gdy jesteście wypoczęci.

Autor twierdzi, że kiedy zaczynamy pracować w ten sposób, to mamy możliwość skupienia się może na godzinę. Kiedy jesteśmy już bardziej doświadczeni i umiemy się skupić na dłużej, ten czas można wydłużyć do 4 godzin. Praca w ten sposób jest tak wymagająca energetycznie.

Zasada 2 – Zaprzyjaźnij się z nudą (w oryginale: “Embrace Boredom”)

W drugiej zasadzie chodzi o to, jak można wykorzystać czas, kiedy się nie pracuje, aby był produktywny, i w jaki sposób planować sobie ten czas.

Rób sobie przerwy od pracy, a nie od rozrywek

Często mamy tak, że poświęcamy czas na rozrywkę i „przeszkadzacze”. I od takich „przeszkadzaczy” robimy sobie przerwę na pracę. Zdarzyło się Wam kiedyś spędzić kilkadziesiąt minut na Facebooku, popracować przez chwilę, a potem znów wrócić do przeglądania jakiejś strony? Cal Newport daje kilka rad, jak odwrócić ten schemat.

Sugeruje on, aby zaplanować, kiedy będziecie używać Internetu. Tak, dobrze przeczytaliście. W zależności od potrzeb możecie zaplanować, że będziecie korzystać z Internetu tylko przez 5 minut na końcu każdej godziny albo tylko po 17. A może dla Was lepiej będzie działał inny harmonogram. Jakikolwiek schemat wybierzecie, warto, abyście świadomie to zaplanowali. Możecie do tego użyć narzędzi, o których już kiedyś pisałem.

Swoją drogą, pisząc powyższe zdanie, potrzebowałem dostępu do Internetu, aby znaleźć odpowiedni link. A ponieważ w czasie pisania powiedziałem sobie, że nie będę korzystał z Internetu, zapisałem sobie tam “TODO” i zrobię to później, w czasie, który mam zaplanowany na takie właśnie aktywności.

Dobrym pomysłem jest wrzucenie takich bloków, wolnych od Internetu, do kalendarza. Będzie Wam łatwiej o tym pamiętać. Bardzo Was zachęcam do poeksperymentowania z takim harmonogramem. Zobaczycie, o ile więcej uda Wam się zrobić, kiedy nie będziecie mieli dostępu do Internetu. Nie jest przypadkiem, że ludzi często mówią o tym, jak dużo udaje im się zrobić, kiedy pracują w samolocie, gdzie nie ma dostępu do sieci. Znane są przypadki ludzi, którzy wykupowali lot tam i z powrotem z LA do Tokio, właśnie po to, aby mieć kilkadziesiąt godzin nieprzerwanej pracy (brak sieci, brak innych rozrywek, nie ma gdzie wyjść :))

Pracuj jak Teddy Roosevelt

Prezydent USA podany jest tutaj jako przykład osoby, która miała bardzo dużo zobowiązań (opisano jego czasy studenckie). W tych wszystkich zobowiązaniach musiał jeszcze znaleźć czas na naukę. Radził sobie z tym w ten sposób, że dokładnie określał, ile czasu (ile godzin) w tygodniu ma na studiowanie, i ten czas w całości wykorzystywał na naukę. Ale to „w całości” oznaczało eliminowanie wszystkich innych rzeczy i całkowite skupienie się na nauce. Bez przerw, bez przyjmowania gości, bez zajmowania się innymi sprawami – całkowicie pochłaniała go wtedy tylko i wyłącznie nauka.

Ten sposób pracy jest jeszcze trudniejszy w dzisiejszych czasach. Wokoło nas mamy mnóstwo rzeczy, które nas odciągają od wybranych zajęć, np. wszystkie powiadomienia w naszych telefonach. Jeżeli chcielibyśmy pracować tak jak Roosevelt, to najpierw musielibyśmy zadbać o to, by usunąć wszelkie tego typu „przeszkadzacze”. Wyłączyć telefony, włączyć tryb samolotowy w komputerze, może nawet całkiem wyłączyć ruter i w ten sposób odciąć się od Internetu. ;)

Produktywna medytacja

Ten podpunkt brzmi tajemniczo, prawda? A tak naprawdę chodzi o to, że jeżeli macie czas, kiedy nie robicie nic konkretnego, np. spacer, droga z domu do pracy itd., to warto nadać temu czasowi znaczenie przez wybranie konkretnego tematu, na którym wtedy będziecie się skupiać.
W czasie przemieszczania się świadomie myślcie o jednym obszarze, temacie, problemie, zadaniu itd. Dzięki temu czas ten będzie produktywnie spędzony, a Wasze zadania dokładniej przemyślane.

Zapamiętaj karty z całej talii

Wyobrażam sobie, że teraz co najmniej unieśliście brwi ze zdziwienia. Co ma wspólnego zapamiętywanie kolejności kart w talii z pracą w głębokim skupieniu? Otóż wg autora ma. A ja się z nim zupełnie zgadzam. Popatrzcie na nazwę tej zasady – zaprzyjaźnij się z nudą.

Cal Newport sugeruje, że w okresie niepracowania, kiedy poświęcimy ten czas na ćwiczenie naszej pamięci, jednocześnie ćwiczymy naszą umiejętność skupiania się. Skupienie się jest niewątpliwie niezbędne, aby móc zapamiętać kolejność 52 kart w talii.

Pracując w stanie maksymalnego skupienia, będziecie wykorzystywali dokładnie tę samą umiejętność skupiania się co w czasie zapamiętywania kart. Stąd te dwie rzeczy są powiązane.
Przyznam się Wam, że ta rada tak mnie zaintrygowała, że zacząłem uczyć się zapamiętywania kolejności kart. ;) Idzie mi wolniej, niż myślałem, na razie jestem w stanie zapamiętać 14 kart, ale do końca roku powinienem być w stanie zapamiętać wszystkie 52 karty. Możecie mnie trzymać za słowo. ;)

Zasada 3 – Porzuć social media

Założę się, że już gdzieś słyszeliście tę radę. Mogę też założyć się, że wciąż używacie tych mediów. I ja nie jestem tutaj inny, także korzystam z Facebooka, Twittera i pozostałych usług tego typu. I nie o całkowite porzucenie tych usług chodzi autorowi. Postuluje on jednak, aby korzystać z nich rozsądniej, i daje kilka pomocnych rad, jak to zrobić:

Sugeruje, aby przeanalizować to, jak korzystacie z sieci społecznych i wybrać tylko te (jedną, dwie), które są Wam najbardziej potrzebne, a pozostałe porzucić.
Postuluje, aby dla każdej z sieci społecznej zastanowić się, dlaczego z niej korzystacie oraz jakie z tego macie korzyści. Co razem z przeanalizowaniem czasu spędzonego w tych sieciach społecznych może Wam pokazać, że tak naprawdę tracicie tam czas, nie zyskując zbyt wiele w zamian.

Ostatnia rada jest nieco ekstremalna, a przynajmniej taka wydaje się na początku. Cal Newport daje pomysł, aby nie używać Internetu do rozrywki tylko do pracy. Tak, dobrze przeczytaliście: aby móc się mocno skupić, pracować w sposób maksymalnie efektywny i odzyskać kontrolę nad czasem, sugeruje on, by nie korzystać z Internetu w celach rozrywki, by rozrywki szukać poza Internetem. Jeżeli wydaje się Wam to szalone, to zastanówcie się, w jakim stopniu w ciągu dnia potrzebujecie Internetu do pracy i ile mielibyście czasu, gdybyście nie korzystali z niego w celach zabawy i rozerwania się? Może jednak jest coś wartego uwzględnienia w tej radzie?

Zasada 4 – Eliminuj czas bez skupienia

Czwarta zasada, eliminuj czas bez skupienia, jest równie wymagająca i może nawet trochę szokująca jak pozostałe. Niestety, to pokazuje, jak bardzo jesteśmy (jestem) przyzwyczajeni do braku skupienia i ciągłego rozpraszania się.

Zaplanujcie każdą minutę swojego dnia

I znów, czytając tę radę, przypuszczam, że okazujecie co najmniej zdziwienie. Jak to zaplanuj każdą minutę? Cal Newport rzeczywiście postuluje, abyście mieli plan na cały dzień. Nie chodzi o to, żeby zaplanować cały dzień rano i potem nie móc wprowadzać do tego planu żadnych zmian. Chodzi o to, abyście stale świadomie wiedzieli, jak planujecie spędzić czas w dany dzień, abyście ciągle mieli przed sobą to zapisane i na bieżąco modyfikowali, kiedy Wam się to nie udaje.

Dzięki temu unikniecie spędzania czasu w sposób „płytki” i przypadkowy. Stale będziecie wiedzieli, jak chcielibyście ten czas spędzić, i jestem pewny, że dzięki temu spędzicie go dużo bardziej intencjonalnie.

Przyznam się szczerze, że jeszcze tego podejścia nie próbowałem. Jest ono na mojej liście “someday maybe”, ale bardzo mnie ono kusi i kiedyś je wypróbuję. I wtedy dam Wam znać, jak wpłynęło ono na moją produktywność i efektywność.

Oceńcie „jakość” każdej aktywności

Jeszcze jednym sposobem radzenia sobie z nieistotnymi zadaniami i aktywnościami jest ocenianie ich na bieżąco poprzez nadawanie im stopnia „istotności”. Po pewnym czasie, po przejrzeniu zapisków okaże się, które zajęcia nie są nam pomocne w osiągnięciu celu i ile zajmują nam czasu. Wtedy można je eliminować.

Poproście swojego szefa o budżet na nieistotną pracę

Ciekawy jestem miny Waszego szefa, kiedy podejdziecie do niego i zapytacie, ile czasu możecie poświęcać na nieistotną pracę. Odpowie Wam, że 0. Przecież cała praca powinna być poświęcona na istotne zajęcia. Wtedy możecie mu wyjaśnić, ile Waszego czasu zajmuje pisanie e-maili, odpowiadanie na wiadomości na Slacku lub Skype, uczestnictwo w spotkaniach itd. Założę się, że wtedy będzie skłonny z Wami porozmawiać o takim budżecie. Bo o ile komunikacja jest niezbędna, o tyle gdy jest jej za dużo, przeszkadza w pracy. Gdybyście sami z siebie przestali uczestniczyć w komunikacji, byłoby to na pewno źle postrzegane. Ale jeżeli ją ograniczycie i będziecie na to mieli błogosławieństwo swojego szefa, to już będzie zupełna inna historia. A dzięki temu odblokujecie dużą część swojego czasu na pracę w maksymalnym skupieniu.

Bądźcie trudno dostępni

W tej radzie autorowi chodziło głównie o dostępność w kontekście komunikacji mailowej. Daje on bardzo konkretne rady.

Spraw, aby ludzie, którzy wysyłają Ci e-maile włożyli w nie trochę więcej pracy. Co przez to mam na myśli? Jeżeli e-mail nie jest wystarczająco informacyjny, to nie odpowiadajcie na niego, dopóki nie dostaniecie więcej informacji. Jak często dostajecie e-mail o treści: „Co myślicie o xyz?”. Zamiast próbować odpowiedzieć na taki e-mail, spędzając nad nim dużo czasu, po prostu odpowiedzcie: „Sprecyzuj, proszę, co masz na myśli, brak mi informacji, o co pytasz”.

Także Wy poświęćcie więcej czasu przy pisaniu e-maili. Wysyłając komuś odpowiedź na pytanie o spotkanie, podajcie mu 2–3 propozycje terminów. Dzięki temu unikniecie niekończącej się wymiany wiadomości. Zadając pytanie, zadajcie je precyzyjnie. Widzicie, o co chodzi w tej radzie?

Trzecia rada jest najprostsza, ale zwykle nie mieści nam się w głowie. Brzmi ona: „nie odpowiadaj”. Tak po prostu, nie odpowiadajcie na e-mail. Jeżeli Wasza odpowiedź nie jest istotna, nic nie wnosi do komunikacji, to nie musicie na taki e-mail odpowiadać. Jeżeli ktoś wysłał pytanie do wielu osób, między innymi do Was, to także nie musicie odpisywać. Wypracujcie sobie kilka zasad, kiedy nie odpowiadacie na e-maile i stosujcie je.

Jakie zmiany i jak wprowadzam w moje życie

Dużo tych rad, prawda? Do tego niektóre są bardzo trudne do wprowadzenia. I jak z wszystkimi zmianami najlepiej wprowadzać je pojedynczo. Ja właśnie to robię. Wybrałem sobie parę rad Cala Newporta i powoli wprowadzam je w życie.
Te trzy rzeczy, które wprowadzam to:

Wybrałem tryb swojej pracy – rytmiczny – i pracuję nad tym, aby wprowadzać go w życie.
Uczę się zapamiętywać kolejność kart w talii, aby umieć się szybciej skupiać.
Wybrałem tylko kilka sieci społecznościowych, w których jestem obecny, reszty nie odwiedzam i nie aktualizuję.

Pracuję nad tym już kilka miesięcy i pierwsze rezultaty są więcej niż obiecujące. Widzę, że umiem częściej pracować w maksymalnym dla mnie skupieniu oraz że uwolniłem nieco czasu, który spędzałem na „płytkich” czynnościach. Jestem zmotywowany, by powoli wprowadzać w życie następne rady autora książki. Kolejna rada, którą chcę wdrożyć, to zaplanowanie każdej minuty. Dam znać, jak mi z tym idzie :)

Podsumowanie

Książka Cala Newporta “Deep Work” to dla mnie jedna z najważniejszych książek, które przeczytałem w ciągu ostatnich kilku lat. Niesamowicie inspirująca, a jednocześnie niezwykle praktyczna i precyzyjnie opisująca wszystkie techniki. Na pewno chcę z nią więcej pracować.

A Wy, którą z rad z książki “Deep Work” chcielibyście wprowadzić do Waszego życia?