Miałem pracować nad projektem, a okazuje się, że ostatnie 20 minut spędziłem, porządkując OneDrive. Zacząłem pisać odpowiedź na e-mail do klienta i nagle zorientowałem się, że sprawdzam nową aplikację do zarządzania zadaniami. Opracowywałem plan na następne warsztaty, kiedy podszedł do mnie kolega i zaczęliśmy rozmawiać o spotkaniu, które mamy za tydzień. Brzmi znajomo? Zbyt często okazuje się, że zajmuję się czymś innym, niż planowałem. Mocno pracuję nad tym, aby umieć się bardziej skupić na pracy. Stąd ten wpis, w którym kataloguję rzeczy, odciągające mnie od pracy, i opisuję, jak z nimi walczę.
Aby mieć świadomość, czy coś odciąga Was od pracy, najpierw musicie wiedzieć, nad czym powinniście pracować
Żeby wiedzieć, że coś odciąga nas od pracy, najpierw warto upewnić się, że wiemy, nad czym w danym momencie pracować. Inaczej nie robiłbym tego wpisu. Nie byłoby dla mnie różnicy, nad czym pracuję lub z kim się spotykam, bo nie wiedziałbym, co jest moim głównym zajęciem. Dlatego podstawowym założeniem tego wpisu jest posiadanie jasno zdefiniowanego celu/zadania/projektu, nad którym w danym momencie pracujecie. A tak naprawdę nawet czegoś jeszcze bardziej konkretnego – następnej akcji dla Waszego głównego celu/zadania/projektu. Wiem o tym, bo mam cele 12-tygodniowe, a dla nich plany tygodniowe, w ramach których określam plan na dany dzień. I dla zadań na dzień mam określone “Next actions”. Wystarczy, że otworzę Nozbe i wiem, nad czym mam pracować.
Co odciąga mnie od pracy i jest związane ze mną
Postanowiłem podzielić opis na dwie części: rzeczy związane ze mną i te związane ze środowiskiem zewnętrznym. Zacznijmy od tych tych, które wiążą się ze mną.
Zadanie, które jest za duże
Pierwszą przyczyną, która odciąga mnie od właściwej pracy i bardzo często powoduje prokrastynację, jest źle zdefiniowane zadanie. A dokładniej: źle rozbite na podzadania. Jeżeli to, co mam zrobić, nie jest możliwe do zrobienia w “jednym podejściu”, czyli w maksymalnie 2–3 godziny, to wtedy jest mi bardzo trudno do tego się zabrać.
Przykłady za dużych zadań:
- Stwórz wpis o tym, co odciąga Cię od pracy – zadanie jest za duże, ponieważ wiem, że zrobienie tego zajmie 3–4 godziny.
- Przygotuj warsztaty z Gallup StrengthsFinder dla zespołu XYZ – takie zadanie też jest za duże, jest na tyle złożone, że nawet nie umiem określić, ile może mi zająć czasu.
- Wybierz system do zarządzania zgłoszeniami – takie zadanie wymaga współpracy z kilkoma osobami, nie ma szans, żebym je zrobił sam w czasie jednego “posiedzenia”.
Co można zrobić z takimi zadaniami? Podzielić je na pojedyncze kroki. Ważne jest, aby pamiętać, że nie muszę od razu zdefiniować wszystkich kroków potrzebnych do ukończenia tych zadań. Wystarczy następny krok, następna akcja. Jak ją skończę, mogę zapisać kolejną i albo pracować nad nią następnym razem, albo zabrać się za nią od razu (w zależności od możliwości czasowych).
Przykłady następnych akcji dla zadań opisanych powyżej:
- Stwórz wpis o tym, co odciąga Cię od pracy:
- napisz odpowiedź na pytanie: “Jak chcesz pomóc tym wpisem?”;
- wypisz typy przeszkadzaczy, które odciągają Cię od pracy.
- Przygotuj warsztaty z Gallup StrengthsFinder:
- zbierz informacje, ile członków zespołu ma zrobione testy StrengthsFinder;
- wyślij kody do tych, którzy nie mają zrobionego testu;
- zrób mapę myśli, zapisując tematy, które chciałbyś “przerobić” w czasie warsztatów.
- Wybierz system do zarządzania zgłoszeniami:
- wypisz osoby, które powinny być zaangażowane w proces decyzyjny;
- stwórz folder w OneDrive, gdzie będziecie zapisywać notatki;
- zaplanuj spotkanie, w czasie którego opiszesz powody, dlaczego potrzebujecie nowego systemu, oraz zbierzesz wymagania.
Jak widzicie, większe zadania zostały podzielone na mniejsze, które można wykonać na raz. Wiadomo, co przy każdym mniejszym zadaniu trzeba zrobić i jaki jest efekt końcowy. Mając tak opisane zadanie, dużo łatwiej jest je zacząć i skończyć. A tym samym przybliżyć się do realizacji tego większego zadania/celu/projektu.
Przeszkadzacze
Przeszkadzacze to wszystko to, co odciąga mnie od pracy. Mam tu na myśl głównie powiadomienia o przychodzących wiadomościach z wielu kanałów, takich jak e-mail, Slack, wiadomość tekstowa, przypomnienie, dzwonek telefonu, powiadomienie z przeglądarki. Jak widzicie jest wiele źródeł przeszkadzaczy.
Jak się przed tym bronić? Pisałem o tym już kilka razy (np. Tutaj i tutaj ).
Najbardziej radykalnym sposobem jest włączenie trybu samolotowego w komputerze i telefonie. Jeżeli do pracy potrzebujecie połączenia z Internetem, to wtedy warto wyciszyć wszelkie powiadomienia. W telefonie można włączyć tryb cichy (bez wibrowania!) oraz odwrócić go ekranem do dołu. W komputerze wyłączyć aplikacje, które są źródłem powiadomień (Outlook, Slack, inne programy pocztowe).
Wtedy zostaje już tylko zabezpieczenie się przed wchodzeniem na rozpraszające strony (Facebook, Twitter, wiadomości). Ja korzystam z aplikacji Freedom.to, która blokuje wejście na zdefiniowane strony lub wręcz pozwala wejść tylko na te, które podamy jako dostępne. Aplikacja ta działa także na telefonach. Alternatywą (ale tylko w przeglądarce) jest rozszerzenie StayFocusd.
Jest wiele sposobów, aby się zabezpieczyć przed przeszkadzaczami. Warto to zrobić. Według badań powrót do pełnego skupienia nad zadaniem, po oderwaniu się od niego, trwa nawet kilkanaście minut!
Stres i zmęczenie
Stres i zmęczenie to chyba najtrudniejsze czynniki, które odciągają mnie od pracy. Najtrudniejsze, bo nie ma łatwego sposobu i przepisu, jak ograniczyć ich wpływ na pracę.
Łatwiej jest chyba ze zmęczeniem. Kiedy mam mało energii, jestem śpiący i przemęczony, świadomie wybieram wtedy zadania, które nie wymagają dużego skupienia i kreatywności. Na zasadzie: zacząć od czegoś prostego, ruszyć z czymś do przodu, może potem będzie łatwiej.
W Nozbe mam stworzone konteksty i jednym z nich jest “niska energia”. Dla zadań, które nie wymagają dużo energii, nadaję taki kontekst. Dzięki temu mogę pokazać tylko takie zadania. Zwykle są to zadania typu: odpisz na e-mail, zadzwoń, dodaj fakturę do systemu, podsumuj spotkanie, uporządkuj notatki itd. Nawet przy zmęczeniu są to rzeczy do zrobienia. I mogę je wtedy wykonać.
Jeżeli chodzi o stres, to sprawa jest trudniejsza. Tym, co wtedy robię, jest – najpierw – “ogarnięcie” powodu stresu. Zastanawiam się, co jest przyczyną stresu, co jest w sferze moich wpływów i co mogę zrobić, aby go ograniczyć.
Przykłady:
- Jeżeli przyczyną stresu jest trudne spotkanie z klientem, które dopiero się odbędzie, to zanim zacznę pracować nad moimi głównymi zadaniami, przygotuję to, co mogę, na to spotkanie. Zwykle pomaga ograniczyć stres.
- Jeżeli przyczyną stresu jest zbliżający się termin oddania projektu/zadania, a ja wiem, że nie zdążę, to wtedy robię analizę stanu faktycznego, zapisuję, co jest zrobione, co jest jeszcze do zrobienia, szacuję, ile mi to zajmie czasu. Wysyłam te informacje do osób, które oczekują na wynik mojej pracy. Dzięki temu, że proaktywnie coś takiego wykonałem, możemy zaplanować, co zrobić, aby zakończyć ten projekt. Ten fakt bardzo pomaga zwalczyć stres.
- Jeżeli przyczyną stresu jest choroba, oczekiwania na wyniki badań i podobne zdarzenia, to robię krótkie badanie, wypisując trzy opcje: pesymistyczną, optymistyczną i taką “pośrodku”. Dla każdej z nich krótko robię analizę konsekwencji. To także pomaga mi ograniczyć stres.
Najskuteczniejszym dla mnie sposobem radzenia sobie ze stresem jest aktywność fizyczna. Spacer, przejście się po schodach kilka razy, proste ćwiczenia (pompki, przysiady).
Kiedy uda mi się już zmniejszyć poziom stresu, wtedy mogę zabrać się za właściwą pracę. Ale zajęcie się stresującymi sprawami jest konieczne do wydajnej pracy.
Głód i pragnienie
Bardzo często od pracy odciąga mnie uczucie głodu i pragnienia. Kiedy czuję, że burczy mi w brzuchu, jest mi ciężko się skupić. Gdy chce mi się pić, to również trudno jest pracować.
Akurat te czynniki są najprostsze do opanowania. Regularnie robię sobie przerwę na picie i zwykle jest to po prostu woda z kranu. Co dwie, trzy godziny robię sobie przerwę na jedzenie. W porze lunchu jest to coś większego, w pozostałych porach mała przekąska typu jabłko, gruszka, orzechy, marchewka i tym podobne. To wystarczy, aby uczucie głodu minęło i już nie przeszkadzało.
Przy okazji podzielę się z Wami moim odkryciem dotyczącym picia wody. Przeczytałem ostatnio, że kiedy jest się śpiącym, to często przyczyną jest odwodnienie. I wtedy skuteczniejsza niż kawa może być szklanka lub dwie zwykłej wody. Spróbujcie! Ja dzięki częstszemu piciu wody skutecznie ograniczyłem ilość wypijanej dziennie kawy.
Co odciąga mnie od pracy i jest związane z otoczeniem
Powyżej opisałem kilka rzeczy, które odciągają mnie od pracy i są związane ze mną. Jest też kilka czynników, które przeszkadzają w pracy i są związane z otoczeniem.
Biuro
Jeżeli pracujecie w biurze, to zwykle nie jesteście tam sami. Są tam też inni ludzie, którzy mają swój sposób pracy. Zwykle nieco (lub bardzo) inny niż Wasz. I znów wg badań każdy ruch w tle (nawet taki, który zauważacie tylko kątem oka), każda rozmowa (nawet ta ledwo słyszalna) sprawiają, że Wasza uwaga jest odciągana od tego, nad czym pracujecie. Jest to spowodowane wieloma czynnikami, które odziedziczyliśmy po naszych przodkach. Dla nich każde poruszenie się trawy, ledwo słyszalny dźwięk i reakcja na nie mogły być kwestią życia i śmierci. I te mechanizmy w nas są. Nawet teraz, kiedy nie są już tak potrzebne.
Jak sobie z nimi radzić? W miarę możliwości tak organizować swoją przestrzeń, aby te rzeczy nie występowały. Na przykład tak ustawić monitor/monitory, aby przed nami nie było nic/nikogo, co się porusza. Kupić słuchawki, które mają funkcję ogranicza dźwięków z zewnątrz (swoją drogą bardzo przydatne w samolocie ;)). Wiem, że nie zawsze jest to możliwe, ale na pewno coś się da zrobić ze swoim otoczeniem.
Podchodzący ludzie
Kolejnym czynnikiem odciągającym od pracy są ludzie, którzy podchodzą do nas, nie zważając na to, nad czym pracujemy. Ten problem też nie ma prostego rozwiązania. Z jednej strony Ci ludzie nas rozpraszają, a z drugiej – współpraca między ludźmi i wzajemne pomaganie sobie są bardzo cenne.
Moim sposobem na to jest wizualne pokazanie, kiedy pracuję w skupieniu. Startując z nową sesją pomodoro, włączam na monitorze, w widoczny sposób, licznik czasu. Na początku współpracownicy pytali, co to jest. Teraz, kiedy widzą, że licznik jest włączony albo nie podchodzą, albo mówią, że podejdą potem. Dzięki temu problem z przeszkadzaniem jest ograniczony.
Tutaj chcę się przyznać, że sam byłem (i trochę wciąż jestem) winny przeszkadzaniu innym. Ale odkąd sam pracuję w ten sposób, bacznie obserwuję pozostałych. I zanim podejdę do jakiejś osoby, upewniam się (a przynajmniej staram się to robić :)), czy nie pracuje ona w danej chwili w wysokim skupieniu.
Spotkania
Spotkania w firmach to temat licznych artykułów i anegdot. Wiele słyszy się o tym, że spotkań jest za wiele i że są nie efektywne. I że ich liczba uniemożliwia pracę. Tutaj chciałbym Was odesłać do artykułu o modelowym kalendarzu, gdzie opisuję, jak organizuję sobie dzień i jak Wy możecie go sobie zorganizować. Na razie nic lepszego w tym względzie nie wymyśliłem.
Podsumowanie
Planując ten artykuł, myślałem, że będzie on krótki i że opiszę tylko kilka kwestii, które sprawiają, że jest mi trudno się skupić. Ale w trakcie pisania przypominały mi się kolejne przykłady i rzeczy, które przeszkadzają w pracy. Niestety jest wiele czynników, które uniemożliwiają skupienie się lub utrudniają je. Warto zastanowić się, co Wam przeszkadza w pracy. Może macie na to wpływ i możecie przynajmniej niektóre z nich wyeliminować? I dzięki temu lepiej i łatwiej pracować?
Pytanie: Co Was najczęściej odciąga od pracy? Jak sobie z tym radzicie?
