Inbox zero. Jak daleko jesteście od pustej skrzynki mailowej? Wiele osób chce osiągnąć Inbox zero. Większość tych, którzy próbowali, wie, że to niekończąca się bitwa. Jest wiele technik, które pozwalają wyczyścić skrzynkę pocztową. Dzisiaj opowiem tylko o jednej z nich. Bardzo skutecznej. Polega na niewysyłaniu maili.
Czy w ogóle powinniście zrezygnować z maili?
Od razu Was uspokoję. Nie chodzi mi o całkowitą rezygnację z wysyłania maili. Maile nadal są pożyteczną formą komunikacji i jest wiele przypadków, kiedy jest to preferowany sposób wysyłania wiadomości. Ale jest też wiele sytuacji, gdy maile, według mnie, nie powinny być wysyłane.
Kiedy warto zrezygnować z e-maili?
Poniżej opisuję kilka sytuacji, kiedy warto rozważyć niewysyłanie maili i zastąpienie tej formy komunikacji inną.
Projekty
Jestem gorącym zwolennikiem i orędownikiem zabronienia wysyłania maili w zespole projektowym. I to zarówno wewnątrz zespołu, jak i w komunikacji z klientem (który w wielu przypadkach powinien być członkiem zespołu projektowego).
Jak często zdarzyło się Wam, że do zespołu dołączała nowa osoba i byliście proszeni o wysłanie maili ze specyfikacją lub z poprzednimi ustaleniami? Jak często, pracując w dłuższym projekcie, potrzebujecie znaleźć informację, którą wysyłaliście kiedyś komuś mailem? Lub po prostu szukacie informacji o danej części projektu i wtedy, aby to znaleźć, sprawdzacie kilkanaście maili, które zostały wysłane mniej więcej w tamtym okresie?
Zgaduję, że wielu z Was zdarzyły się takie sytuacje. Co jest receptą na rozwiązanie tego problemu? Komunikacja w kontekście projektu i zadań z wykorzystaniem narzędzia, w którym prowadzicie projekt.
Dużo bardziej efektywne jest komunikowanie się za pomocą zadań, nad którymi pracujecie. Każdy komentarz, pytanie, załącznik powinien być dodawany jako część zadania. Jeżeli jest to komentarz dla projektu, to jako część projektu. Wtedy osoby pracujące nad zadaniem wiedzą, że wszelkie odpowiedzi, informacje i materiały znajdą w programie do zarządzania projektami w danym zadaniu. Brzmi prosto, ale rozwiązuje mnóstwo problemów. Ktoś nowy dołącza do projektu? Dodajemy go do projektu w narzędziu i widzi od razu, o czym była mowa w kontekście poszczególnych zadań i całości. Potrzeba odnaleźć załącznik dla zadania? Jest jako komentarz przy tym zadaniu. Łatwo i prosto.
Jakich narzędzi można używać do tego typu pracy? Ja w prywatnych projektach, w ramach mojej firmy, używam Nozbe, które ma dokładnie te funkcjonalności. Jeżeli nie używacie Nozbe, to większość innych, nowoczesnych narzędzi umożliwia taką pracę. Pracowałem w ten sposób przy użyciu Asany, Trello czy w dużych projektach, korzystając z Jira. Każde z nich daje możliwość przeniesienia komunikacji do narzędzia i niekorzystania z maili.
Dyskusje
Kolejnym obszarem, w którym maile nie są najlepszym rozwiązaniem, są wszelakie dyskusje. Jeżeli chcecie o coś zapytać i dowiedzieć się opinii jednej lub więcej osób i będzie to wymagało wymiany poglądów, to e-mail także nie jest najlepszym narzędziem. Bardzo szybko dyskusja staje się wielowątkowa, poziomy zagnieżdżenia tych wątków w mailach stają się na tyle głębokie, że są już nieczytelne. Odnalezienie się w takiej rozmowie jest bardzo trudne.
Co może być użyte w zamian? Cokolwiek, co ułatwia rozmowę na żywo i nie zaciemnia obrazu. Wszelkie narzędzia do rozmów grupowych typu Slack, Yammer, grupy na FB są o niebo lepsze w tej sytuacji. Łatwiej się wypowiedzieć, w miarę prześledzić historię rozmów, nie zaśmiecacie skrzynki pocztowej i włączajcie się w dowolnej dla siebie chwili.
A jeżeli dyskusja jest na temat jakichś ustaleń w stylu „kiedy wyjść na piwo”, to świetnie sprawdzają się narzędzia typu Doodle, gdzie można wrzucić dostępne terminy, każdy zaznacza, która data jest odpowiednia, i w rezultacie macie listę najlepszych terminów (kiedy większość ludzi może uczestniczyć).
Synchroniczna komunikacja
Nieustannie jestem zdumiony, kiedy ludzie oczekują ode mnie tego, że odpowiem na ich maila w ciągu kilku minut od napisania go. Mail przyszedł 5 minut temu, a oni już pytają, czy na niego odpowiedziałem…
Mail z definicji jest asynchroniczną formą komunikacji. Na maila odpowiada się wtedy, kiedy akurat pracuje się nad mailami. Ja osobiście skupiam się nad tym, aby ograniczyć częstotliwość, z jaką sprawdzam skrzynkę pocztową. Czasami jest to 2–3 razy na dzień, czasami nawet rzadziej. Zdarza mi się zaplanować sprawdzanie skrzynki raz na dwa dni, ale spędzić nad tym na przykład 2 godziny.
Jeżeli oczekujecie natychmiastowej odpowiedzi, to warto użyć innej formy komunikacji, takiej jak telefon, Skype czy jeszcze inny rodzaj komunikacji głosowej lub video. To są synchroniczne sposoby komunikacji. Mail nie jest. I to od kilkunastu już lat.
Zabronione wewnętrzne maile
Istnieją firmy, gdzie komunikacja za pomocą maila jest wręcz zabroniona, a dokładniej: dotyczy to wewnętrznej komunikacji mailowej. Nadal korzysta się z maili do komunikacji z zewnętrznym światem (klienci, dostawcy itd.), ale wewnątrz przenosi się rozmowę do lepiej dopasowanych kanałów komunikacji. W większości przypadków firmy te mówią, żę w rezultacie lepiej się im pracuje.
Podsumowanie
Zauważam na własnym przykładzie, że nie jest łatwo „jednostronnie” wprowadzić zmiany dotyczące komunikacji mailowej. Robię to na małą skalę, kiedy dany projekt/obszar zależy ode mnie. W każdym z tych przypadków obserwuję wzrost efektywności i zmniejszoną ilość czasu spędzonego na szukaniu informacji. Według mnie warto chociaż spróbować innego podejścia. W jakiej sytuacji Wy możecie zrezygnować z korzystania z maili?
