Jest wiele definicji produktywności. Jedną z moich ulubionych jest ta mówiąca, że produktywność to sztuka usuwania. Zresztą nawet David Allen w książce „Getting Things Done” jako pierwszy krok w przetwarzaniu zadań proponuje „Delete”, czyli „Usuń”. Bardzo się zgadzam z tym podejściem i jednocześnie wiem, jak trudne ono jest.
Dlaczego produktywność to sztuka usuwania?
Na warsztatach z zarządzania sobą w czasie (osobista efektywność) robię z uczestnikami ćwiczenie polegające na rozpisywaniu tego, co robią w ciągu tygodnia. Bardzo często okazuje się, że chcą robić coś nowego, realizować projekty, które uznają za ważne dla siebie, ale nie mają kiedy tego robić. Wniosek jest jasny – chcesz zacząć robić coś nowego, usuń coś ze swojego harmonogramu.
Kiedy spojrzymy z drugiej strony – celu – dojdziemy do podobnych wniosków. Nawet jeśli mamy czas na kilka projektów, to realizując je naraz, będziemy zmęczeni, a przede wszystkim nasza uwaga będzie rozproszona. Realizowanie kilku projektów jednocześnie zajmie nam w sumie więcej czasu, niż gdybyśmy pracowali nad nimi po kolei? Świetnie ilustruje to obrazek z „Esencjalisty”.
Zachłanność nie popłaca
Zachłanność w liczbie celów nie popłaca. Przekonałem się o tym na własnej skórze. Kiedy zaczynałem pracę z podejściem zgodnym z „12-tygodniowym rokiem”, robiłem to „książkowo”. Tzn. wybrałem jeden cel, który był zgodny z moją wizją. Wiedziałem, że mogę na to przeznaczyć kilka godzin tygodniowo. W moim przypadku było to 4–5 godzin. Rozpisałem sobie taktyki i konsekwentnie realizowałem je przez 12 tygodni. Po tym czasie osiągnąłem swój cel i byłem z tego bardzo dumny i zadowolony.
Jednak zamiast kontynuować pracę w ten sposób, stwierdziłem, że skoro tak świetnie mi poszło, to w następnych 12 tygodniach zrealizuję nie 1, ale 3 cele. Udało się. Byłem zmęczony dużo bardziej niż po poprzednich 12 tygodniach, ale wciąż zadowolony, że zrobiłem to, co chciałem. Nie trudno przewidzieć, co zrobiłem przy następnych 12 tygodniach… Wybrałem 8 celów. I poległem… Nie zrealizowałem ani jednego. Dlaczego? Są 2 główne powody. Po pierwsze moja uwaga była rozproszona na kilka niezależnych celów i realizując jeden z nich, nie pracowałem nad innymi. Powodowało to wewnętrzny stres. A po drugie, po prostu fizycznie zabrakło mi na nie wszystkie czasu. Zapomniałem, że oprócz tych najważniejszych celów dzieje się zwykłe życie. I że czasem zdarzają się rzeczy nieprzewidziane. A ja nie miałem już żadnych buforów.
Wróciłem do maksymalnie dwóch celów na każde 12 tygodni (a idealnie – do jednego) i znów jestem w stanie je realizować w 100%.
Warunek podstawowy
Do świadomego wybierania celów potrzebna jest jedna rzecz. Taka podstawowa. Warto wiedzieć, jakie cele się przed sobą stawia. Warto wiedzieć, nad czym się w danej chwili pracuje. Jeżeli tego nie wiecie i jest to dla Was trudne pytanie, to czeka Was praca wstępna – wypisać wszystkie obszary, w które jesteście teraz zaangażowani. Bez tego trudno jest świadomie stwierdzić, co wybieracie do zrobienia, a czego nie. Nawet nie trudno – jest to wręcz niemożliwe. Żeby wybierać, trzeba wiedzieć, z czego się wybiera.
Jak wybierać cele?
Odpowiedź na to pytanie nie jest prosta. Jest bowiem wiele czynników wpływających na to, jak wybierać cele. W wielu książkach opisywane są przeróżne metody. W jednej z moich ulubionych, „Esencjalista”, jest cała sekcja, która nazywa się „Eliminacja” i jest poświęcona eliminowaniu celów i wybieraniu tych najważniejszych. Kilka moich ulubionych metod pochodzi właśnie z książek – z „Esencjalisty”, z książki „Jedna rzecz”, „Cała naprzód” oraz z „Narzędzi tytanów”.
Od 1 do 10 – zasada 90%
Jednym z moich ulubionych sposobów wybierania celów jest stosowanie zasady 90% opisałem ją między innymi tutaj. Chodzi o to, aby wszystkim aktywnościom nadać wagę od 1 (najmniej istotne) do 10 (najbardziej istotne) i skupić się tylko na tych z wagą 9 i 10. Trudne, ale bardzo skuteczne. Więcej znajdziecie w podlinkowanym artykule.
Pytanie ukierunkowujące
Jaka jest JEDNA RZECZ, którą możesz zrobić, TAKA, po której zrobieniu wszystko pozostałe będzie łatwiejsze lub niepotrzebne?
Zadanie sobie tego pytania bardzo często pozwala znaleźć tę jedną rzecz, która najbardziej pozytywnie na nas wpływa. Można zadawać sobie je do skutku. Trochę o tym pisałem tutaj.
Przykład: Kiedyś miałem taki okres w życiu, gdy miałem mniej energii. Zastanawiałem się, co może mi pomóc mieć więcej energii w ciągu dnia. Zadałem sobie to pytanie. Moją odpowiedzią było regularne wstawanie rano i robienie miracle morning. Ale nie poprzestałem na tym. Z jakiegoś powodu wiedziałem, że nie uda mi się tego robić codziennie. Znów zadałem sobie pytanie, tym razem w kontekście tego, co może być tą jedną rzeczą, która pomaga mi zrobić dobry dla mnie poranek. Okazało się, że odpowiedzią jest lepszy sen. I znów zadałem sobie pytanie, co jest jedną rzeczą, która sprawi, że będę miał lepszy sen. Odpowiedzią była zaplanowana procedura kładzenia się spać, czyli to, kiedy się kładę, co robię przedtem itd. Dzięki temu pytaniu zrozumiałem, że aby mieć więcej energii w ciągu dnia, chcę zadbać o to, aby lepiej zasypiać. Sprawdziło się w 100%!
Wizja jako kierunek
Aby móc skutecznie odpowiedzieć na powyższe pytanie, warto mieć jasność co do naszej wizji, a przynajmniej aspiracji. Co nam daje świadomość wizji i aspiracji? Przede wszystkim jasność priorytetów. Mając zdefiniowane wizję i aspiracje, możemy łatwo stwierdzić, czy nasze cele (lub nawet zadania) są zbieżne z tym, co dla nas najważniejsze. Pozwalają odpowiedzieć na pytanie, czy dany cel przybliży nas do realizacji wizji i aspiracji.
Korzystam z wizji i aspiracji, aby zadać sobie pytanie, jak realizacja danego zadania pomoże mi zrealizować moją aspirację i jak pozwala wypełniać moją wizję. Bardzo często odpowiedź pomaga mi podjąć decyzję, które zadania lub cele wybrać – bo jest na tyle oczywista.
Oczywiście o wizję trzeba dbać. Najpierw ją zdefiniować, a potem regularnie uaktualniać. Jednym z mitów na temat wizji jest bowiem to, że jak się ją zdefiniuje, to potem już nie można jej zmienić. Można. Na podstawie świadomego zastanawiania się nad nią i w wyniku podążania za dobrze zdefiniowanym procesem.
Bardzo polecam tutaj książkę „Cała naprzód”. Michael Hyatt świetnie opisuje proces definiowania wizji i dbania o nią.
Poluję na antylopę czy na polne myszy?
Jeszcze jednym sposobem wybierania celów jest zadawanie sobie właściwych pytań. W książce Tima Ferrisa „Narzędzia tytanów” jest rozdział, w którym autor opisuje 17 ważnych pytań, jakie sobie zadaje, aby skupiać się na tym, co ważne. Jednym z pytań, które wziąłem dla siebie, jest „Czy poluję na antylopy, czy na myszy polne?”. Zadaję je sobie, kiedy biorę na siebie nowe projekty i cele. Bardzo łatwo jest mi odpowiedzieć, do której kategorii należy dany projekt i cel. Jeżeli jest to polowanie na myszy, to rezygnuję – chcę polować na antylopy. (Oczywiście to metafora, bo jestem przeciwny zabijaniu zwierząt!)
Testy
Ile celów jest w sam raz, a ile to za mało? Jedyna słuszna odpowiedź to „To zależy”. Jest to bardzo indywidualna sprawa. Oczywiście idealnie jest, kiedy wybieramy skupienie się w danym momencie na jednym celu. Wtedy cała nasza energia jest skierowana na ten jeden obszar. Czasami jednak, z pewnych względów i mam nadzieję, że świadomie, wybieramy pracę nad więcej niż jednym celem.
Warto to przetestować. Wybierzcie sobie jeden cel na dany okres i realizujcie go. Zapisujcie swoje spostrzeżenia, ilość energii, czas itd. W następnym okresie wybierzcie 2 cele. W kolejnym jeszcze jeden. W pewnym momencie zobaczycie, że macie tych celów za dużo, że trudno jest Wam się skupić, że jesteście zmęczeni. Wtedy warto odejmować i ograniczać liczbę celów.
Możecie też zacząć z drugiej strony – na przykład od 5 celów. Podsumować. Odjąć jeden. Podsumować. W ten sposób sprawdzać, kiedy najlepiej Wam się pracuje.
Podsumowanie
Z moich doświadczeń jasno wynika, że im mniej celów, tym lepsze wyniki. Im mniej celów, tym więcej energii. I przede wszystkim – im mniej celów, tym większa motywacja do pracy nad kolejnymi celami. Kiedy zapominam o tym, jak się czuję, gdy mam ograniczoną liczbę celów, pozwala mi sobie o tym przypomnieć inne pytanie, które podpatrzyłem u Tima Ferrisa. Brzmi ono tak: „Co by było, gdybym mógł rozwiązywać problemy tylko przez odejmowanie?”. Co by było gdybyście część Waszych problemów rozwiązali przez odejmowanie celów?
