fbpx

Nawyki i narzędzia, które składają się na mój system produktywności

N

Jesteśmy tym, co powtarzamy – często przypominam sobie to powiedzenie. Tak bardzo się z nim zgadzam. Kiedy ktoś pyta mnie o to, jak zarządzam swoimi zadaniami i z czego składa się mój system produktywności, to najpierw do głowy przychodzą mi nawyki, a dopiero potem narzędzia. Tak też podszedłem do tego wpisu, w którym opisuję, jak wygląda moje podejście do zarządzania zadaniami. Opisałem w nim nawyki, a dla każdego nawyku narzędzia, z jakich korzystam przy jego realizacji.

Każdy jest inny

Zacznę od ważnego zastrzeżenia – każdy jest inny. Każdy może być i jest produktywny na swój sposób. Patrząc na opisy tego, jak działają inni, warto się inspirować, ale nie kopiować 1:1. Bo każdy z nas jest w innym momencie życia i ma inne talenty. A te dwie rzeczy mocno wpływają na to, co w naszym przypadku działa, a co nie.

Zanim zaczniemy

Pracuję nad swoim systemem produktywności od 2010 roku. Opisany przeze mnie system zarządzania sobą jest wynikiem wielu prób i błędów, testów, eksperymentów, analiz. Czasami ktoś do mnie przychodzi i prosi mnie, abym opisał mu, jak działam, a potem próbuje wdrożyć to w ciągu kilku tygodni. Według mnie nie da się tego zrobić w tak krótkim czasie. Ale warto nad tym wytrwale pracować.

Dlaczego buduję swój system produktywności

Lubię mieć obrany kierunek. Wiedzieć, gdzie zdążam. Dzięki pracy nad moim systemem produktywności zapewniam sobie jasność kierunku. Ale też dzięki temu, jak pracuję, dokładnie wiem, jaki będzie mój następny krok. Nie wiem, jakie będą wszystkie kroki, które doprowadzą mnie do mojej wizji, ale znam następne kroki. Dzięki temu mogę efektywnie je wykonywać i zmierzać w wybranym kierunku.

Produktywność, czyli…

Nie wszyscy tak samo rozumiemy produktywność. Warto uzgodnić rozumienie tego terminu, zanim zaczniemy odmieniać go na wszelkie możliwe sposoby.
Mam dwie definicje produktywności, które wzajemnie się uzupełniają.

Produktywność to sztuka robienia właściwych rzeczy we właściwy sposób i we właściwym czasie.

 

Produktywność to sztuka usuwania.

Kiedy kształtowałem swoje podejście do pracy, do działania, do budowania systemu produktywności, moim celem było działać tak, aby być produktywnym zgodnie z powyższymi definicjami.

N jak nawyki czy jak narzędzia?

Już od jakiegoś czasu planowałem ten wpis. Potem był pomysł na nagranie odcinka podcastu na ten temat. Oba pomysły pochodzą od Was. Wiele razy pytaliście mnie, jakich narzędzi używam na co dzień do zarządzania moim systemem produktywności.

Myśląc o narzędziach, wypisując sobie je, zdałem sobie sprawę, że to nie one są najważniejsze. Wręcz odwrotnie – narzędzia są wtórne. Wtórne do nawyków, które od 2010 roku w sobie wykształcam. To one są najważniejsze w moim systemie produktywności. To dzięki nim jestem produktywny i staję się bardziej efektywny. Narzędzia są lepsze i gorsze. Zmieniałem je wiele razy. Znacznie rzadziej zmieniam nawyki, które pomagają mi być produktywnym. Wręcz się to nie zdarza.

Ten wpis będzie więc głównie o nawykach, jakie zbudowałem, aby móc realizować swoją wizję, zdążać w wybranym kierunku, dbać o najważniejsze dla mnie konteksty, aspiracje i realizować moje cele. Narzędzia mi w tym pomagają. Nawyki to zapewniają.

Produktywność w funkcji czasu

Nie spodziewałem się, że użyję określenia „w funkcji czasu” na tym blogu. A jednak można zaskoczyć samego siebie.

Mój system produktywności składa się z kilku wzajemnie się uzupełniających, ale i współzależnych elementów. Każdym z tych elementów zajmuję się w odpowiednim czasie. Zastanawiając się, jak opisać moje podejście do działania w dobry sposób, postanowiłem, że dobrym rozwiązaniem będzie opisanie nawyków zgodnie z tym, jak często się wydarzają, i napisanie, jakich narzędzi do ich realizacji używam.

Ogólnie moje nawyki można podzielić na:

  • kwartalne (co 12 tygodni),
  • miesięczne,
  • tygodniowe,
  • dzienne,
  • poranne,
  • wieczorne,
  • ad hoc.

Nawyki kwartalne (co 12 tygodni)

Pracuję zgodnie z metodą zaczerpniętą z książki „12-tygodniowy rok”. W skrócie oznacza to, że wyznaczam sobie cele na 12 tygodni, a nie na rok. Organizuję pracę tak, aby w każdym tygodniu zrobić zestaw akcji, które mnie przybliżą do osiągnięcia tych celów. Zainteresowanym polecam wpis na blogu na ten temat.

Nawyk: zaplanowanie następnych 12 tygodni

Przed każdym okresem 12 tygodni planuję sobie czas w kalendarzu na przygotowanie się do tego czasu. Takie planowanie zabiera mi zwykle dwa razy po 2 godziny – pierwsze na stworzenie pierwszej wersji planu, kolejne na przegląd, poprawki itd.

Planowanie robię w kontekście mojej wizji życia, aspiracji, kontekstów oraz wartości. Mam je zapisane w aplikacji Notion.

Wizja, aspiracje w Notion
Wizja, aspiracje w Notion

Robię w tym momencie kilka rzeczy:

  • przeglądam swoją wizję życia (why, how, what) – sprawdzam, czy jest coś, co mogę tam uzupełnić, dodać, usunąć;
  • czytam swoje wartości i zasady życiowe;
  • sprawdzam, czy wizja dla moich wybranych kontekstów jest aktualna (niedawno zaktualizowałem swoje aspiracje dla kontekstu Zdrowie, bo zorientowałem się, że zmieniło się to, do czego dążę);
  • patrzę na aspiracje, uwzględniając kontekst.
Aspiracja: Zdrowie
Aspiracja: Zdrowie

Kiedy przeczytam te notatki i wpisy, zaczynam się zastanawiać, z którymi kontekstami chciałbym pracować w następnych 12 tygodniach. Czasami są to wszystkie (wtedy cele są trochę mniejsze), czasami są to dwa–trzy konteksty, a czasami jeden.

Określając cele dla kontekstów i wybierając konteksty, z którymi będę pracował w następnych dwunastu tygodniach, biorę pod uwagę kilka rzeczy:

  • zapisane aspiracje;
  • szacowany czas pracy nad tymi celami w tygodniu – w książce „12-tygodniowy rok” jest sugerowane, aby sumaryczny czas pracy nad najważniejszymi celami nie przekraczał 4–6 godzin; jeżeli przekracza, to będzie nam trudno je zrealizować i jednocześnie wywiązywać się z codziennych zobowiązań.

Wybrane cele zapisuję w Notion.

Kiedy już wybiorę cele, tworzę sobie tablicę w aplikacji Mural. Aplikacja ta pozwala stworzyć wirtualną tablicę, na której możemy pracować z wirtualnymi kartkami post-it, komentarzami itd. Istnieje w niej wiele szablonów tablic. Ja stworzyłem swój szablon, który uwzględnia moje konteksty. Mam tam miejsce na opisanie celów pod względem kontekstu i wpisanie akcji, które wykonam w wybranych tygodniach, aby te cele zrealizować. Mural ma świetne aplikacje mobilne, więc mam tę tablicę zawsze przy sobie.

Mural.co
Mural.co

Planując akcje na dane tygodnie, patrzę oczywiście w kalendarz. Jeżeli widzę, że mam w danym tygodniu dużo wyjazdów, warsztatów, wakacje etc., to wiem, że na taki tydzień powinienem planować mniej lub wcale.

Przeglądam kalendarz, a dokładniej to kalendarze, używając aplikacji Fantastical 2, która jest dostępna tylko dla iOS i Mac OS. W niej mam zagregowane kalendarze prywatne, firmowe, współdzielone z rodziną oraz czasami z firmami, z którymi współpracuję na dłużej. Mam kalendarze w:

  • Google Calendar – prywatny i współdzielone z rodziną,
  • G Suite – firmowy,
  • Office 365 – z firmy, z którą współpracuję.

 

Kalendarz Fantastical 2
Kalendarz Fantastical 2

Efektem tego przeglądu jest gotowy do realizacji plan w Mural, na który patrzę co miesiąc i co tydzień.

W ramach planowania 12 tygodni aktualizuję także mój ścienny suchościeralny kalendarz, który pokazuje mi cały bieżący rok. Tam wpisuję na bieżąco zobowiązania, które zajmują mi cały dzień (warsztaty, konferencje etc.), tak aby nie planować zbyt dużo na dany tydzień.

Nawyk: podsumowanie poprzedniego okresu 12-tygodniowego

Każdy plan 12-tygodniowy rozbijam na tygodniowe akcje, które na bieżąco monitoruję. Po zakończeniu danych 12 tygodni siadam na 2–3 godziny i przeglądam to, co wydarzyło się w poprzednich 12 tygodniach. Robię to za pomocą narzędzi opisanych powyżej, przy planowaniu 12 tygodni, ale też tych, z których korzystam na co dzień.

Najpierw otwieram Mural i patrzę na cele, które miałem do zrealizowania, i akcje, które miałem wykonać w tygodniu (przy nawykach tygodniowych opiszę, co robię w Muralu na co dzień). Aktualizuję status wykonania akcji w Notion. W notatkach zapisuję wnioski, jeżeli jakieś mam.

Bardzo ważną częścią tego podsumowania jest przegląd Dziennika lub dzienników. Codziennie prowadzę dziennik (o tym więcej przy nawykach dziennych). W czasie podsumowania przeglądam wszystkie wpisy. Zwykle zauważam jakieś wzorce postępowania, których nie dostrzegam na co dzień. Na tej podstawie robię sobie notatki, wrzucam zadania itd.

Nawyk: świętowanie osiągniętych celów

To bardzo ważny nawyk, o którym długo zapominałem. Integralną częścią podsumowania pracy przez 12 tygodni jest świętowanie tego, co osiągnąłem. Świętowanie bardzo zależy od mojego humoru. Może to być wyjście z żoną na kolację, kupienie butelki ulubionego wina, krótki wyjazd, spotkanie z przyjaciółmi, podzielenie się radością ze znajomymi etc.

Warto świętować!

Inne aplikacje i narzędzia do planowania kwartalnego

Opisany wyżej cel można także osiągnąć, posługując się innymi narzędziami. Na przykład Goalscape nie jest tym samym, co OneNote, ale i tu, i tu można zapisać wizję, aspiracje, cele, które ja zapisuję w Notion.
Aplikacje do planowania kwartalnego to:

  • Notion;
    • OneNote – korzystałem z niego, dopóki nie przeniosłem się na Mac OS, gdzie OneNote ma mniej funkcjonalności;
    • Evernote – używałem go kilka lat temu;
    • Apple Notes – korzystałem z niego, ale Notion bardziej mi się podoba;
    • Google Docs – ma inne zastosowanie;
    • notatnik papierowy – papier jest super, ale czasami wprowadzam w moich opisach zmiany i wolę je mieć w wersji cyfrowej;
    • Goalscape – służy do notowania celów i aspiracji – długo z niego korzystałem, ale zmęczyło mnie to, że jest tylko w wersji Adobe AIR (flash); w styczniu 2019 roku ogłosili wersję niezależną od Adobe AIR, warto ją sprawdzić;
  • Mural;
    • RealtimeBoard;
    • ściana (taka fizyczna ściana :) ) lub szafa z post-it note lub karteczkami elektrostatycznymi;
  • Google Calendar;
    • Zoho Calendar;
    • Apple Calendar;
    • Outlook;
  • Fantastical 2;
    • WeekCal;
    • kalendarz natywny w Windows 10;
    • aplikacja kalendarza w telefonie.

Nawyki miesięczne

Raz w miesiącu, zwykle na początku kolejnego miesiąca kalendarzowego, mam zaplanowanych kilka prostych czynności, które pomagają mi utrzymać mój system w dobrym stanie.

Nawyk: podsumowanie finansowe

Poczucie bezpieczeństwa jest dla mnie ważne. Częścią tego poczucia jest pewność, że mam porządek w finansach. W ramach tego miesięcznego przeglądu finansów robię kilka prostych rzeczy.

Podsumowanie stanu kont

Aktualizuję informacje zapisane w YouNeedABudget.com dla wszystkich kont, zarówno prywatnych, jak i firmowych. Tam mam rozpisane wszystkie konta. Mogę monitorować przepływ gotówki, ile pieniędzy wydaliśmy, a ile wpłynęło.

Aktualizacja zestawienia finansowego

Od pewnego czasu prowadzę też zapiski, które pozwalają mi ocenić moją wartość netto oraz trend tej wartości – czy rośnie, czy maleje. Korzystam tutaj z Excela od Michała Szafrańskiego. Zapisuję tam stan kont, kart kredytowych, kredytów, wartość samochodów, sprzętu itd. Na koniec wychodzi z tego wartość netto oraz wykres pokazujący trend.

Nawyk: przegląd kalendarza

Przy planowaniu 12-tygodniowym napisałem, że mam na ścianie kalendarz roczny, który pozwala mi zobaczyć, ile całodziennych spotkań i zobowiązań mam zaplanowanych. Na początku miesiąca patrzę na ten sam kalendarz oraz w Fantastical 2, aby upewnić się, że nic mi nie umknęło. Cel jest taki sam – nie brać na siebie zbyt dużo i obronić piątki przed spotkaniami z klientami. Piątki są na podsumowania, refleksje, edukację oraz spotkania relacyjne.

Inne narzędzia do nawyków miesięcznych

Założenia są takie same, jak przy zamiennikach dla aplikacji i narzędzi do planowania kwartalnego.

  • youneedbudget.com,
  • kalendarz roczny,
    • wydrukowane kalendarze miesięczne, przyklejone jeden pod drugim na ścianie – testowane,
    • kalendarz w Notion – testowane,
    • kalendarz w Google Calendar.

Nawyki tygodniowe

W wielu miejscach możecie przeczytać, że jesteśmy tym, co powtarzamy, tym, co robimy codziennie. Nawyki kwartalne i miesięczne są bardzo ważne. Nawyki tygodniowe i dzienne są ekstremalnie ważne!

Mam zagwozdkę, od którego nawyku zacząć, bo następny tydzień zaczyna się od dobrego podsumowania poprzedniego tygodnia. Niektóre nawyki są wykonywane kolejno i skończenie jednego jest wskazówką, aby wziąć się za następny.

Nawyk: planowanie nadchodzącego tygodnia

W czasie tego i kolejnych nawyków korzystam z informacji zgromadzonych wcześniej. Zaczynam od Murala i sprawdzenia, co zaplanowałem na dany tydzień w ramach planowania 12 tygodni. Odpowiednie zadania dodaję do Asana, jeżeli jest to projekt, który prowadzę w Asanie, lub do Things 3, jeżeli jest to zadanie, nad którym pracuję sam. Jeżeli przy tych zadaniach istotne są terminy lub wiem, że w danym tygodniu mam już dużo zobowiązań (co wiem z kalendarza), to dodaję sobie także w Fantastical 2 bloki na pracę nad tymi zadaniami.

Słowo wyjaśnienia, dlaczego Asana i Things 3. Things 3 jest moim podstawowym narzędziem do zarządzania systemem produktywności na co dzień. To w tej aplikacji mam zapisane wszystkie zadania do wykonania na dany dzień, wszystkie moje projekty, tam dodaję wszystkie zadania, które mi przychodzą do głowy lub są do mnie wysyłane. Jeżeli zapytalibyście mnie, z którym narzędziem najwięcej pracuję, to właśnie z Things 3. Asana jest do projektów firmowych, w ramach których współpracuję z innymi osobami. Tam mam projekty z tablicami kanbanowymi, wykresami Gantta, załącznikami etc. Ale jeżeli w Asanie mam zadanie do wykonania na dany dzień, to znajdzie się ono w Things 3.

Testowałem wiele narzędzi, zanim zdecydowałem się na Things 3. Jest kilka powodów, dla których wybrałem właśnie tę aplikację, ale to temat na inny wpis. W liście zamienników wypisałem aplikacje i narzędzia, które testowałem wcześniej.

W ramach planowania tygodnia jeszcze raz patrzę na kalendarz ścienny oraz wypełniam szablon tygodnia od Plannerki.
Widok tygodnia przyklejam sobie na ścianie przy biurku, dzięki czemu mam go na oku. Łatwo zobaczyć, co czeka mnie w najbliższych dniach, i przypomnieć sobie o priorytetach.

Plannerka
Plannerka

Szablon tygodnia lubię wypełniać w iPadzie za pomocą Pencila (mam go w formie PDF) i potem drukować. Dzięki temu mam go i w wersji drukowanej przyklejonej na ścianie, i ze sobą w iPadzie.

Całość zajmuje mi jakieś 15–30 minut – w zależności od tego, jak się czuję. Robię to razem z przeglądem tygodnia (zwykle w piątek) lub razem z niedzielnym czasem na refleksję (jak sama nazwa wskazuje – w niedzielę).

Nawyk: podsumowanie tygodnia

To jeden z kluczowych nawyków, który sprawia, że nasz system pracuje jak dobrze naoliwiona, zadbana maszyna. Nawyk, który sprawia, że możemy nasz system nazwać zaufanym systemem, tak jak mówi o nim David Allen w książce „Getting Things Done”.

Dlaczego ten nawyk jest tak ważny? Bo przeglądamy w nim wszystkie nasze narzędzia i upewniamy się, że jesteśmy tak produktywni, jak w podanych na początku tego artykułu definicjach. Pomaga nam usuwać zbędne rzeczy, wybierać właściwe zadania, określać właściwy czas ich wykonania oraz zastanowić się nad właściwym sposobem ich wykonania.

Co robię w ramach takiego przeglądu tygodnia? Kilka rzeczy:

  • Przeglądam inbox w Things 3, czyli skrzynkę spraw przychodzących, w której zapisuję zadania, pomysły, rzeczy do sprawdzenia, artykuły do przeczytania, rozmowy do przeprowadzenia itd. Po takim przeglądzie w inboksie nie powinno nic zostać. Taki sam przegląd tej skrzynki robię codziennie, więc nie zajmuje to dużo czasu.
  • Przeglądam w Things 3 wszystkie oddelegowane zadania.
  • Robię przegląd wszystkich projektów w Things 3 – projekt to zobowiązanie, które składa się z kilku mniejszych zadań. Sprawdzam, czy są tam jakieś zadania, które chcę zrobić w nadchodzącym tygodniu, aktualizuję status wykonanych zadań, sprawdzam, czy nie zbliża się termin realizacji tego projektu.
  • Czyszczę folder Pobrane w komputerze (w tej chwili MacBook Pro z touch barem) oraz folder Tymczasowe.
  • Porządkuję fizyczną skrzynkę spraw przychodzących, w której mam rachunki, listy, ankiety papierowe z warsztatów etc. Skanuję to, co mogę wyrzucić, wkładam do odpowiednich folderów to, co chcę zachować w wersji papierowej.
  • Przeglądam projekty w Asanie i aktualizuję statusy zadań.
Przegląd tygodnia
Przegląd tygodnia

Cały przegląd tygodniowy zajmuje około 20–30 minut. Jeżeli robię go regularnie, co tydzień, o co bardzo dbam, to zwykle jest to bliżej 20 minut.

Nawyk: niedzielna refleksja

Ten nawyk wprowadziłem najpóźniej i bardzo go lubię. Pozwala się zatrzymać i na bieżąco wychodzić z kolein, w które się czasami wpada.

W niedzielę siadam na chwilę, 15 minut, i robię dla siebie kilka rzeczy:

  • Zadaję sobie 3 pytania – wybrane z 17 pytań Tima Ferrisa (z książki „Narzędzia tytanów”) i zapisuję w Notion odpowiedzi.
  • Oznaczam w Muralu status zadań z danego tygodnia (o ile nie zrobiłem tego wcześniej).
  • Przeglądam w Things 3 projekt Inkubator, w którym mam zapisane pomysły na projekty, produkty, działania. Dopisuję tam szczegóły, pytania.
  • Przeglądam listę „don’t do” (nie rób) w Notion – jest to lista rzeczy, których nie chcę robić. Korzystam z niej, kiedy decyduję, czy podjąć się jakiegoś zobowiązania. Jeżeli jest ono na liście „don’t do”, to się w nie nie angażuję.
Niedzielna refleksja
Niedzielna refleksja

Tych kilka punktów pozwala mi przemyśleć sposób działania, odrywając się od bieżących zadań, zastanowić się trochę, nad czym chcę pracować, czego chcę, a czego nie.

Zamienniki dla podanych aplikacji i narzędzi do nawyków tygodniowych

Założenia są takie same, jak przy zamiennikach dla aplikacji i narzędzi do planowania kwartalnego.

  • Asana,
    • Trello – testowane w wersji darmowej (najbardziej doskwierał mi brak szablonów oraz podzadań),
    • MS Project – kiedyś testowałem,
  • Things 3,
    • Nozbe – używałem przez parę lat, bardzo lubię,
    • Todoist – używałem przez parę lat, też bardzo lubię,
    • notatnik papierowy z odpowiednim systemem,
  • iPad z Pencilem,
    • Microsoft Surface z rysikiem,
  • szablon tygodnia od Plannerki,
    • wydrukowany Google Calendar,
    • szablony ściągnięte z internetu,
    • ręcznie narysowany kalendarz,
    • kalendarz ścienny,
  • MacBook Pro,
    • komputer z systemem Windows,
    • iPad.

Nawyki dzienne

Nawyki dzienne, tak jak i tygodniowe, są najważniejsze z punktu widzenia produktywności. Mają ogromny wpływ na naszą skuteczność, dlatego też regularnie przeglądam swoje nawyki, opisuję je, optymalizuję i wciąż pracuję nad ich budowaniem.

Większość nawyków dziennych śledzę w aplikacji Habitify.

Nawyki
Nawyki

Nawyki poranne

Poranne nawyki pozwalają mi dobrze rozpocząć dzień, zadbać o energię.

Nawyk: medytacja

Medytacja jest nawykiem, który buduję od kilku lat i ma ogromne znaczenie dla mojego systemu produktywności i życia w ogóle. Sprawia, że jestem w stanie zauważać więcej sytuacji, w których wchodzę w niekorzystne dla mnie schematy myślenia i postępowania. A to pozwala mi je zmieniać. Jestem też dużo spokojniejszy.

Medytuję zaraz po wstaniu i wizycie w toalecie. Medytuję od 10 do 30 minut, zależnie od dnia, sytuacji i nastawienia. Zwykle używam do tego aplikacji, która pomaga mi się skupić i przeprowadza przez sesję medytacji. Obecnie używam Waking Up autorstwa Sama Harrisa.

Nawyk: jedna pompka

Jedna pompka to typowy mininawyk, czyli nawyk, który jest tak śmiesznie mały, że nie da się go nie zrobić, a jednocześnie kiedy zaczynam go robić, to praktycznie nigdy nie kończy się na jednej pomoce.
Pompki pozwalają mi rozruszać ciało. Lepiej mi się potem myśli. Jest to dla organizmu sygnał, że rozpoczynam dzień.

Nawyk: jedna minuta deski

Mininawyk bardzo podobny do poprzedniego – jednej pompki. Cel jest ten sam, polega na robieniu deski przez jedną minutę lub więcej.

Nawyk: zimny prysznic

W niektóre dni w tygodniu biegam. Nawet w dni, kiedy nie biegam, biorę rano prysznic, który kończy się zimnym prysznicem, przeważnie trwającym około 90 sekund.

Dlaczego biorę zimny prysznic? Mam ku temu kilka powodów:

  • Dla ciała jest to bardzo wyraźny sygnał, że czas na pobudkę. Taki finalny sygnał.
  • Jest to świetna gimnastyka dla układu krążenia – krew zaczyna szybciej krążyć, aby ogrzać ciało.
  • To także świetna gimnastyka dla umysłu – zrobiłem coś trudnego, wszedłem pod zimny prysznic. Wykonałem mały element poranka. Dam radę z resztą dnia.

Dużo o tym można przeczytać np. w książce „Head Strong” Dave’a Aspreya.

Nawyk: przygotowanie dnia w TODO

Każdy dzień zaczynam od zadania, które nazywa się „Zrobiłem poranek”. Jest ono zapisane w Things 3 i ma kilka podzadań:

  • wyczyszczenie inboksa – tak jak przy przeglądzie tygodnia;
  • poukładanie zadań na liście od najważniejszych do najmniej ważnych – wybranie trzech most important tasks (MIT);
  • przegląd Asany i dopisanie zadań z tej aplikacji, które są przypisane do mnie, do Things 3;
  • przegląd Salesflare, CRM-u, którego używam – sprawdzenie zadań na dzisiaj, aktualizacja statusów;
  • wyczyszczenie skrzynki mailowej w Spark – usunięcie niepotrzebnych maili, odpisanie na maile, na które mogę odpowiedzieć w czasie krótszym niż 2 minuty, zapisanie pozostałych maili jako zadań w Things 3. Dążę do inbox zero.

Mały komentarz do Spark i Things 3: Bardzo lubię wybierać narzędzia (o ile to możliwe), które świetnie ze sobą współpracują. Dodawanie maili jako zadań, przy użyciu tych aplikacji, jest banalnie proste. Jednym skrótem klawiszowym jestem w stanie stworzyć zadanie w Things 3. A kiedy pracuję potem nad zadaniami, jednym kliknięciem mogę otworzyć mail powiązany z danym zadaniem. Bardzo proste i szybkie w użyciu.

Ten nawyk to maksymalnie 15 minut, pod warunkiem że robię go codziennie, a przeglądy tygodnia dobrze działają.

Nawyki wieczorne

Poranne nawyki przygotowują mnie do dobrego dnia. Wieczorne pozwalają oczyścić głowę, przygotować się do snu i do dobrego następnego dnia.

Nawyk: pisanie dziennika

Piszę dziennik od 2015 roku. Jest to jedna z tych czynności, która zwraca się wielokrotnie. Ale najważniejsze rzeczy, które dzięki temu osiągam, to:

  • pozbycie się myśli i emocji z głowy – a dzięki temu większy spokój;
  • tak jak pisałem wcześniej, co 12 tygodni podsumowuję swoje wpisy w dzienniku – mogę dostrzec wzorce postępowania, których nie zauważam na co dzień, i albo je wzmacniać, albo eliminować.

Dziennik prowadziłem już na wiele sposobów. Obecnie robię to w dwóch miejscach:

  • w Day One zapisuję bardzo osobiste i intymne myśli, emocje, wątpliwości, marzenia;
  • w moderowanym dzienniku z notesem N/T/S zapisuję rzeczy z dnia, takie jak:
    • sukcesy,
    • wnioski,
    • czego się nauczyłem,
    • obserwacje wybranego talentu.

W N/T/S zapisuję też rzeczy na następny dzień:

  • priorytetowe zadanie,
  • kilka rzeczy na liście kontrolnej,
  • nastawienie do dnia i działania.

Przeglądam te rzeczy rano.

Zapiski w dziennikach zajmują mi od 5 do 10 minut.

Czasami wrzucam zdjęcia mojego dziennika na mojego Instagrama, w InstaStories.

Nawyki ad hoc

Mam też kilka nawyków, które działają w ciągu dnia, w zależności od sytuacji (wskazówki).

Nawyk: zatrzymanie się

Kiedy w ciągu dnia wydarzy się coś, co wyprowadzi mnie z równowagi, mam nawyk zatrzymywania się i analizowania, co się dzieje, oraz decydowania, jak chcę odpowiedzieć na dane zdarzenie. Wyprowadzić z równowagi mogą mnie zarówno pozytywne, jak i trudne wydarzenia. Wtedy włączam sobie aplikację STOPP i zadaję sobie parę pytań.

Dzięki temu jestem w stanie lepiej dla siebie – czytaj: spokojniej – i z mniejszym stresem obsługiwać różne sytuacje.

Nawyk: zapisanie na liście

Jednym z kluczowych (tak, wiem, że już pisałem o kluczowych nawykach, ale ten też do nich należy) jest nawyk zapisywania wszelkich pomysłów, zadań, książek do przeczytania, kontaktów do sprawdzenia, maili do obsłużenia itd. na liście w zaufanym miejscu. Dzięki temu nie obciążam pamięci i nie stresuję się, że o czymś zapomnę. Zadania zapisuję w Things 3, na liście Inbox. Przeglądam ją codziennie rano oraz w czasie przeglądu tygodnia.

Nawyk: podsumowanie spotkania

Kolejny nawyk, który buduję, to podsumowywanie spotkania zaraz po jego zakończeniu, a kiedy nie mam na to czasu, to dodawanie zadania w Things 3, które mi o tym podsumowaniu przypomni.

Jeżeli dobrze podsumuję spotkanie, to przy następnym będę przygotowany i nie będę się stresował, że o czymś zapominam.

Podsumowanie spotkania to:

  • przejrzenie notatek zapisanych w aplikacji Good Notes w iPadzie,
  • przeniesienie zadań do Things 3,
  • zapisanie notatek w Notion.

Porządek w notatkach zapewnia spokój w głowie.

Nawyk: włączanie aplikacji Forrest, kiedy pracuję w skupieniu

Kiedy pracuję w skupieniu, potrzebuję zapewnić sobie spokój od wszelkich przeszkadzaczy. Oznacza to też wszelkie aplikacje, które służą do rozrywki. Najskuteczniejszym sposobem na to jest dla mnie aplikacja Forest, która pozwala mi zasadzić wirtualne drzewo, jeżeli przez wybrany czas nie będę jej wyłączał. Jeżeli jednak ją wyłączę, na przykład aby sprawdzić maila lub odebrać przychodzące połączenie, to moje wirtualne drzewo uschnie i będę je widział w moim wirtualnym lesie – jako wyrzut sumienia.

Jest to jeden ze sposobów wykorzystania metody znanej jako „Technika pomodoro”.

Nawyk: zapisywanie czasu pracy

Jeszcze jednym nawykiem, który wykorzystuję w ciągu dnia, jest zapisywanie czasu pracy. Kiedy zaczynam pracować nad nowym zadaniem, to otwieram aplikację Timeneye. Wybieram w niej projekt, nad którym pracuję, i uruchamiam dla niego licznik. Po skończeniu pracy zatrzymuję licznik i uruchamiam go dla następnego zadania.
Dzięki temu mogę stwierdzić, ile pracuję nad danym projektem (co przydaje się przy wystawianiu faktur), ale też mogę na koniec tygodnia podsumować, ile pracowałem – jeżeli za dużo, to mogę wprowadzić zmiany w następnym tygodniu.

Zamienniki dla podanych aplikacji i narzędzi do nawyków tygodniowych

Założenia są takie same, jak przy zamiennikach dla aplikacji i narzędzi do planowania kwartalnego.

  • Habitify – aplikacja, w której zapisuję nawyki i widzę podsumowanie „łańcuchów”, czyli liczby dni z rzędu, kiedy wykonałem dany nawyk;
  • Waking Up – aplikacja twórcy podcastu o tej samej nazwie, autora wielu książek;
  • Spark – moja ulubiona aplikacja do obsługi poczty;
    • natywne aplikacje Mac OS/Windows;
    • Outlook;
  • N/T/S – dziennik stworzony przez Jacka Kłosińskiego;
    • notes – zwyczajny notes do zapisywania notatek;
  • Day One;
    • OneNote;
  • Good Notes;
    • notes;
    • kartka papieru;
    • Noteshelf;
    • dowolna inna aplikacja do notowania odręcznego;
  • STOPP;
    • notatka w telefonie z zapisanymi krokami, do której mamy łatwy dostęp;
  • Forest;
    • tryb samolotowy;
    • wyłączenie telefonu;
  • Timeneye;

Podsumowanie

Popatrzyłem na listę nawyków, które opisałem, i aż sam się zdziwiłem, ile ich jest. Kiedy jednak chwilę się nad tym zastanowiłem, to przestałem się dziwić. Nad budowaniem nawyków wokoło produktywności pracuję już od 8–9 lat. Miałem wystarczająco dużo czasu, aby je zbudować. A wierzę, że to najbardziej produktywnie zainwestowana przeze mnie energia, która zwraca się wielokrotnie. Dzięki tym nawykom jestem przede wszystkim spokojny. Wiem, że to, co ważne, jest w dobry dla mnie sposób zaadresowane. Daje mi to ogrom przestrzeni na odpoczynek, zabawę, bycie, myślenie, rozwój, relacje i wiele, wiele innych aktywności.

Dla tych nieprzekonanych – prosta matematyka nawykowa: Według badań nawyk budujemy średnio przez 66 dni (66 powtórzeń). Daje nam to średnio 5 nawyków rocznie. Jeżeli wprowadzalibyście nawyki regularnie, w każdym roku, to po 5 latach moglibyście (średnio) zbudować 25 nawyków. Przez 9 lat (czyli od kiedy zacząłem nad tym pracować) można wprowadzić 45 nawyków. Na liście powyżej jest ich dużo mniej. ;)

Pytanie do Ciebie: który nawyk (jeden!) z listy chcesz zacząć budować od dzisiaj?

O autorze

11
Dodaj komentarz

avatar
2000
7 Comment threads
2 Thread replies
0 Followers
 
Most reacted comment
Hottest comment thread
7 Comment authors
DominikKrzysztof KempińskiMar PieEruanaKatarzyna Gorzędowska Recent comment authors

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

  Subscribe  
najnowszy najstarszy oceniany
Powiadom o
KatarzynaOs
Gość
KatarzynaOs

Czesc Dominik, mam pytanie do fragmentu „w książce „12-tygodniowy rok” jest sugerowane, aby sumaryczny czas pracy nad najważniejszymi celami nie przekraczał 4–6 godzin” – czytalam te ksiazke w polskim przekladzie 2 razy i nie trafilam na taka informacje. Czy masz moze w swoich notatkach lub zaznaczone w ksiazce gdzie ta informacja sie znajduje i czy moglbys doprecyzowac czy to jest dzienna czy tygodniowa ilosc godzin nad najwazniejszymi celami? Nie jest to dla mnie takie oczywiste bo ktos moze miec strategiczne dla siebie cele okreslone poza aktualna praca zawodowa a ksiazka z tego co zapamietalam nie daje przykladow jak wdrazac 12-tygodniowy rok gdy pracujesz 8 godzin dziennie i w ich trakcie nie mozesz wykonywac taktyk dla osiagniecia swoich 12-tygodniowych celow. Dodatkowo zrozumienie jak wlasciwie podejsc do planowania 12-tygodniowego roku komplikuje mi kwestia blokow czasowych. Nie do konca zrozumialam (przynajmniej z polskiego przekladu ksiazki) czy blok strategiczny (zalecany raz w tygodniu w wymiarze okolo 3 godzin) to jest czas na realizowanie faktycznych taktyk czy to jest cos kompletnie innego. Z opisu przykladowej konstrukcji blokow w rozdziale 17. wydaje mi sie, se blok strategiczny polega bardziej na przemysleniu, planowaniu i kontroli procesu niz na faktycznym wykonywaniu taktyk w ramach danego tygodnia, ale tu wracam do pytania pierwszego czy 4-6 godzin na taktyki to jest wymiar dzienny czy tygodniowy?

KatarzynaOs
Gość
KatarzynaOs

Bardzo dobry wpis, przeczytalam calosc z duzym zainteresowaniem i nasuwaja mi sie dwa spostrzezenia. Pierwsze to przejscie z Nozbe na Things3, moze zdradzisz cos wiecej co wplynelo na te zmiane. Drugie spostrzezenie to ilosc narzedzi, ktore stosujesz, wiem, ze dla mnie to jest na przyklad zbyt wiele i rozpraszanie uwagi na wiele aplikacji nie byloby z korzyscia dla mojej produktywnosci i predzej czy pozniej okazaloby sie, ze ja jestem bardziej dla nich niz one dla mnie, ale to juz indywidualne preferencje.

Zumatse
Gość
Zumatse

Cześć Dominik, bardzo dobry wpis. Jeden z lepszych dotyczących systemu produktywności. Jestem pod wrażeniem ilości narzędzi. Czytając post miałem wrażenie, że ten sytem zajmuje pół dnia. To nawyki więc w rzeczywistości pewnie jest krócej. A nawet jeśli nie to z pewnością warto dobrze naostrzyć siekierę przed wyrąbem lasu. Miałem takie wrażenie, ponieważ dla mnie takie czynności jak wypisywanie dziennika, czy zadań, czy wnioski to nigdy nie jest 5-10 minut. Nie przychodzi mi to łatwo. Może to kwestia praktyki, a może mam błędne wyobrażenie, tego jak takie podsumowania czy planowanie wygląda. W mojej głowie to zawsze pełne zdania opisujące niczym Tolkien wnioski czy podsumowania, a rzeczywistość pewnie jest trochę inna.

Katarzyna Gorzędowska
Gość
Katarzyna Gorzędowska

Wow, niezła kopalnia appek! Dzięki za podzielenie się, coś na pewno dla siebie wyciągnę z tego artykułu!

Eruana
Gość
Eruana

Mnie zaskoczyło, ilu aplikacji używasz! Wciąż jestem w szoku :) Mam wiele podobnych nawyków, lubię optymalizować swoje działania:) Już od dawna myślałam o prowadzeniu dziennika, ale ponieważ mam tendencję do rozlewania się na papierze, to przemówił do mnie Twój sposób, już zaczęłam spisywać sukcesy i wnioski, lekcje na mapie myśli, dołączę do tego jeszcze obserwację swoich talentów, chociaż to pewnie trochę mi zajmie, żeby to wypracować, bo jestem jeszcze świeżakiem w obszarze gallupowym:)

Dominik
Gość
Dominik

Każda ma jakieś przeznaczenie. Tak naprawdę cześć używam dlatego aby testować apki, które potem moge polecić moim klientom.

A cześć z nim dlatego, ze naprawdę swietnie sie sprawdza w swoim obszarze. W artykule opisałem jak ich używam do zarządzania produktywnością. Części z nich używam także w projektach.

Mar Pie
Gość
Mar Pie

Super artykuł i dużo inspiracji. Dla mnie takim odkryciem narzędziowym jest Notion, niesamowita aplikacja. A po przeczytaniu Twojego artykułu, poszperałem nieco w gogle play i znalazłem apke łączącą notatki, habit tracker, listę to do i dziennik nazywa się Journal it. Tak w ramach ciekawostki, bo uwielbiam różnego rodzaju aplikacje

Krzysztof Kempiński
Gość
Krzysztof Kempiński

Dzięki Dominik, świetny wpis! Masę inspiracji. Zastanawia mnie ile czasu zajęło Ci wypracowanie obecnego systemu i na ile jest on już niezmienny? W sensie jak często nanosisz zmiany? Dzięki!

Dominik
Gość
Dominik

Buduje sobie krok po kroku od 2010 roku. Jest zmieniany ewolucyjnie. Na podstawie refeleksji co 12 tygodni sprawdzam sobie co działa, co nie działa, co mogę robić bardziej, co mniej a co kontynuuować (starfish :) ). Na podstawie tej refleksji wprowadzam (kiedy to ma sens) małe zmiany.

Tak bardziej intencjonalnie, skupiając się na nawykach, zacząłem to robić 3-4 lata temu.

autor: dominik

Ostatnie wpisy

Newsletter

Patronite

Kategorie