Moja walka z inbox zero trwa od kilku lat. Zaczęło się jeszcze na etacie. Tak naprawdę walka nie jest z inbox zero, ale z moimi nawykami. Inbox zero to dla mnie taki sposób pracy z programem pocztowym, w którym poświęcam mu jak najmniej uwagi i czasu. Zakłada on kilka prostych zasad. Prostych w teorii. Wiem, że warto tak pracować. W tym wpisie opisuję, dlaczego warto i jak do tego podchodzę. Bo ostatnio jest mi z tym łatwiej.
Czym jest podejście inbox zero
Według definicji twórcy tego podejścia, Merlina Manna, inbox zero pozwala mieć pustą lub prawie pustą skrzynkę odbiorczą w programie pocztowym, tak aby zajmowanie się mailami było jak najmniej stresujące.
„Zero” nie odnosi się do liczby maili w skrzynce, tylko ilości czasu i energii poświęcanej na zarządzanie skrzynką z mailami przychodzącymi.
Zarządzanie skrzynką może pochłaniać wiele energii. Sama liczba maili w skrzynce może być przytłaczająca, ale chyba najbardziej, przynajmniej dla mnie, stresujące jest to, że nie wiem, które maile są istotne, a które nie.
Podejście inbox zero pomaga mi się nie stresować komunikacją mailową. OK – pomaga mi stresować się mniej.
Moje podejście do inbox zero
Spisałem sobie to, jak chciałbym zarządzać moją skrzynką mailową. W idealnym świecie wyglądałoby to tak:
Otwieranie maila dwa razy dziennie
W idealnym świecie miałbym przestrzeń na to, aby otworzyć maila maksymalnie dwa razy dziennie. Dlaczego tylko dwa razy? Warto pamiętać, co się dzieje, kiedy jesteśmy w trybie „praca z mailami”. Jest to mieszanka przytłoczenia, zmęczenia, czasami stresu (bo może w mailach jest coś stresującego). Im częściej otwieramy skrzynkę mailową, tym częściej jesteśmy w tym trybie. Dlatego chciałbym otwierać ją tylko dwa razy dziennie – aby jak najwięcej być w trybie skupienia, a jak najmniej w trybie „ogarniania”.
Stały proces pracy z mailami
Kiedy otwieram skrzynkę mailową, zaczynam przeglądać maile pojedynczo. Idealnie jest, kiedy po otwarciu skrzynki mailowej są w niej tylko nowe wiadomości – te, które przyszły od ostatniego czasu pracy z mailami. Tak jest, kiedy wykonuję na każdym mailu jedną z poniższych czynności:
Usuwam
Jeżeli mail jest nieistotny, nie jest do mnie, jest spamem, jest „jednorazowego użytku” i nie będę go potrzebował w przyszłości, to go usuwam. Nie potrzebuję go archiwizować.
Archiwizuję
Czasami są maile, które nie wymagają żadnej akcji. Są informacyjne, potwierdzają coś, są raportami, z którymi po prostu można się zapoznać. Może jest szansa, że do takiego maila będę chciał kiedyś wrócić – takie wiadomości archiwizuję.
Odpowiadam lub przesyłam dalej, a potem archiwizuję
Część maili jest bardzo prosta do obsługi – wystarczy wysłać szybką odpowiedź. Przestrzegam przy tym zasady: odpowiedź jest szybka, jeżeli udzielenie jej zajmie mi mniej niż 2 minuty. Zwykle to są maile typu: tak/nie, podesłanie linku, ceny, informacji.
Dla takich maili korzystam też z szablonów odpowiedzi (na Macu z aplikacji Alfred) – mam zdefiniowanych kilkanaście najczęściej powtarzających się odpowiedzi. To bardzo przyśpiesza komunikację w takich przypadkach.
Część maili wystarczy przesłać dalej – np. przesłanie faktury do księgowej.
Po napisaniu odpowiedzi lub przesłaniu dalej archiwizuję takie maile.
Zapisuję na liście zadań i archiwizuję
Maile, które wymagają pracy, są najczęściej największym wyzwaniem w kontekście inbox zero. Często są za duże, aby przetworzyć je od razu, dlatego wiele osób, łącznie ze mną, często je czyta i zostawia w skrzynce mailowej do zrobienia „później”. Niestety takie zostawione maile potem przeglądamy kilka razy, praktycznie za każdym razem, kiedy sprawdzamy skrzynkę mailową, i znów wtedy je czytamy i decydujemy, czy mamy już czas na ich zrobienie czy nie. Powoduje to, że czas spędzony w skrzynce mailowej się wydłuża.
Dlatego takich maili nie warto zostawiać „na później”. Co więc można z nimi zrobić? Zrobić z nich zadania, bo są zadaniami do wykonania. Dla każdego maila, którego nie mogę przetworzyć w ciągu 2 minut, tworzę zadanie w mojej aplikacji do zarządzania zadaniami (kiedy piszę ten tekst, jest to Things 3).
Po dodaniu zadania do to do archiwizuję taki mail, dzięki temu zadaniami zajmuję się tam, gdzie należy, nie w skrzynce pocztowej, tylko w trakcie pracy nad zadaniami.
Współpraca z innymi aplikacjami
Mała uwaga i porada – warto używać aplikacji, które dobrze się ze sobą integrują. To pomaga szybko dodać zadanie i potem odszukać powiązany mail. Ja korzystam z aplikacji Things 3 oraz Spark (maile). Mogę dodać mail jako zadanie za pomocą skrótu klawiszowego. W treści zadania jest link – jak go kliknę, otwiera się ten powiązany mail. To bardzo pomocne. :)
Dlaczego ten system nie działa u mnie w pełni?
Ten system nie do końca jeszcze u mnie działa. Głównie dlatego, że zbyt często otwieram program pocztowy. Chciałbym to robić tylko dwa razy dziennie. Dlaczego więc robię to częściej?
Szukanie informacji w mailach. To jest ta jedna rzecz, która sprawi, że wszystkie inne będą łatwiejsze lub niepotrzebne.
W tej chwili dużo wiedzy mam zapisanej w archiwum maila. Pliki w załącznikach, numery licencji, dane kontaktowe.
Często potrzebuję tych informacji, dlatego mam zainstalowaną aplikację do poczty w telefonie i często jej używam. Dlatego też często otwieram program do obsługi poczty na komputerze.
Plan na przyszłość
Skoro już wiem, co u mnie nie działa, to mogę zaplanować, co chcę z tym zrobić. Ponieważ tym, co przeszkadza, jest szukanie informacji w mailach, rozwiązaniem jest przeniesienie tych danych gdzie indziej.
Od dłuższego czasu moim głównym narzędziem do przechowywania wiedzy jest aplikacja Notion. Planuję przenieść do niej informacje, po które sięgam do maila. Informacje związane z osobami, klientami będę przechowywał w Salesflare – aplikacji typu CRM do zarządzania takimi danymi.
Zdaję sobie sprawę, że to ogromne przedsięwzięcie, i nawet nie mam złudzeń co do tego, że mogę to zrobić szybko, przy jednym podejściu.
Mój plan jest inny:
- przygotować strukturę do przechowywania wiedzy z maili w Notion i w Salesflare;
- wdrożyć zasadę – wszystko ma swoje miejsce, czyli brak stron/kontenerów typu „różne”, „inne”, „tymczasowe”;
- za każdym razem, jak będę czegoś szukał w mailach, przeniosę to do Notion lub Salesflare;
- za każdym razem, jak dostanę maila z rzeczami, których będę potrzebował potem, od razy umieszczę je w odpowiednim miejscu w tych aplikacjach.
Dzięki temu po pewnym czasie, zapewne kilku miesiącach, na tyle rzadko będę szukał informacji w mailach, że będę mógł odinstalować aplikację na telefonie i tablecie, a na komputerze rzadziej ją włączać.
Podsumowanie
Dążenie do inbox zero dla samego inbox zero nie jest dla mnie wartościowym celem. Spokój, mniej stresu i więcej czasu spędzonego na kreatywnej pracy nim jest. Warto się dowiedzieć, do czego się dąży, jakie narzędzia mogą być do tego przydatne, co przeszkadza w ich stosowaniu. Na podstawie tego można stworzyć plan, jak ten cel osiągnąć. Krok za krokiem.
