Jest wiele cytatów o tym, że każda podróż, każde zadanie zaczyna się od pierwszego kroku. Bardzo się z nimi zgadzam. Im dłużej pracuję nad swoją produktywnością, tym bardziej doświadczam tego na sobie. Projekty zakończone sukcesem podzieliłem na wystarczająco małe kroki. Zadania, które prokrastynowałem, były za duże i nie podzieliłem ich na wystarczająco małe podzadania. Dlaczego jest to tak istotne i jak dzielić zadania na mniejsze? O tym dowiecie się, czytając ten wpis.
Dlaczego lubię dzielić zadania na małe i co to znaczy „małe”
Kiedy patrzę na zadanie i wiem, że zajmie mi więcej niż godzinę, to bardzo często nawet nie zaczynam nad nim pracować. W jakiś dziwny sposób mam wtedy mniej energii, aby się za nie zabrać, przytłacza mnie. Myślę, że jest w tym trochę ciemnej strony mojego aktywatora (talent, który mam na siódmym miejscu). Jeszcze gorzej jest, gdy zadanie jest tak zapisane, że nie mam pojęcia, ile czasu może zająć. Takie zadania są idealne do prokrastynowania. Przykładem takiego zadania może być „Zrób kurs” albo „Przetwórz feedback”. Obydwa były na mojej liście zadań i bardzo długo były przekładane z dnia na dzień, dopóki nie podzieliłem ich na mniejsze. Wtedy zacząłem nad nimi pracować w wyznaczonym czasie i z sukcesem je zakończyłem (tzn. doprowadziłem do końca).
Co to znaczy „mniejsze zadania”
„Małe” i „duże” to nie są dokładne określenia. Małe dla mnie, może być duże dla Was. I odwrotnie. Warto, aby każdy dobrał sobie rozmiar „małego zadania” dla siebie. Dla mnie najczęściej to jest coś, co mogę zrobić w jedno pomodoro, czyli 25 minut.
Oczywiście nie jest tak, że zawsze zrobię to małe zadanie w 25 minut, ale mniej więcej tak będzie to wyglądało. Dla Was małe zadanie może być i mniejsze (znam osoby, które dzielą zadania na 15-minutowe), i większe (np. godzinne zadania są dla niektórych osób małymi).
Jak podchodzę do dzielenia
Czasami moi klienci i osoby, którym pomagam, mają problem z dobrym podzieleniem zadań. Ich pierwsze pytanie i obawa brzmi: „Czy ja mam teraz zaplanować małe zadania dla całego dużego zadania? Przecież nie wiem dokładnie, co trzeba zrobić!”.
Ten komentarz jest bardzo ciekawy, bo sami nim sobie wskazują, dlaczego tak trudno było się zabrać za to duże zadanie. Często nie wiem, jak je zrobić, a to bardzo zniechęca do działania.
Moja odpowiedź na to pytanie jest jednoznaczna. Nie, nie musicie podzielić całego zadania. Wystarczy, że będziecie mieli określone następne dwa, może trzy małe zadania, od których zaczniecie. Czyli nie dzielimy całości, tylko definiujemy, jak zaczniemy pracować.
Definiując pierwsze kroki (czasami nazywane następnymi krokami lub akcjami), dbam o to, aby móc je zrobić w maksymalnie 30 minut. Dla mnie 30 minut jest optymalnym „rozmiarem” zadania. Jestem go w stanie zrobić w jedno pomodoro.
Jak zarządzam akcjami do zadań i projektów
Dzielenie zadań na mniejsze wymaga odrobiny zarządzania. Mając jedno duże zadanie i definiując dla niego mniejsze, warto, abyśmy mieli przestrzeń na zapisanie ich.
Ja, mając duże zadanie i dzieląc je na mniejsze, tworzę z nich projekty. Aplikacje, których używam do zarządzania zadaniami (w tej chwili jest to Things 3), wspierają taki podział. Ale równie dobrze następne kroki możecie wypisać w notatkach zadania (większość aplikacji umożliwia zapisywanie notatek) lub po prostu na kartce. Są aplikacje, które pozwalają definiować dla zadań listy kontrolne (np. Nozbe, Trello).
Ważne, aby mieć je zapisane, a nie tylko w głowie. Wtedy mając przeznaczony czas na pracę nad tym zadaniem, łatwo jest nam odnaleźć, jaki jest następny krok, i na nim się skupić.
Kiedy kończę pracę nad małym zadaniem, sprawdzam, czy duże zostało wykonane. Jeżeli tak, to super! Świętuję. ;) Jeżeli nie, to zabieram się za następny krok, o ile jest zdefiniowany. Gdy nie ma opisanego następnego kroku, dodaję go i kontynuuję pracę. I tak aż do ukończenia dużego zadania.
Przykłady
Powyżej opisałem teorię. Praktyka wydaje się prosta, ale czasami warto zainspirować się przykładami. Sam długo się uczyłem takiej pracy. Wynikało to bardziej z budowania nawyku niż dzielenia zadań. Niemniej niektóre projekty nadal stanowią dla mnie wyzwanie, dlatego poniżej pokazuję kilka przykładów, z bardzo różnych obszarów, jak dzielę moje duże zadania i dodaję do nich następne kroki. Jeżeli macie inne pomysły, to zapraszam do dodawania ich w komentarzach. Uczmy się od siebie!
Pamiętajcie, proszę, że wypisuję tylko przykłady dwóch, maksymalnie trzech następnych akcji dla każdego z tych zadań. Wypisane akcje nie są wystarczające do zakończenia zadania. Pozwalają posuwać je naprzód. Po ich zrobieniu dodaję kolejne, aż do ukończenia zadania.
Wybranie aplikacji do medytacji
Opis zadania:
Jest kilka aplikacji do medytacji. Wybiorę taką, która mi się najbardziej podoba.
Zadanie 1.
Wypiszę 5 aplikacji, które są dostępne na iOS, oferują guided meditationi mają co najmniej tydzień darmowy.
Zadanie 2.
Zainstaluję te aplikacje.
Zadanie 3.
Stworzę sobie formularz w Notion do porównania tych aplikacji.
Artykuł dla HR Business Partner
Napisać artykuł pod tytułem „Efektywność osobista. Subiektywny przegląd narzędzi”. Artykuł ma mieć 8000 znaków.
Zadanie 1.
Wypisać w Ulysses (aplikacja do pisania, której używam) nagłówki akapitów opisujące, o czym chcę wspomnieć w artykule.
Zadanie 2.
Napisać 800 znaków, zaczynając od wstępu.
Raport godzin i faktura dla klienta
Na koniec miesiąca wysyłam klientowi fakturę wraz z informacją o tym, jakie aktywności są w niej uwzględnione.
Zadanie 1.
Wygenerować raport dla klienta w Timeneye, uwzględniając odpowiednie filtry.
Zadanie 2.
Prześledzić wszystkie godziny i upewnić się, że odpowiednie są oznaczone jako płatne – na podstawie komentarzy i statusu.
Zadanie 3.
Utworzyć fakturę na podstawie tych danych.
Wakacje
Zorganizować tygodniowy wyjazd na wakacje dla 3 osób.
Zadanie 1.
Uzgodnić budżet.
Zadanie 2.
Zebrać listę potencjalnych lokalizacji oraz dostępnych dat.
Zadanie 3.
Sprawdzić ceny lotów w wybranych datach do wybranych lokalizacji.
Nagranie odcinka vloga
Nagrać odcinek vloga pod tytułem „Następne akcje”.
Zadanie 1.
Wypisać punkty, o których chcę powiedzieć.
Zadanie 2.
Opisać, co (jak) chcę nagrać, łącznie z nagraniem materiałów uzupełniających.
Zadanie 3.
Nagrać pierwszą wersję.
Trening z psem
Nauczyć psa oddawania jedzenia.
Zadanie 1.
Obejrzeć na YouTubie 5 różnych materiałów pokazujących, jak to robić.
Zadanie 2.
Podsumować, jak chcę uczyć psa (ćwiczenia, jak często).
Zadanie 3.
Powtarzać ćwiczenia aż do skutku, w międzyczasie weryfikując skuteczność.
Zmiana zawodu
Określić, w jaki sposób chcę zmienić obszar, w którym pracuję.
Zadanie 1.
Zrobić ćwiczenia starfish– co chcę nadal robić, przestać robić, zacząć robić, robić więcej i robić mniej.
Zadanie 2.
Określić, w jakich zawodach, branżach mogę to robić – podejście 1.
Zadanie 3.
Znaleźć 2 osoby, które pracują w jednej z tych branż. Umówić się z nimi na spotkanie, aby porozmawiać o tym, jak wygląda ich praca.
Podsumowanie
Odkąd dzielę projekty i zadania na mniejsze kroki, osiągam więcej. Co więcej, osiągam to szybciej. Dodatkowo przy dzieleniu na mniejsze zadania i wyznaczaniu kolejnych kroków na bieżąco mogę monitorować, czy działam we właściwy sposób. Jest mi łatwiej modyfikować moje podejście, bo namacalnie sprawdzam rezultaty poszczególnych etapów. Bardzo Was zachęcam do sprawdzenia takiego podejścia na jednym z Waszych zadań. Zobaczycie, że łatwiej się wtedy pracuje. Mniejsze jest też ryzyko prokrastynacji. Na podstawie moich przykładów możecie też zobaczyć, że nie jest to nic trudnego. Powodzenia!
