Zdarza mi się odwlekać zadania. Często nazywamy to prokrastynacją. Prokrastynacja to jednak bardziej złożony zestaw zachowań. Pisząc „odwlekanie”, mam na myśli zadanie, które dodałem do listy „do zrobienia”, ustawiłem mu datę i przesuwam wielokrotnie, nie robiąc go. Zidentyfikowałem już przyczyny, dla których czasami przekładam i odwlekam takie zadania. Znalazłem też sposoby radzenia sobie z nimi, które u mnie działają. Dzielę się moimi sposobami z Wami.
Dlaczego odwlekam zadania
Zanim poradziłem sobie z odwlekaniem zadań, chciałem zrozumieć, dlaczego odwlekam pracę nad nimi. W imię zasady, żeby pracować nad prawdziwym problemem, a nie pozornym, zidentyfikowałem kilka głównych problemów, które przyczyniały się do odwlekania.
Nie wiem, na czym zadanie polega
Pierwszy problem: mam zapisane zadanie i nie mam pojęcia, o co w nim chodzi. Kiedy takie zadanie „siedzi” w liście zadań, to prawie automatycznie je pomijam. I przekładam z dnia na dzień. Najczęściej dzieje się tak z zadaniami stworzonymi na podstawie maili, automatycznie. Wtedy nazwa zadania to tytuł maila. A ten może być typu „Nowa wiadomość z listy” albo „Odpowiedz na raport”.
Na podstawie nazwy zadania i jego treści (a w treści często nie ma nic albo jest link do maila) nie jestem w stanie szybko określić, o co w nim chodzi.
Nie wiem, ile zajmie zrobienie zadania
„Napisz raport”, „Zacznij pisanie dla magazynu XYZ”, „Wpis o nauce” – to przykłady zadań z mojej listy. Pracując nad tym, aby dobrze określać zadania, nadal zdarza mi się dodawać takie kwiatki do listy… Patrzę na nie i nie mam pojęcia, ile zajmie mi wykonanie ich. A jak nie wiem, ile to potrwa, to w głowie pojawiają mi się myśli: „Długo!”, „Skomplikowane!”, „Niejasne!”. Od nich jest już tylko kroczek, bardzo nieduży i łatwy do zrobienia, do następnej myśli: „To nie zajmuj się tym teraz, zajmij się tym, co jest lepiej określone”. Nie muszę chyba pisać, że dzieje się to w 99% przypadków, gdy zadania są tak opisane.
Mam za dużo zadań i nie określam jasno priorytetów
Budzę się rano i widzę 35 zadań na liście todo. Albo nawet więcej. Kiedy mam tyle zadań i nie określę jasno priorytetów, to najczęściej zacznę od tych, które są najprostsze i najszybsze. Chcę jak najszybciej zmniejszyć napięcie wynikające z liczby zadań. Przygniata mnie taka duża liczba. Nie zastanawiam się wtedy nad tym, czy wybrać zadanie X czy Y. Robię te, które mogę szybko oznaczyć jako zrobione. „Zrób codzienne zdjęcie”, „Zapłać FV xxxxx”, „Zapisz w notion informacje z maila”. Zadania, które są ważniejsze, ale mniej konkretnie określone, czekają. Czasami bardzo długo. A wszystko przez to, że nie określiłem jasno priorytetów.
Co robię, aby ograniczyć odwlekanie
Znając przyczyny prokrastynacji, mogłem świadomie opracować i wdrażać techniki, które pomagają mi radzić sobie z problemem.
Dzielę projekty i zadania na małe zadania
Podstawową techniką, której używam, jest dzielenie zadań i projektów na małe zadania, nazywane czasami następnymi akcjami lub następnymi krokami. Dzięki temu duże zadanie nie jest przytłaczające, wiem, ile mi zajmie oraz na czym polega. Więcej o dzieleniu na małe zadania pisałem w tym wpisie.
Jasno opisuję, dlaczego zajmuję się zadaniem lub projektem
Określenie, dlaczego robię zadanie/projekt, bardzo pomaga mi wytrwać w pracy nad nim. Często pomaga też określić, jak nad zadaniem pracować i ustalić dla niego priorytet (o czym za chwilę).
Jak to robię? Dla większych zadań i projektów piszę w notatce kilka słów lub zdań, w których opisuję, dlaczego chcę te zadania zrobić. Na przykład dla zadania, które jest opisane „Nagrać odcinek podcastu o zaangażowaniu”, napisałem sobie takie „why”:
W tym odcinku wyjaśnisz, dlaczego warto, aby o zaangażowanie dbały nie tylko firmy, ale też pracownicy. Dzięki temu może znajdą się osoby, które będą miały trochę więcej przyjemności z pracy albo rozwiążą wyzwania z motywacją.
Kiedy czasami wydaje mi się, że nagranie takiego odcinka będzie trudne (a będzie, bo chcę zrobić to z kilku punktów widzenia), to taka notatka przypomina mi, dlaczego chcę nad tym zadaniem pracować. I często po prostu zabieram się do pracy.
Określam efekt końcowy
Kiedy pracowałem w IT i uczestniczyłem w projektach, często korzystałem z DoD, czyli Definition of Done. Definicja, co znaczy „zrobione”, pomaga określić, czy to, co zrobiłem, jest już wystarczające, czy można już oznaczyć jako zakończone. Prosta technika, która mocno ułatwiała komunikację w zespole i którą można wykorzystać dla siebie. Dla wybranych, trudniejszych, bardziej złożonych projektów piszę, co to znaczy, że zadanie jest zrobione. Wypisuję sobie kilka punktów do sprawdzenia. Np. przy zadaniu „Zainstaluj Discourse dla aplikacji Intencjonalnie” miałem napisane jako efekt końcowy:
- zainstalowany działający serwer pod adresem: xxx
- spięty z WP
- używający SSL
- skonfigurowane kopie zapasowe
Dzięki temu mogę sprawdzić, czy zadanie jest ukończone, czy nie. Efekt uboczny to prawie gotowa lista małych zadań do wykonania w ramach projektu.
Określam priorytety dla listy zadań na dany dzień
Chroniąc się przed robieniem błahych zadań, tak aby poczuć, że coś robię, zaczynam dzień od określenia priorytetowych zadań na liście. Kiedy wybiorę zadania, które są dla mnie MIT (most important task– najważniejsze zadanie), takich, które są ważne i pilne, oraz zadań niepilnych, ale ważnych, włączam filtr i pokazuję zadania jednego typu. Zaczynam od MIT-ów. Kiedy je zrobię, pokazuję zadania ważne i pilne. I tak dalej. Dzięki temu wybieram zadania do zrobienia tylko spośród tych, nad którymi chcę w danym momencie pracować.
Nazywam zadania, zaczynając od czasownika
Mała rzecz, ale też bardzo pomaga – zaczęcie nazwy zadania od czasownika. Kiedy pierwszym słowem jest czasownik, to szybko mogę określić typ zadania i na czym ono polega. Słowa typu „napisz”, „zapłać”, „stwórz”, „zachowaj”, „odpowiedz”, „wybierz”, „podsumuj” jasno pokazują, z czym się wiąże zrobienie danego zadania.
Korzystam z pomocy partnera produktywności
Dla najważniejszych zadań proszę o pomoc partnera produktywności. Jest to osoba, z którą spotykam się raz w tygodniu. Mówimy sobie, co zrobimy w danym tygodniu, co zrobiliśmy w poprzednim. Kiedy zrobiliśmy coś skutecznie, to opowiadamy sobie, co się do tego przyczyniło. Jeżeli nie zrobiliśmy tego, na co się umawialiśmy, to również wyjaśniamy dlaczego.
Współpraca z PP bardzo mnie motywuje do działania. Jestem pewien, że i Wam pomoże. Więcej możecie posłuchać tutaji przeczytać tutaj.
Podsumowanie
Odkąd stosuję powyższe sposoby radzenia sobie z odwlekaniem, odwlekam (prokrastynuję) mniej. Większość zadań wykonuję w terminie, przy dużo mniejszym stresie. Jeżeli zdarza Wam się prokrastynować, to bardzo zachęcam Was do przeanalizowania, dlaczego tak się dzieje, a potem wybrania kilku sposobów, które pomogą Wam prokrastynować mniej. A może wręcz całkiem wyeliminować prokrastynację, czego Wam bardzo życzę!
