W 2015 roku, kiedy zacząłem myśleć o założeniu firmy, tym, co najdłużej powstrzymywało mnie przed zrobieniem tego kroku, była obawa, czy ogarnę zarządzanie finansami firmowymi. Moja wiedza dotycząca prowadzenia firmy, rozumienia podatków, składek, obciążeń finansowych itd. była znikoma. Tak, prowadziłem duże zespoły, w których tworzyliśmy budżety, ale tam operowałem na zupełnie innych zmiennych – alokacja, przewidywalność, realizacja i tym podobne. Nie powstrzymało mnie to od rozpoczęcia działalności, ale już od początku mocno skupiałem się na rozwoju w tym obszarze. Po kilku latach prowadzenia firmy czuję się z finansami dużo bezpieczniej. Wypracowałem sobie swój sposób podejścia do finansów, który nieustannie optymalizuję. W serii kilku artykułów opiszę, na czym ta optymalizacja polega.
Artykuł napisany we współpracy z inFaktem, z których usług korzystam już od ponad trzech lat
Nawyki na drodze do optymalizacji
Już jakiś czas temu napisałem, że organizację swoich działań zaczynam od nawyków, a dopiero potem dobieram do nich narzędzia. Tak jest też w przypadku firmowych finansów. Przygotowując się do napisania tego tekstu, notowałem sobie, kiedy i jak dotykam spraw finansowo-księgowych w ciągu dnia, tygodnia i miesiąca. W tym artykule opiszę moje codzienne nawyki, a w następnym te tygodniowe i miesięczne.
Moja praca polega na przygotowywaniu kursów, pisaniu e-booków, prowadzeniu warsztatów online. Pracuję też jako coach i konsultant. W ramach tej działalności wystawiam faktury za swoje usługi, przygotowuję zestawienia w sklepach internetowych, dodaję dokumenty kosztowe, płacę wynagrodzenie współpracownikom, opłacam składki i podatki.
Organizacja finansów
Zanim opiszę moje nawyki dotyczące finansów, wymienię narzędzia i usługi, z których korzystam w ramach zarządzania finansami w firmie.
- inFakt – Moją księgowość prowadzę w inFakcie. W ramach mojego konta od trzech lat współpracuję z Anią, moją księgową (Anię możecie usłyszeć w jednym z odcinków podcastu, a o tym, jak z nią współpracuję, napiszę już niedługo TODO). Mam też dostęp do aplikacji, w której mogę dodawać i opłacać koszty, wystawiać faktury (także automatycznie w ramach kursów i sklepu, który prowadzę – o tym też w przyszłości :) ), sprawdzać wysokość podatków, składek ZUS, a nawet przeglądać moje zestawienia finansowe (przychód, dochód per miesiąc i rok itd.).
- YNAB, czyli You Need a Budget – To aplikacja, w której prowadzę budżet dla firmy, optymalizując to, na co wydaję firmowe pieniądze.
- Konto w banku – Właściwie to konta, bo wdrożyłem pomysły z książki „Po pierwsze zysk” (o tym też w jednym z kolejnych wpisów).
- Arkusz w Google Docs – Tam rozpisuję przychody z podziałem na kategorie (YNAB tego jeszcze nie potrafi), aby móc realizować swoją wizję, w której mam zapisane, do jakiego rozkładu przychodów z różnych źródeł dążę.
To tyle, jeżeli chodzi o podstawowe narzędzia dotyczące finansów – to z nich korzystam do dbania o finansową stronę mojej działalności.
Moje nawyki finansowe
Finanse w ciągu dnia
Koszty
Zwykle w ciągu dnia kilka razy dotykam spraw związanych z finansami. Bardzo często zdarzają się dni, w których kupuję coś, co jest potrzebne do funkcjonowania mojej firmy. Mogą to być kody do badania CliftonStrengths dla moich klientów, licencja do sklepu internetowego, opłata za skład podcastu lub za oprogramowanie, którego używam. W moim przypadku w zdecydowanej większości dostaję faktury w wersji elektronicznej jako załączniki do maila. Tymi fakturami zajmuję się zwykle raz dziennie, gdy przeglądam maile – po prostu przekazuję je (forward maila) na mój adres mailowy w inFakcie. Z maila, który zdefiniowałem w aplikacji (tylko z niego dokumenty zostaną przyjęte) wysyłam wiadomość z załączonym plikiem rachunku lub faktury kosztowej (zwykle PDF). Dzięki temu dokument kosztowy od razu jest dodany do mojego konta. A ponieważ używam skrótów klawiszowych (warto się ich uczyć!), to dodanie kosztu tak naprawdę sprowadza się do naciśnięcia F (forward), wpisania pięciu pierwszych liter mojego maila i naciśnięcia przycisku „Wyślij”. To jest dla mnie tak wygodne, że nawet te rachunki, które nie przychodzą na maila, ale trzeba je drukować ze strony, drukuję do pliku PDF i od razu wysyłam mailem, nawet nie zachowując na dysku (skonfigurowane rozszerzenie „Podglądu” dla mojego klienta pocztowego).
Bardzo rzadko zdarza się, że dostaję fakturę papierową – nomen omen najczęściej za zakupy w moim ulubionym sklepie papierniczym ;). Skanuję taki dokument aplikacją inFaktu w telefonie i od razu wysyłam na swoje konto. Dokument papierowy wkładam w domu do odpowiedniej teczki. Uczę się zasady, że jeżeli coś mogę zrobić w ciągu dwóch minut, to tego nie odkładam. Działa bardzo dobrze!
Faktury
Zdarza się również, że w ciągu dnia muszę się zająć drugą stroną biznesu, czyli wystawianiem faktur. Ten proces też staram się jak najbardziej zoptymalizować. Gdy już wiem, że mogę wystawić fakturę – np. kiedy zakończyłem i podsumowałem warsztaty – to dodaję sobie do Todoist (aplikacja, której używam do zarządzania zadaniami) zadanie „wystaw fakturę dla XYZ” i podlinkowuję do niego albo umowę, albo mail, w którym są uzgodnione kwoty oraz dane do faktury. Dodaję to zadanie do projektu „Finanse firmowe” i ustawiam datę przetworzenia na dzisiaj.
W ciągu dnia mam wyznaczony czas na zajmowanie się księgowością, zwykle po południu, gdy mam już trochę mniej energii. Wtedy przetwarzam wszystkie zadania związane z finansami na dany dzień. Czasami tych zadań jest kilka, czasami więcej (na przykład pod koniec miesiąca, ale o tym za chwilę).
Wtedy otwieram w przeglądarce aplikację inFaktu, loguję się na swoje konto i dodaję faktury. Jeżeli faktura dotyczy czegoś, co już robiłem wcześniej dla stałego klienta, to zwykle wyszukuję faktury wystawione dla niego w przeszłości i klikam na jednej z nich „Wystaw podobną”. Jeśli natomiast jest to nowy klient, to na podstawie NIP-u tworzę jego konto, uzupełniam pole usługi, wybieram GTU (GTU czyli kod usługi/produktu, staram się o tym pamiętać, żeby moja księgowa mnie nie goniła, a tak naprawdę, żeby oszczędzić jej pracy, bo bardzo lubimy się z moją księgową!). Dodanie kwot jest proste, bo w zadaniu mam wszystkie dane dzięki temu, że wcześniej je podlinkowałem.
Faktury wysyłam albo bezpośrednio z aplikacji inFaktu (co ma dużą zaletę, bo wtedy w mailu generuje się od razu link do zapłaty – zwykle te faktury są szybciej opłacane), albo ściągam jako PDF na dysk i wysyłam ze swojej aplikacji mailowej. Zazwyczaj robię to, gdy faktura ma być wysłana do więcej niż jednego odbiorcy i np. ma tam być jeszcze raport godzin lub inne załączniki.
Wieczorna rutyna
Mam jeszcze przygotowaną wieczorną rutynę związaną z finansami. Tak jak napisałem powyżej, prowadzę swój budżet w YNAB. Zarówno prywatny, jak i firmowy. Wieczorem dodaję tam transakcje z dnia, aby na bieżąco mieć informacje, ile jeszcze pozostało do osiągnięcia limitu w budżecie na różne kategorie. Bardzo mi to pomaga zarządzać moimi finansami. Kiedyś robiłem to raz w tygodniu, ale było to dla mnie zbyt obciążające – za dużo transakcji naraz do wprowadzenia.
W ramach rutyny wieczornej sprawdzam też wpływy na konto, czyli opłacone faktury. Te, za które pieniądze już wpłynęły, oznaczam w aplikacji inFakt jako opłacone (zwykle robię to przez stronę, ale zdarza się też przez aplikację). Faktury opłacone przez link z maila, o którym pisałem wcześniej, od razu są zaznaczone jako opłacone – to dla mnie kilka kliknięć mniej.
Ostatnią rzeczą, którą robię w ramach wieczornej rutyny, jest wypisanie wpływów w skoroszycie w Google Docs z informacją o kategorii przychodu – chcę wiedzieć, jaka część mojego przychodu pochodzi z warsztatów, pracy online, kursów itd. Tak jak pisałem wcześniej, w swojej strategii określiłem, jak chciałbym, aby ten podział wyglądał.
Podsumowanie
Jak widzicie, jest całkiem sporo momentów w ciągu miesiąca, kiedy zajmuję się finansami. Z jednej strony mam potrzebę rozumienia tego, co się dzieje, ale z drugiej chęć optymalizacji i poświęcenia na to wszystko jak najmniej czasu. Dzięki tak zbudowanym nawykom i dobranym narzędziom czuję, że ten proces jest całkiem optymalny. Nie zmienia to jednak faktu, że co jakiś czas go przeglądam i udoskonalam. Bardzo pomaga mi w tym mój talent organizator.
A jak Wy optymalizujecie swoje codzienne nawyki dotyczące finansów firmowych?
