W ramach oswajania obszarów związanych z finansami firmowymi, na podstawie książek i rozmów z doświadczonymi osobami, wprowadzałem do swojego działania kolejne nawyki. Te z nich, które są codzienne, opisałem w poprzednim wpisie. W tym artykule zajmę się nawykami tygodniowymi i miesięcznymi. Tak jak w przypadku nawyków dziennych, celem takiego rytmicznego działania jest przejrzystość finansów i moje poczucie bezpieczeństwa.
Artykuł napisany we współpracy z inFaktem, który prowadzi moją księgowość. Z ich usług korzystam już od ponad trzech lat.
Artykuły, które ukazały się w tej serii:
Nawyki na drodze do optymalizacji
Kiedy piszę o nawykach, to mam na myśli czynności, które są powtarzalne, które wykonuję w określonych okolicznościach dzięki jasnej wskazówce. Skuteczność wprowadzenia nawyku oceniam po tym, że jego wykonywanie jest praktycznie bezwysiłkowe i automatyczne – po prostu wiem, że to pora na daną czynność. Świetnie to opisał James Clear w „Atomowych nawykach” – bardzo polecam tę książkę, jeżeli chcecie skutecznie budować lub zmieniać nawyki.
W tym artykule zajmuję się nawykami, które wykonuję raz w tygodniu lub raz w miesiącu.
Finanse w ciągu tygodnia
W każdą sobotę rano, o godzinie siódmej siadam do jednego z najważniejszych zadań, jakie mam w tygodniu – przeglądu tygodnia. Dzięki regularnemu przyglądaniu się temu, jak działam – zarówno prywatnie, jak i w kontekście firmy – kolejne 168 godzin (tyle godzin liczy tydzień) jest lepiej przeze mnie wykorzystane. O przeglądzie tygodnia mówiłem w tym odcinku podcastu.
W moim przeglądzie tygodnia są dwa zadania związane z finansami.
Po pierwsze sprawdzam stany kont zapisane w moim budżecie i rejestrze wydatków oraz w banku – jeżeli wszystko dobrze zapisywałem w tygodniu, to stany powinny się zgadzać. W tym momencie weryfikuję także, ile jeszcze mam przeznaczonych pieniędzy na różne typy wydatków. Dzięki temu wydaję mniej. Budżetowanie robię raz w miesiącu – o tym przeczytacie poniżej, przy nawykach miesięcznych.
Druga rzecz, którą robię w ramach przeglądu tygodnia, to sprawdzenie faktur, które mają przekroczony termin zapłaty. Mam superklientów i taka sytuacja zdarza się bardzo rzadko (tak jak pisałem we wcześniejszym wpisie, zwłaszcza dla faktur, które są wysłane z inFaktu i które mają od razu link do opłacenia, płatności są od razu). Ale czasami jednak taka sytuacja się zdarza. Łatwo mi to sprawdzić, bo po zalogowaniu do aplikacji mam wszystkie nieopłacone faktury zgrupowane u góry strony. Zwykle klikam je i wysyłam przypomnienie z poziomu aplikacji.
I to tyle – to jedyne dwa nawyki dotyczące finansów firmowych w czasie przeglądu tygodnia. Zwykle zajmuje mi to tylko kilka minut.
Finanse w ciągu miesiąca
Zostały nam jeszcze nawyki miesięczne. Rozliczam się w rytmie miesięcznym – daje mi to poczucie lepszej kontroli nad finansami. Dlatego też oprócz tego, co każdy przedsiębiorca robi co miesiąc, mam również kilka nawyków dotyczących płacenia podatków.
ZUS i podatki
Jak każdy na JDG (jednoosobowej działalności gospodarczej) płacę ZUS i podatki. To akurat jest bardzo proste – dostaję powiadomienie od księgowej, poprzez aplikację, informację, kiedy już jest wszystko policzone (ZUS razem ze składkami wynikającymi z umów ze współpracownikami, podatki po zamknięciu miesiąca). Wchodzę na aplikację inFakt w zakładkę z podsumowaniem miesiąca i stamtąd opłacam to, co jest do opłacenia. Super jest to, że od razu dodają się tam potwierdzenia opłacenia, więc już więcej nic nie muszę robić.
Wystawianie faktur
Z niektórymi klientami mam taką umowę, że wystawiam im zbiorczą fakturę na koniec miesiąca – na przykład za wszystkie godziny konsultacji. Na podstawie raportu godzin z Toggl (aplikacja, w której zapisuję czas swojej pracy) w aplikacji inFakt, korzystając z funkcji wystawienia podobnych faktur, wystawiam nową fakturę, wpisuję liczbę godzin z raportu i wysyłam do klienta. Zadanie na wystawienie faktury w Todoist jest zaplanowane na ostatni dzień każdego miesiąca.
Jeżeli w ciągu miesiąca regularnie przełączam odpowiednie kategorie w Toggl, to raporty godzinowe dla klienta są dla mnie bardzo łatwo dostępne. Mogę też każdy wpis w Toggl oznaczyć jako czas płatny lub nie, więc łatwo mi znaleźć liczbę godzin, które powinny znaleźć się na fakturze.
Różnice walutowe
Za niektóre aplikacje i usługi płacę w obcych walutach. W związku z tym powstają różnice w płatnościach wynikające z przewalutowania. Tak jak pisałem wcześniej, faktury i rachunki kosztowe wrzucam na bieżąco, wysyłając maile. Informacje o różnicach walutowych pojawiają się w historii konta bankowego z opóźnieniem. Dlatego postanowiłem, że będę je rozliczał raz w miesiącu, każdego trzeciego dnia miesiąca. Otwieram historię rachunku, z którego pobierane są pieniądze (jaki to rachunek, opiszę w jednym z przyszłych wpisów) i przechodzę po transakcjach oznaczonych jako walutowe. Zaznaczam je i pobieram na dysk. Potem otwieram aplikację inFakt i zbiorczo dodaję do plików z kosztami. Kiedyś mierzyłem czas, ile mi zajmuje ten nawyk – średnio tylko cztery i pół minuty!
Raporty godzin współpracowników
Pierwszego dnia każdego miesiąca wysyłam do mojej księgowej raporty godzin moich współpracowników. Co się z nimi dzieje i jak sobie to automatyzuję, opowiem w jednym z przyszłych wpisów, kiedy opiszę, jak współpracuję z Anią, moją księgową.
Kopia zapasowa
Z wykształcenia jestem programistą i mam lekkiego bzika na punkcie kopii zapasowych, więc mam jeszcze jeden nawyk związany z finansami – raz w miesiącu pobieram kopię dokumentacji księgowej za dany miesiąc. Z interfejsu inFakt mogę pobrać wszystkie potrzebne informacje – komplet dokumentów księgowych, kopie wystawionych faktur oraz kopie przesłanych dokumentów kosztowych. Zapisuję je u siebie w dedykowanym miejscu.
Aktualizacja budżetu
Raz w miesiącu robię też większy przegląd budżetu i wydatków. W budżecie mam zapisanych kilkanaście kategorii. Sprawdzam, ile było przeznaczone na daną kategorię oraz ile w rzeczywistości wydałem. Analizuję to i dostosowuję odpowiednią kategorię. Jeżeli widzę, że dana kategoria potrzebuje większego budżetu, to go zwiększam, ale też mocno pracuję, by sukcesywnie zmniejszać kwoty przeznaczone na inne kategorie. W czasie tego przeglądu sprawdzam też moje stałe wydatki i zastanawiam się, czy nadal wszystkie są potrzebne – np. czy jakaś subskrypcja nadal jest zasadna, bo może już z niej nie korzystam.
Po takim przeglądzie mam zaplanowany budżet na kolejny miesiąc, z którym w trakcie kolejnych tygodni pracuję, na bieżąco monitorując wydatki i aktualizując to, co jest potrzebne.
Podsumowanie
Moją główną działalnością w biznesie jest tworzenie, dzielenie się wiedzą i współpraca przy opracowywaniu efektywnych sposobów działania zespołu. Księgowość i finanse są niezwykle istotne, dzięki nim firma może działać, ale nie chcę, aby stanowiły dużą część tego, co robię w ramach pracy. Nawyki tygodniowe i miesięczne powiązane z finansami pomagają mi regularnie zajmować się sprawami księgowymi. Z jednej strony wiem, że regularnie się temu przyglądam i tym zarządzam, a z drugiej dzięki temu, że mam to dobrze opisane, nie zaglądam tam zbyt często.
Jakie Wy macie nawyki dotyczące finansów, które powtarzacie w każdym tygodniu i miesiącu?
