Zacznij od zysku

Ile procent zysku wypłacacie sobie za prowadzenie firmy? W sumie to samo pytanie można by sobie zadać przy pracy etatowej – ile procent przychodów jest dla Was zyskiem za wysiłek włożony w pracę? Ten wpis jest o tym, jak zmieniłem podejście do środków wpływających na moje konto i jednocześnie przestałem się tak bardzo stresować stanem moich finansów firmowych. Prosta metoda opisana w książce Mike’a Michalowicza „Po pierwsze zysk” pomogła mi lepiej zarządzać moimi finansami.

Artykuł napisany we współpracy z inFaktem, który prowadzi moją księgowość. Z ich usług korzystam od 2018 roku.

Artykuły, które ukazały się w tej serii:

• Upraszczanie w obszarze finansów – automatyzacja i procesy
• Co robię, aby być spokojnym o finanse firmowe?
• Co robię, aby być spokojnym o finanse firmowe – nawyki tygodniowe i miesięczne
• Moje poczucie bezpieczeństwa dzięki współpracy z zaufaną księgową

Od razu odpowiem na pytanie, czy każdy zyska, stosując tę metodę. Nie, nie każdy. Bardzo mało jest uniwersalnych sposobów prowadzenia finansów. Ale jeżeli kiedykolwiek martwiliście się, czy macie odłożone wystarczająco pieniędzy na podatki albo nigdy nie wypłaciliście sobie bonusu za pracę lub prowadzenie firmy, to ta metoda może pomóc lepiej podejść do zarządzania finansami. Mnie pomogła i pomaga – stosuję ją od 2018 roku.

Sytuacja przed wprowadzeniem tego systemu

Zanim wprowadziłem to podejście, zarządzałem finansami w taki sposób:

• przychodził przelew (za opłacone faktury),
• odkładałem na osobne konto kwotę potrzebną do zapłacenia podatku (VAT plus PIT),
• reszta zostawała na głównym koncie, z którego opłacałem koszty prowadzenia firmy i raz w miesiącu wypłacałem sobie wypłatę (przelew na „prywatne” konto).

Jaki był tego skutek? Czasami moja wypłata była większa, czasami mniejsza – w zależności od tego, ile pieniędzy wydałem na prowadzenie firmy. Jeżeli czytaliście poprzednie wpisy z tego cyklu, to było to jeszcze, zanim wprowadziłem moje dzienne i tygodniowe nawyki dotyczące finansów.

Przez to, że na jednym koncie zostawały pieniądze na koszty i na moją wypłatę, nie zawsze wiedziałem (w sumie to nawet rzadko), ile tak naprawdę kosztuje mnie prowadzenie firmy oraz ile zostanie mi na wypłatę. Było to dla mnie nieco stresujące.

Dlatego zacząłem szukać informacji i pomysłów na lepsze zarządzanie pieniędzmi firmowymi. Pewnego razu w podcaście Pata Flynna usłyszałem rozmowę z Mikiem Michalowiczem o tym, że warto zacząć układanie finansów od zadbania o zysk, a dopiero potem podatki, wypłatę i koszty.

Zacznij od zysku – czyli co?

O co w praktyce chodzi w podejściu „Po pierwsze zysk”? W uproszczeniu chodzi o to, żeby każdy przychód podzielić na kilka kategorii według określonych wcześniej proporcji.

W moim przypadku wygląda to tak:

• Wszystkie przychodzące przelewy lądują na jednym koncie w banku. Przedtem codziennie sprawdzałem przychodzące przelewy i omaczałem je w aplikacji inFaktu jako zapłacone, ale odkąd połączyłem konto z inFaktem, faktury są oznaczane jak zapłacone automatycznie – dzięki temu, wchodząc do aplikacji, zawsze widzę aktualny status finansów oraz informacje, którzy klienci jeszcze nie zapłacili za moją pracę.
• W każdy piątek robię podział na konta.

Część, która stanowi VAT, przelewam na moje wewnętrzne konto Podatek,

8% pozostałej kwoty przelewam na konto Zysk,

15% przelewam na konto Podatek – to pieniądze przeznaczone na zapłacenie podatku dochodowego,

40% przelewam na konto Wypłata – tam gromadzę pieniądze na swoją wypłatę, z tego konta na początku miesiąca wypłacam pieniądze na prywatne (niefirmowe) konto.

37% (czyli pozostałą część) przelewam na konto operacyjne – do niego jest podpięta karta i z niego robię wszelkie opłaty i przelewy kosztowe.

Dzięki temu w każdym momencie mam odłożone pieniądze na różne typy wydatków. Bardzo szybko mogę określić stan moich finansów.

Pieniądze z konta Zysk wypłacam sobie na konto prywatne raz na trzy miesiące. Przeznaczam je na coś innego niż codzienne życie – to taki mój bonus za prowadzenie firmy i podejmowanie związanego z tym ryzyka.

Dzięki takiemu podejściu jestem pewien, że będę miał wystarczająco środków na podatki i własną wypłatę. Dodatkowym bonusem jest optymalizacja wydatków. Mam teraz na nie określoną kwotę, w ramach której się poruszam. 

Docelowo, wraz z optymalizacją działania firmy, zwiększeniem przychodów będę zmieniał te procenty. Potencjalnie, gdy przychody firmy wzrosną, mogę zmniejszyć procentowy udział części na wypłatę oraz koszty, a zwiększyć część przeznaczoną na zysk.

Jak zacząć?

Możecie się zastanawiać, skąd akurat taki, a nie inny podział przychodów na te kategorie. W książce jest opisany przykładowy podział w przypadku różnych firm (rozmiar i przychód). Jest też opisane proste ćwiczenie, które pozwoli ustalić początkowy podział. 

Ja zrobiłem to, analizując dane z ostatnich kilku miesięcy. Wymagało to trochę wysiłku, ale przy okazji zrobiłem sobie przegląd wydatków i przychodów.

Otworzyłem historię konta bankowego i przefiltrowałem ją, pokazując tylko przychody. Dzięki temu ustaliłem kwoty, które wpływały na moje konto w ostatnich trzech miesiącach. Stwierdziłem, że taki okres da mi przybliżony obraz przychodów. Jeżeli w Waszej działalności (lub pracy) przychody różnią się co miesiąc (bo np. macie sezonowe prace lub częścią Waszej wypłaty są nieregularne bonusy), to warto zrobić to ćwiczenie, uwzględniając czas dłuższy niż ostatnie trzy miesiące.

Kiedy miałem już kwoty przychodów, przejrzałem wydatki i podzieliłem je na cztery kategorie:

• moja wypłata,
• podatki i ZUS,
• wynagrodzenia współpracowników,
• koszty operacyjne.

Dzięki temu mogłem określić średnie wydatki w każdym z tych obszarów. Wstyd się przyznać, ale przy okazji znalazłem kilka subskrypcji, które były automatycznie płacone z mojego konta, a o których zapomniałem. Już z tego powodu było warto zrobić to ćwiczenie – od razu anulowałem te płatności.

Na podstawie tego ćwiczenia określiłem wstępny podział przychodów pomiędzy te kategorie. Zauważyłem, że nie wypłacam sobie żadnego bonusu/nagrody za prowadzenie firmy. Wszystko szło albo na wypłatę, która była stała, albo na prowadzenie firmy.

Moim pierwszym krokiem było określenie, ile procent przychodu przeznaczę na zysk. Zacząłem od 3%. Zastanowiłem się, z której kategorii te 3% odejmę – stanęło na kosztach operacyjnych. Sprawdziłem, z czego chcę zrezygnować, aby uwolnić te środki. Okazało się, że nie było to takie trudne.

Ostatnim krokiem w tej układance było ustalenie, do jakiego podziału przychodów dążę – chciałbym, aby docelowo na zysk wpływało 15% tego, co zarabiam. W ramach comiesięcznych i kwartalnych przeglądów tego systemu optymalizuję wydatki i krok po kroku, procent po procencie zmieniam podział przychodów. Tak jak napisałem powyżej, w tej chwili na zysk wpłacam 8% tego, co wpływa na konto.

Nawyki

O nawykach związanych z finansami pisałem już w poprzednich wpisach z tego cyklu. Dodam tutaj opis jednego nawyku, a może bardziej procedury, którą robię co dwa miesiące – dostosowanie procentowych podziałów przychodów pomiędzy wcześniej opisane kategorie.

Na czym polega ta procedura?

• W Pulpicie finansowym sprawdzam trendy z ostatnich miesięcy – patrzę, jak zmieniają się moje przychody, koszty, kwoty podatków, i na tej podstawie wyciągam wnioski co do trendu moich przychodów. Patrzę przy tym na co najmniej kilka miesięcy wstecz. Moje przychody nie są stałe – są zależne od części roku i udostępnianych przeze mnie kursów i produktów online.
• Sprawdzam stany kont w banku – operacyjnego, podatkowego oraz z pieniędzmi na moją wypłatę. Jeżeli wszystko dobrze działa, to na tych kontach jest odłożone wystarczająco środków na pokrycie wydatków w jednym–dwóch miesiącach. Pomijając konto z pieniędzmi na wypłatę, lubię mieć w ten sposób odłożone wystarczająco pieniędzy na co najmniej następne 3 miesiące.
• Na podstawie informacji z tych dwóch punktów dostosowuję procenty poszczególnych kategorii. Jeżeli widzę, że trend przychodów jest wzrostowy, a pieniądze na kontach też są w wystarczających kwotach, to zwiększam procent przeznaczony na zysk, a zmniejszam pozostałe kategorie. Tak jak napisałem wcześniej – moim celem jest 15% przeznaczone na zysk.

Działam w ten sposób od około dwóch lat. W tym czasie przeszedłem od przelewania na zysk 3% do 8%! Jeszcze drugie tyle przede mną, ale z moich doświadczeń wynika, że jest to możliwe. Krok za krokiem zdążam w wybranym kierunku. Wykonywanie tej prostej procedury co dwa miesiące bardzo w tym pomaga. 

Podsumowanie

Na początku napisałem, że za chęcią przetestowania sposobu działania opisanego w książce „Po pierwsze zysk” stała motywacja, by zmniejszyć stres i jednocześnie sprawić, że moje finanse będą bardziej przewidywalne. Obserwuję swoje emocje w dzienniku. Kiedy przeglądam wpisy z ostatnich miesięcy, to widzę, że stres związany z finansami dużo rzadziej pojawia się w moich wpisach. A to daje mi przestrzeń do odważniejszego testowania nowych rozwiązań w ramach tego, co robię.

Czy ta metoda jest dla wszystkich? Nie. Są osoby, które nie potrzebują mieć tylu kont i przelewać między nimi środków. Zarządzają swoimi finansami w zupełnie inny sposób. I to jest OK. Dla mnie ta metoda wprowadza przejrzystość, potrzebuję jej do spokojnego działania. Dlatego mam tak ustawione konta w banku – jeden rzut oka i widzę, jaka jest sytuacja finansowa. Dlatego też lubię narzędzia typu Pulpit finansowy, który mam dostępny w moim koncie w aplikacji inFaktu. Lubię mieć dostęp do prostego i przejrzystego zestawienia moich finansów.

A Wy jaki sposób zarządzania finansami firmowymi stosujecie?