Przyznaję, trochę geekowaliśmy w tej rozmowie z Moniką Tymowicz. Monika specjalizuje się w porządkowaniu działań firmy przez spisanie, opisanie i uporządkowanie procedur. W naszej rozmowie jasno widać, że dobrze opisane i zastosowane procedury pomagają też w domu. I to czasami w bardzo niestandardowych sytuacjach. Czy warto robić procedurę np. na pranie wełnianych rzeczy albo czyszczenie ekspresu kolbowego? Bo ja właśnie takie procedury zrobiłem zaraz po nagraniu odcinka z Moniką. Rozmawiamy też o tym jak zacząć takie użyteczne procedury spisywać. Zapraszam do rozmowy z Moniką i do zrobienia swojej pierwszej procedury – prywatnej lub zawodowej.
Podcast: Play in new window | Download | Embed
Intencjonalny newsletter
Co tydzień wysyłam list, w którym zapraszam do rozmowy i zadania sobie ważnych pytań.
Gościnie
Monika Tymowicz – mama i żona, a od czerwca także solo przedsiębiorczyni. Pomagam mikroprzedsiębiorcom budować solidne fundamenty, aby ich biznesy funkcjonowały sprawniej, efektywniej i dawały im więcej czasu na przyjemności. Robi to, standaryzując i optymalizując procesy. Jest także zdalną project managerką.
Linki
- Jeffrey K. Liker, Gary L. Convis, Droga Toyoty do Lean Leadership
- Tymowicz Monika, Metody rozwiązywania problemów biznesowych z przykładami
- H. Meadows Donella, Myślenie systemowe. Wprowadzenie
- Dominik Juszczyk, Modele myślowe w praktyce
- Gary Keller, Jay Papasan, Jedna rzecz. Zaskakujący mechanizm niezwykłych osiągnięć
Streszczenie
Co nazywamy procesem?
Dominik: Zacznijmy od początku. Przychodzi do Ciebie klient i mówi: „Pani Moniko, słyszałem o upraszczaniu, standaryzacji, automatyzacji procesów: co to właściwie znaczy? Co może mi Pani zaproponować dla mojej firmy albo nawet prywatnie?”
Monika: Na początku przyglądam się procesom, czyli temu, jak przechodzisz z punktu A do punktu B. Proces to coś powtarzalnego, więc analizuję wszystkie działania w firmie: od pozyskania klienta, przez sprzedaż, po fakturowanie. Dopiero wtedy decydujemy, co można uprościć, usprawnić czy zautomatyzować. Zawsze powtarzam: nie standaryzuję chaosu. Najpierw muszę go zobaczyć, potem uporządkować, a dopiero na końcu optymalizować i skalować.
Dominik: Czyli procesem może być np. to, co dzieje się po podpisaniu umowy z klientem albo wysyłka faktur na koniec miesiąca. A z mojej działki: czy planowanie dnia albo tygodnia też można uznać za proces?
Monika: Jeśli robisz to w ustrukturyzowany sposób, to tak. U mnie co niedzielę wieczorem mam pół godziny z moimi systemami; Asaną, ClickUpem i kilkoma innymi. Przeglądam zadania klientów, łączę wszystko w jeden plan tygodnia, uwzględniając też życie prywatne. To powtarzalny schemat, więc zdecydowanie proces.
Dominik: A czy procesem mogą być też czynności domowe? Na przykład gotowanie? Miałem kiedyś system gotowania na kilka dni z góry, albo z żoną mamy ustalony sposób robienia zakupów przez aplikację. To też można tak nazwać?
Monika: Oczywiście! Ja nawet mam procedurę sprzątania domu – dzięki niej robię to szybciej i skuteczniej.
Gdzie spisuje się procesy?
Dominik: No dobra, te przykłady procesów mogą być bardzo różne od prostych po zaawansowane. Wyobrażam sobie, że taki proces można zapisać na kartce, na whiteboardzie, w Excelu albo w specjalnej aplikacji. Jak to wygląda u Ciebie w praktyce? Kiedy pracujesz z klientem, to spisujecie to razem, wysyłasz raport, czy może tworzysz coś bardziej automatycznego, np. w oparciu o AI? Co na końcu dostaje klient – ideę czy coś namacalnego?
Monika: Wszystko zależy od klienta i jego potrzeb. Nie narzucam jednego formatu, bo proces ma być użyteczny przede wszystkim dla niego i jego zespołu. Jeśli klient działa w Asanie, ClickUpie czy Notion, to tworzę proces tam. Czasem wystarczy prosty arkusz Excel, innym razem robię estetyczne instrukcje w Canvie np. dla księgowej, która chciała w ten sposób pokazać swoim klientom, jak korzystać z programu księgowego.
Jeśli klient wie, czego potrzebuje, od razu spisujemy procedury. Jeśli nie – zaczynamy od rozmowy o jego chaosie i codziennych działaniach. Często ludzie myślą, że napiszę proces za nich, ale ja nie pracuję w ich firmie, muszę poznać know-how i zrozumieć, jak wszystko działa. Dopiero wtedy wspólnie spisujemy to krok po kroku.
Kiedy struktura jest gotowa, wysyłam próbkę, sprawdzam, czy forma odpowiada klientowi, a potem dopracowuję całość. I najważniejszy etap – testowanie procedury w praktyce.
Jak odkryć, gdzie potrzebuję procedur?
Dominik: Pewnie część osób przychodzi do Ciebie już z konkretnymi procesami do opisania, ale są też tacy, którzy mówią: „Ja nie mam żadnych procedur, wszystko robię inaczej”. Jak z nimi pracujesz? Jak pomóc im zobaczyć, że jednak mają powtarzalne rzeczy – takie, które można by usprawnić, przyspieszyć albo uprościć? Czy to coś, co muszą przygotować przed współpracą, czy pomagasz im to odkryć w trakcie?
Monika: Najczęściej trafiają do mnie osoby, które już czują, że utknęły. mają za dużo zadań, chaosu, brak czasu. Wiedzą, że potrzebują oddelegować obowiązki, ale bez procedur to niemożliwe.
Zdarzają się też klienci, którzy mówią: „Nie wiem, czy ja w ogóle mam jakieś procesy”. Wtedy robię z nimi mały test – wybieramy jedną czynność, którą robią regularnie, np. codziennie albo co drugi dzień, i przez dwa tygodnie ją mierzymy. Używają np. Toggl’a do pomiaru czasu albo nagrywają ekran, pokazując, jak pracują.
Potem analizujemy to razem. Pytam: „Po co robisz ten krok? Dlaczego w taki sposób?”. Często już wtedy okazuje się, że można zaoszczędzić minuty, a nawet godziny.
To samo wychodzi na rozmowie wstępnej. Zadaję trudne pytania, które uświadamiają, że procesy jednak istnieją, tylko są nieopisane.
Przykład? Klientka robiła webinar raz na kwartał. Każdy wyglądał podobnie, ale zespół za każdym razem o czymś zapominał, bo nie mieli spisanej procedury.
Ludzie zwykle nie myślą o tym, że warto to zapisać aż do momentu, gdy coś się sypie.
Dominik: Też to znam. Lubię systemy i procedury, ale sam mam rzeczy, które robię z głowy. Szczególnie te rzadkie – raz na kwartał, raz w roku – to zawsze trzeba odtwarzać od nowa, bo nie pamiętam kroków.
Monika: To klasyk! Moja mama, księgowa, raz w roku wysyła pewną deklarację. Za pierwszym razem spędziła cały dzień, bo system nie działał. W końcu zadzwoniła do urzędu, a tam powiedzieli, że wystarczy użyć innej przeglądarki. Zadziałało! Tylko że… nie zapisała tego nigdzie. Rok później – dokładnie ta sama historia.
Dlatego nawet jeśli robisz coś regularnie i wydaje Ci się, że masz to w małym palcu – warto to spisać. Często dopiero wtedy widać, ile kroków można uprościć albo skrócić.
Dominik: Bo ja po prostu nie mam tego przed oczami. A przecież sposób działania, który kiedyś działał, mógł powstać w innych warunkach. Procedury pomagają właśnie to wychwyci, że coś się zmieniło, a my dalej robimy po staremu.
Ja na przykład ostatnio opisałem sobie w Notion cały setup do nagrywania filmów na YouTube (ze zdjęciami, kablami, ustawieniami). I nagle okazało się, że samo przygotowanie trwa 15 minut krócej, a co ważniejsze – nie popełniam już błędów, np. złego podłączenia mikrofonu. Taka mała procedura, a ogromna oszczędność frustracji.
Monika: No właśnie! I to nie tylko kwestia czasu, ale też energii. Jak masz gorszy dzień, jesteś rozproszony – procedura ratuje cię przed pomyłkami.
I pamiętaj: procedura nie jest wyryta w skale. Za kilka miesięcy warunki mogą się zmienić, więc ją aktualizujesz. Wiesz, czasem wydaje się, że oszczędzasz tylko sekundy, ale takich sekund w ciągu dnia robi się godzina.
Gdzie jest granica tworzenia procesów?
Dominik: Wiesz, im dłużej o tym rozmawiamy, tym bardziej widzę, że prawie wszystko w moim dniu to proces. Od porannego uruchamiania aplikacji, przez planowanie zadań, po zamknięcie dnia. Każda rozmowa z klientem, każde podsumowanie to też proces. No i teraz pytanie: gdzie jest granica? Co naprawdę warto spisywać, a co już byłoby przesadą?
Monika: Zmartwię cię trochę, bo wszystko jest procesem. Nawet to, jak wstajesz z łóżka czy jesz śniadanie.
Ale czy wszystko trzeba spisywać? Nie. To zależy od tego, jak bardzo chcesz mieć poukładany biznes i jak cenisz swój czas.
Ja na przykład chcę pracować od 8:00 do 16:00 i skończyć z poczuciem, że wszystko, co zaplanowałam, zrobiłam. Dlatego kluczowe procesy mam opisane, ale zostawiam też bufory, bo rozmowa może potrwać dłużej, bo życie.
Nie chodzi o to, żeby standaryzować każdy drobiazg. Nie musisz spisywać „otwórz przeglądarkę i sprawdź maila”.
Ale te główne, często powtarzane procesy – jak współpraca z klientem, przygotowanie materiałów, komunikacja – naprawdę warto mieć opisane.
Jedna ważna rzecz – zaczynając pracę z klientem, nie zaczynam od procesu, który powtarza się najczęściej, mimo że wielu by tak radziło. Zaczynam od procesu, który najbardziej „boleśnie” pochłania zasoby – finansowe, czasowe, energetyczne. Standaryzacja takiego procesu przynosi największe korzyści.
Przykład ustalania procesu
Dominik: U mnie powtarzalną czynnością jest praca warsztatowa z klientami. Proces zaczyna się po podpisaniu umowy – planuję spotkania i wszystko, co dzieje się przed nimi.
Monika: Stop. To, co mówisz o umawianiu spotkań, to też część procesu. Sam proces nie działa, jeśli nie uwzględnisz wszystkich kroków poprzedzających.
Dominik: Racja. Właśnie mnie to irytuje, czasami negocjuję sam ze sobą terminy, które w ogóle mi nie pasują.
Monika: Dokładnie – to też jest część procedury, tylko jeszcze nieustandaryzowana.
Dominik: Dobra, czyli od czego byśmy zaczęli? Jakie pytania zadałabyś mi, żeby spisać tę część procesu?
Monika: Najpierw wypisz wszystko, co robisz, żeby znaleźć wspólny mianownik: po co robisz każdy krok, czy ma sens, co można usunąć, a co można uprościć.
Dominik: Wchodzę teraz w rolę klienta. Mam powtarzalny szablon oferty – modyfikuję tylko część dotyczącą klienta. To pierwszy krok. Ale maila do klienta nie mam ustandaryzowanego.
Monika: Nie musi to być jeden sztywny mail – możesz mieć różne warianty i po prostu usuwać niepotrzebne elementy. To i tak łatwiej niż pisać od nowa każdy mail.
Dominik: Mam też ping-pong w ustalaniu terminów z klientem. Gdybym od razu wysyłał trzy propozycje terminów, wyglądałoby to zupełnie inaczej.
Monika: Widzisz, nawet nie myślałeś, że to jest część procesu. I właśnie klientom pokazuję, że startują w złym momencie.
Dominik: Mam wstępnie listę procesów w Notion, ale nie mam jeszcze template’u na ich opis. Na etacie mieliśmy interaktywną checklistę – można było kliknąć „zrobione” albo zgłosić, że krok się zmienił. To było świetne do analizy i aktualizacji.
Tworzenie projektów w życiu prywatnym
Dominik: Możemy podać przykład procesów poza firmą? Pomyślałem o wyjazdach – mam trzy template’y w ToDoist: wyjazd solo, z żoną samolotem i wyjazd samochodem na kilka dni. Mam checklisty, ale rozmowa uświadamia mi, że to cały proces: kontakt z miejscem dla psa, opieką nad kotem, ubezpieczenie… To też może być proces, który opisujemy, żeby wyjazdy były mniej stresujące?
Monika: Dokładnie. Ja od lat mam listy pakowania, dostosowane do różnych wyjazdów. Procedury nie są wyryte w skale – np. po narodzinach dziecka dopisałam rzeczy związane z nim, a teraz już pieluszek nie biorę. Dzięki procedurom nigdy nic nie zapomniałam.
Czy osoba poukładana jest spontaniczna?
Dominik: Często słyszę zarzut: „Nie masz czasu na spontaniczność, jesteś jak robot”. Mało kto wierzy, gdy mówię: „Dzięki poukładaniu mam więcej przestrzeni na odpoczynek, pasje, relacje, rzeczy, które nie są na liście”.
Monika: Też to słyszę i uśmiecham się. Ludzie myślą, że procedury zabijają kreatywność, a ja mówię odwrotnie: procedury dają przestrzeń. Powtarzalne rzeczy robisz mechanicznie, szybciej i łatwiej, a w głowie zostaje miejsce na coś nowego, rozwój, rodzinę. Mam np. święte godziny 16:00–19:00 dla dziecka – mogę je mieć dzięki temu, że do 16:00 zamykam tematy. Jeśli coś się przeciągnie, przekładam na kolejny dzień.
Dominik: To też pokazuje, że im więcej mamy na głowie, tym bardziej potrzebujemy poukładania. Choć istnieje ryzyko, że nadmierne planowanie zmniejsza spontaniczność, systemy pozwalają uniknąć chaosu. Dla mnie ważne, że nie wszystko zależy od samego poukładania, ale też od świadomości siebie.
Proces rozwoju i nauki się
Dominik: Czy miałeś kiedyś klienta, który chciał zbudować proces standaryzacji nauki, żeby znaleźć więcej czasu na rozwój? Czy da się optymalizować naukę w ten sposób?
Monika: Podstawowy problem to znalezienie przestrzeni. U mnie uczenie się jest priorytetem, więc znajduję czas w różnych momentach dnia. Kluczem jest systematyczność. Znajdź swój sposób – 5–10 minut dziennie, w stałej porze lub różnej, i rozpisz krok po kroku, czego chcesz się nauczyć. Ważne są też nawyk i motywacja.
Pierwsze kroki, które przyniosą rezultat
Dominik: Jakie byłyby dwa–trzy pierwsze kroki, które dają szybki rezultat i pokazują wartość procesowego podejścia?
Monika: Najprostszy start: wyrzuć wszystko z głowy na kartkę. Po kilku dniach wróć do niej i dopisz brakujące rzeczy. Znajdź to, co najbardziej frustruje i zabiera najwięcej zasobów – w domu to energia, w firmie – finanse. Zadawaj pytanie „dlaczego?” pięć razy, ale skup się na procesie, nie na sobie. Wyeliminuj przyczynę bólu. Następnie idź krok po kroku do kolejnych problemów. Dopiero wtedy standaryzuj i układaj procesy.
Poznaj również
Poznaj społeczność ludzi, którzy chcą żyć w zgodzie ze sobą. Skorzystaj ze wsparcia w świadomym, mądrym i produktywnym działaniu. Bierz udział w wyzwaniach, live’ach i minikursach. Dziel się swoimi przemyśleniami i inspiruj innymi osobami.
