Autordominik

S jak system

autor: dominik
w Produktywność
3 min. czytania
S

S jak system

Słuchając ostatnio radia usłyszałem wywiad z Florence Welch z Florence and the Machine. Mówiła o tym, że nagranie trzeciej płyty jest najtrudniejsze, bo po pierwszej, gdzie szuka się własnego stylu i drugiej, gdzie ten styl już widać, trzecia powinna być już czymś nowym, nie wtórnym. Ciekawe czy to odnosi się także do trzeciego wpisu na blogu :)

Dzisiaj napiszę Wam ogólnie o moim systemie produktywności. Jego szczegóły będę opisywał w kolejnych postach, a ten będzie swego rodzaju spisem treści.

Zacznę z wysokiego C. Centrum mojego systemu produktywności to:

  • zdefiniowane wartości, którymi kieruję się w życiu;
  • główne zasady życiowe, które wynikają wprost z najważniejszych dla mnie wartości;
  • priorytety – moje priorytety w różnych kontekstach. Są to opisy tego, jak chcę pracować z wybranymi grupami odbiorców, jak chcę aby mnie zapamiętali;
  • cele długoplanowe, które wynikają z powyższych.

Kolejna składowa mojej produktywności to systemy zarządzania nią i wspierania jej:

  • system wspierający – Nozbe (aplikacja, która w najwygodniejszy dla mnie sposób wdraża zasady GTD Davida Allena);
  • Goalscape – aplikacja pozwalająca mi zapisywać cele i śledzić ich realizację. Tam też zapisałem perspektywy i priorytety;
  • OneNote – z tej aplikacji korzystam do zapisywania, przechowywania notatek i zarządzania nimi.

Ostatnia, ale równie ważna część to zwyczaje i techniki, które wprowadzam i wykorzystuję, aby realizować moje cele:

  • codzienne sesje planowania zadań na dany dzień;
  • przegląd tygodnia;
  • zarządzanie kalendarzem;
  • pomodoro technique;
  • techniki wizualizacyjne;
  • ustalony plan dnia;
  • zasady dotyczące spotkań;
  • inne.

Jak napisałem, jest to ogólny zarys mojego systemu produktywności. Cały czas nad nim pracuję, testuję nowe podejścia i narzędzia.

Jego obecny kształt to efekt około 3 lat pracy. Największy wpływ na jego obecną formę miały warsztaty z Marcinem Kwiecińskim. W ramach swojego autorskiego programu “Ogarnij Chaos“, w przeciągu kilku tygodni pomógł mi zrozumieć podstawy wpływające na to co robię, uzupełnić braki w zrozumieniu pojęć związanych z produktywnością i wypracować spójny system zarządzania tym, co i jak robię. Ja tylko teraz ten system dostosowuję do siebie. Dużo czytam, oglądam i słucham – to wpływa na wprowadzane przeze mnie zmiany, jak technika opisana w poprzednim poście o sprawdzaniu e-maili po 2 godzinach od rozpoczęcia pracy.

Opisy poszczególnych elementów mojego systemu będę umieszczał w kolejnych wpisach. Jeżeli któryś z nich interesuje Was najbardziej dajcie mi proszę o tym znać w komentarzach, skupię się na nim jako pierwszym.

 

P.S.

Link do Nozbe jest linkiem afiliacyjnym – jeżeli założysz konto w Nozbe za jego pomocą ja otrzymam zniżkę na abonament w Nozbe. Będzie mi bardzo miło z dwóch powodów – zaczniesz używać bardzo dobrego oprogramowania a ja będę miał trochę tańszą usługę.

 

Czytaj więcejCzytaj później

Start the morning with closing your e-mail app

autor: dominik
w Productivity
3 min. czytania
S

Today I’m writing about the latest productivity technique I have implemented in my everyday work – checking my inbox 2-3 hours after the beginning of the work day.

Plenty of techniques exist to increase one’s productivity. While reading books, magazines (like Productivity Magazine), listening to talks, and reading blogs, I am overwhelmed with a number of new ideas on how to be more productive.

I’ve tried many of them, and checked how they work in practice. Some are very good and I’ve incorporated them into my productivity system (I will describe it soon). Many of those ideas do not work for me but they are still worth discussing. Maybe they will work for you.

My work is a mix of conceptual and operational tasks (strategic vs tactical). By conceptual, I mean defining new services, optimizing the way my team works, and creating reports. Operational tasks are all of those that I need to do every day to allow my team to work smoothly – e.g. task assignment, communication, and meetings.

I receive a lot of e-mails every day – several dozens. I bet you do too. Till now, checking my inbox was the second thing I was doing in the morning, just after planning my day. I am in the office at 7AM, which means that I used to process the first e-mails around 7:30AM. By processing emails, I mean applying David Allen’s GTD methodology (Delete, Defer, Delegate or Do – this I will cover in a separate post). Very often “Do” means answering the e-mail.

Now you’re probably thinking – what is so bad about answering e-mail?

What would you do if I answered your e-mail? You would probably answer me back. This is what happens in most cases. One processed e-mail results in a new e-mail to process. Because of this, I end up processing e-mails for the first 2 hours of my day.

I’ve decided to change my approach to e-mail. For the last few weeks I’ve had a new rule – no Outlook till 9AM. What do I do instead? I work :) Now each morning is the most productive part of my day. This is the time when I do the most important tasks scheduled for the day. And after two hours, I can start working on other ongoing tasks. This simple change revolutionized my productivity. I’ve noticed that I have moved forward in many of the projects that I was stuck on because I had no time to focus on them. You may ask – but what do others think about your new approach? Aren’t they impatient because you don’t answer their e-mail immediately? No! In most cases it is more than enough to answer them after 9AM. If there is anything that is very urgent, I will find out about it in a way other than e-mail.

In a separate post I will write about how I choose what to work on during those two precious hours.

Question: what do you think about planning your day in this way?

Photo by Lauren Hammond / CC BY

Czytaj więcejCzytaj później

First post

autor: dominik
w Other
3 min. czytania
F

This is the first post on this blog. I decided that in the first post it would be smart to describe why I want to have a blog. I would also like to tell you to whom I am addressing it and what topics I will cover here.

Why?

I want to learn how to write. I want to learn how to put my thoughts in a concise and interesting way for the reader. I know that the topics I am going to cover are interesting. Maybe you will find them useful. This blog will also be a kind of journal with a list of techniques and ideas I have tried – a reference for myself.

For whom?

When you read why I want to blog, it is obvious who it is for. It’s for me. Just like this. Of course, I will be very happy if you read it and find it interesting. I will try to keep as high a standard of posts as possible. Even when there will only be a few readers.

About what?

I have a number of ideas. I hope that while posting, new ones will arise. Maybe you will also tell me what you want me to write about. We will see. At the moment I want to write about:

  • Productivity – a very broad and popular topic. I am very interested in everything that is related to productivity and I am working on it every day.
  • Books – those that I’ve already read and found fascinating as well as those that I want to read.
  • Communication – the best practices, tools, and techniques for meetings.
  • Kanban – an agile methodology of organizing the way a team works. My team of 21 people is using Kanban in our everyday work. We have tried many approaches to it and I would like to share our experiences here.
  • Me as a boss – what I learn from people who I work with, my discoveries in that area and my attempts to find a way to be a better boss.
  • Apps – I use many apps in everyday work. I try a lot of them. I will share with you which ones I like and which are worth trying.
  • Other – how my home network is organized, how I use my home NAS, what services I use daily, etc.
  • Running – I do not plan to write about running but I am talking about it so often… I may be tempted to write about it too :)

Does all of this sound interesting? It does for me! I hope I will learn a lot.

 

Photo by horizontal.integration / CC BY

 

Czytaj więcejCzytaj później

Zacznij dzień od wyłączenia programu pocztowego

autor: dominik
w Produktywność
3 min. czytania
Z

Technik zwiększających produktywność jest mnóstwo. Czytając książki, magazyny (np. Productivity Magazine), oglądając prezentacje, śledząc blogi jesteśmy zasypywani nowymi pomysłami i sposobami zwiększenia własnej efektywności.

Nie ukrywam, że często ulegam pokusie sprawdzenia nowo poznanej techniki i wypróbowania jej w praktyce. Niektóre pomysły sprawdzają się i stają się częścią mojego systemu produktywności (opiszę go za jakiś czas). Wiele z tych praktyk u mnie jednak nie działa, chociaż u innych mogą się sprawdzać.

Dzisiaj chciałem opisać ostatnio wdrożony przeze mnie pomysł – sprawdzanie e-maili dopiero po 2-3 godzinach od rozpoczęcia pracy.

Moja praca to mieszanka rzeczy koncepcyjnych i operacyjnych. Pisząc “rzeczy koncepcyjne” mam na myśli między innymi definiowanie nowych usług, optymalizację sposobu pracy zespołu, tworzenie raportów, analiz. Operacyjne to wszystkie te, które dotyczą codziennej pracy mojego zespołu – przydzielanie zadań, komunikacja, spotkania.

Na co dzień otrzymuję dużo e-maili – średnio kilkadziesiąt dziennie (kto dzisiaj nie otrzymuje dużo e-maili…)

Do tej pory sprawdzanie skrzynki pocztowej to była druga rzecz, jaką robiłem po przyjściu do pracy, zaraz po zaplanowaniu dnia. W biurze pojawiam się około 7, czyli pierwsze e-maile przetwarzałem już o 7.30. Przetwarzałem, czyli robiłem to co zaleca David Allen w swojej metodologii GTD (Delete, Defer, Delegate, Do – o tym będzie w osobnym wpisie). Często element “Do” wiązał się z odpisaniem na maila. Zastanawiacie się pewnie – ok, na razie pisze oczywiste rzeczy a poza tym, co złego jest w odpisaniu na wiadomość?

Otóż, ludzie mają tak, że jak dostaną odpowiedź, to z nią coś robią, na przykład odpowiadają na nią. Zwykle kończyło się to tym, że kiedy z rana odpowiedziałem na e-maile, to za jakiś czas otrzymywałem nowe z odpowiedzią, którą też trzeba było “obsłużyć”. W rezultacie 2 pierwsze godziny pracy spędzałem na komunikacji, pisząc e-maile, przetwarzając je.

Postanowiłem to zmienić. Od jakiegoś czasu mam zasadę, że na e-maile odpowiadam dopiero po dwóch godzinach pracy. Co robię w tym czasie? Zadania, które zdefiniowałem sobie wcześniej jako najważniejsze na ten dzień. To było niesamowite odkrycie dla mnie – jak wiele mogę zrobić zanim zacznę zajmować się bieżącymi sprawami. A na maile spokojnie odpowiadam po 9. Jeżeli sprawa z e-maila jest pilna to dowiem się o niej w inny sposób. Ale zwykle jest tak, że jak odpowiadam na korespondencję po pewnym czasie to jest to wystarczające.
Temu, jak wybieram najważniejsza zadania na cały dzień i jak pracuję przez te dwie pierwsze godziny poświęcę niedługo kolejny post.

 

Zdjęcie z kolekcji (c)Lauren Hammond Flickr Creative Commons na licencji CC2.0

Czytaj więcejCzytaj później

Pierwszy wpis

autor: dominik
w Bez kategorii
2 min. czytania
P

Pierwszy wpis. Doszedłem do wniosku, że warto na początku powiedzieć dlaczego i po co mam zamiar prowadzić bloga, no i oczywiście – dla kogo. Chciałbym też wspomnieć o czym zamierzam pisać.

Po co i dlaczego?

Chcę się nauczyć pisać. Zwięźle, czytelnie i ciekawie przedstawiać myśli. Wiem też, że tematy, które zamierzam poruszać mogą być ciekawe i pożyteczne dla innych. Chciałbym także, żeby wpisy były dla mnie swego rodzaju przypomnieniem – czego próbowałem, jakie miałem opinie, co myślałem.

Dla kogo?

Dla siebie. Po prostu. Po przeczytaniu po co i dlaczego odpowiedź jest bardzo łatwa. Oczywiście będę się cieszył, jeżeli to co napiszę stanie się dla kogoś użyteczne i ciekawe. Niezależnie od liczby czytelników będę się starał o trzymanie tak wysokiego poziomu wpisów, jak tylko będę potrafił.

O czym?

Mam kilka pomysłów. Mam też nadzieję, że w trakcie pisania pojawią się nowe. W tej chwili wyobrażam sobie, że wpisy będą o:

  • produktywności – modny, bardzo pojemny temat, którym jestem szczególnie zainteresowany, bo zajmuję się nim na co dzień;
  • książkach – tych, które czytam/czytałem;
  • komunikacji – o narzędziach do komunikacji, najlepszych praktykach organizacji i prowadzenia spotkań, dobrych praktykach w tym obszarze;
  • Kanban – metodologia organizacji pracy używana przez mój zespół; próbujemy różnych podejść i myślę, że warto o nich opowiedzieć;
  • ja jako szef – będzie o moich spostrzeżeniach, odkryciach, o tym czego się uczę od ludzi z którymi pracuję na co dzień;
  • aplikacjach – pracuję z różnymi aplikacjami, wiele testuję, niektórych używam od lat, niektóre zmieniam co kilka tygodni;
  • inne – jak mam zorganizowaną sieć w domu, jak korzystam z domowego NASa, jakich serwisów używam;
  • bieganie – nie planuję pisać o bieganiu, ale tak często o tym mówię, że nie wiem czy uda mi się powstrzymać…

 

Brzmi ciekawie? Dla mnie tak! Mam nadzieję, że dużo się nauczę. Pierwsze podsumowanie za pół roku ;)

Zdjęcie z kolekcji (c)horizontal.integration Flickr Creative Commons na licencji CC2.0

Czytaj więcejCzytaj później

Recent Posts

Categories