Produktywność

Świadomie czy nieświadomie, wszyscy w jakiś sposób pracujemy nad projektami. W oczywisty sposób kojarzą się nam one z pracą, projektami dla klientów. Rzadko zdajemy sobie sprawę z tego, że zadania typu “Przygotuj przyjęcie urodzinowe”, “Zaplanuj wakacje” czy nawet “Przygotuj się na spotkanie” mogą być i w większości przypadków są projektami. A pracując z projektami, zanim zacznie się właściwa praca, warto zadać sobie parę pytań. Dlaczego? Jakich? Odpowiedź znajdziecie poniżej.

O zwyczajach napisano już mnóstwo książek i artykułów. Opisane w nich są zasady działania zwyczajów, podane są powody dlaczego są tak ważne i pomocne. Są tam też proponowane sposoby na ich wykształcenie. I pomimo tego wciąż często jestem pytany o zwyczaje i moje sposoby na ich wyrobienie. Często też spotykam się z popularnymi mitami na temat zwyczajów, które zostały już obalone przez nowsze badania. Ten artykuł powstał trochę z własnej potrzeby, jako przypomnienie dla mnie, jak pracować nad zwyczajami. Ale przede wszystkim jest odpowiedzią na pytania, które dostaję od Was.

Niezależnie od tego, czy planujemy czas w pracy, czy poza nią, możemy obserwować jedno z dwóch zjawisk. Pierwsze z nich polega na tym, że niezależnie od tego, ile czasu zaplanujemy na zadanie lub spotkanie (a może zwłaszcza spotkanie), to zużyjemy cały zaplanowany czas. Drugie zjawisko to notoryczne niedoszacowanie czasu, którego potrzebujemy na to, aby ukończyć zadanie, nad którym pracujemy. Jak często mówicie: “będzie za 5 minut”, “po południu będzie gotowe”, “myślę, że wyrobię się z tym w godzinę”, “na spotkaniu omówimy te wszystkie 10 punktów”, a potem okazuje się, że zajęło Wam to 10 minut, zadanie było gotowe następnego dnia, nie spędziliście nad zadaniem godziny ale dwie, a na spotkaniu omówiliście tylko pierwsze 4 punkty? Z pozoru są to dwa bardzo różne problemy. Ale tylko z pozoru. Można z nimi sobie radzić, używając takich samych narzędzi.

Miałem pracować nad projektem, a okazuje się, że ostatnie 20 minut spędziłem, porządkując OneDrive. Zacząłem pisać odpowiedź na e-mail do klienta i nagle zorientowałem się, że sprawdzam nową aplikację do zarządzania zadaniami. Opracowywałem plan na następne warsztaty, kiedy podszedł do mnie kolega i zaczęliśmy rozmawiać o spotkaniu, które mamy za tydzień. Brzmi znajomo? Zbyt często okazuje się, że zajmuję się czymś innym, niż planowałem. Mocno pracuję nad tym, aby umieć się bardziej skupić na pracy. Stąd ten wpis, w którym kataloguję rzeczy, odciągające mnie od pracy, i opisuję, jak z nimi walczę.

Pomidorów? Ale o co chodzi?! Oczywiście, o popularną technikę zarządzania czasem – Pomodoro. Stosowanie tej techniki wspomaga pracę w skupieniu nad jednym wybranym zadaniem. Sam stosuję ją od kilku lat. W tym czasie moje podejście do niej mocno ewoluowało. Kiedyś powiedziałbym, że jedynym słusznym sposobem jej stosowania jest dosłowne przestrzeganie zasad, sugerowanych okresów pracy i odpoczynku. Teraz mam do tego inne podejście. W tym wpisie przeczytacie zarówno o tym, na czym polega ta technika, jak i o tym, jak ją zmodyfikowałam “pod siebie”. Może zainspiruje to Was do własnych modyfikacji i eksperymentów.