Opanuj swój kalendarz

Często słyszę narzekania, iż w pracy jest tyle spotkań, że praktycznie nie zostaje wiele czasu na pracę przy biurku. Jest to wręcz przedmiotem żartów. Narzekanie na spotkania jest nagminne i wszyscy to robią. A jest kilka prostych zasad i trików, które pozwolą Wam zapanować nad Waszymi kalendarzami i dzięki temu wygospodarować tak bardzo potrzebny czas na pracę w skupieniu. I tymi prostymi zasadami i trikami dzielę się z Wami w tym wpisie. Opanuj swój kalendarz!

Czego nie będzie w tym wpisie

Nie piszę tu o dobrych praktykach organizowania spotkań. O tym możecie przeczytać w innych wpisach:

Dobre praktyki zarządzania kalendarzem

W sieci znajdziecie wiele różnych porad, jak zarządzać swoim kalendarzem. Korzystając z nich oraz z wniosków z własnych doświadczeń, wypracowałem swoje podejście do kalendarza, które poniżej Wam opisuję. Zachęcam Was jednak do tego, abyście sami próbowali różnych podejść i zobaczyli, co u Was działa najlepiej.

Moje podejście jest bardzo proste i polega na przestrzeganiu kilku prostych zasad.

Brak spotkań z innymi przed południem

Kluczowym elementem mojego kalendarza są spotkania przed południem, które mam sam ze sobą. Dzięki temu ten czas jest zarezerwowany dla mnie na pracę nad moimi najważniejszymi zadaniami. W kalendarzu wygląda to tak (widok dowolnego tygodnia zanim inne spotkania są zaplanowane).

Jak widzicie, od godziny 7:00 (kiedy przychodzę do biura) do godziny 11:00 mam zarezerwowany czas. Na początku musiałem go mocno bronić. Kiedy inni widzieli, że jest to spotkanie, które mam sam z sobą, próbowali mnie zapraszać na swoje spotkania w tym czasie. Po kilku miesiącach udało się nauczyć ich, że ten czas jest naprawdę zarezerwowany i bardzo rzadko są od tego wyjątki.

Przypuszczam, że niektórzy z Was powiedzą mi, iż inni nie mają możliwości zarezerwować sobie tyle czasu na pracę. Zwykle rozmawiam z takimi osobami i zadaję im pytania, które pomagają mi i im zrozumieć, dlaczego nie mogą tak zrobić. Przecież ten czas jest czasem największego skupienia i produktywności (pamiętacie wpis o “Deep Work”?. Jeżeli jest Wam trudno zacząć od kilku godzin, zacznijcie od rezerwowania chociaż godziny codziennie. Obiecuję, że nie pożałujecie. :)

Uwzględnijcie przerwy na lunch (lub inne przerwy)

Planując tydzień, uwzględniam też w nim przerwy, o których z góry wiem, że będą, oraz takie, których będę potrzebował. Na pewno codziennie chcę zjeść lunch. Wrzucam więc takie spotkanie do kalendarza, aby nikt w tym czasie nie zapraszał mnie na spotkania. Tak to będzie wyglądało w kalendarzu.

W ciągu tygodnia, kiedy druga część dnia zaczyna mi się wypełniać spotkaniami i zaczynam dostrzegać, że spotkania dodawane są jedno po drugim, to także wrzucam spotkania na przerwy. Przecież muszę mieć czas na przejście z sali do sali, napicie się czegoś, pójście do toalety itd.

Kolory

Niezależnie od tego, z jakiego kalendarza korzystacie, możecie dla spotkań używać różnych kolorów. Dlaczego warto to robić? Przede wszystkim po to, aby patrząc na kalendarz, bez jego analizowania wiedzieć, co Was czeka w danym tygodniu. Ja używam tego w kalendarzu prywatnym i tym w pracy.

W prywatnym kalendarzu mam dwa typy spotkań/zdarzeń:

takie, które dotyczą tylko mnie
wspólne z moją żoną lub takie, o których obydwoje powinniśmy wiedzieć (np. spotkanie ze znajomymi, wizyta u lekarza jednego z nas, samochód u mechanika itd.)

W kalendarzu pracowym mam kilka typów spotkań:

osobiste – spotkania w czasie dnia pracowego, które dotyczą mojego prywatnego życia, a w którym nie powinien mnie nikt zapraszać na spotkania (np. badania okresowe, podróż służbowa)
warsztaty, które prowadzę lub w których uczestniczę
spotkania o talentach i mocnych stronach
spotkania, które są cykliczne – aby szybko się zorientować, czy nie mam ich za dużo
moja praca – spotkanie z samym sobą, kiedy pracuję nad zadaniami z listy zadań

Każdy z tych kalendarzy ma inny kolor i w miarę łatwo jest się zorientować, co jest czym.

W pracy używam Outlooka i kolory nadaję za pomocą kategorii.

W kalendarzu związanym z blogiem i z moją firmą mam dwa kalendarze:

moje zadania
spotkania z klientami

Sprawdźcie w Waszych kalendarzach, jakiego typu spotkania macie najczęściej i pobawcie się ich kolorami. Będzie Wam łatwiej zarządzać Waszym kalendarzem. Na przykład możecie osobno zaznaczyć spotkania związane z Waszym obecnym projektem, inaczej spotkania „ogólne” itd.

Wiele kalendarzy w jednym miejscu

Jak już jesteśmy w temacie wielu kalendarzy, to dobrze zastanowić się, czy warto mieć kilka kalendarzy, czy nie. Wyznaję zasadę, aby rozdzielać różne obszary od siebie. Dlatego kalendarz pracowy, z mojej firmy i prywatny są u mnie oddzielnymi kalendarzami. Pracowy jest na Microsoft Exchange i używam Outlooka, aby nim zarządzać. Prywatny to Google Calendar, a ten z mojej firmy to G Suite (kiedyś Google Apps).

Pomimo tego, że te obszary są rozdzielne, czasami potrzebuję zobaczyć zdarzenia i spotkania z wszystkich kalendarzy w jednym miejscu. Na przykład planując podróż służbową, chcę sprawdzić, czy w prywatnym kalendarzu jest coś co sprawia, że nie powinienem jechać. Umawiając się do lekarza, który przyjmuje tylko w godzinach od 9:00 do 15:00 sprawdzam, czy w tym czasie nie mam spotkań, na których powinienem być. Takich sytuacji jest jeszcze kilka.

Kiedyś eksperymentowałem z synchronizowaniem tych kalendarzy, ale zwykle kończyło się to zduplikowanymi spotkaniami, błędami synchronizacji i ogólnie bałaganem.

Dlatego teraz zmieniłem podejście i korzystam z aplikacji, które potrafią podłączyć się do wszystkich tych kalendarzy i pokazać zdarzenia z nich wszystkich w jednym widoku. Taką aplikacją jest dla mnie Kalendarz z iOS (domyślna aplikacja na iPhone do obsługi kalendarzy). Kiedy skonfiguruję w ustawieniach dostęp do wszystkich kalendarzy, jestem w niej w stanie zobaczyć wszystkie zdarzenia z dodanych kalendarzy. Dzięki temu w jednym miejscu mam wszystkie zdarzenia.

Nie jestem pewien, jak to się robi na telefonach z Androidem, ale wydaje mi się, że domyślna aplikacja do obsługi Google Calendar ma możliwość dodawania różnych kalendarzy.

Jeżeli znacie inne aplikacje na Androida lub iOS, które potrafią obsługiwać wiele kalendarzy (bez ich synchronizacji), to podzielcie się, proszę, w komentarzach.

Modelowy kalendarz

Ostatnia rzecz, o której napiszę, to mała sztuczka, jakiej nauczyłem się od Michaela Hyatta. W swoim podcaście opisywał on sposób na sprawdzanie, czy nasz tydzień jest dobrze zaplanowany. Korzystając z Google Calendar, stworzył swój modelowy tydzień – taki, w którym są wszystkie spotkania, na których chce się pojawić, w którym jest czas na własną pracę, rozwój, przerwy itd.

Korzysta on z tego modelowego kalendarza, aby sprawdzić, czy jego obecny tydzień bardzo od takiego modelowego tygodnia odbiega. W Google Calendar można to łatwo zrobić, włączając i wyłączając poszczególne kalendarze.

Jeżeli zauważy, że jego tygodnie znacznie odbiegają od modelowego tygodnia, zaczyna usuwać zbędna spotkania i zobowiązania, tak aby wrócić do tego stanu, o którym wie, że dobrze u niego się sprawdza.

Może chcielibyście stworzyć taki modelowy kalendarz dla siebie? I móc sprawdzać, jak bardzo Wasze tygodnie są z nim zgodne lub na ile od niego odbiegają. Jeżeli odbiegają, to będzie dla Was sygnał, że warto coś zmienić.

Podstawowa zasada

Na sam koniec zostawiłem Wam podstawową zasadę przy obsłudze kalendarza – zawsze zadawajcie sobie pytanie: Czy ja muszę być na tym spotkaniu?. Zaskakująco często odpowiedź brzmi: „Nie, nie muszę!”. Usuwając takie spotkania z Waszego kalendarza, będziecie w stanie odzyskać dużo czasu! Podejrzane powinny być zwłaszcza spotkania cykliczne, które ktoś kiedyś założył i po prostu odbywają się co jakiś czas. A czasami (często) straciły już swoje pierwotne znaczenie.

Podsumowanie

Opisałem Wam kilka praktycznych sposobów, które mogą Wam pomóc w organizacji Waszego kalendarza, a w rezultacie w odzyskaniu przez Was czasu. Eksperymentujcie i sprawdzajcie, co działa, a co nie. W ten sposób wypracujecie sobie własne zasady zarządzania kalendarzem.

Jestem niezwykle ciekaw Waszych sposobów na organizację kalendarzy. Podzielicie się nimi? ;)