fbpx

Tagproduktywność

Następny krok

N

Wstając rano na trening najtrudniejsze jest wyjście z łóżka. Wszystko co potem jest dużo prostsze. Nawet najcięższy trening. Zaplanowanie tego, co stanie się zaraz po przebudzeniu zwiększa szansę zrobienia treningu. Dlatego dzień wcześniej przygotowuję sobie ubranie na trening i pierwszą rzeczą, którą robię po obudzeniu się jest ubieranie. To jest mój „pierwszy krok”. Potem już jakoś idzie. Tak samo jest z zadaniami – w większości przypadków najtrudniej jest zacząć.

Bardzo rzadko zadania, które dodaję do mojej listy są możliwe do wykonania w krótkim czasie. W większości są to zobowiązania wymagające wielu czynności. Czasami są to tak duże zadania, że widząc je na liście wręcz nie chce mi się ich robić. Czy chciałoby się Wam zabrać za zadanie zdefiniowane w taki sposób:

  • napisz pracę dyplomową
  • zorganizuj dwudniowe spotkanie działowe
  • zamów meble do kuchni

Już samo przeczytanie takiej nazwy zadania jest demotowujące. Dodatkowo ciężko jest określić czas jego wykonania. Nie mówiąc o tym, że trudno wybrać takie zadanie jako MIT (Most Important Task – zainteresowanych odsyłam do tego wpisu). Co więc z nimi zrobić? Rozbić je na serię mniejszych kroków. A tak naprawdę zdefiniować tylko jeden lub dwa pierwsze kroki. To wystarczy, aby zacząć pracę nad zadaniem i w ten sposób zbliżać się do jego zakończenia. Zobaczcie sami, czyż nie jest łatwiej rozpocząć zadania tak zdefiniowane?

  • napisz pracę dyplomową
    • 1 krok – znajdź szablon pracy dyplomowej
    • 2 krok – wypisz nazwy rozdziałów
  • zorganizuj dwudniowe spotkanie działowe
    • 1 krok – wyślij ankietę z pytaniem, kto weźmie udział
    • 2 krok – wypisz możliwe daty spotkania
  • zamów meble do kuchni
    • 1 krok – stwórz folder w Dropbox i skopiuj tam wszystkie projekty
    • 2 krok – wyślij maila do znajomych, którzy ostatnio robili kuchnię. Zapytaj ich o namiar na stolarza wraz z prośbą o opinię o nim.

Tak opisane zadania znajdują się na mojej liście zadań na dany dzień i takie wybieram jako MITy. Ich wykonanie nie jest czasochłonne, nie zajmą więcej niż jeden, może dwa pomodoro. Takie zadania jest łatwo rozpocząć i zrobić.

Po wykonaniu każdego kroku sprawdzam, czy główne zadanie jest już wykonane (odpowiadam sobie na pytanie: czy efekt jest wystarczający?). Jeżeli nie jest wykonane, to definiuję następne kroki dla każdego z nich, zapisuję je na liście zadań i zabieram się za kolejne zobowiązanie. Dla przykładowych zadań wypisanych powyżej kolejne kroki, po wykonaniu poprzednich, mogłyby być zapisane jako:

  • napisz pracę dyplomową
    • 3 krok – napisz 150 słów pierwszego rozdziału
  • zorganizuj dwudniowe spotkanie działowe
    • 3 krok – potwierdź budżet dla odpowiedniej listy osób
  • zamów meble do kuchni
    • 3 krok – umów się na spotkanie z 3 stolarzami

Łatwe? Na pewno łatwiejsze niż wykonanie całości od razu. Z mojego doświadczenia wynika, że ten sposób organizacji pracy pomaga przede wszystkim w rozpoczęciu zadań, które wydają się za duże lub za trudne. W ten sposób jest mi też łatwiej znaleźć czas na ich wykonywanie. Łatwiej mi znaleźć 30 minut czasu na zrobienie prostego kroku niż 3-4 godziny na zrobienie całego zadania.

Zadania rozbite na serie kroków w moim systemie nazywam projektami. W jednym z następnych wpisów pokażę jak nimi zarządzam na co dzień.

Dajcie proszę znać, czy Wy też podobnie podchodzicie do swoich zadań. Jak sobie radzicie z tymi największymi?

 

Artykuły powiązane o moim systemie prodktywności

Ten wpis jest częścią serii wpisów o moim systemie produktywności – sprawdzonym sposobie na bycie produktywnym i sprawne zarządzanie czasem i zadaniami.

Ukończone części są zaznaczone jako aktywne linki do tych wpisów.

 

Trzy MITy dziennie

T

Trzy MITy dziennie to mój cel. I nie, nie mam na myśli czytania mitologii greckiej. MIT to Most Important Task, czyli Najważniejsze Zadanie. MITy to mój sposób na zrobienie najważniejszych w danym dniu rzeczy, nawet jeżeli mam na to niewiele czasu. Dlaczego MITy, dlaczego trzy? Zapraszam do lektury tego wpisu.

Każdy z Was ma listę zadań i projektów. I na pewno jest na niej dużo więcej rzeczy niż jesteście w stanie zrobić w ciągu jednego dnia. Niezależnie od tego jakiej metodologii używacie do zapisywania i śledzenia Waszych zobowiązań, w którymś momencie stajecie przed wyborem – za co teraz się zabrać, jakie zdanie wykonać następne, co dzisiaj powinnam/powinienem zrobić.

Jestem w takiej samej sytuacji. Mój system zarządzania zadaniami, o którym jeszcze nie raz będę pisał, pozwala mi mieć kontrolę nad wszystkim rzeczami, jakie mam do zrobienia. Mimo wszystko w pewnym momencie muszę wybrać czym powinienem teraz się zająć.

Moim sposobem na ten dylemat jest wybranie trzech najważniejszych zadań na każdy dzień (MIT). Rano, tuż po przejrzeniu i przetworzeniu zdań z listy TODO, przeglądam listę zadań do wykonania w tym tygodniu (ta lista powstaje w czasie cotygodniowego przeglądu zobowiązań – o tym też powstanie wpis :)). Lista na każdy tydzień ma maksymalnie 15-20 elementów, tak więc wybór zadań na dany dzień jest już wstępnie ograniczony. Z tej listy wybieram MITy, szukając zadań, które:

  • muszą być wykonane danego dnia – staram się unikać takich sytuacji i wykonywać zadania wcześniej;
  • chcę je zrobić, żeby jakiś projekt posunąć do przodu – dzięki temu mam poczucie, że jest postęp w wykonaniu projektu;
  • ktoś czeka na moją część zadania i nie chcę blokować tej osoby w jej pracy.
  • chcę je zrobić, bo mi się podobają i ich wykonanie sprawi mi przyjemność (np. napisanie kolejnego wpisu na bloga);
  • są częścią przygotowań do jakiegoś większego zobowiązania (np. szkic prezentacji na przyszły tydzień);
  • są szybkie i wiem, że w dniu, w którym jestem bardzo zajęty mogę je zrealizować (np. zadzwonić w sprawie szkolenia do firmy XYZ, mogę to zrobić w przerwie między spotkaniami).

Z mojego doświadczenia wynika, że wybranie maksymalnie trzech najważniejszych zadań na każdy dzień sprawdza się najlepiej. Wiem, że tyle zadań jestem w stanie zrobić. Jeżeli wybrałbym więcej istniałoby duże ryzyko, że nie wszystkie udałoby mi się wykonać, co skutkowałoby odkładaniem ich na następny dzień i piętrzeniem się zadań.

Oczywiście, że często kusi mnie, aby odznaczyć jako te najważniejsze więcej niż trzy zadania. Staram się wtedy przypomnieć sobie zasadę, która mówi, że jeżeli wszystko jest najważniejsze, to tak naprawdę nic takie nie jest – wszystko ma ten sam priorytet. A w rzeczywistości jest przecież zupełnie inaczej.

Podsumowując, każdego ranka, przed rozpoczęciem pracy mam gotową listę zadań, którymi chcę się zająć w pierwszej kolejności. Wygląda to tak jak na obrazku poniżej.

mit

Kiedy pracuję nad tymi zadaniami? Teoretycznie są to zadania do wykonania w ciągu całego dnia. Ale ja staram się je zrobić jak najwcześniej. Zaczynam od nich dzień. Jakiś czas temu pisałem o tym jak wygląda mój poranek. Do 9, kiedy staram się pracować nad zadaniami, skupiam się na MITach. Korzystam wtedy z techniki Pomodoro, o której także możecie poczytać we wcześniejszym wpisie. Bardzo często już rano moje MITy są wykonane i spokojnie mogę zająć się pozostałymi zobowiązaniami.

Jeżeli na koniec dnia widzę, że moje MITy zostały zrobione, to czuję, że mój dzień był produktywny i że zrobiłem to, co było najważniejsze. A to jest dobre uczucie :)

Jak Wy wybieracie zadania, nad którymi będziecie pracować dzisiaj? Skąd wiecie na czym się teraz skupić i jak zweryfikujecie, czy zrobiliście to, co było najważniejsze?

Zdjęcie z Embracing Health na licencji CC2.0


Artykuły powiązane o moim systemie prodktywności

Ten wpis jest częścią serii wpisów o moim systemie produktywności – sprawdzonym sposobie na bycie produktywnym i sprawne zarządzanie czasem i zadaniami.

Ukończone części są zaznaczone jako aktywne linki do tych wpisów.

 

S jak system

S

S jak system

Słuchając ostatnio radia usłyszałem wywiad z Florence Welch z Florence and the Machine. Mówiła o tym, że nagranie trzeciej płyty jest najtrudniejsze, bo po pierwszej, gdzie szuka się własnego stylu i drugiej, gdzie ten styl już widać, trzecia powinna być już czymś nowym, nie wtórnym. Ciekawe czy to odnosi się także do trzeciego wpisu na blogu :)

Dzisiaj napiszę Wam ogólnie o moim systemie produktywności. Jego szczegóły będę opisywał w kolejnych postach, a ten będzie swego rodzaju spisem treści.

Zacznę z wysokiego C. Centrum mojego systemu produktywności to:

  • zdefiniowane wartości, którymi kieruję się w życiu;
  • główne zasady życiowe, które wynikają wprost z najważniejszych dla mnie wartości;
  • priorytety – moje priorytety w różnych kontekstach. Są to opisy tego, jak chcę pracować z wybranymi grupami odbiorców, jak chcę aby mnie zapamiętali;
  • cele długoplanowe, które wynikają z powyższych.

Kolejna składowa mojej produktywności to systemy zarządzania nią i wspierania jej:

  • system wspierający – Nozbe (aplikacja, która w najwygodniejszy dla mnie sposób wdraża zasady GTD Davida Allena);
  • Goalscape – aplikacja pozwalająca mi zapisywać cele i śledzić ich realizację. Tam też zapisałem perspektywy i priorytety;
  • OneNote – z tej aplikacji korzystam do zapisywania, przechowywania notatek i zarządzania nimi.

Ostatnia, ale równie ważna część to zwyczaje i techniki, które wprowadzam i wykorzystuję, aby realizować moje cele:

  • codzienne sesje planowania zadań na dany dzień;
  • przegląd tygodnia;
  • zarządzanie kalendarzem;
  • pomodoro technique;
  • techniki wizualizacyjne;
  • ustalony plan dnia;
  • zasady dotyczące spotkań;
  • inne.

Jak napisałem, jest to ogólny zarys mojego systemu produktywności. Cały czas nad nim pracuję, testuję nowe podejścia i narzędzia.

Jego obecny kształt to efekt około 3 lat pracy. Największy wpływ na jego obecną formę miały warsztaty z Marcinem Kwiecińskim. W ramach swojego autorskiego programu „Ogarnij Chaos„, w przeciągu kilku tygodni pomógł mi zrozumieć podstawy wpływające na to co robię, uzupełnić braki w zrozumieniu pojęć związanych z produktywnością i wypracować spójny system zarządzania tym, co i jak robię. Ja tylko teraz ten system dostosowuję do siebie. Dużo czytam, oglądam i słucham – to wpływa na wprowadzane przeze mnie zmiany, jak technika opisana w poprzednim poście o sprawdzaniu e-maili po 2 godzinach od rozpoczęcia pracy.

Opisy poszczególnych elementów mojego systemu będę umieszczał w kolejnych wpisach. Jeżeli któryś z nich interesuje Was najbardziej dajcie mi proszę o tym znać w komentarzach, skupię się na nim jako pierwszym.

 

P.S.

Link do Nozbe jest linkiem afiliacyjnym – jeżeli założysz konto w Nozbe za jego pomocą ja otrzymam zniżkę na abonament w Nozbe. Będzie mi bardzo miło z dwóch powodów – zaczniesz używać bardzo dobrego oprogramowania a ja będę miał trochę tańszą usługę.

 

Zacznij dzień od wyłączenia programu pocztowego

Z

Technik zwiększających produktywność jest mnóstwo. Czytając książki, magazyny (np. Productivity Magazine), oglądając prezentacje, śledząc blogi jesteśmy zasypywani nowymi pomysłami i sposobami zwiększenia własnej efektywności.

Nie ukrywam, że często ulegam pokusie sprawdzenia nowo poznanej techniki i wypróbowania jej w praktyce. Niektóre pomysły sprawdzają się i stają się częścią mojego systemu produktywności (opiszę go za jakiś czas). Wiele z tych praktyk u mnie jednak nie działa, chociaż u innych mogą się sprawdzać.

Dzisiaj chciałem opisać ostatnio wdrożony przeze mnie pomysł – sprawdzanie e-maili dopiero po 2-3 godzinach od rozpoczęcia pracy.

Moja praca to mieszanka rzeczy koncepcyjnych i operacyjnych. Pisząc “rzeczy koncepcyjne” mam na myśli między innymi definiowanie nowych usług, optymalizację sposobu pracy zespołu, tworzenie raportów, analiz. Operacyjne to wszystkie te, które dotyczą codziennej pracy mojego zespołu – przydzielanie zadań, komunikacja, spotkania.

Na co dzień otrzymuję dużo e-maili – średnio kilkadziesiąt dziennie (kto dzisiaj nie otrzymuje dużo e-maili…)

Do tej pory sprawdzanie skrzynki pocztowej to była druga rzecz, jaką robiłem po przyjściu do pracy, zaraz po zaplanowaniu dnia. W biurze pojawiam się około 7, czyli pierwsze e-maile przetwarzałem już o 7.30. Przetwarzałem, czyli robiłem to co zaleca David Allen w swojej metodologii GTD (Delete, Defer, Delegate, Do – o tym będzie w osobnym wpisie). Często element „Do” wiązał się z odpisaniem na maila. Zastanawiacie się pewnie – ok, na razie pisze oczywiste rzeczy a poza tym, co złego jest w odpisaniu na wiadomość?

Otóż, ludzie mają tak, że jak dostaną odpowiedź, to z nią coś robią, na przykład odpowiadają na nią. Zwykle kończyło się to tym, że kiedy z rana odpowiedziałem na e-maile, to za jakiś czas otrzymywałem nowe z odpowiedzią, którą też trzeba było „obsłużyć”. W rezultacie 2 pierwsze godziny pracy spędzałem na komunikacji, pisząc e-maile, przetwarzając je.

Postanowiłem to zmienić. Od jakiegoś czasu mam zasadę, że na e-maile odpowiadam dopiero po dwóch godzinach pracy. Co robię w tym czasie? Zadania, które zdefiniowałem sobie wcześniej jako najważniejsze na ten dzień. To było niesamowite odkrycie dla mnie – jak wiele mogę zrobić zanim zacznę zajmować się bieżącymi sprawami. A na maile spokojnie odpowiadam po 9. Jeżeli sprawa z e-maila jest pilna to dowiem się o niej w inny sposób. Ale zwykle jest tak, że jak odpowiadam na korespondencję po pewnym czasie to jest to wystarczające.
Temu, jak wybieram najważniejsza zadania na cały dzień i jak pracuję przez te dwie pierwsze godziny poświęcę niedługo kolejny post.

 

Zdjęcie z kolekcji (c)Lauren Hammond Flickr Creative Commons na licencji CC2.0

Ostatnie wpisy

Newsletter

Patronite

Kategorie