Które zadanie jest najważniejsze? Które powinniście zrobić jako następne? Mając listę zadań, na której jest ich kilkadziesiąt, a może nawet kilkaset, będziecie sobie często zadawać takie pytanie. I jak wybrać to zadanie? Pisałem już o planowaniu 12-tygodniowym, które bardzo wspomaga wybieranie kolejnego zadania. Dzisiaj pokażę Wam trochę prostsze narzędzie, które można stosować w każdym przypadku, przy dowolnej liczbie zadań. Najczęściej nazywa się ono Macierzą Eisenhowera (od 34. prezydenta USA Dwighta Eisenhowera).
Czym jest Macierz Eisenhowera?
Pierwszy raz usłyszałem o Macierzy Eisenhowera od Marcina Kwiecińskiego, kiedy uczyłem się od niego o produktywności. Było to kilka lat temu. I szczerze powiedziawszy, zdziwiłem się, że nie słyszałem o tym narzędziu wcześniej, gdyż jest tak proste. Pisał o nim także Stephen Covey w swojej książce „7 nawyków skutecznego działania” (swoją drogą, jeżeli nie czytaliście jeszcze, to pora nadrobić zaległości! To jedna z ważniejszych książek, jakie kiedykolwiek przeczytałem). Czym więc jest Macierz Eisenhowera? To prosty diagram, który na jednej osi ma „Pilność”, a na drugiej „Ważność” zadań.
Mając takie dwie osie, można wydzielić cztery obszary, w których mogą znajdować się zadania:
- nieważne i niepilne
- nieważne i pilne
- ważne i pilne
- ważne i niepilne
Jak myślicie, w którym obszarze powinniśmy najwięcej pracować? Wiele osób instynktownie odpowiada, że powinniśmy najbardziej skupić się na zadaniach „ważnych i pilnych”. Ale to fałszywy wniosek. Pracując nad zadaniami pilnymi, automatycznie skazujemy się na stres. Według Eisenhowera (i większości specjalistów od produktywności) najwięcej czasu powinno się spędzać w obszarze zadań „ważnych i niepilnych”. Dlaczego? Aby móc zająć się zadaniami ważnymi bez stresu i pośpiechu. Aby móc im poświęcić wystarczająco dużo czasu.
Co możemy zrobić za pomocą Macierzy Eisenhowera?
Macierz Eisenhowera jest uznawana za bardzo przydatne narzędzie w zarządzaniu czasem. I jest ku temu wiele powodów. Ja sam często z niego korzystam. Na tej podstawie poniżej opisuję Wam kilka pomysłów, jak Wy możecie z niego skorzystać w praktyce.
Przeanalizować obecny stan swojego systemu produktywności
Macierz Eisenhowera pozwoliła mi w bardzo przejrzysty sposób zobaczyć, w jakim stanie jest mój system produktywności. A wszystko to dzięki prostemu eksperymentowi. Postanowiłem sobie, że przez tydzień będę monitorował, nad jakimi zadaniami pracuję (w kontekście taksonomii Eisenhowera). Dla każdego wykonanego przeze mnie zadania zaznaczałem, czy było to zadanie ważne czy nieważne, pilne czy niepilne. Ku mojemu ogromnemu zdziwieniu zobaczyłem, że miałem trochę zadań ważnych i pilnych, całkiem sporo ważnych i niepilnych, ale miałem też wiele zadań nieważnych i niepilnych, a nawet nieważnych i pilnych (a to najgorszy rodzaj zadań, nad którymi można pracować, nie dość, że nie są ważne, to jeszcze są stresujące!).
Dzięki temu ćwiczeniu uświadomiłem sobie, że dużo czasu spędzam nad zadaniami, nad którymi w ogóle nie powinienem pracować. Wtedy zacząłem zmieniać moje podejście do produktywności. I zacząłem usuwać więcej z listy zadań. Przecież nie każde zadanie musi być zrobione!
Świadome zarządzanie zadaniami
Jeżeli mamy już narzędzie pozwalające analizować, nad jakimi zadaniami pracowaliśmy w przeszłości, to możemy tego samego narzędzia użyć, aby na bieżąco monitorować, nad jakimi zadaniami pracujemy. W jaki sposób? Mam na to kilka pomysłów.
Rozpoczynając określone zadanie, możemy zadać sobie pytania: czy jest ono ważne czy nie? Jeżeli jest ważne, to czy jest pilne czy niepilne. Jeżeli jest pilne, to może powinniśmy zrobić je od razu? Jeżeli nie jest pilne, to do kiedy chcemy je zrobić? Znając odpowiedzi na te pytania, możemy to zaplanować w naszym systemie. A co jeżeli zadanie nie jest ważne? Wtedy powinniśmy zastanowić się, czy w ogóle chcemy je robić!
Taki sam schemat postępowania możemy zastosować nie w momencie rozpoczynania zadania, ale wcześniej, w czasie przeglądu tygodniowego lub w w czasie planowania dnia. Już wtedy możemy usunąć zadania, nad którymi nie powinniśmy pracować. Dzięki temu będziemy się nimi zajmować tylko raz.
Priorytetyzacja zadań zespołu
Czy taki sposób analizy zadań możemy zastosować tylko do naszych osobistych zadań? Oczywiście, że nie. Dlaczego nie zrobić tego z zadaniami w projekcie lub zespole? Zapewniam Was, że taka dyskusja z zespołem jest bardzo owocna. Wystarczy zapytać członków zespołu, czy dane zadanie jest ważne czy nie, czy jest pilne czy niepilne. Dowiecie się więcej o zadaniach. A jeżeli będziecie mieli jakieś zadania, które nie są ważne, to może nie trzeba ich robić? Albo przynajmniej obniżyć im priorytet i zrobić je na samym końcu, jeżeli będzie na to czas.
Pomysł na zastosowanie tego podejścia w aplikacji do zarządzania zadaniami
Jeżeli korzystacie z narzędzia typu Todoist lub Nozbe, to możecie w łatwy sposób zwizualizować sobie, jakie zadania macie na swojej liście. Stwórzcie sobie cztery tagi/etykiety:
- ważne
- pilne
- nieważne
- niepilne
Przechodząc po liście zadań nadajcie każdemu zadaniu dwie z powyższych etykiet np. „ważne i pilne”. Następnie dodajcie filtry, które pokazują Wam cztery typy zadań. Na pewno da się to zrobić w Todoist (filtr “@ważne & @pilne”). Zapewne da się też to zrobić w Nozbe (czy ktoś korzystający z Nozbe może to potwierdzić? :)).
Wtedy w jednym miejscu będziecie mieli listę zadań z każdego rodzaju. I łatwy sposób dostępu do nich. Od razu będziecie widzieli zadania, którymi warto zająć się teraz (bo są pilne i ważne), i te, które może warto usunąć (nieważne).
Podsumowanie
Macierz Eisenhowera to jedno z tych narzędzi, które są tak proste, że aż się dziwię, że sam na to nie wpadłem ;) I czasami jest mi aż dziwnie o nim opowiadać, bo wydaje mi się, że wszyscy o tym wiedzą. Wtedy uświadamiam sobie, jak późno sam na nie trafiłem. I jak bardzo mi pomogło przebudować mój system produktywności. Mam nadzieję, że i Wam pomoże w pracy z Waszym podejściem do zadań.
Czy znaliście to narzędzie? Jak je stosujecie?
