Jest taki żart, że zwykle jak ktoś uczy się programować, to po tym, jak wyświetli na ekranie „Hello, world”, zaczyna od napisania swojej wersji aplikacji do zarządzania zadaniami. Jest to bardzo licznie reprezentowana kategoria aplikacji. Ja sam przetestowałem kilkanaście różnych programów, a dłużej używałem pięciu, kilkukrotnie się między nimi przenosząc. Nauczyłem się z tego dwóch podstawowych rzeczy – ważniejsze niż narzędzie są nawyki oraz jeżeli tylko aplikacja ma kilka konkretnych funkcjonalności, to mogę jej używać. Postanowiłem opisać, czego potrzebuję w aplikacji do zarządzania zadaniami.
W jaki sposób używam aplikacji todo
Istotne w moim opisie będzie pokazanie kontekstu, w jakim używam tego typu aplikacji, abyście wiedzieli, dlaczego dana funkcjonalność jest dla mnie ważna. Oczywiście zależy to od tego, do czego i jak używam list todo.
- Jedna lista do wszystkiego – chcę mieć wszystkie moje zadania z wszystkich kontekstów w jednym miejscu. Zawodowe, prywatne, edukacyjne, z innymi osobami – chcę móc to sprawdzić w jednym miejscu.
- Praca na różnych platformach – dodaję i sprawdzam zadania oraz pracuję z nimi na komputerze, tablecie i w telefonie. Chcę móc wygodnie korzystać z aplikacji na wszystkich tych urządzeniach. Najlepiej kiedy na każdym z nich działa ona w bardzo podobny sposób, tylko odpowiednio dostosowany.
- Używanie kategorii – chcę móc kategoryzować zadania i wyszukiwać (pokazywać) je zgodnie z tymi kategoriami. Bardzo na nich polegam.
- Praca offline – chciałbym móc pracować z zadaniami, kiedy nie mam dostępu do internetu.
Nie mam dużych wymagań, niemniej są one dla mnie bardzo istotne. Aplikacja todo jest moim centrum zarządzania, to najczęściej przeze mnie używany program i chcę, aby było mi wygodnie z niego korzystać.
Czego oczekuję od aplikacji todo
Kiedy instaluję i sprawdzam nową aplikację todo, to analizuję kilka obszarów.
Sposób dodawania zadań
Stosuję zasadę z GTD Davida Allena, która mówi o tym, żeby jak najmniej rzeczy pamiętać w głowie, a jak najwięcej zapisywać w zaufanym systemie. Wygoda zapisywania jest dla mnie bardzo ważna. Chcę to móc robić szybko. Dlatego np. odrzuciłem Notion jako moje centrum GTD, bo o ile jest świetne do przechowywania wiedzy i ma możliwość zapisywania zadań na listach, to nie jest to szybki proces. Chcę to móc zrobić w jak najmniejszej liczbie kroków. Aplikacje takie jak Todoist, Nozbe, Any.do, Microsoft To Do, Things 3 umożliwiają to, domyślnie zapisując nowe zadania na liście „inbox” (skrzynka spraw przychodzących). Jest to szybkie i wygodne, niezależnie od tego, czy robię to z poziomu telefonu, czy z poziomu komputera.
Skrót klawiszowy na komputerze do szybkiego dodawania zadań
Większość pracy wykonuję na laptopie. Niezwykle ważne jest dla mnie, żeby móc szybko zapisać pomysł lub zadanie, bez zbytniego odrywania się od tego, nad czym właśnie pracuję. Nie chcę musieć przełączać się w tym celu do innej aplikacji, dlatego szukam takich programów, które mają dostępne „systemowe” skróty klawiszowe, działające niezależnie od tego, nad czym pracuję. Z aplikacji, których używałem, taką funkcjonalność ma Todoist, Nozbe i Things 3. W większości przypadków zapisuję zadanie do „Inbox”, ale gdybym chciał, mogę od razu przypisać projekt, etykiety i datę wykonania.
Dodawanie maili jako zadań z linkiem do maila
Pracując z mailami, stosuję zasadę „inbox zero” (todo link do wpisu). W praktyce oznacza to, że jeżeli nie mogę „obsłużyć” maila w mniej niż 2 minuty, to dodaję go jako zadanie. Chcę móc wygodnie dodać taki mail jako zadanie w aplikacji todo tak, że kiedy będę pracował nad tym zadaniem, to jednym kliknięciem będę mógł otworzyć powiązanego z nim maila. Dużo tu zależy od klienta poczty, z którego korzystacie, i tego, czy twórcy aplikacji todo przygotowali integrację. Korzystam z aplikacji Spark i z nią współpracuje zarówno Todoist, jak i Things 3.
Komentarze i załączniki do zadań oraz projektów
W kontekście zadań lubię mieć wszelkie potrzebne informacje, aby je wykonać. To znaczy, że chcę dla zadania móc zapisać link, komentarz tekstowy, dodać zdjęcie lub PDF. Większość aplikacji to obsługuje, ale nie wszystkie. Np. bardzo mi tego brakowało w Things 3, gdzie do zadań nie można było dodawać załączników.
Etykiety i filtry etykiet
Korzystam z etykiet, aby dzielić zadania na liście na konteksty. Na co dzień używam takich etykiet:
- ImportantUrgent
- ImportantNotUrgent
- NotImportantUrgent <- praktycznie zero zadań w tej kategorii ;)
- NotImportantNotUrgent <- rzadko są zadania z tą kategorią
- MIT
- Podróż
- 12tygodni
Przydzielam te etykiety zadaniom, aby móc w danym momencie widzieć tylko te zadania, którymi chcę się zajmować. Wygodnie jest też móc przefiltrować zadania, aby pokazać tylko te z wybraną etykietą na dany dzień. Na przykład jednym kliknięciem chcę móc zobaczyć zadania oznaczone jako MIT z dzisiejszą datą. Aplikacja, której używam, powinna to umożliwiać.
Statystyki
Różne rzeczy motywują różne osoby. Mnie przy pracy nad zadaniami cieszy i motywuje to, ile zadań wykonam. Jeżeli mogę to sprawdzić i porównać z innymi dniami, to pracuje mi się po prostu lepiej. Dlatego w aplikacjach, których używam, szukam możliwości sprawdzenia postępu. Oczywiście nie jest to jedyny wyznacznik oceniania tego, czy jestem skuteczny. W sumie to w ogóle nie jest wyznacznik skuteczności. Jest jednak małym dodatkowym motywatorem.
W Todoist jest to zrobione w formie grywalizacji – są punkty „Karmy” za wykonywanie zadań, kończenie projektów itd. W Nozbe, kiedy go używałem jakiś czas temu, można było zobaczyć swój wynik produktywności w podsumowaniu tygodnia. W Things 3 są małe wykresy kołowe przy projektach, pokazujące, ile jeszcze brakuje do zakończenia projektu.
To może są małe rzeczy, ale z doświadczenia wiem, że lepiej korzysta mi się z takich aplikacji, gdzie takie funkcjonalności są.
Sekcje w projektach
Projekty są różne. Niektóre są małe i są bardziej jak lista kontrolna. Niektóre nigdy się nie kończą, jak np. projekt „Pojedyncze akcje”, gdzie dodaję małe zadania, które nie są częścią konkretnego projektu. A niektóre są bardziej złożone i dzielą się na kamienie milowe. Chciałbym w takich projektach móc podzielić zadania na te kamienie milowe. Niektóre aplikacje mają do tego mechanizmy, np. Todoist i Things 3. Zwykle ten mechanizm nazywa się „Sekcje” i w wizualny sposób może pomóc podzielić zadania na grupy.
Chcę używać aplikacji, które mają podział na sekcje, bo ułatwia mi to zarządzanie zadaniami, a przede wszystkim pracę nad nimi.
Współdzielenie zadań
Ostatnia cecha aplikacji, jakiej poszukuję, to możliwość współdzielenia zadań z osobami, z którymi współpracuję. Na tym etapie rozwoju mojej firmy nie potrzebuję aplikacji do zarządzania projektami typu Asana czy ClickUp. Lubię też, jeśli tylko jest to możliwe, mieć wszystkie moje zadania w jednym miejscu. Zarówno zawodowe, jak i osobiste.
Dlatego szukam aplikacji, która pogodzi łatwość zarządzania zadaniami z możliwością współpracy. Wystarczy mi możliwość stworzenia projektu, podzielenia na go sekcje, stworzenia zadań, przydzielenia ich sobie lub innym osobom oraz komunikacja z tymi osobami poprzez komentarze.
Przez brak tej jednej funkcjonalności zrezygnowałem z Things 3 i przeniosłem się na Todoist.
Nawyki, nie narzędzia
W pracy z zadaniami najważniejsze są dobre nawyki. Narzędzie jest wtórne. Pisałem o tym w tym artykule. Opisane przeze mnie powyżej funkcjonalności są dla mnie ważne, bo właśnie wspierają moje nawyki pomagające w byciu produktywnym.
Podsumowanie
W jaki sposób naturalnie wykonujecie zadania? Co sprawia, że jesteście skuteczni? Warto zacząć od tego, a dopiero potem dobierać narzędzia. Jest ich naprawdę wiele i można znaleźć takie, które będzie wspierało Wasz sposób pracy. A jeżeli z jakiegoś powodu przestanie wspierać, to można przenieść się na nowe narzędzie. Z doświadczenia wiem, że można przy okazji wyczyścić wiele zadań ;)
